📍 المملكة العربية السعودية تحديث مستمر على مدار الساعة وظائف تناسب سيرتك الذاتيةمجاناً قناة تيليجرام
بوابة الوظائف
قناة تيليجرام

وظيفة مدير مكتب شاغرة لدى كلية البترجي للعلوم الطبية والتكنولوجيا في جدة

Office Manager
🏢 كلية البترجي للعلوم الطبية والتكنولوجيا
🕒 نُشرت: (اليوم) 📍 جدة وظائف الإدارة والدعم المكتبي
التقديم على الوظيفة من المصدر الرسمي ↗ فصّل سيرتك الذاتية لهذه الوظيفة

تفاصيل الوظيفة

تعلن كلية البترجي للعلوم الطبية والتكنولوجيا عن حاجتها إلى مدير مكتب (Office Manager) في مدينة مكة جدة، السعودية، لتقديم الدعم الإداري والتنسيقي والتنظيمي على مستوى عالٍ للرئيس التنفيذي للعمليات وفريق الإدارة التنفيذية.

نبذة عن الوظيفة

تتطلب الوظيفة شخصاً ديناميكياً قادراً على إدارة العمليات اليومية للمكتب، والمساهمة في المراسلات والتقارير التنفيذية، ودعم تنسيق المشاريع، بما في ذلك مهام التصميم الجرافيكي والداخلي الأساسية المرتبطة ببيئة الكلية.

المهام والمسؤوليات

  • الدعم التنفيذي وإدارة المكتب: إدارة العمليات اليومية لمكتب الرئيس التنفيذي للعمليات، بما في ذلك الجدولة والمراسلات وإعداد المستندات.
  • تنسيق الاجتماعات الداخلية، وتدوين المحاضر، ومتابعة بنود العمل المتفق عليها.
  • الحفاظ على سرية المعلومات والمراسلات الحساسة.
  • العمل كحلقة وصل بين الأقسام ومكتب الرئيس التنفيذي للعمليات والجهات الخارجية ذات العلاقة.
  • إعداد وتجميع التقارير التنفيذية والعروض التقديمية ومواد الاجتماعات.
  • دعم التوثيق وإدخال البيانات وإدارة نظم الملفات الرقمية والورقية.
  • متابعة المواعيد النهائية ومؤشرات الأداء الرئيسية وسير العمل في المكتب.
  • تقديم دعم التصميم الجرافيكي الأساسي للتقارير والعروض والدعوات والإعلانات الداخلية.
  • التنسيق مع الموردين وفرق المرافق والمقاولين فيما يخص عناصر التصميم الداخلي المرتبطة بتطوير المكاتب أو فعاليات الكلية.
  • الحفاظ على الجودة الجمالية والوظيفية لمساحات العمل التنفيذية.
  • المساعدة في تخطيط الفعاليات والمناسبات الجامعية التي ينسقها المكتب التنفيذي.
  • إدارة مخزون ومشتريات اللوازم المكتبية للفرق التنفيذية.
  • أداء أي مهام إضافية يكلّف بها من الرئيس التنفيذي للعمليات.

الشروط والمتطلبات

  • بكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو تخصص ذي صلة.
  • خبرة لا تقل عن 3 سنوات في دور إداري تنفيذي أو في إدارة المكاتب.
  • خبرة سابقة في بيئة أكاديمية أو طبية (مفضّل).
  • المعرفة بمبادئ التصميم الداخلي أو تنسيق المشاريع (مفضّل).
  • المعرفة بتنسيق المستندات والتقارير للاستخدام التنفيذي والمؤسسي (مفضّل).

المهارات المطلوبة

  • إتقان حزمة Microsoft Office وأدوات التصميم الجرافيكي الأساسية (مثل Canva وPowerPoint وAdobe Suite).
  • مهارات تواصل كتابي وشفهي قوية باللغتين الإنجليزية والعربية (مفضّل إجادتهما).
  • قدرات تنظيمية ممتازة وإدارة فعالة للوقت.
  • الاحترافية والتحفظ.
  • الانتباه للتفاصيل والقدرة على حل المشكلات.
  • المرونة والمبادرة.
  • درجة عالية من الحساسية الثقافية والتفاعل الإنساني.
عرض النص الأصلي للإعلان




The Office Manager will provide high-level administrative, coordination, and organizational support to the COO and the executive team. This role requires a dynamic individual who can manage day-to-day office operations, assist in executive communications and reporting, and support project coordination, including basic graphic and interior design tasks relevant to the institution's environment.

Key Responsibilities:


Executive Support & Office Management

  • Manage daily operations of the COO's office, including scheduling, correspondence, and document preparation.

  • Coordinate internal meetings, take minutes, and follow up on action items.

  • Maintain confidentiality of sensitive information and communications.

  • Serve as a liaison between departments, the COO’s office, and external stakeholders.

Administrative & Reporting Duties

  • Prepare and compile executive reports, presentations, and meeting materials.

  • Support documentation, data entry, and file management systems (both digital and physical).

  • Track deadlines, key performance indicators, and office workflows.

Design & Project Coordination

  • Provide basic graphic design support for internal reports, presentations, invitations, and announcements.

  • Coordinate with vendors, facilities teams, or contractors on interior design elements related to office upgrades or college events.

  • Maintain the aesthetic and functional quality of executive workspaces.

Other Duties

  • Assist with event planning and college functions coordinated by the executive office.

  • Manage inventory and procurement of office supplies for executive teams.

  • Perform additional duties as assigned by the COO.




Requirements

Required:

  • Bachelor’s degree in Business Administration, Office Management, or a related field.

  • 3+ years of experience in an executive administrative or office management role.

  • Proficiency in Microsoft Office Suite and basic graphic design tools (e.g., Canva, PowerPoint, Adobe Suite).

  • Strong written and verbal communication skills (English and Arabic preferred).

  • Excellent organizational and time management abilities.

Preferred:

  • Experience working in an academic or medical environment.

  • Familiarity with interior design principles or project coordination.

  • Knowledge of document/report formatting for executive and institutional use.


Key Competencies:


  • Professionalism and discretion.

  • Attention to detail and problem-solving ability.

  • Adaptability and initiative.

  • High degree of cultural and interpersonal sensitivity.

المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 28 أكتوبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4483866499

وظائف أخرى لدى كلية البترجي للعلوم الطبية والتكنولوجيا

وظائف الإدارة والدعم المكتبي في جدة