وظيفة إداري إدارة مشاريع لدى GE Vernova في الرياض
Project Management Admin
🏢 GE Vernova
تفاصيل الوظيفة
GE Vernova تعلن عن وظيفة Project Management Admin في الرياض.
المهام والمسؤوليات
- تقديم الدعم الإداري لمديري المشاريع وأعضاء الفريق في المشاريع الجارية والمحفظة التشغيلية.
- دعم إعداد التقارير وإدخال البيانات الخاصة بـ PPM وخطط الفوترة ومعلومات الفوترة.
- التنسيق لإعداد الفواتير وجمع الوثائق للمقاولين من الباطن (TTI).
- مساعدة مدير المشروع في مراجعة مراكز التكلفة وإعادة التحميل إلى بنود التكلفة الصحيحة.
- مساعدة مدير المشروع في إعداد الضمانات البنكية ودعم مراجعة خطابات الاعتماد.
- إعداد مسودة الفواتير للعملاء ذوي التنسيقات المحددة للفواتير، وإرسال المسودات للعميل للموافقة.
- دعم مديري المشاريع في تنسيق الاتصالات مع العملاء بالقالب المناسب ومتابعة الوظائف الداخلية والخارجية المتعلقة بالمشروع.
- مساعدة مديري المشاريع في إعداد وصيانة وثائق المشروع بما في ذلك الضمانات البنكية ووثائق التأمين والسجلات التعاقدية الأخرى.
- دعم أنشطة تحصيل النقد والتنسيق مع الفرق المعنية لضمان الاستلام في الوقت المناسب، وضمان تحصيل PDs.
- تنسيق الخدمات اللوجستية للمشروع بما في ذلك الجدولة والنقل وتسليم المواد أو المعدات.
- دعم عمليات الشراء للمشروع بما في ذلك إعداد وتتبع أوامر الشراء وإشعارات استلام البضائع (GRN) والتنسيق اللوجستي ومعالجة مدفوعات الموردين.
- إعداد وتوزيع وإدارة تقارير المشروع والمراسلات؛ استخدام PPM لفهم الالتزامات المفتوحة ومعالم الفوترة المعلقة.
- مراقبة تقدم المشروع وتحديث تقارير الحالة: إغلاق المشاريع وما إلى ذلك.
- تنظيم وإدارة وصيانة الأرشيف والوثائق لضمان تخزين وتحديث جميع ملفات المشروع بدقة.
- تنظيم المراجعات دون الإقليمية: متابعة بنود القائمة النهائية واجتماعات المشروع المحددة.
- تقديم تقارير أسبوعية عن المبيعات وهامش المساهمة والفوترة والنقد وPDs حسب المنطقة الفرعية.
- دعم إدماج أعضاء الفريق الجدد في المشروع.
- العمل كحلقة وصل بين المدققين وفريق OTR / مديري المشاريع لتوفير المعلومات ذات الصلة لدعم عملية التدقيق.
الشروط والمتطلبات
- درجة البكالوريوس أو خبرة معادلة في إدارة الأعمال أو إدارة المشاريع أو الهندسة أو مجال ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن سنتين في إدارة المشاريع.
- إتقان استخدام Microsoft Office Suite وبرامج إدارة المشاريع.
- الاهتمام بالتفاصيل والقدرة على تعدد المهام في بيئة سريعة الخطى.
المهارات المطلوبة
- مهارات ممتازة في التنظيم وإدارة الوقت.
- القدرة على العمل collaboratively ضمن فريق.
- مهارات قوية في التواصل الكتابي والشفوي.
- يفضل خبرة جيدة في إدارة المشاريع وعمليات الشراء والإلمام بـ SAP.
- القدرة على تحليل المشكلات وحلها.
- القدرة على توثيق المعلومات وتجميعها.
عرض النص الأصلي للإعلان
Job Description Summary
The Project Management Admin will supports the regional operations team by performing key administrative tasks, facilitating project operations, and ensuring seamless coordination among stakeholders in the region. This role is essential in managing project documentation, aligning with financial processes, and logistical activities to support the successful execution of projects.
Job Description
Key Responsibilities
Relocation Assistance Provided: No
The Project Management Admin will supports the regional operations team by performing key administrative tasks, facilitating project operations, and ensuring seamless coordination among stakeholders in the region. This role is essential in managing project documentation, aligning with financial processes, and logistical activities to support the successful execution of projects.
Job Description
Key Responsibilities
- Provide administrative support to project managers and team members on ongoing projects and operational portfolio
- Support reporting and data entry for: PPM, Billing plans, invoicing information
- Coordination for invoice preparation and collection of documentation for sub-contractors (TTI)
- Assist PM in Reviewing the cost positions and back charge to the right cost lines
- Assist PM in Bank Guarantee preparation and support for Letter of Credit review
- Billing Draft Preparation with the customers which have specific invoice formats… Kind of invoices, drafts to be sent to customer for approval
- Support PMs in aligning communications to customers in the right template and following up with all internal/external functions for Project related activities
- Assist project managers in preparing and maintaining project documentation, including Bank Guarantees, insurance documents, and other contractual records.
- Support cash collection activities and coordinate with relevant teams to ensure timely receipts, ensure collection of PDs
- Coordinate project logistics, including scheduling, transportation, and delivery of materials or equipment.
- Support project procurement processes, including preparation and tracking of purchase orders, Goods Receipt Notes (GRN), logistics coordination, and supplier payment processing.
- Prepare, distribute, and manage project reports and correspondence ; PPM to understand the open commitments and outstanding billing milestones
- Monitor project progress and update status reports : project closeouts …etc
- Organize, govern, and maintain archives and document ensuring all project files are accurately stored and updated.
- Organize sub-regional reviews : punch list items follow up, project specific meetings.
- Keep reporting on: sales, CM, billing, cash and PDs by sub-region on weekly basis
- Support onboarding of new project team members.
- Act as a bridge between auditors and OTR team/PMs to provide relevant information to support audit process.
- Bachelor’s degree or equivalent experience in business administration, project management, engineering or related field.
- Minimum 2 years of experience in project administration
- Proficiency in Microsoft Office Suite and project management software.
- Attention to detail and ability to multitask in a fast-paced environment.
- Excellent organizational and time management skills
- Ability to work collaboratively in a team
- Strong written and verbal communication abilities
- Preferably good experience in project administration and procurement processes and Familiarity with SAP
- Demonstrate ability to analyze and resolve problems
- Ability to document, consolidate information
Relocation Assistance Provided: No
- This is a remote position
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 21 يوليو 2026