وظيفة مراقب مستندات شاغرة لدى House of Consulting Office في المدينة الحار العليا
Document Controller
تفاصيل الوظيفة
تعلن House of Consulting Office للاستشارات الهندسية عن توفر وظيفة Document Controller في المدينة الحار العُلْيَا، السعودية.
المهام والمسؤوليات
- إدارة نظام التحكم في وثائق المشروع والحفاظ عليه، وضمان تسجيل جميع السجلات وتتبعها وتوزيعها وأرشفتها بدقة.
- التحكم في استلام وتسجيل وإصدار وتوزيع وحفظ وثائق المشروع، بما في ذلك المراسلات والمستندات الفنية والرسومات والتقارير وطلبات المعلومات (RFIs) والمواصفات ومحاضر الاجتماعات.
- إدارة منصة Aconex والتشغيل عليها، بما في ذلك سجلات الوثائق والإرساليات وسير العمل ومصفوفات التوزيع وصلاحيات المستخدمين.
- مراقبة سير عمل الوثائق ومتابعة أصحاب المصلحة في المشروع لضمان المراجعات والموافقات والتوزيع في الوقت المناسب.
- الحفاظ على ترقيم الوثائق والتحكم في المراجعات والبيانات الوصفية وحالة تتبع الوثائق وفقاً لإجراءات المشروع ومتطلبات العميل.
- إدارة معلومات المشروع ضمن أنظمة إدارة الوثائق (DMS) وبيئات البيانات المشتركة (CDE)، وضمان التصنيف والفهرسة والاسترجاع والأرشفة بشكل صحيح.
- التنسيق مع مدراء المشاريع والمهندسين المقيمين والمقاولين والاستشاريين وممثلي العميل فيما يتعلق بتقديم الوثائق والموافقات.
- إعداد تقارير أسبوعية وشهرية للتحكم في الوثائق، تشمل سجلات التقديم والعناصر المتأخرة وحالة سير العمل وسجلات المراسلات.
- مراقبة دورات مراجعة الوثائق ورفع التأخيرات التي تؤثر على مخرجات المشروع.
- ضمان الامتثال لإجراءات التحكم في وثائق المشروع ومعايير إدارة الجودة والالتزامات التعاقدية ومتطلبات إدارة المعلومات.
- إجراء تدقيقات دورية لسجلات الوثائق وسجلات المشروع لضمان الدقة والسرية وسلامة البيانات.
- دعم تدقيقات المشروع ومراجعات الجودة وإغلاق المشروع والتسليم النهائي من خلال ضمان اكتمال جميع الوثائق وأرشفتها بشكل صحيح.
- تقديم الدعم والإرشاد والتدريب على منصة Aconex لأعضاء فريق المشروع عند الحاجة.
الشروط والمتطلبات
- درجة البكالوريوس أو الدبلوم في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو الهندسة أو أي تخصص ذي صلة.
- خبرة مثبتة في التحكم بالوثائق ضمن مشاريع الاستشارات الهندسية أو البناء أو البنية التحتية.
- خبرة عملية مع Oracle Aconex وأنظمة إدارة الوثائق (DMS/CDE).
- معرفة قوية بإجراءات التحكم في الوثائق وإدارة المراجعات والإرساليات وسير العمل وتوثيق المشروع.
- خبرة في إعداد تقارير التحكم في الوثائق والحفاظ على السجلات وتتبع الموافقات على الوثائق.
- معرفة معايير إدارة الجودة وإجراءات إدارة معلومات المشروع وممارسات أرشفة الوثائق.
- الشهادة المهنية في التحكم بالوثائق أو إدارة المعلومات أو Aconex مفضلة.
- مهارات ممتازة في التنظيم والتواصل والتنسيق وإدارة الوقت.
عرض النص الأصلي للإعلان
House of Consulting Office for Consulting Engineers Co. (HCO) is a leading multidisciplinary consulting engineering firm in Saudi Arabia, providing integrated architectural, engineering, planning, and consultancy services. We deliver comprehensive solutions that support clients throughout the entire project lifecycle.
We are currently seeking an experienced Document Controller to join our team.
Key Responsibilities
We are currently seeking an experienced Document Controller to join our team.
Key Responsibilities
- Manage and maintain the project document control system, ensuring all records are accurately registered, tracked, distributed, and archived.
- Control the receipt, registration, issuance, distribution, and filing of project documents, including correspondence, technical submittals, drawings, reports, RFIs, specifications, and meeting minutes.
- Administer and manage the Aconex platform, including document registers, transmittals, workflows, distribution matrices, and user permissions.
- Monitor document workflows and follow up with project stakeholders to ensure timely reviews, approvals, and document distribution.
- Maintain document numbering, revision control, metadata, and document status tracking in accordance with project procedures and client requirements.
- Manage project information within Document Management Systems (DMS) and Common Data Environments (CDE), ensuring proper classification, indexing, retrieval, and archiving.
- Coordinate with project managers, resident engineers, contractors, consultants, and client representatives regarding document submissions and approvals.
- Prepare weekly and monthly document control reports, including submittal logs, overdue items, workflow status, and correspondence registers.
- Monitor document review cycles and escalate delays affecting project deliverables.
- Ensure compliance with project document control procedures, quality management standards, contractual obligations, and information management requirements.
- Conduct regular audits of document registers and project records to ensure accuracy, confidentiality, and data integrity.
- Support project audits, quality reviews, project closeout, and final handover by ensuring all documentation is complete and properly archived.
- Provide Aconex support, user guidance, and training to project team members when required.
- Bachelor's Degree or Diploma in Business Administration, Information Management, Engineering, or a related discipline.
- Proven experience in document control within engineering consultancy, construction, or infrastructure projects.
- Hands-on experience with Oracle Aconex and document management systems (DMS/CDE).
- Strong knowledge of document control procedures, revision management, transmittals, workflows, and project documentation.
- Experience preparing document control reports, maintaining registers, and tracking document approvals.
- Knowledge of quality management standards, project information management procedures, and document archiving practices.
- Professional certification in Document Control, Information Management, or Aconex is preferred.
- Excellent organizational, communication, coordination, and time-management skills.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 27 أكتوبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4481899030
رقم الإعلان لدى المصدر: 4481899030
وظائف مراقب مستندات شاغرة في المدينة المنورة
وظيفة منسق التحكم في الوثائق شاغرة لدى SYSTRA في المدينة
SYSTRA المدينة المنورة