وظيفة مساعد تنفيذي لدى MSD Gulf في الرياض
Executive Assistant
🏢 MSD Gulf
تفاصيل الوظيفة
MSD Gulf تبحث عن Executive Assistant في منطقة الرياض لتقديم دعم شامل للمدير العام وفريق القيادة السعودي، والمساهمة في تمكين العمليات القيادية وضمان التنسيق الفعال بين الجهات المعنية.
نبذة عن الوظيفة
نحن نبحث عن مساعد تنفيذي منظم واستباقي وموثوق لتقديم دعم شامل للمدير العام وفريق القيادة السعودي. في هذا الدور، ستكون شريكًا رئيسيًا في تمكين العمليات القيادية، وضمان التنسيق السلس بين الجهات المعنية، ودعم تنفيذ الأولويات التجارية عالية التأثير. المرشح المثالي يتمتع بحضور تنفيذي قوي، وتمييز استثنائي، وقدرة على إدارة الأولويات المعقدة في بيئة ديناميكية سريعة الخطى.
المهام والمسؤوليات
- تقديم دعم إداري استباقي للمدير العام، بما في ذلك إدارة التقويم، والمراسلات، والتوثيق، والعمليات المكتبية اليومية.
- إعداد تقارير وعروض تقديمية ومواد مؤسسية عالية الجودة.
- الحفاظ على أنظمة حفظ ملفات منظمة ودعم الإدارة المكتبية الفعالة.
- العمل كحلقة وصل لفريق القيادة السعودي، وتسهيل التعاون بين الوظائف والجهات المعنية.
- دعم التواصل والتنسيق مع الشركاء الداخليين والخارجيين.
- العمل كعضو موثوق وسري في فريق القيادة.
- تنسيق اجتماعات القيادة، بما في ذلك جداول الأعمال، والمواد، والمحاضر، ومتابعة الإجراءات.
- دعم مراجعات الأعمال، والاجتماعات العامة، ومنتديات القيادة لضمان التنفيذ الفعال والمتابعة.
- إدارة ترتيبات السفر المحلية والدولية، والتأشيرات، وبرامج الرحلة، والإقامة.
- معالجة النفقات، ودعم تتبع الميزانية، والتنسيق مع الموردين وفقًا لسياسات الشركة.
- تخطيط وتنفيذ زيارات القيادة، وفعاليات الموظفين، وأنشطة المشاركة.
- تنظيم جميع زيارات فريق الإدارة العليا إلى السعودية، وجميع أيام الخروج وفعاليات بناء الفريق لفريق القيادة السعودي.
- تنسيق زيارات القيادة الإقليمية والعالمية مع وعي ثقافي قوي واحترافية.
- التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية واحترافية.
- ضمان الامتثال لسياسات الشركة وإجراءاتها ومعاييرها الإدارية.
- دعم المشاريع الخاصة ومبادرات التحسين التشغيلي.
- الاستفادة من الأدوات الرقمية ومنصات التعاون لتعزيز الكفاءة وأساليب العمل.
- التعاون مع قسم الموارد البشرية في مبادرات التطوير التنظيمي والتصميم التي تدعم برامج تطوير الموظفين وتعزز القدرة التنظيمية والنمو الوظيفي طويل الأمد.
الشروط والمتطلبات
- خبرة لا تقل عن 5 سنوات في دعم كبار التنفيذيين (مستوى مدير أول / تنفيذي).
- خبرة مثبتة في الإدارة التنفيذية، وإدارة المكاتب، ودعم القيادة.
- مهارات تنظيمية قوية وقدرة على تحديد الأولويات مع إدارة متطلبات متعددة ومتنافسة.
- مهارات تواصل ممتازة كتابيًا وشفهيًا، مع قدرة قوية على التعامل مع الجهات المعنية.
- إتقان متقدم لأدوات Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) ومنصات التعاون الرقمية.
- خبرة مثبتة في: إدارة التقويمات المعقدة والسفر (بما في ذلك التأشيرات)، وتخطيط الفعاليات وتنسيقها، وإدارة النفقات وتتبع الميزانية.
- مستوى عالٍ من النزاهة والسرية والاحترافية.
- اهتمام قوي بالتفاصيل، وقدرة على حل المشكلات، واستباقية في توقع الاحتياجات.
- وعي ثقافي وقدرة على العمل عبر فرق ومناطق جغرافية متنوعة.
المهارات المطلوبة
- التكيف
- التواصل
- تخطيط الفعاليات
- العلاقات الشخصية
- تنظيم الاجتماعات
- Microsoft Outlook
- الإدارة المكتبية
- تحديد الأولويات
- إعداد التقارير والتحليل
- الجدولة
- مهارات إضافية مفضلة: (حسب النص الأصلي لم تذكر قائمة محددة تحت Preferred Skills، ولكن تم تضمينها ضمن المتطلبات والمهارات الأساسية)
عرض النص الأصلي للإعلان
Job Description
We are seeking a highly organized, proactive, and trusted Executive Assistant to provide comprehensive support to the Managing Director and Saudi Leadership Team. In this role, you will serve as a key partner in enabling effective leadership operations, ensuring seamless coordination across stakeholders, and supporting the delivery of high-impact business priorities. The ideal candidate will bring strong executive presence, exceptional discretion, and the ability to manage complex priorities in a dynamic, fast-paced environment.
Key Responsibilities
Executive & Office Support
Partner with HR on organizational development and design initiatives supporting employee development programs that enhance organizational capability and support long-term career growth.
Requirements
Adaptability, Communication, Event Planning, Interpersonal Relationships, Meeting Organization, Microsoft Outlook, Office Administration, Prioritization, Reporting and Analysis, Scheduling
Preferred Skills
Current Employees apply HERE
Current Contingent Workers apply HERE
Search Firm Representatives Please Read Carefully
Merck & Co., Inc., Rahway, NJ, USA, also known as Merck Sharp & Dohme LLC, Rahway, NJ, USA, does not accept unsolicited assistance from search firms for employment opportunities. All CVs / resumes submitted by search firms to any employee at our company without a valid written search agreement in place for this position will be deemed the sole property of our company. No fee will be paid in the event a candidate is hired by our company as a result of an agency referral where no pre-existing agreement is in place. Where agency agreements are in place, introductions are position specific. Please, no phone calls or emails.
Employee Status
Regular
Relocation
VISA Sponsorship
Travel Requirements
Flexible Work Arrangements
Not Applicable
Shift
Valid Driving License
Hazardous Material(s)
Job Posting End Date
08/17/2026
We are seeking a highly organized, proactive, and trusted Executive Assistant to provide comprehensive support to the Managing Director and Saudi Leadership Team. In this role, you will serve as a key partner in enabling effective leadership operations, ensuring seamless coordination across stakeholders, and supporting the delivery of high-impact business priorities. The ideal candidate will bring strong executive presence, exceptional discretion, and the ability to manage complex priorities in a dynamic, fast-paced environment.
Key Responsibilities
Executive & Office Support
- Provide proactive administrative support to the Managing Director, including calendar management, correspondence, documentation, and daily office operations.
- Prepare high-quality reports, presentations, and corporate materials.
- Maintain organized filing systems and support efficient office administration.
- Act as a liaison for the Saudi Leadership Team, facilitating collaboration across functions and stakeholders.
- Support communication and coordination with internal and external partners.
- Serve as a trusted and confidential member of the Leadership Team.
- Coordinate leadership meetings, including agendas, materials, minutes, and action tracking.
- Support Business Reviews, Town Halls, and leadership forums to ensure effective execution and follow-through.
- Manage domestic and international travel arrangements, visas, itineraries, and accommodations.
- Process expenses, support budget tracking, and liaise with vendors in compliance with company policies.
- Plan and deliver leadership visits, employee events, and engagement activities.
- Organizing all senior management team visits to Saudi and all Saudi Leadership team away days/team building sessions
- Coordinate regional and global leadership visits with strong cultural awareness and professionalism.
- Handle sensitive information with discretion and professionalism.
- Ensure compliance with company policies, processes, and administrative standards.
- Support special projects and operational improvement initiatives.
- Leverage digital tools and collaboration platforms to enhance efficiency and ways of working.
Partner with HR on organizational development and design initiatives supporting employee development programs that enhance organizational capability and support long-term career growth.
Requirements
- Minimum 5 years of experience supporting senior executives (Senior Director / Executive level).
- Proven experience in executive administration, office management, and leadership support.
- Strong organizational and prioritization skills, with the ability to manage multiple competing demands.
- Excellent written and verbal communication skills, with strong stakeholder engagement capabilities.
- Advanced proficiency in Microsoft Office tools (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) and digital collaboration platforms.
- Demonstrated experience in
- Complex calendar and travel management (including visas)
- Event planning and coordination
- Expense management and budget tracking
- High level of integrity, discretion, and professionalism.
- Strong attention to detail, problem-solving capability, and ability to anticipate needs.
- Cultural awareness and ability to work across diverse teams and geographies.
Adaptability, Communication, Event Planning, Interpersonal Relationships, Meeting Organization, Microsoft Outlook, Office Administration, Prioritization, Reporting and Analysis, Scheduling
Preferred Skills
Current Employees apply HERE
Current Contingent Workers apply HERE
Search Firm Representatives Please Read Carefully
Merck & Co., Inc., Rahway, NJ, USA, also known as Merck Sharp & Dohme LLC, Rahway, NJ, USA, does not accept unsolicited assistance from search firms for employment opportunities. All CVs / resumes submitted by search firms to any employee at our company without a valid written search agreement in place for this position will be deemed the sole property of our company. No fee will be paid in the event a candidate is hired by our company as a result of an agency referral where no pre-existing agreement is in place. Where agency agreements are in place, introductions are position specific. Please, no phone calls or emails.
Employee Status
Regular
Relocation
VISA Sponsorship
Travel Requirements
Flexible Work Arrangements
Not Applicable
Shift
Valid Driving License
Hazardous Material(s)
Job Posting End Date
08/17/2026
- A job posting is effective until 11 59 59PM on the day BEFORE the listed job posting end date. Please ensure you apply to a job posting no later than the day BEFORE the job posting end date.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 3 أغسطس 2026
وظائف أخرى لدى MSD Gulf