تفاصيل الوظيفة
يسر شركة A&O Shearman الإعلان عن فرصة وظيفية مميزة لمساعد قانوني (Legal PA) للانضمام إلى فريق تمويل الديون في مكتبها بالرياض. ستعمل بشكل وثيق مع الرؤساء المشاركين العالميين لمجموعة الممارسة العالمية وفريق الإدارة لدعمهم في جوانب متعددة من مهامهم، بالإضافة إلى تقديم دعم إداري عالي الجودة للمحامين لتمكينهم من التركيز على الخدمات القانونية وتطوير الأعمال.
المهام والمسؤوليات
- العمل مع الرؤساء المشاركين العالميين لمجموعة الممارسة وفريق الإدارة لدعمهم في المهام المتعلقة بدورهم، بما في ذلك التفاعل مع فرق مجموعات الممارسة في مكاتب الشركة المختلفة.
- تقديم دعم إداري فعال وعالي الجودة للمحامين، يشمل إدارة المواعيد اليومية للشركاء والمستشارين والمحامين، وحل النزاعات المحتملة، وضمان التنسيق الكامل للاجتماعات والمواعيد.
- إدارة المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني والبريد العادي بشكل احترافي، وتوجيه البريد الإلكتروني للأشخاص المناسبين للرد السريع، ومتابعة المهام البارزة.
- التخطيط والتنسيق الشامل لبرامج السفر بما في ذلك حجز الرحلات الجوية والفنادق والتنقلات البرية، وإعداد جداول الرحلات.
- إعداد مذكرات تسليم العمل أثناء الإجازات/الغياب والتنسيق مع الفريق لتغطية غياب المحامين.
- دعم فتح الملفات القانونية، وإعداد خطابات التوكيل، وإنهاء تفاصيل الملفات، والمساعدة في تنصيب الزملاء الجدد والمشاريع التي يقودها الشركاء.
- التنسيق والإشراف على عملية بدء الملفات، وإعداد خطابات التوكيل ووثائق الاشتراك بشكل استباقي، والتعاون مع مدير الملفات والفريق لتحسين الكفاءة طوال دورة حياة الملف.
- كتابة الخطابات والمراسلات والعروض التقديمية والتقارير والمستندات القانونية بما في ذلك الإملاء الرقمي، والتدقيق اللغوي لضمان الدقة والجودة العالية.
- إعداد جداول الأعمال والعروض التقديمية ومواد الاجتماعات وطباعتها وتوزيعها في الوقت المناسب، وإجراء التحرير العاجل للمستندات عند الحاجة.
- فهم عملية الفوترة والنظام المالي، وتقديم مطالبات المصروفات نيابة عن المحامين، وتحديث سجلات الوقت (Intapp Time) وإنهاء الجداول الزمنية، وحضور اجتماعات الأعمال قيد التقدم (WIP) والتنسيق مع فريق الفوترة.
- تحرير أوصاف الوقت في نظام 3E، وعرض الوقت على الملفات، وطباعة أدلة الفوترة وإعداد الفواتير، والعمل مع فريق رأس المال العامل وإدارة الائتمان لضمان متابعة الإجراءات بعد اجتماعات رأس المال الشهرية.
- دعم تطوير الأعمال من خلال العمل على عروض العملاء، وتنسيق الفعاليات، وإجراء أبحاث عن العملاء الحاليين والمحتملين، وتحديث قواعد بيانات الشركة وسجلات الخبرة (Dynamics).
- مراقبة التواصل مع العملاء الرئيسيين وتحفيز المحامين على التواصل معهم (مكالمات، غداء، اجتماعات)، وبناء علاقات مع مساعدي العملاء الرئيسيين.
الشروط والمتطلبات
- إجادة اللغة العربية كلغة أم (Native-level).
- خبرة مثبتة في العمل مع أصحاب المصلحة المؤثرين لتحقيق أهداف العمل.
- وعي تجاري قوي، تفكير تحليلي، وحكم سليم.
- القدرة على إدارة الأولويات المتنافسة وتقديم نتائج عالية الجودة في بيئة سريعة الخطى.
- مهارات ممتازة في التواصل وبناء العلاقات، مع الثقة لتقديم تحديات بناءة.
- الاحترافية والسرية والموثوقية في التعامل مع المعلومات السرية.
- روح الفريق والتعاون مع الالتزام بالتعلم والتطوير المستمر.
- تقديم نسخة من الهوية الوطنية / الإقامة (Iqama).
- إبلاغ فريق التوظيف بأي احتياجات إضافية للتكيف أثناء عملية التقديم للأشخاص ذوي الإعاقة أو الظروف الصحية.
عرض النص الأصلي للإعلان
We have an exciting new opportunity for a Legal PA to join our Debt Finance team, based in the A&O Shearman Riyadh office.
What You Will Do
In this role, you will work with the global co-head of the relevant global practice group and the related management team to support them with appropriate aspects of their roles, including interaction with practice group teams in various offices across the firm.
Additionally, you will provide fee earners with effective high-quality PA support that appropriately meets their requirements, enabling them to focus on providing legal services and client development. In particular, support with effective diary management; all matters with regard to finance; travel arrangements; communication control (telephone, email and post); and preparation of confidential and often complex documents and presentations.
This Includes
General PA Duties
The successful candidate will hold:
We are an equal opportunities recruiter and do not discriminate on the basis of race, colour, sex, religion, sexual orientation, national origin, disability, or any other protected characteristic.
What You Will Do
In this role, you will work with the global co-head of the relevant global practice group and the related management team to support them with appropriate aspects of their roles, including interaction with practice group teams in various offices across the firm.
Additionally, you will provide fee earners with effective high-quality PA support that appropriately meets their requirements, enabling them to focus on providing legal services and client development. In particular, support with effective diary management; all matters with regard to finance; travel arrangements; communication control (telephone, email and post); and preparation of confidential and often complex documents and presentations.
This Includes
General PA Duties
- Daily maintenance of diary events and organisation of the day-to-day schedule of partners, counsel and fee earners, to include the identification and resolution of potential issues
- Coordination of meetings, to include the consideration of and responsibility for ensuring all necessary arrangements are made
- Proactive management of fee earners to ensure that they attend meetings on time and with the appropriate documents/presentations
- Respond to telephone calls in a professional manner, acting as a filter to manage and control calls
- Proactive management of emails, voicemails and general post, using initiative to route emails to the appropriate individuals for swift response and action, ensuring that tasks are highlighted and responded to appropriately
- Planning and coordination of comprehensive travel programmes, to include booking flights, hotels, car transfers, and preparation of itineraries etc.
- Preparation of holiday/absence handover notes and liaison with team with regard to covering fee earner absences
- Deal/Matter Support - Coordination of file opening, client care, and end of matter details
- Assist with setting up Compass meetings for associates and mid/end of seat reviews for trainees
- Support with on-boarding of associates
- Assist with any projects the partners are leading on
- Coordinate and take responsibility for the matter inception process
- Proactive preparation and completion of appropriate engagement letters and terms
- Regular engagement with matter manager and team to identify and support efficiencies throughout the lifecycle of a matter
- Manage all aspects of matter administration and provide guidance regarding protocols
- Type letters, correspondence, presentations, reports and legal documentation, including digital dictation if applicable
- Proofread all work to ensure that completed documents are delivered accurately and to the appropriate high standard
- Prepare and/or ensure availability of necessary agendas, presentations and meeting papers, including printing and timely distribution
- Complete urgent document edits for matters (other document work to document production) where these are not being done by DP
- Liaise with Document Production, where required, to ensure timely return and completion of documents
- Demonstrate an understanding of the end-to-end billing process and financial system
- Take responsibility for submission of expense claims on behalf of fee earners and maintenance of copies
- Routinely update Intapp Time; complete and close timesheets where appropriate and prompt fee earners where necessary
- Attend WIP meeting (if appropriate) and liaise with billing team to ensure any write-offs are actioned before production of all relevant documentation
- Edit time narratives within 3E
- Use 3E to view time on matters; print billing guides and prepare invoices
- Work alongside the Working Capital Controller and Credit Control team in all aspects in relation to billing, ensuring disbursement invoices are authorised and added to the file in preparation for billing
- Ensure all follow up actions are completed following the monthly working capital meetings
- Facilitates and educates about process for submission of expense claims for fee earners
- Management of partners/counsel expenses
- Work on client pitches, to include awareness of date for submission to client; liaison with Business Development, Creative Services and local printers for timely production of documentation
- Coordinate/organise client events and ensure all details, post-event, are followed up
- Undertake research on clients or potential clients, including putting together briefing packs as and when required
- Maintain/update Dynamics experience records and events calendar; liaise with fee earners and Business Development to ensure all information is collated
- Monitor contact with key clients and prompt for a call, lunch, or meeting. Advise partner of key activities of client (e.g. birthdays, maternity leave etc.)
- Understand and appreciate key client contacts and build relationships with PAs at key clients
- Ensure A&O Shearman databases are kept up to date
The successful candidate will hold:
- Native-level Arabic language skills
- Proven experience partnering with senior stakeholders to influence and deliver business objectives.
- Strong commercial awareness, analytical thinking, and sound judgement.
- Ability to manage competing priorities and deliver high-quality outcomes in a fast-paced environment.
- Excellent communication and relationship-building skills, with the confidence to challenge constructively.
- Professional, discreet, and trusted in handling confidential information.
- Collaborative team player committed to continuous learning and development.
- Successful candidates will need to provide the following:
- A copy of the national ID/Iqama
We are an equal opportunities recruiter and do not discriminate on the basis of race, colour, sex, religion, sexual orientation, national origin, disability, or any other protected characteristic.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 8 أكتوبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4477104924
رقم الإعلان لدى المصدر: 4477104924
