وظيفة مساعد مكتب افتراضي عن بعد - مستوى مبتدئ شاغرة لدى PULSE (MENA) بمدينة الرياض
Remote Virtual Office Assistant - Entry Level
تفاصيل الوظيفة
تعلن شركة PULSE (MENA) عن توفر وظيفة مساعد مكتب افتراضي عن بعد - مستوى مبتدئ في مدينة الرياض. نحن نبحث عن شخص منظم وموثوق ويهتم بالتفاصيل لتقديم الدعم الإداري والمكتبي عن بعد. هذه الفرصة مناسبة لبدء المسيرة المهنية في مجال الإدارة مع توفير التدريب اللازم.
المهام والمسؤوليات
- تقديم الدعم الإداري والمكتبي العام للإدارة وفريق العمل.
- إعداد وتحرير وتنسيق وتنظيم المستندات والتقارير وجداول البيانات والمراسلات.
- الحفاظ على سجلات رقمية دقيقة وأنظمة حفظ ملفات إلكترونية منظمة.
- تنظيم الملفات وضمان سهولة الوصول إليها عند الحاجة.
- المساعدة في المشاريع والمهام الإدارية الروتينية.
- تتبع المهام والطلبات والمستندات والمواعيد النهائية المعلقة.
- إدخال البيانات وتحديث المعلومات بدقة في قواعد البيانات والجداول والأنظمة الداخلية.
- مراجعة البيانات للتأكد من صحتها واكتمالها قبل الإدخال.
- الحفاظ على سجلات العملاء والموظفين والموردين والمشاريع وغيرها من السجلات التجارية.
- تحديد البيانات المفقودة أو غير الصحيحة أو المكررة والإبلاغ عنها.
- إجراء فحوصات جودة البيانات الروتينية.
- التعامل مع المعلومات السرية بشكل مناسب وآمن.
- مراقبة صناديق البريد الإلكتروني المخصصة وتنظيمها عند الحاجة.
- الرد على رسائل البريد الإلكتروني الروتينية بشكل مهني وسريع.
- تحويل الاستفسارات والطلبات إلى الشخص أو القسم المختص.
- متابعة المعلومات والمستندات والطلبات الإدارية المعلقة.
- التواصل المهني مع الزملاء والعملاء والموردين وأصحاب المصلحة الآخرين.
- المساعدة في صياغة رسائل البريد الإلكتروني والخطابات والإشعارات والاتصالات الداخلية الروتينية.
- المساعدة في جدولة المواعيد والاجتماعات والمكالمات الافتراضية.
- الحفاظ على التقويمات وتحديث الأنشطة المجدولة عند الضرورة.
- إرسال دعوات الاجتماعات والتذكيرات.
- المساعدة في تنسيق أوقات الاجتماعات بين أعضاء الفريق.
- تحضير مواد الاجتماع الأساسية وجداول الأعمال عند الطلب.
- تسجيل وتوزيع ملاحظات الاجتماع أو بنود الإجراءات عند الحاجة.
- إنشاء وصيانة مجلدات إلكترونية منظمة وأنظمة حفظ الملفات.
- رفع وتنزيل وإعادة تسمية وتصنيف وأرشفة المستندات وفق إجراءات الشركة.
- المساعدة في تحويل المستندات الرقمية أو دمجها أو تنظيمها عند الحاجة.
- ضمان تسمية المستندات وتخزينها بشكل صحيح.
- استرجاع الملفات والمعلومات للموظفين المصرح لهم عند الطلب.
- الحفاظ على السرية عند التعامل مع سجلات الشركة والموظفين والعملاء.
- الحفاظ على التواصل المنتظم مع المشرفين وأعضاء الفريق أثناء العمل عن بعد.
- حضور الاجتماعات الافتراضية والدورات التدريبية حسب المتطلبات.
- تقديم تحديثات عن التقدم في المهام المسندة.
- استخدام منصات الاتصال والتعاون المعتمدة من الشركة.
- الحفاظ على بيئة عمل عن بعد مناسبة ومهنية.
- اتباع إجراءات الشركة المتعلقة بالعمل عن بعد وأمن المعلومات والسرية وحماية البيانات.
الشروط والمتطلبات
- شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها.
- الخبرة السابقة في المجال الإداري أو خدمة العملاء أو إدخال البيانات تعتبر ميزة ولكنها غير مطلوبة.
- معرفة أساسية ببرامج Microsoft Word وExcel وOutlook أو تطبيقات مماثلة.
- الإلمام بتطبيقات Google Docs وGoogle Sheets وGoogle Drive أو تطبيقات سحابية مماثلة يعتبر ميزة.
- الاستعداد لتعلم أنظمة الكمبيوتر الجديدة والتطبيقات عبر الإنترنت.
- مهارات جيدة في التواصل الكتابي والشفوي.
- مهارات أساسية في الأرقام وإدخال البيانات.
- اتصال إنترنت موثوق.
- إمكانية الوصول إلى جهاز كمبيوتر مناسب أو جهاز توفره الشركة حسب سياسة الشركة.
- مساحة عمل هادئة ومناسبة لإتمام المهام المسندة وحضور الاجتماعات الافتراضية.
- القدرة على التواصل بشكل مستمر خلال ساعات العمل المقررة.
- إلمام أساسي بأدوات الاتصال والتعاون الافتراضية.
المهارات المطلوبة
- اهتمام قوي بالتفاصيل والدقة.
- مهارات تنظيمية جيدة.
- كفاءة أساسية في استخدام الكمبيوتر.
- مهارات جيدة في الطباعة وإدخال البيانات.
- مهارات تواصل كتابي مهني.
- مهارات فعالة في إدارة الوقت.
- القدرة على اتباع التعليمات المكتوبة والشفوية.
- القدرة على ترتيب أولويات المهام المسندة.
- القدرة على العمل بشكل مستقل مع إشراف محدود.
- القدرة على الالتزام بالمواعيد النهائية في بيئة العمل عن بعد.
- مهارات جيدة في حل المشكلات.
- الاحترافية والسرية عند التعامل مع المعلومات الحساسة.
- الرغبة في التعلم وتقبل الملاحظات.
- الموثوقية والالتزام بالمواعيد.
- التنظيم والاهتمام بالتفاصيل.
- الاعتمادية والمسؤولية.
- الدافعية الذاتية.
- الاحترام والاحترافية.
- الصبر والرغبة في التعلم.
- الراحة في العمل بشكل مستقل.
- القدرة على إدارة المهام الروتينية والمتكررة بدقة.
- التكيف مع الأولويات المتغيرة.
- القدرة على طرح الأسئلة عند الحاجة إلى توضيح.
- الاهتمام بتطوير المهارات الإدارية والمهنية.
عرض النص الأصلي للإعلان
Job Summary
We are seeking a reliable, organized, and detail-oriented Remote Virtual Office Assistant - Entry Level to provide remote administrative and clerical support to our team. This position is ideal for an individual looking to begin or develop a career in administration while working in a professional remote environment.
The successful candidate will assist with data entry, document preparation, email correspondence, scheduling, record keeping, file management, and other day-to-day administrative duties. Previous professional experience is helpful but not required, as training and guidance will be provided.
The ideal candidate is dependable, comfortable using computers, able to communicate professionally, and capable of managing assigned tasks independently while meeting deadlines.
Key Responsibilities
Administrative Support
The Ideal Candidate Should Have
Candidates Should Have
Entry Level
This position is suitable for candidates beginning their administrative careers. Previous office experience is not essential for candidates who demonstrate strong organizational abilities, computer literacy, professionalism, attention to detail, and a willingness to learn.
Training will be provided on company-specific systems, procedures, and administrative processes.
Key Performance Expectations
The Employee Will Be Expected To
We Are Looking For Someone Who Is
Typical daily responsibilities may include checking and responding to emails, entering information into spreadsheets or databases, updating company records, organizing electronic files, preparing documents, scheduling meetings, following up on outstanding requests, attending virtual team meetings, and completing administrative assignments from supervisors.
Equal Opportunity Statement
We are committed to providing equal employment opportunities and creating an inclusive working environment. Qualified applicants will be considered based on their skills, qualifications, experience, and ability to perform the responsibilities of the position.
Application Requirements
Interested candidates should submit an up-to-date resume/CV highlighting their education, relevant skills, computer proficiency, administrative experience (if applicable), and contact information.
Candidates with limited professional experience are encouraged to apply if they possess strong communication, organizational, computer, and time-management skills.
We are seeking a reliable, organized, and detail-oriented Remote Virtual Office Assistant - Entry Level to provide remote administrative and clerical support to our team. This position is ideal for an individual looking to begin or develop a career in administration while working in a professional remote environment.
The successful candidate will assist with data entry, document preparation, email correspondence, scheduling, record keeping, file management, and other day-to-day administrative duties. Previous professional experience is helpful but not required, as training and guidance will be provided.
The ideal candidate is dependable, comfortable using computers, able to communicate professionally, and capable of managing assigned tasks independently while meeting deadlines.
Key Responsibilities
Administrative Support
- Provide general administrative and clerical support to management and team members.
- Prepare, edit, format, and organize documents, reports, spreadsheets, and correspondence.
- Maintain accurate digital records and electronic filing systems.
- Organize documents and ensure files can be easily located when needed.
- Assist with routine administrative projects and assignments.
- Track outstanding tasks, requests, documents, and deadlines.
- Perform other administrative duties as assigned.
- Enter and update information accurately in company databases, spreadsheets, and internal systems.
- Review information for accuracy and completeness before entering it into company systems.
- Maintain customer, employee, supplier, project, or other business records as required.
- Identify missing, incorrect, or duplicate information and report discrepancies when necessary.
- Perform routine data-quality checks.
- Maintain organized electronic files and records.
- Handle confidential information appropriately and securely.
- Monitor and organize designated email inboxes when required.
- Respond to routine emails professionally and promptly.
- Forward inquiries and requests to the appropriate team member or department.
- Follow up on outstanding information, documents, and administrative requests.
- Communicate professionally with colleagues, customers, vendors, and other stakeholders.
- Assist with drafting routine emails, letters, notices, and internal communications.
- Assist with scheduling appointments, meetings, and virtual calls.
- Maintain calendars and update scheduled activities when necessary.
- Send meeting invitations and reminders.
- Assist with coordinating meeting times between team members.
- Prepare basic meeting materials and agendas when requested.
- Record and distribute meeting notes or action items where required.
- Create and maintain organized electronic folders and filing systems.
- Upload, download, rename, categorize, and archive documents according to company procedures.
- Assist with converting, combining, or organizing digital documents when required.
- Ensure documents are properly labeled and stored.
- Retrieve files and information for authorized employees when requested.
- Maintain confidentiality when handling company, employee, and customer records.
- Maintain regular communication with supervisors and team members while working remotely.
- Attend virtual meetings and training sessions as required.
- Provide progress updates on assigned tasks.
- Use company-approved communication and collaboration platforms.
- Maintain an appropriate and professional remote working environment.
- Follow company procedures relating to remote work, information security, confidentiality, and data protection.
- High school diploma, secondary school certificate, GED, or equivalent.
- Previous administrative, customer service, clerical, or data-entry experience is beneficial but not required.
- Basic knowledge of Microsoft Word, Excel, Outlook, or similar applications.
- Familiarity with Google Docs, Google Sheets, Google Drive, or similar cloud-based applications is an advantage.
- Comfortable learning new computer systems and online applications.
- Good written and verbal communication skills.
- Basic numerical and data-entry skills.
The Ideal Candidate Should Have
- Strong attention to detail and accuracy.
- Good organizational skills.
- Basic computer proficiency.
- Good typing and data-entry skills.
- Professional written communication skills.
- Effective time-management skills.
- Ability to follow written and verbal instructions.
- Ability to prioritize assigned tasks.
- Ability to work independently with minimal supervision.
- Ability to meet deadlines in a remote working environment.
- Good problem-solving skills.
- Professionalism and discretion when handling confidential information.
- Willingness to learn and accept feedback.
- Dependability and punctuality.
Candidates Should Have
- Reliable internet access.
- Access to a suitable computer or company-provided equipment, depending on company policy.
- A quiet and appropriate workspace for completing assigned duties and attending virtual meetings.
- Ability to communicate consistently during scheduled working hours.
- Basic familiarity with virtual communication and collaboration tools.
Entry Level
This position is suitable for candidates beginning their administrative careers. Previous office experience is not essential for candidates who demonstrate strong organizational abilities, computer literacy, professionalism, attention to detail, and a willingness to learn.
Training will be provided on company-specific systems, procedures, and administrative processes.
Key Performance Expectations
The Employee Will Be Expected To
- Complete assigned administrative tasks accurately and on time.
- Maintain a high level of accuracy when entering and updating information.
- Respond to communications within appropriate timeframes.
- Maintain organized and up-to-date records.
- Protect confidential company and customer information.
- Attend scheduled virtual meetings and training sessions.
- Communicate professionally with supervisors, colleagues, and external contacts.
- Demonstrate reliability and consistent attendance.
- Follow company policies and remote-working procedures.
We Are Looking For Someone Who Is
- Organized and detail-oriented.
- Dependable and responsible.
- Self-motivated.
- Professional and respectful.
- Patient and willing to learn.
- Comfortable working independently.
- Able to manage routine and repetitive administrative tasks accurately.
- Adaptable to changing priorities.
- Able to ask questions when clarification is needed.
- Interested in developing their administrative and professional skills.
Typical daily responsibilities may include checking and responding to emails, entering information into spreadsheets or databases, updating company records, organizing electronic files, preparing documents, scheduling meetings, following up on outstanding requests, attending virtual team meetings, and completing administrative assignments from supervisors.
Equal Opportunity Statement
We are committed to providing equal employment opportunities and creating an inclusive working environment. Qualified applicants will be considered based on their skills, qualifications, experience, and ability to perform the responsibilities of the position.
Application Requirements
Interested candidates should submit an up-to-date resume/CV highlighting their education, relevant skills, computer proficiency, administrative experience (if applicable), and contact information.
Candidates with limited professional experience are encouraged to apply if they possess strong communication, organizational, computer, and time-management skills.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 27 أكتوبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4484035249
رقم الإعلان لدى المصدر: 4484035249
د
