KONE تعلن عن وظيفة مسؤول إداري للمشروع ومراقب وثائق في الرياض
Project Admin & Documents Controller
🏢 KONE
تفاصيل الوظيفة
تعلن شركة KONE (الحاصلة على اعتماد أفضل صاحب عمل) عن توفر وظيفة Project Admin & Documents Controller في الرياض، السعودية.
نبذة عن الوظيفة
نبحث عن مسؤول إداري للمشاريع ومراقب وثائق نشيط ومنظم لدعم مدراء المشاريع من خلال أداء مهام إدارة المشاريع التي تشمل مراقبة التوقعات المالية للمشروع وتسليم التكاليف الفعلية، وإدارة وثائق المشروع، ومراقبة حالة الفوترة مقابل خطة الفوترة وإبلاغ الانحرافات.
المهام والمسؤوليات
- جمع المعلومات لاتخاذ القرارات الخاصة بمدير المشروع والمشرف.
- مراقبة جدول المشروع للمساعدة في الحفاظ على خطة المشروع وإبلاغ مدير المشروع عند الحاجة لتحديث الجداول.
- دعم مدير المشروع والمشرف في المراسلات مع العملاء، والحصول على الموافقات والتوقيعات في الوقت المناسب، وإعداد الوثائق لأصحاب المصلحة المناسبين وضمان توفرها عند الحاجة وأرشفتها بشكل صحيح.
- مسؤول عن مراقبة حالة الفوترة مقابل خطة الفوترة وإبلاغ الانحرافات.
- التحقق من التحصيل وإبلاغ الانحرافات، وإعداد معلومات الحالة لمراجعات التوقعات والتواصل مع العميل عند ظهور مشكلات.
- مسؤول عن مراقبة وتحديث توقعات التكاليف مع التكاليف الفعلية والفواتير الواردة.
- معالجة طلبات المشروع للاحتياجات اللوجستية ودعم مدير المشروع والمشرف بالتنسيق مع منسق اللوجستيات.
- إعداد معلومات حالة خطة الإيرادات والتكاليف لمراجعات التوقعات.
- مسؤول عن إدارة أوامر التغيير / مبيعات الاختلافات.
- معالجة المطالبات المتعلقة بالعقد أو النطاق بالاتفاق مع مدير المشروع، وحفظ وإدارة وتتبع المراسلات والوثائق مع العميل.
- إدارة الوثائق: إنشاء وتحديث وصيانة نظام لإدارة دورة حياة الوثائق بالكامل، بما في ذلك الإنشاء والمراجعة والتحكم في الإصدارات.
الشروط والمتطلبات
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال.
- خبرة من 3 إلى 5 سنوات في دور مماثل.
- إجادة ممتازة في مهارات الاتصال والتنسيق والمتابعة.
- استخدام قوي لتطبيقات Microsoft Office، وخاصة MS Excel.
- خبرة في SAP (إلزامية).
- إجادة ممتازة في اللغة العربية والإنجليزية.
المزايا
في KONE، نركز على خلق ثقافة عمل مبتكرة وتعاونية حيث نقدر مساهمة كل فرد. مشاركة الموظفين هي محور رئيسي لنا، ونشجع المشاركة وتبادل المعلومات والأفكار. الاستدامة جزء لا يتجزأ من ثقافتنا وممارستنا اليومية. نتبع ممارسات تجارية أخلاقية ونسعى لتطوير ثقافة عمل جماعي يثق فيها الزملاء ويحترمون بعضهم البعض، ويتم تقدير الأداء الجيد. كوننا مكانًا رائعًا للعمل، نفخر بتقديم مجموعة من الخبرات والفرص التي ستساعدك على تحقيق أهدافك المهنية والشخصية وتمكنك من عيش حياة صحية ومتوازنة.
عرض النص الأصلي للإعلان
Certified as a Top Employer; KONE is dedicated to a better world of work and exhibits this through excellent people practices. We are committed to fostering a great work culture and inspiring the highest standards of quality and efficiency by putting our people first and creating a workplace that nurtures collaboration, diversity, growth and wellbeing.
It's time to make a move. Join our flow.
We are looking for an energetic and organized Project Admin & Documents Controller who will support the Project Managers by performing project management tasks which include monitoring and maintenance of the project financial forecast as well as correct posting of actuals, managing project documentation, monitoring invoicing status vs. billing plan and reports deviations.
What will you do?
Read more on https://kone.com/global/en/careers.html
It's time to make a move. Join our flow.
We are looking for an energetic and organized Project Admin & Documents Controller who will support the Project Managers by performing project management tasks which include monitoring and maintenance of the project financial forecast as well as correct posting of actuals, managing project documentation, monitoring invoicing status vs. billing plan and reports deviations.
What will you do?
- Collect information for Project Manager’s and Supervisor decision making.
- Monitor the project schedule to help maintain the project plan and notify Project Manager about the need to update schedules.
- Support Project Manager and Supervisor with the customer correspondence, getting approvals and signatures on time, prepare documentation for the right stakeholders and ensure that all documentation is available when needed and correctly archived.
- Responsible for monitoring invoicing status vs. billing plan and reports deviations.
- Verify collection and report deviations, prepare status information for forecast reviews and for contacting customer when issues are found.
- Responsible for monitoring and updating cost forecast with actuals and incoming invoices.
- Handle project’s requests for logistics needs and supports PM and Supervisor, coordinating with Logistics Coordinator.
- Prepare revenue and cost plan status information for forecast reviews.
- Responsible for administration of change orders / variation sale.
- Handle the contract / scope related claims in agreement with the Project Manager, filing, managing and keeping track of the customer correspondence and documentation.
- Document management: Create, update, and maintain a system for managing the entire lifecycle of documents, including creation, review, and version control
- Bachelor degree in Business Administrator.
- 3 - 5 years’ experience in similar role.
- Excellent communication, coordination and follow up skills.
- Strong user of MS Office applications, specially MS Excel.
- SAP experience is mandatory.
- Excellent Arabic and English language skills.
Read more on https://kone.com/global/en/careers.html
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 6 أغسطس 2026