وظيفة أخصائي إداري - عمليات ودعم مكتبي (عن بُعد) لدى PULSEMEDIA (MENA) في منطقة مكة المكرمة
Administrative Professional - Operations & Office Support (Remote)
🏢 PULSEMEDIA (MENA)
تفاصيل الوظيفة
PULSEMEDIA (MENA) تبحث عن محترف إداري لدعم العمليات والمكتب الإداري (عن بُعد) في منطقة مكة المكرمة. الوظيفة مناسبة للمبتدئين مع تدريب كامل وهيكل تأهيلي.
نبذة عن الوظيفة
نحن بحاجة إلى مساعد إداري عن بُعد موثوق، دقيق، ومنظم لدعم فريق العمليات المتزايد في منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا (الإمارات، قطر، السعودية). هذه الوظيفة مثالية لمن يحب العمل بأنظمة منظمة، والحفاظ على سجلات دقيقة، ودعم العمليات الإدارية اليومية. لا تُشترط خبرة مهنية واسعة - نوفر تدريباً منظماً وبيئة تأهيلية.
المهام والمسؤوليات
- إدارة البيانات الإدارية: صيانة وتحديث جداول البيانات وقواعد البيانات الداخلية باستخدام Google Sheets أو Microsoft Excel، مراجعة السجلات من حيث الدقة والاتساق، توحيد أسماء ومعلومات الاتصال والتنسيق، تحديد السجلات المكررة والبيانات المفقودة وتنبيه الفريق، تنظيم الملفات الرقمية باستخدام اصطلاحات التسمية والهياكل المجلدية.
- تنسيق سير العمل والمهام: مراجعة وتنظيم الطلبات الإدارية الواردة، تعيين المهام وفق سير العمل المحدد، تتبع إنجاز المهام، متابعة العناصر المتأخرة أو غير المكتملة، توثيق حالة المهام والتواصل عند الحاجة للتوضيح.
- التتبع والتقارير: تحديث متتبعات العمليات للعمل الجاري والمكتمل والمعلق، حفظ سجلات النشاط اليومي، إعداد ملخصات تقارير بسيطة، مراقبة المشكلات المتكررة واقتراح تحسينات، رفع اختناقات سير العمل عند اللزوم.
- الدعم الإداري والجدولة: المساعدة في تحديث التقويمات والجدولة حسب الحاجة، إرسال تذكيرات للمواعيد النهائية والمعالم الهامة، تتبع تقدم الإعداد واكتمال قوائم التحقق، تنسيق الأنشطة الإدارية الداخلية للحفاظ على الجداول الزمنية.
- ضمان الجودة: مراجعة العمل قبل التسليم لضمان الدقة والتنسيق، الحفاظ على توثيق منظم وهياكل ملفات سهلة الوصول، دعم تحديث الإجراءات الداخلية واتباع إجراءات التشغيل القياسية (SOPs).
الشروط والمتطلبات
- إلمام جيد باستخدام Google Sheets أو Microsoft Excel.
- مهارات تواصل كتابي قوية باللغة الإنجليزية.
- القدرة على اتباع التعليمات المكتوبة بدقة.
- اهتمام ممتاز بالتفاصيل ومهارات تنظيمية عالية.
- الراحة في أداء المهام الإدارية المتكررة بدقة.
- اتصال إنترنت سريع وموثوق.
- توفر جهاز كمبيوتر مناسب للعمل عن بُعد.
- المتقدمون المبتدئون مرحب بهم - التدريب الكامل والتأهيل متوفران.
المهارات المطلوبة
- اهتمام استثنائي بالتفاصيل.
- مهارات تنظيمية قوية.
- عمل متسق ودقيق.
- تواصل كتابي واضح.
- القدرة على العمل المستقل في بيئة عن بُعد.
- المساءلة والموثوقية.
- الراحة في اتباع العمليات والإجراءات المنظمة.
المزايا
- عمل عن بُعد بنسبة 100%.
- مناسب للمبتدئين (لا يشترط خبرة).
- تدريب مدفوع وتأهيل منظم.
- توقعات واضحة وسير عمل محدد.
- بيئة فريق داعمة وتعاونية.
- فرص للنمو الوظيفي والتطوير المهني الطويل الأمد.
- التعرض لعمليات إقليمية في الإمارات وقطر والسعودية.
عرض النص الأصلي للإعلان
Position Overview
We are looking for a reliable, detail-oriented, and highly organized Remote Administrative Assistant to support our growing operations team serving the MENA region, including the UAE, Qatar, and Saudi Arabia.
This entry-level position is ideal for someone who enjoys working with organized systems, maintaining accurate records, and supporting day-to-day administrative operations. You'll help keep business processes running smoothly by managing data, tracking workflows, maintaining documentation, and ensuring information is accurate and up to date.
No extensive professional experience is required. We provide structured training and onboarding to help you succeed. We're looking for someone who is dependable, organized, comfortable working independently, and committed to producing high-quality work.
Key Responsibilities
Administrative Data Management
Successful Candidates Demonstrate
Work Details
This Role Is Well Suited For Someone Who
This Position Provides Valuable Experience In
Why Join Us?
We are looking for a reliable, detail-oriented, and highly organized Remote Administrative Assistant to support our growing operations team serving the MENA region, including the UAE, Qatar, and Saudi Arabia.
This entry-level position is ideal for someone who enjoys working with organized systems, maintaining accurate records, and supporting day-to-day administrative operations. You'll help keep business processes running smoothly by managing data, tracking workflows, maintaining documentation, and ensuring information is accurate and up to date.
No extensive professional experience is required. We provide structured training and onboarding to help you succeed. We're looking for someone who is dependable, organized, comfortable working independently, and committed to producing high-quality work.
Key Responsibilities
Administrative Data Management
- Maintain and update spreadsheets and internal databases using Google Sheets or Microsoft Excel.
- Review records for accuracy, consistency, and completeness.
- Standardize names, contact information, formatting, and internal documentation.
- Identify duplicate records, missing information, and data inconsistencies.
- Flag incomplete information for follow-up.
- Organize digital files using established naming conventions and folder structures.
- Maintain accurate records of updates and corrections.
- Review and organize incoming administrative requests.
- Assign or route tasks according to established workflows.
- Track task progress through completion.
- Follow up on overdue or incomplete items.
- Maintain clear documentation of task status.
- Communicate when clarification or additional information is needed.
- Update operational trackers for ongoing, completed, and pending work.
- Maintain daily activity logs and documentation.
- Prepare simple progress summaries and reports.
- Monitor recurring issues and identify opportunities for process improvement.
- Escalate workflow bottlenecks when appropriate.
- Assist with calendar updates and scheduling as needed.
- Send reminders for deadlines and important milestones.
- Track onboarding progress and checklist completion.
- Help coordinate internal administrative activities to keep projects on schedule.
- Review work before submission for accuracy and formatting.
- Maintain organized documentation and file structures.
- Ensure records remain accessible and easy to locate.
- Support updates to internal documentation and procedures.
- Follow established Standard Operating Procedures (SOPs).
Successful Candidates Demonstrate
- Exceptional attention to detail.
- Strong organizational skills.
- Consistent and accurate work.
- Clear written communication.
- Ability to work independently in a remote environment.
- Accountability and reliability.
- Comfort following structured processes and procedures.
- Comfortable using Google Sheets or Microsoft Excel.
- Strong written English communication skills.
- Ability to follow written instructions carefully.
- Excellent attention to detail and organizational skills.
- Comfortable performing repetitive administrative tasks accurately.
- Reliable high-speed internet connection.
- Access to a computer suitable for remote work.
Work Details
- Location: Fully Remote (Work From Home)
- Region Supported: MENA (UAE, Qatar, Saudi Arabia)
- Schedule: Flexible scheduling with consistent availability
- Hours: Full-time or Part-time, depending on operational needs
- Compensation: Competitive and based on experience
This Role Is Well Suited For Someone Who
- Wants to begin a career in administration or operations support.
- Enjoys organized, process-driven work.
- Likes maintaining clean spreadsheets and structured documentation.
- Takes pride in accuracy and consistency.
- Works well independently.
- Is seeking long-term remote career growth.
This Position Provides Valuable Experience In
- Remote operations
- Administrative coordination
- Data management
- Workflow tracking
- Internal reporting
- Process documentation
- Senior Administrative Assistant
- Operations Coordinator
- Quality Assurance Specialist
- Workflow Analyst
- Team Lead
- Operations Supervisor
Why Join Us?
- 100% remote work
- Entry-level friendly
- Paid training and structured onboarding
- Clear expectations and established workflows
- Supportive and collaborative team environment
- Opportunities for career growth
- Exposure to regional operations across the UAE, Qatar, and Saudi Arabia
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 6 يوليو 2026