PULSE تعلن عن وظيفة مدخل بيانات عن بعد في المدينة المنورة
PULSE المدينة المنورة
PULSE تعلن عن وظيفة محترف إداري مبتدئ للدعم المكتبي (عن بعد) في منطقة مكة المكرمة
Entry-Level Administrative Professional - Operations & Office Support (Remote)
🏢 PULSE
تفاصيل الوظيفة
تعلن شركة PULSE عن توفر وظيفة محترف إداري مبتدئ - دعم العمليات والمكتب (عن بُعد) في منطقة مكة. نبحث عن شخص منظم وموثوق ويهتم بالتفاصيل لدعم عملياتنا عن بُعد وإدارة المكاتب.
المهام والمسؤوليات
- تقديم دعم إداري عام لأعضاء الفريق والمشرفين.
- إعداد وتحديث المستندات وجداول البيانات والنماذج وقوائم الاتصال والمتتبعات.
- الحفاظ على مجلدات مشتركة منظمة وموارد إدارية.
- معالجة النماذج الروتينية والطلبات الداخلية.
- المساعدة في إدارة صناديق البريد المشتركة والاتصالات الإدارية عند التكليف.
- توجيه المستندات والطلبات إلى أعضاء الفريق المناسبين.
- دعم المشاريع الكتابية والمكتبية الروتينية.
- الحفاظ على سير عمل إداري احترافي ومنظم.
- المساعدة في تنسيق الأنشطة التشغيلية الروتينية.
- تتبع المهام والمواعيد النهائية وعناصر الإجراء والطلبات المعلقة.
- تحديث متتبعات المشاريع والمهام والعمليات.
- مراقبة العمل المسند وتقديم تحديثات الحالة.
- اتباع إجراءات التشغيل القياسية المقررة.
- المساعدة في تسليم سير العمل الروتيني بين الأقسام.
- تجميع ملخصات وتقارير تشغيلية أساسية.
- تصعيد المشكلات غير المحلولة إلى عضو الفريق المناسب.
- المساعدة في جدولة الاجتماعات والمواعيد.
- إرسال دعوات التقويم والتذكيرات والتحديثات.
- المساعدة في تنسيق التوفر بين أعضاء الفريق.
- إعداد المواد الأساسية للاجتماعات وجداول الأعمال.
- تدوين وتنظيم ملاحظات الاجتماع عند الطلب.
- تسجيل عناصر الإجراء ومسؤوليات المتابعة.
- دعم الاجتماعات الافتراضية والدورات التدريبية والفعاليات الداخلية.
- الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات الإلكترونية المنظمة.
- رفع الملفات وتصنيفها وفهرستها وأرشفتها.
- مراجعة السجلات للتأكد من اكتمالها ودقتها الأساسية.
- اتباع إجراءات تسمية الملفات وتخزين المستندات المقررة.
- الحفاظ على فهارس المستندات وسجلات التتبع.
- استرجاع السجلات المصرح بها عند الطلب.
- تنظيم القوالب والنماذج والسياسات والمواد المرجعية.
- التعامل مع المعلومات السرية بمسؤولية.
- إدخال وتحديث المعلومات في الأنظمة وجداول البيانات وقواعد البيانات المعتمدة.
- مراجعة البيانات للتأكد من دقتها واكتمالها واتساقها.
- تحديد المعلومات المفقودة أو غير الصحيحة.
- إجراء فحوصات ضبط الجودة الروتينية.
- تحديث السجلات الداخلية وأنظمة التتبع.
- المساعدة في تجميع المعلومات لإعداد تقارير أساسية.
- الحفاظ على سجلات أعمال دقيقة وحديثة.
- التواصل بشكل احترافي عبر البريد الإلكتروني والدردشة والاجتماعات الافتراضية.
- الرد على الاستفسارات الداخلية الروتينية.
- إعداد رسائل البريد الإلكتروني والإشعارات والاتصالات الإدارية الأساسية.
- تنسيق المعلومات بين الأقسام عند الحاجة.
- تقديم تحديثات في الوقت المناسب بشأن المسؤوليات المسندة.
- طلب توضيح عند عدم اكتمال التعليمات أو المعلومات.
- الحفاظ على اتصال موثوق أثناء العمل عن بُعد.
- المساعدة في الجوانب الإدارية الروتينية لتوظيف الموظفين الجدد.
- تنظيم مستندات وموارد التوظيف.
- تنسيق جداول التوجيه أو التدريب عند التكليف.
- الحفاظ على سجلات إدارية خاصة بالموظفين مصرح بها.
- المساعدة في توزيع المواد والمعلومات الداخلية.
- دعم مبادرات الفريق والمشاريع الإدارية.
الشروط والمتطلبات
- شهادة ثانوية عامة أو GED أو ما يعادلها.
- إجادة أساسية لاستخدام الكمبيوتر والكتابة.
- الإلمام بالبريد الإلكتروني ومتصفحات الويب وبرامج معالجة النصوص وجداول البيانات.
- مهارات تنظيمية قوية والاهتمام بالتفاصيل.
- مهارات تواصل كتابية ولفظية جيدة.
- القدرة على اتباع التعليمات والإجراءات المقررة.
- القدرة على إدارة مهام روتينية متعددة ومواعيد نهائية.
- مهارات فعالة لإدارة الوقت.
- القدرة على العمل بشكل مستقل في بيئة عن بُعد.
- عادات عمل مهنية وموثوقة ومسؤولة.
- الاستعداد لتعلم برامج وأنظمة وعمليات جديدة.
- القدرة على الحفاظ على السرية.
- اتصال إنترنت موثوق ومساحة عمل مناسبة عن بُعد.
- (مؤهلات مفضلة) الإلمام بأي مما يلي مفيد: Microsoft Word، Excel، Outlook، Teams، Google Docs، Sheets، Drive، Gmail، Calendar، أدوات مؤتمرات الفيديو والتعاون عن بُعد، أنظمة حفظ الملفات وإدارة المستندات الرقمية، CRM أو منصات إدارة الأعمال الأخرى، مهام إدارية أو دعم العملاء، تنسيق التقويم والاجتماعات، إعداد التقارير الأساسية وإدارة جداول البيانات، أدوات إدارة المشاريع أو المهام، خبرة من خلال التدريب الداخلي أو العمل التطوعي أو المشاريع الأكاديمية أو العمل الحر أو خدمة العملاء أو التجزئة أو الضيافة أو المهام الكتابية.
المهارات المطلوبة
- التنظيم: الحفاظ على سجلات وجداول ومستندات ومهام مرتبة.
- الاهتمام بالتفاصيل: مراجعة المعلومات بعناية وتحديد التفاصيل المفقودة أو غير الصحيحة.
- التواصل: التواصل بوضوح واحترافية مع الزملاء والمشرفين.
- إدارة الوقت: ترتيب الأولويات والوفاء بالمواعيد النهائية المتوقعة.
- الموثوقية: متابعة المهام والحفاظ على إنتاجية ثابتة.
- المبادرة: إنجاز المهام الروتينية بشكل مستقل مع طرح الأسئلة عند الحاجة.
- التكيف: تعلم أدوات وإجراءات ومسؤوليات جديدة مع تطور احتياجات العمل.
- العمل الجماعي: التعاون بفعالية مع الزملاء في بيئة عن بُعد.
- السرية: التعامل مع معلومات الشركة والموظفين الحساسة بمسؤولية.
المزايا
- بيئة عمل عن بُعد بالكامل.
- تعويض تنافسي للمبتدئين.
- تدريب مدفوع الأجر عند التوظيف.
- فرص بدوام كامل وجزئي.
- جدولة مرنة للوظائف المؤهلة.
- إجازة مدفوعة الأجر وعطلات رسمية.
- تأمين صحي وأسنان ورؤية حيثما ينطبق.
- فرص للتطوير المهني.
- تدريب مستمر وملاحظات أداء.
- فرص للتقدم الوظيفي.
- معدات توفرها الشركة حيثما ينطبق.
- بيئة فريق عن بُعد داعمة وتعاونية.
عرض النص الأصلي للإعلان
Position Overview
We are seeking an organized, dependable, and detail-oriented Entry-Level Administrative Professional to support our remote operations and office administration functions.
This position assists with day-to-day administrative tasks, document management, scheduling, data entry, recordkeeping, internal communication, and operational coordination. The successful candidate will help ensure information is organized, assignments are tracked, and routine business processes are completed accurately and on time.
Previous professional administrative experience is not required. Training and ongoing guidance will be provided.
This opportunity is well suited for recent graduates, career changers, individuals returning to the workforce, and candidates seeking their first professional remote administrative position.
Key Responsibilities
Administrative & Office Support
Previous professional experience is not required. Familiarity with any of the following may be helpful:
Skills & Competencies
Organization: Maintain orderly records, schedules, documents, and assignments.
Attention to Detail: Review information carefully and identify missing or incorrect details.
Communication: Communicate clearly and professionally with colleagues and supervisors.
Time Management: Prioritize responsibilities and meet expected deadlines.
Dependability: Follow through on assignments and maintain consistent productivity.
Initiative: Complete routine responsibilities independently while asking questions when necessary.
Adaptability: Learn new tools, procedures, and responsibilities as business needs evolve.
Teamwork: Collaborate effectively with colleagues in a remote environment.
Confidentiality: Handle sensitive company and employee information responsibly.
What We Offer
Depending on employment status, location, and eligibility, benefits may include:
You may be a strong fit if you are organized, reliable, professional, and comfortable working with documents, spreadsheets, schedules, records, and routine administrative responsibilities.
You should be able to follow established procedures, manage multiple assignments, communicate professionally, maintain confidentiality, and work independently while staying connected with a remote team.
This position is particularly suitable for candidates interested in developing a career in administration, office support, operations, project coordination, or business support.
Application Process
Interested candidates should submit an updated resume and complete the required application information.
Qualified applicants may be invited to a virtual interview and a brief skills assessment covering organization, attention to detail, data accuracy, written communication, document processing, or basic computer proficiency.
Selected candidates will receive additional information regarding onboarding, training, scheduling, equipment requirements, and anticipated start date.
Equal Opportunity Statement
We are committed to providing equal employment opportunities and maintaining a respectful, inclusive, and professional workplace. Qualified applicants will be considered based on their skills, qualifications, experience, and ability to perform the responsibilities of the position without discrimination based on characteristics protected by applicable law.
We are seeking an organized, dependable, and detail-oriented Entry-Level Administrative Professional to support our remote operations and office administration functions.
This position assists with day-to-day administrative tasks, document management, scheduling, data entry, recordkeeping, internal communication, and operational coordination. The successful candidate will help ensure information is organized, assignments are tracked, and routine business processes are completed accurately and on time.
Previous professional administrative experience is not required. Training and ongoing guidance will be provided.
This opportunity is well suited for recent graduates, career changers, individuals returning to the workforce, and candidates seeking their first professional remote administrative position.
Key Responsibilities
Administrative & Office Support
- Provide general administrative support to team members and supervisors.
- Prepare and update documents, spreadsheets, forms, trackers, and contact lists.
- Maintain organized shared folders and administrative resources.
- Process routine forms and internal requests.
- Assist with shared inboxes and administrative communications when assigned.
- Route documents and requests to the appropriate team members.
- Support routine clerical and office-related projects.
- Maintain professional and organized administrative workflows.
- Assist with coordinating routine operational activities.
- Track assignments, deadlines, action items, and outstanding requests.
- Update project, task, and operational trackers.
- Monitor assigned work and provide status updates.
- Follow established standard operating procedures.
- Assist with routine workflow handoffs between departments.
- Compile basic operational summaries and reports.
- Escalate unresolved issues to the appropriate team member.
- Assist with scheduling meetings and appointments.
- Send calendar invitations, reminders, and updates.
- Help coordinate availability among team members.
- Prepare basic meeting materials and agendas.
- Take and organize meeting notes when requested.
- Record action items and follow-up responsibilities.
- Support virtual meetings, training sessions, and internal events.
- Maintain organized electronic filing systems.
- Upload, label, categorize, and archive documents.
- Review records for completeness and basic accuracy.
- Follow established file-naming and document-storage procedures.
- Maintain document indexes, logs, and tracking records.
- Retrieve authorized records when requested.
- Organize templates, forms, policies, and reference materials.
- Handle confidential information responsibly.
- Enter and update information in approved systems, spreadsheets, and databases.
- Review data for accuracy, completeness, and consistency.
- Identify missing or incorrect information.
- Perform routine quality-control checks.
- Update internal logs and tracking systems.
- Assist with compiling information for basic reports.
- Maintain accurate and current business records.
- Communicate professionally through email, chat, and virtual meetings.
- Respond to routine internal inquiries.
- Prepare basic emails, notices, and administrative communications.
- Coordinate information between departments when needed.
- Provide timely updates regarding assigned responsibilities.
- Ask for clarification when instructions or information are incomplete.
- Maintain dependable communication while working remotely.
- Assist with routine administrative aspects of employee onboarding.
- Help organize onboarding documents and resources.
- Coordinate orientation or training schedules when assigned.
- Maintain authorized employee-related administrative records.
- Assist with distributing internal materials and information.
- Support team initiatives and administrative projects.
- High school diploma, GED, or equivalent.
- Basic computer and typing proficiency.
- Familiarity with email, web browsers, word-processing software, and spreadsheets.
- Strong organizational skills and attention to detail.
- Good written and verbal communication skills.
- Ability to follow instructions and established procedures.
- Ability to manage multiple routine assignments and deadlines.
- Effective time-management skills.
- Ability to work independently in a remote environment.
- Professional, dependable, and responsible work habits.
- Willingness to learn new software, systems, and processes.
- Ability to maintain confidentiality.
- Reliable internet connection and suitable remote workspace.
Previous professional experience is not required. Familiarity with any of the following may be helpful:
- Microsoft Word, Excel, Outlook, or Teams.
- Google Docs, Sheets, Drive, Gmail, or Calendar.
- Video conferencing and remote collaboration tools.
- Digital filing and document-management systems.
- CRM or other business-management platforms.
- Administrative or customer-support responsibilities.
- Calendar and meeting coordination.
- Basic reporting and spreadsheet management.
- Project or task-management tools.
Skills & Competencies
Organization: Maintain orderly records, schedules, documents, and assignments.
Attention to Detail: Review information carefully and identify missing or incorrect details.
Communication: Communicate clearly and professionally with colleagues and supervisors.
Time Management: Prioritize responsibilities and meet expected deadlines.
Dependability: Follow through on assignments and maintain consistent productivity.
Initiative: Complete routine responsibilities independently while asking questions when necessary.
Adaptability: Learn new tools, procedures, and responsibilities as business needs evolve.
Teamwork: Collaborate effectively with colleagues in a remote environment.
Confidentiality: Handle sensitive company and employee information responsibly.
What We Offer
Depending on employment status, location, and eligibility, benefits may include:
- Fully remote work environment.
- Competitive entry-level compensation.
- Paid onboarding and training.
- Full-time and part-time opportunities.
- Flexible scheduling for qualifying positions.
- Paid time off and company holidays.
- Health, dental, and vision benefits where applicable.
- Professional development opportunities.
- Ongoing coaching and performance feedback.
- Opportunities for career advancement.
- Company-provided equipment where applicable.
- Supportive and collaborative remote team environment.
You may be a strong fit if you are organized, reliable, professional, and comfortable working with documents, spreadsheets, schedules, records, and routine administrative responsibilities.
You should be able to follow established procedures, manage multiple assignments, communicate professionally, maintain confidentiality, and work independently while staying connected with a remote team.
This position is particularly suitable for candidates interested in developing a career in administration, office support, operations, project coordination, or business support.
Application Process
Interested candidates should submit an updated resume and complete the required application information.
Qualified applicants may be invited to a virtual interview and a brief skills assessment covering organization, attention to detail, data accuracy, written communication, document processing, or basic computer proficiency.
Selected candidates will receive additional information regarding onboarding, training, scheduling, equipment requirements, and anticipated start date.
Equal Opportunity Statement
We are committed to providing equal employment opportunities and maintaining a respectful, inclusive, and professional workplace. Qualified applicants will be considered based on their skills, qualifications, experience, and ability to perform the responsibilities of the position without discrimination based on characteristics protected by applicable law.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 16 سبتمبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4467980783
رقم الإعلان لدى المصدر: 4467980783
