📍 المملكة العربية السعودية تحديث مستمر على مدار الساعة
بوابة الوظائف

PulseMediaNL تعلن عن وظيفة مساعد إداري افتراضي عن بُعد في مكة وجدة السعودية

Remote Virtual Administrative Assistant
🏢 PulseMediaNL
🕒 نُشرت: (اليوم) 📍 جدة وظائف الإدارة والدعم المكتبي
التقديم على الوظيفة من المصدر الرسمي ↗

تفاصيل الوظيفة

تعلن شركة PulseMediaNL عن توفر وظيفة مساعد إداري افتراضي عن بُعد (Virtual Administrative Assistant) للعمل من مكة وجدة، المملكة العربية السعودية. نحن نبحث عن شخص منظم واستباقي ويهتم بالتفاصيل لتقديم دعم إداري شامل عن بُعد لفريقنا.

المهام والمسؤوليات

  • إدارة التقويمات والمواعيد والاجتماعات عبر مناطق زمنية متعددة.
  • تنظيم وصيانة الملفات الرقمية والمستندات والسجلات.
  • إعداد التقارير والعروض التقديمية وجداول البيانات والمستندات التجارية.
  • صياغة ومراجعة وتحرير رسائل البريد الإلكتروني والخطابات والاتصالات الداخلية.
  • إدخال البيانات بدقة عالية والحفاظ على أنظمة ملفات إلكترونية منظمة.
  • مراقبة الرد على البريد الإلكتروني بشكل احترافي وسريع.
  • التنسيق للاجتماعات الافتراضية عبر منصات مثل Zoom وMicrosoft Teams وGoogle Meet.
  • تدوين ملاحظات الاجتماعات وإعداد ملخصات بنود العمل.
  • متابعة المهام المعلقة والمواعيد النهائية.
  • ترتيب الاجتماعات والمواعيد وجداول السفر عند الحاجة.
  • التنسيق مع العملاء والموردين وأعضاء الفريق.
  • إدارة الجداول الزمنية للمشاريع وسير العمل الإداري.
  • الرد على استفسارات العملاء عبر البريد الإلكتروني أو الدردشة أو الهاتف.
  • المساعدة في إعداد العملاء الجدد أو أعضاء الفريق.
  • حل المشكلات الإدارية الروتينية وتصعيد الأمور المعقدة عند الضرورة.
  • تحديث قواعد البيانات وأنظمة CRM وجداول البيانات.
  • الحفاظ على السجلات الدقيقة والمعلومات السرية.
  • إعداد تقارير أسبوعية وشهرية.
  • المساعدة في إعداد الفواتير وتتبع النفقات ودعم مسك الدفاتر الأساسي.
  • التنسيق للمشتريات عبر الإنترنت والاتصالات مع الموردين.
  • دعم أنشطة إدارة المشاريع وإجراء البحوث وإعداد الملخصات.
  • اقتراح تحسينات لعمليات وسير العمل الإداري.

الشروط والمتطلبات

  • شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها (يفضل درجة الزمالة أو البكالوريوس).
  • خبرة مثبتة كمساعد افتراضي أو مساعد إداري أو مساعد تنفيذي أو دور إداري مماثل.
  • مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي باللغة الإنجليزية.
  • قدرة قوية على التنظيم وإدارة الوقت.
  • القدرة على العمل بشكل مستقل بأقل إشراف.
  • اهتمام كبير بالتفاصيل والدقة.
  • سلوك مهني مع مهارات ممتازة في حل المشكلات.
  • القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بمسؤولية.
  • اتصال إنترنت موثوق وعالي السرعة.
  • مساحة عمل هادئة ومهنية عن بُعد.
  • يفضل خبرة في العمل عن بُعد.
  • يفضل الإلمام ببرامج إدارة المشاريع.
  • يفضل معرفة أساسية بمسك الدفاتر أو المحاسبة.
  • يفضل خبرة في دعم التنفيذيين أو أقسام متعددة.
  • يفضل خبرة في خدمة العملاء.
  • يفضل خبرة في استخدام برامج CRM.

المهارات المطلوبة

  • إتقان مجموعة Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
  • إتقان Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Calendar, Gmail).
  • إتقان Zoom وMicrosoft Teams وSlack.
  • إتقان Trello وAsana وClickUp.
  • إتقان Dropbox وGoogle Drive.
  • إتقان أنظمة CRM (Salesforce, HubSpot, Zoho وغيرها).
  • إتقان برامج تحرير PDF.
  • إتقان الصيغ الأساسية لجداول البيانات وإعداد التقارير.
  • مهارات اتصال ممتازة.
  • قدرات تنظيمية قوية.
  • إدارة الوقت والتفكير النقدي وحل المشكلات.
  • القدرة على التكيف والموثوقية والاحترافية.
  • المبادرة وتعدد المهام والاهتمام بالتفاصيل.
  • السرية والعمل الجماعي.
  • الوفاء بالمواعيد النهائية باستمرار.
  • الحفاظ على سجلات دقيقة.
  • التواصل المهني مع العملاء وأعضاء الفريق.
  • إدارة مهام متعددة بكفاءة.
  • المساهمة في تحسين العمليات الإدارية.
  • دعم العمليات التجارية بأقل إشراف.

المزايا

  • راتب تنافسي بناءً على الخبرة والمؤهلات.
  • مكافآت قائمة على الأداء (حسب المعمول به).
  • تدريب مدفوع الأجر.
  • فرص للتقدم الوظيفي.
  • بيئة عمل مرنة عن بُعد.
  • جدول زمني مرن بناءً على احتياجات الشركة (من الاثنين إلى الجمعة، ساعات العمل النموذجية، مع إمكانية العمل الإضافي أو عطلات نهاية الأسبوع خلال فترات الذروة).
عرض النص الأصلي للإعلان
Job Summary

We are seeking a highly organized, proactive, and detail-oriented Virtual Administrative Assistant to provide comprehensive remote administrative support to our team. The ideal candidate is an excellent communicator with strong organizational skills, the ability to manage multiple priorities, and a commitment to maintaining confidentiality while delivering high-quality work.

As a Virtual Administrative Assistant, you will play a vital role in ensuring daily operations run smoothly by handling administrative tasks, coordinating schedules, managing communications, maintaining records, and supporting various departments as needed.

Key Responsibilities

Administrative Support

  • Manage calendars, appointments, meetings, and scheduling across multiple time zones.
  • Organize and maintain digital files, documents, and records.
  • Prepare reports, presentations, spreadsheets, and business documents.
  • Draft, proofread, and edit emails, letters, and internal communications.
  • Handle data entry with a high level of accuracy.
  • Maintain organized electronic filing systems.

Communication Management

  • Monitor and respond to emails professionally and promptly.
  • Serve as the primary point of contact for internal and external communications.
  • Coordinate virtual meetings using platforms such as Zoom, Microsoft Teams, or Google Meet.
  • Take meeting notes and prepare summaries and action items.
  • Follow up on pending tasks and deadlines.

Scheduling Coordination

  • Arrange meetings, appointments, and travel itineraries when required.
  • Coordinate with clients, vendors, and team members.
  • Manage project timelines and administrative workflows.
  • Send reminders and ensure deadlines are met.

Customer Client Support

  • Respond to customer inquiries through email, chat, or phone.
  • Maintain professional relationships with clients.
  • Assist with onboarding new clients or team members.
  • Resolve routine administrative issues and escalate complex matters when necessary.

Document Database Management

  • Update databases, CRM systems, and spreadsheets.
  • Maintain accurate records and confidential information.
  • Generate weekly and monthly reports.
  • Ensure documentation is complete and properly organized.

Office Operations

  • Assist with invoicing, expense tracking, and basic bookkeeping support.
  • Coordinate online purchases and vendor communications.
  • Support project management activities.
  • Research information and prepare summaries as requested.
  • Recommend improvements to administrative processes and workflows.

Required Qualifications

  • High school diploma or equivalent (Associate's or Bachelor's degree preferred).
  • Proven experience as a Virtual Assistant, Administrative Assistant, Executive Assistant, or similar administrative role.
  • Excellent written and verbal English communication skills.
  • Strong organizational and time management abilities.
  • Ability to work independently with minimal supervision.
  • Strong attention to detail and accuracy.
  • Professional attitude with excellent problem-solving skills.
  • Ability to manage confidential information responsibly.
  • Reliable high-speed internet connection.
  • Quiet and professional remote workspace.

Preferred Qualifications

  • Experience working in a remote environment.
  • Familiarity with project management software.
  • Basic bookkeeping or accounting knowledge.
  • Experience supporting executives or multiple departments.
  • Customer service experience.
  • Experience using CRM software.

Technical Skills

Candidates Should Be Proficient In

  • Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
  • Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Calendar, Gmail)
  • Zoom
  • Microsoft Teams
  • Slack
  • Trello, Asana, ClickUp
  • Dropbox and Google Drive
  • CRM systems (Salesforce, HubSpot, Zoho, etc.)
  • PDF editing software
  • Basic spreadsheet formulas and reporting

Soft Skills

  • Excellent communication skills
  • Strong organizational abilities
  • Time management
  • Critical thinking
  • Problem-solving
  • Adaptability
  • Reliability
  • Professionalism
  • Initiative
  • Multitasking
  • Attention to detail
  • Confidentiality
  • Team collaboration

Performance Expectations

The Successful Candidate Will

  • Meet deadlines consistently.
  • Maintain accurate records.
  • Communicate professionally with clients and team members.
  • Demonstrate reliability and accountability.
  • Manage multiple assignments efficiently.
  • Contribute to improving administrative processes.
  • Support business operations with minimal supervision.

Work Schedule

  • Flexible scheduling based on company needs.
  • Monday through Friday (typical business hours).
  • Occasional overtime or weekend availability may be required during busy periods.

Compensation

  • Competitive salary based on experience and qualifications.
  • Performance-based bonuses (where applicable).
  • Paid training.
  • Opportunities for career advancement.
  • Flexible remote work environment.

Why Join Us?

We value collaboration, innovation, and professional growth. As a member of our remote team, you'll have the opportunity to work in a flexible environment, develop your administrative expertise, and contribute to a supportive, results-driven organization. If you are organized, dependable, and passionate about helping teams succeed, we'd love to hear from you.

How to Apply

Interested Candidates Should Submit

  • An up-to-date resume.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 3 أغسطس 2026

وظائف أخرى لدى PulseMediaNL