هيل إنترناشيونال تعلن عن وظيفة أخصائي التحكم بالوثائق في الرياض
Document Control Specialist
🏢 هيل إنترناشيونال (Hill International)
تفاصيل الوظيفة
تعلن شركة هيل إنترناشيونال عن وظيفة أخصائي وثائق (Document Control Specialist) في الرياض، المملكة العربية السعودية.
المهام والمسؤوليات
- إدارة وصيانة وثائق المشروع باستخدام أنظمة مثل Aconex أو SharePoint أو أي نظام آخر لإدارة الوثائق (DMS).
- تنسيق تدفق الوثائق بين العميل وفريق إدارة المشاريع (PMO) والاستشاريين والمقاولين لدعم تقديم ومراجعة واعتماد الوثائق في الوقت المحدد.
- صيانة وتحديث سجلات الوثائق بما في ذلك الرسومات وطلبات المعلومات (RFIs) والمستندات الفنية والتسليمات وأوراق الامتثال والمراسلات البرنامجية.
- تتبع جميع الوثائق الواردة والصادرة مع الاحتفاظ بسجلات دقيقة للتوزيع والحفظ والأرشفة.
- مراقبة دورات مراجعة الوثائق ومتابعة الجهات المعنية لضمان الرد في الوقت المناسب والالتزام بالمواعيد النهائية.
- التحقق من امتثال جميع المستندات المقدمة لمتطلبات البرنامج والإجراءات ومعايير الجودة.
- الحفاظ على نظام صارم للتحكم في الإصدارات لضمان استخدام أحدث الإصدارات المعتمدة فقط.
- إعداد وإصدار خطابات الإرسال مع سجلات دقيقة وقابلية تتبع كاملة.
- دعم فرق البرنامج في تتبع التسليمات والحفاظ على أرشفة منظمة للوثائق.
- المساعدة في التحضير لعمليات التدقيق من خلال الحفاظ على اكتمال الوثائق وأرشفتها بشكل صحيح.
- حماية سرية ودقة وسلامة جميع وثائق البرنامج طوال دورة حياة البرنامج.
الشروط والمتطلبات
- درجة البكالوريوس (BA/BS) في مجال ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن 3 سنوات كمراقب وثائق (Document Controller) مع خبرة عملية في أنظمة إدارة الوثائق الشائعة (مثل Aconex أو SharePoint أو EDMS).
- إجادة قوية للغة الإنجليزية كتابةً وتحدثاً.
- كفاءة في استخدام تطبيقات Microsoft Office، وخاصة Word وExcel وOutlook.
- فهم جيد لعمليات وإجراءات وسير عمل إدارة الوثائق في بيئات مكاتب إدارة المشاريع (PMO).
- مهارات تنظيمية وتواصلية قوية مع القدرة على التنسيق الفعال مع عدة أطراف.
- الإلمام بممارسات العمل الإداري والمكتبي وخدمة العملاء.
- القدرة على إدارة مهام متعددة وتحديد الأولويات والالتزام بالمواعيد النهائية في بيئة مشروع سريعة الوتيرة.
عرض النص الأصلي للإعلان
- Manage and maintain project documents using systems such as Aconex, SharePoint, or other Document Management System (DMS) platforms.
- Coordinate document flow between the Client, PMO team, Consultants, and Contractors to support timely submission, review, and approval.
- Maintain and update document registers, including drawings, RFIs, technical submittals, deliverables, compliance sheets and program correspondence.
- Track all incoming and outgoing documents, maintaining proper logging, distribution, and filing.
- Monitor document review cycles and follow up with stakeholders to secure timely responses and adherence to deadlines.
- Verify that all submissions comply with program requirements, procedures, and quality standards.
- Maintain strict version control so that only the latest approved documents are used.
- Prepare and issue transmittals with accurate records and full traceability.
- Support program teams in tracking deliverables and maintaining organized documentation.
- Assist in audit preparation by keeping documentation complete and properly archived.
- Safeguard the confidentiality, accuracy, and integrity of all program documentation throughout the program lifecycle.
- Bachelor’s degree (BA/BS) in a relevant field.
- Minimum of 3 years of experience as a Document Controller, with hands-on experience using industry-standard Document Management Systems (e.g., Aconex, SharePoint, EDMS).
- Strong command of written and spoken English.
- Proficient in Microsoft Office applications, particularly Word, Excel, and Outlook.
- Good understanding of document control processes, procedures, and workflows within PMO environments.
- Strong organizational and communication skills, with the ability to coordinate effectively with multiple stakeholders.
- Familiarity with administrative, clerical, and customer service practices.
- Ability to manage multiple tasks, prioritize workload, and meet deadlines in a fast-paced project environment.
المصدر: الموقع الرسمي للجهة - أُضيفت للموقع في 3 أكتوبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 16626
رقم الإعلان لدى المصدر: 16626
إ
ب