تفاصيل الوظيفة
تعلن شركة A&O Shearman عن فرصة وظيفية مثيرة للانضمام إلى فريق Debt Finance في مكتبها بالرياض، وذلك لشغل وظيفة Legal PA.
المهام والمسؤوليات
- دعم الرؤساء المشاركين العالميين لمجموعة الممارسة وفريق الإدارة في المهام المتعلقة بأدوارهم، بما في ذلك التفاعل مع فرق الممارسة في مكاتب الشركة المختلفة.
- تقديم دعم سكرتير قانوني عالي الجودة للمحامين (fee earners) لتمكينهم من التركيز على الخدمات القانونية وتطوير العملاء.
- إدارة اليوميات اليومية للشركاء والمستشارين والمحامين، بما في ذلك تحديد المشكلات المحتملة وحلها، وتنسيق الاجتماعات وضمان الحضور في الوقت المحدد مع المستندات المناسبة.
- الرد على المكالمات الهاتفية بطريقة مهنية، وإدارة البريد الإلكتروني والبريد الصوتي والبريد العام بشكل استباقي، وتوجيه الرسائل إلى الأشخاص المناسبين للاستجابة السريعة.
- تخطيط وتنسيق برامج السفر الشاملة، بما في ذلك حجز الرحلات والفنادق وخدمات النقل وإعداد جداول الرحلات.
- إعداد ملاحظات تسليم الإجازات/الغياب والتنسيق مع الفريق لتغطية غياب المحامين.
- تنسيق فتح الملفات القانونية (file opening) والعناية بالعملاء وإنهاء تفاصيل القضايا.
- المساعدة في إعداد اجتماعات Compass للمستشارين ومراجعات منتصف/نهاية المقررات للمتدربين، ودعم انضمام المستشارين الجدد.
- المساعدة في أي مشاريع يقودها الشركاء.
- دعم القضايا من البداية إلى النهاية: المسؤولية عن عملية بدء القضية، وإعداد خطابات التوكيد والشروط، والتفاعل مع مدير القضية والفريق لتحسين الكفاءة، وإدارة جميع جوانب إدارة القضايا.
- كتابة الرسائل والمراسلات والعروض التقديمية والتقارير والمستندات القانونية، بما في ذلك الإملاء الرقمي إذا لزم الأمر، ومراجعة جميع الأعمال لضمان الدقة والجودة العالية.
- التأكد من توفر جداول الأعمال والعروض التقديمية ووثائق الاجتماعات، وطباعتها وتوزيعها في الوقت المناسب، وإجراء التعديلات العاجلة على المستندات.
- التنسيق مع قسم إنتاج المستندات (Document Production) عند الحاجة لضمان إنجاز المستندات في الوقت المحدد.
- فهم عملية الفوترة من البداية إلى النهاية والنظام المالي: المسؤولية عن تقديم مطالبات المصروفات نيابة عن المحامين، وتحديث سجلات الوقت في Intapp Time، وحضور اجتماعات الأعمال قيد التنفيذ (WIP) والتنسيق مع فريق الفوترة، وتحرير سرد الوقت في 3E، وطباعة أدلة الفوترة وإعداد الفواتير، والعمل مع فريق مراقبة رأس المال والتحصيل.
- إدارة مصروفات الشركاء والمستشارين.
- العمل على عروض العملاء (pitches) بما في ذلك الوعي بموعد التقديم والتنسيق مع قسم تطوير الأعمال والخدمات الإبداعية والطابعات المحلية.
- تنسيق/تنظيم الفعاليات الخاصة بالعملاء ومتابعة التفاصيل بعد الفعالية.
- إجراء أبحاث حول العملاء أو العملاء المحتملين، بما في ذلك إعداد حزم الإحاطة حسب الحاجة.
- تحديث سجلات الخبرات في Dynamics وتقويم الأحداث، والتواصل مع المحامين وقسم تطوير الأعمال لجمع المعلومات.
- مراقبة التواصل مع العملاء الرئيسيين وتحفيز المكالمات أو الغداء أو الاجتماعات، وإبلاغ الشريك بالأنشطة الرئيسية للعميل (مثل أعياد الميلاد، إجازات الأمومة).
- فهم جهات الاتصال الرئيسية للعملاء وبناء علاقات مع السكرتيرين (PAs) لدى العملاء الرئيسيين، وضمان تحديث قواعد بيانات A&O Shearman.
الشروط والمتطلبات
- إتقان اللغة العربية بمستوى اللغة الأم (Native-level).
- خبرة مثبتة في العمل مع أصحاب المصلحة الكبار للتأثير وتحقيق أهداف العمل.
- وعي تجاري قوي، تفكير تحليلي، وحكم سليم.
- القدرة على إدارة الأولويات المتنافسة وتحقيق نتائج عالية الجودة في بيئة سريعة الخطى.
- مهارات تواصل وبناء علاقات ممتازة، مع الثقة في التحدي البناء.
- مهنية وموثوقية في التعامل مع المعلومات السرية.
- روح الفريق والتعاون مع الالتزام بالتعلم المستمر والتطوير.
- تقديم نسخة من الهوية الوطنية / الإقامة (للمرشحين الناجحين).
عرض النص الأصلي للإعلان
We have an exciting new opportunity for a Legal PA to join our Debt Finance team, based in the A&O Shearman Riyadh office.
What You Will Do
In this role, you will work with the global co-head of the relevant global practice group and the related management team to support them with appropriate aspects of their roles, including interaction with practice group teams in various offices across the firm.
Additionally, you will provide fee earners with effective high-quality PA support that appropriately meets their requirements, enabling them to focus on providing legal services and client development. In particular, support with effective diary management; all matters with regard to finance; travel arrangements; communication control (telephone, email and post); and preparation of confidential and often complex documents and presentations.
This Includes
General PA Duties
The successful candidate will hold:
We are an equal opportunities recruiter and do not discriminate on the basis of race, colour, sex, religion, sexual orientation, national origin, disability, or any other protected characteristic.
What You Will Do
In this role, you will work with the global co-head of the relevant global practice group and the related management team to support them with appropriate aspects of their roles, including interaction with practice group teams in various offices across the firm.
Additionally, you will provide fee earners with effective high-quality PA support that appropriately meets their requirements, enabling them to focus on providing legal services and client development. In particular, support with effective diary management; all matters with regard to finance; travel arrangements; communication control (telephone, email and post); and preparation of confidential and often complex documents and presentations.
This Includes
General PA Duties
- Daily maintenance of diary events and organisation of the day-to-day schedule of partners, counsel and fee earners, to include the identification and resolution of potential issues
- Coordination of meetings, to include the consideration of and responsibility for ensuring all necessary arrangements are made
- Proactive management of fee earners to ensure that they attend meetings on time and with the appropriate documents/presentations
- Respond to telephone calls in a professional manner, acting as a filter to manage and control calls
- Proactive management of emails, voicemails and general post, using initiative to route emails to the appropriate individuals for swift response and action, ensuring that tasks are highlighted and responded to appropriately
- Planning and coordination of comprehensive travel programmes, to include booking flights, hotels, car transfers, and preparation of itineraries etc.
- Preparation of holiday/absence handover notes and liaison with team with regard to covering fee earner absences
- Deal/Matter Support - Coordination of file opening, client care, and end of matter details
- Assist with setting up Compass meetings for associates and mid/end of seat reviews for trainees
- Support with on-boarding of associates
- Assist with any projects the partners are leading on
- Coordinate and take responsibility for the matter inception process
- Proactive preparation and completion of appropriate engagement letters and terms
- Regular engagement with matter manager and team to identify and support efficiencies throughout the lifecycle of a matter
- Manage all aspects of matter administration and provide guidance regarding protocols
- Type letters, correspondence, presentations, reports and legal documentation, including digital dictation if applicable
- Proofread all work to ensure that completed documents are delivered accurately and to the appropriate high standard
- Prepare and/or ensure availability of necessary agendas, presentations and meeting papers, including printing and timely distribution
- Complete urgent document edits for matters (other document work to document production) where these are not being done by DP
- Liaise with Document Production, where required, to ensure timely return and completion of documents
- Demonstrate an understanding of the end-to-end billing process and financial system
- Take responsibility for submission of expense claims on behalf of fee earners and maintenance of copies
- Routinely update Intapp Time; complete and close timesheets where appropriate and prompt fee earners where necessary
- Attend WIP meeting (if appropriate) and liaise with billing team to ensure any write-offs are actioned before production of all relevant documentation
- Edit time narratives within 3E
- Use 3E to view time on matters; print billing guides and prepare invoices
- Work alongside the Working Capital Controller and Credit Control team in all aspects in relation to billing, ensuring disbursement invoices are authorised and added to the file in preparation for billing
- Ensure all follow up actions are completed following the monthly working capital meetings
- Facilitates and educates about process for submission of expense claims for fee earners
- Management of partners/counsel expenses
- Work on client pitches, to include awareness of date for submission to client; liaison with Business Development, Creative Services and local printers for timely production of documentation
- Coordinate/organise client events and ensure all details, post-event, are followed up
- Undertake research on clients or potential clients, including putting together briefing packs as and when required
- Maintain/update Dynamics experience records and events calendar; liaise with fee earners and Business Development to ensure all information is collated
- Monitor contact with key clients and prompt for a call, lunch, or meeting. Advise partner of key activities of client (e.g. birthdays, maternity leave etc.)
- Understand and appreciate key client contacts and build relationships with PAs at key clients
- Ensure A&O Shearman databases are kept up to date
The successful candidate will hold:
- Native-level Arabic language skills
- Proven experience partnering with senior stakeholders to influence and deliver business objectives.
- Strong commercial awareness, analytical thinking, and sound judgement.
- Ability to manage competing priorities and deliver high-quality outcomes in a fast-paced environment.
- Excellent communication and relationship-building skills, with the confidence to challenge constructively.
- Professional, discreet, and trusted in handling confidential information.
- Collaborative team player committed to continuous learning and development.
- Successful candidates will need to provide the following:
- A copy of the national ID/Iqama
We are an equal opportunities recruiter and do not discriminate on the basis of race, colour, sex, religion, sexual orientation, national origin, disability, or any other protected characteristic.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 9 أكتوبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4474887753
رقم الإعلان لدى المصدر: 4474887753
