وظيفة مدير العلاقات الحكومية والإدارية شاغرة لدى Aviagen في الرياض
Government Relations & Administration Manager
🏢 Aviagen
تفاصيل الوظيفة
شركة Aviagen تعلن عن توفر وظيفة مدير العلاقات الحكومية والإدارة في الرياض، السعودية. يتولى هذا الدور إدارة العمليات الإدارية وترتيبات السفر وجميع العمليات المتعلقة بالحكومة، مع ضمان الامتثال الكامل لقوانين العمل والهجرة السعودية، بالإضافة إلى دعم العمليات التجارية والتمثيل أمام الجهات الحكومية.
نبذة عن الوظيفة
- مدير العلاقات الحكومية والإدارة مسؤول عن إدارة العمليات الإدارية وترتيبات السفر وجميع العمليات الحكومية لمنظمة Aviagen في السعودية.
- يضمن الامتثال الكامل لقوانين العمل والهجرة السعودية مع تقديم دعم أساسي عبر الأعمال.
- يلعب دورًا رئيسيًا في الحفاظ على سير العمل المكتبي بسلاسة، وتسهيل تنقل الموظفين، وتمثيل الشركة أمام الجهات الحكومية.
المهام والمسؤوليات
- إدارة ترتيبات السفر: تنسيق حجوزات الطيران والفنادق والتأشيرات واستئجار السيارات والانتقالات.
- إدارة حجوزات الفنادق وقيادة المفاوضات السنوية للعقود مع شركاء الفنادق المختارين.
- إعداد خطابات الدعوة ودعم معالجة التأشيرات للموظفين والزوار.
- الإشراف على سير عمل الموافقة على السفر وضمان استكمال النماذج المطلوبة بدقة.
- تقديم التدريب على سياسات السفر والأمان أثناء التعريف بالموظفين الجدد.
- تقديم التوجيه والمتابعة بشأن متطلبات التطعيم للسفر لأغراض العمل.
- تنسيق الخدمات اللوجستية للفعاليات والاجتماعات: حجز المكان وتجهيز غرفة الاجتماعات (بالمعدات).
- إعداد وإدارة قوائم المشاركين وترتيبات التقديم والهدايا والنقل.
- إدارة جميع الاتصالات المتعلقة بالفعاليات والتنسيق مع الأطراف الداخلية والخارجية.
- تقديم الدعم الإداري العام لمكتب Aviagen Arabia.
- المساعدة في إعداد المستندات وحفظها والمراسلات والتنسيق المكتبي العام حسب الحاجة.
- تنسيق إصدار الإقامات (Iqamas) وتجديدها ونقلها وإلغائها.
- إدارة معالجة التأشيرات من البداية إلى النهاية للموظفين الجدد: تأشيرات العمل والفحوصات الطبية ومستندات الإعداد.
- مراقبة تواريخ انتهاء التأشيرات والإقامات وضمان التجديد في الوقت المناسب.
- معالجة تأشيرات الخروج والعودة والخروج النهائي عبر بوابات الحكومة الإلكترونية.
- إدارة بوابات الحكومة: الحفاظ على سجلات دقيقة ومحدثة على Absher وQiwa وMuqeem وGOSI وMudad وغرفة التجارة وبوابات وزارة العمل.
- ضمان دقة البيانات والمعالجة في الوقت المناسب والامتثال الكامل للوائح الحكومية.
- ضمان الامتثال لقانون العمل السعودي وسياسات الهجرة ومتطلبات السعودة.
- دعم الأعمال في إعداد المستندات للتدقيق والتفتيش والتقارير القانونية.
- إبقاء الإدارة على اطلاع بالتحديثات التنظيمية وتأثيرها على المنظمة.
- المساعدة في مبادرات Nitaqat وتوطين القوى العاملة.
- تمثيل الشركة في التعامل مع الجهات الحكومية: وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، الجوازات، وزارة الداخلية، غرفة التجارة، البلديات والجهات الأخرى.
- بناء علاقات قوية مع الجهات الحكومية والحفاظ عليها لتسهيل معالجة طلبات الموظفين والشركة.
- تقديم التوجيه للموظفين بشأن الأمور الحكومية (مثل مشكلات الإقامة والتأشيرات والكفالة).
- مساعدة الأقسام المعنية في إصدار خطابات التوظيف والشهادات والمستندات التي تتطلب تصديقًا حكوميًا.
- دعم عمليات الإعداد والمغادرة التي تتضمن موافقات حكومية.
- العمل كنقطة الاتصال الرئيسية للطلبات الإدارية والحكومية عبر الأقسام.
الشروط والمتطلبات
- دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال، الموارد البشرية، الإدارة العامة أو مجال ذي صلة.
- 4-7 سنوات من الخبرة في العلاقات الحكومية داخل السعودية (يفضل في بيئة متعددة الجنسيات).
- خبرة قوية في استخدام أنظمة الحكومة الإلكترونية السعودية.
المهارات المطلوبة
- إتقان التسجيل وإعداد التقارير وتحليل المعلومات المالية.
- مهارات اتصال فعالة مع الرؤساء والمرؤوسين، بالإضافة إلى مهارات كتابية قوية.
- مهارات حل المشكلات: تحليل الأداء السابق والحالي والتوصية بأهداف لتحسين عمليات العمل.
- القدرة على العمل في بيئة متعددة الثقافات.
- القدرة على تعدد المهام وتحليل وتحديد الفروقات.
- معرفة قوية بقانون العمل السعودي ولوائح الهجرة ومتطلبات السعودة.
- إتقان المنصات الحكومية ذات الصلة (Absher، Qiwa، Muqeem، GOSI، Mudad).
- مهارات تنظيمية وتنسيقية وتوثيقية ممتازة.
- مهارات اتصال قوية باللغتين العربية والإنجليزية.
- القدرة على إدارة المعلومات السرية بنزاهة واحترافية.
- توجه نحو خدمة العملاء والقدرة على العمل بفعالية تحت الضغط.
- اهتمام عالي بالتفاصيل والدقة.
- سلوك مهني ومهارات شخصية ممتازة.
- مبادرة وموثوقية وتوجه خدمي.
- خبرة في إدارة العلاقات الحكومية وتنسيق المرافق.
- إتقان اللغتين الإنجليزية والعربية.
عرض النص الأصلي للإعلان
Job Description Summary
The Government Relations & Administration Manager is responsible for managing administrative operations, travel arrangements, and all government-related processes for Aviagen’s Saudi organization. This role ensures full compliance with Saudi labor and immigration laws while providing essential support across business. The position plays a key role in maintaining smooth office operations, facilitating employee mobility, and representing the company with government authorities.
Job Description
Financial Management: n/a
Travel: Minimal
Specific Experience
Personal Requirements for the role
The Government Relations & Administration Manager is responsible for managing administrative operations, travel arrangements, and all government-related processes for Aviagen’s Saudi organization. This role ensures full compliance with Saudi labor and immigration laws while providing essential support across business. The position plays a key role in maintaining smooth office operations, facilitating employee mobility, and representing the company with government authorities.
Job Description
- Travel Management
- Coordinate all travel arrangements, including flights, hotels, visas, car rentals, and transfers.
- Manage hotel bookings and lead annual contract negotiations with selected hotel partners.
- Prepare invitation letters and support visa processing for employees and visitors.
- Oversee travel approval workflows and ensure accurate completion of required forms.
- Deliver travel policy and security training during new hire induction.
- Provide guidance and follow-up regarding vaccination requirements for business travel.
- Events & Meeting Management
- Coordinate logistics for events and meetings, including venue booking and meeting room setup (with equipment).
- Prepare and manage participant lists, catering arrangements, gifts, and transportation.
- Manage all event-related communications and liaise with internal and external stakeholders.
- Administrative & Office Support
- Provide general administrative support to the Aviagen Arabia office.
- Assist with document preparation, filing, correspondence, and general office coordination as needed.
- Employee Visa & Work Authorization Management
- Coordinate the issuance, renewal, transfer, and cancellation of Iqamas (residency permits).
- Manage end-to-end visa processing for new employees, including employment visas, medical tests, and onboarding documentation.
- Monitor visa and Iqama expiry dates and ensure timely renewals.
- Process exit/re-entry visas and final exit documentation through relevant government portals.
- Government Portal Management
- Maintain and update accurate records on platforms such as:
- Absher
- Qiwa
- Muqeem
- GOSI
- Mudad
- Chamber of Commerce
- Ministry of Labor (MOL) portals
- Ensure data accuracy, timely processing, and full compliance with government regulations.
- Regulatory Compliance & Business Support
- Ensure compliance with Saudi labor law, immigration policies, and Saudization requirements.
- Support business in preparing documentation for audits, inspections, and legal reporting.
- Keep management informed about regulatory updates and organizational implications.
- Assist with Nitaqat and workforce nationalization initiatives.
- Government Relations & Representation
- Represent the company in dealings with government agencies, including:
- Ministry of Human Resources & Social Development
- Passport Office (Jawazat)
- Ministry of Interior
- Chamber of Commerce
- Municipalities and other relevant bodies
- Build and maintain strong relationships to facilitate timely processing of employee and company requests.
- Employee & Administrative Support
- Provide employees with guidance on government-related matters (e.g., Iqama issues, visas, sponsorship).
- Assist relevant departments in issuing employment letters, certificates, and documents requiring government attestation.
- Support onboarding and offboarding processes involving government approvals.
- Act as the main point of contact for administrative and government requests across departments.
Financial Management: n/a
Travel: Minimal
Specific Experience
Personal Requirements for the role
- Diploma or Bachelor’s degree in Business Administration, HR, Public Administration, or a related field.
- 4-7 years of experience in government relations within Saudi Arabia (preferably in a multinational environment).
- Solid experience using Saudi e-government systems.
- Reporting: Recording, reporting, analysis of financial information
- Communication: active communication with superiors and subordinates as well as strong written communication skills
- Problem-solving: analyze past and current performance and recommend objectives to improve work processes
- Ability to work in a cross-cultural environment
- Ability to multi-task, analyze and identify variances
- Strong knowledge of Saudi Labor Law, immigration regulations, and Saudization requirements.
- Proficiency in all relevant government platforms (Absher, Qiwa, Muqeem, GOSI, Mudad).
- Excellent organizational, coordination, and documentation skills.
- Strong communication skills in Arabic and English.
- Ability to manage confidential information with integrity and professionalism.
- Customer-focused and able to work effectively under pressure.
- High attention to detail and accuracy.
- Professional demeanor and excellent interpersonal skills.
- Proactive, reliable, and service-oriented
- Experience managing governments relationship and facilities coordination.
- Language: Proficiency in English & Arabic
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 8 سبتمبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4464601737
رقم الإعلان لدى المصدر: 4464601737