PULSE تعلن عن وظيفة موظف إدخال بيانات وعمليات مكتبية في الرياض
Data Entry and Office Operations Associate
🏢 PULSE
تفاصيل الوظيفة
تعلن شركة PULSE عن حاجتها إلى موظف/ة إدخال بيانات وعمليات مكتبية (Data Entry and Office Operations Associate) في مدينة الرياض، ضمن بيئة عمل احترافية عن بُعد. الوظيفة مناسبة لمن يبدأ مسيرته في المجال الإداري.
نبذة عن الوظيفة
تناسب هذه الوظيفة من يرغب في بداية مسيرته المهنية أو تطويرها في المجال الإداري، وتتضمن إدخال البيانات وإعداد المستندات والمراسلات عبر البريد الإلكتروني والجدولة وحفظ السجلات وإدارة الملفات والمهام الإدارية اليومية الأخرى. الخبرة السابقة مفيدة وغير مطلوبة، وسيتم توفير التدريب والتوجيه اللازمين.
المهام والمسؤوليات
- تقديم الدعم الإداري والكتابي العام للإدارة وأعضاء الفريق.
- إعداد المستندات والتقارير والجداول الإلكترونية والمراسلات وتحريرها وتنسيقها وتنظيمها.
- الحفاظ على سجلات رقمية دقيقة وأنظمة أرشفة إلكترونية.
- تنظيم المستندات وضمان سهولة الوصول إليها عند الحاجة.
- المساعدة في المشاريع والمهام الإدارية الروتينية.
- متابعة المهام والطلبات والمستندات والمواعيد النهائية المعلقة.
- تنفيذ المهام الإدارية الأخرى حسب التكليف.
- إدخال المعلومات وتحديثها بدقة في قواعد بيانات الشركة وجداولها وأنظمتها الداخلية.
- مراجعة المعلومات من حيث الدقة والاكتمال قبل إدخالها إلى أنظمة الشركة.
- الحفاظ على سجلات العملاء والموظفين والموردين والمشاريع وغيرها حسب الحاجة.
- تحديد المعلومات الناقصة أو غير الصحيحة أو المكررة والإبلاغ عن التناقضات عند الحاجة.
- إجراء فحوصات روتينية لجودة البيانات.
- الحفاظ على ملفات وسجلات إلكترونية منظمة.
- التعامل مع المعلومات السرية بشكل مناسب وآمن.
- مراقبة صناديق البريد المحددة وتنظيمها عند الحاجة.
- الرد على الرسائل الروتينية بشكل احترافي وسريع.
- تحويل الاستفسارات والطلبات إلى الموظف أو القسم المختص.
- متابعة المعلومات والمستندات والطلبات الإدارية المعلقة.
- التواصل بشكل احترافي مع الزملاء والعملاء والموردين والأطراف المعنية.
- المساعدة في صياغة الرسائل الإلكترونية والخطابات والإشعارات والمراسلات الداخلية الروتينية.
- المساعدة في جدولة المواعيد والاجتماعات والمكالمات الافتراضية.
- إدارة التقويمات وتحديث الأنشطة المجدولة عند الحاجة.
- إرسال دعوات الاجتماعات والتذكيرات.
- المساعدة في تنسيق أوقات الاجتماعات بين أعضاء الفريق.
- إعداد المواد الأساسية للاجتماعات وجداول الأعمال عند الطلب.
- تسجيل ملاحظات الاجتماعات أو بنود العمل وتوزيعها عند الحاجة.
- إنشاء مجلدات وأنظمة ملفات إلكترونية منظمة والحفاظ عليها.
- رفع المستندات وتنزيلها وإعادة تسميتها وتصنيفها وأرشفتها وفق إجراءات الشركة.
- المساعدة في تحويل المستندات الرقمية أو دمجها أو تنظيمها عند الحاجة.
- ضمان وضع تسميات صحيحة للمستندات وتخزينها بشكل سليم.
- استرجاع الملفات والمعلومات للموظفين المصرح لهم عند الطلب.
- الحفاظ على سرية سجلات الشركة والموظفين والعملاء.
- التواصل المنتظم مع المشرفين وأعضاء الفريق أثناء العمل عن بُعد.
- حضور الاجتماعات والتدريبات الافتراضية عند الحاجة.
- تقديم تحديثات عن تقدم المهام الموكلة.
- استخدام منصات التواصل والتعاون المعتمدة من الشركة.
- الحفاظ على بيئة عمل عن بُعد مناسبة ومهنية.
- اتباع إجراءات الشركة المتعلقة بالعمل عن بُعد وأمن المعلومات والسرية وحماية البيانات.
- إنجاز المهام الإدارية الموكلة بدقة وفي الوقت المحدد.
- الحفاظ على مستوى عالٍ من الدقة عند إدخال المعلومات وتحديثها.
- الرد على الاتصالات خلال الأطر الزمنية المناسبة.
- الحفاظ على سجلات منظمة ومحدّثة.
- حماية المعلومات السرية للشركة والعملاء.
- الالتزام بالسياسات الداخلية وإجراءات العمل عن بُعد.
الشروط والمتطلبات
- شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها (High school diploma, secondary school certificate, GED).
- خبرة سابقة في المجال الإداري أو خدمة العملاء أو الأعمال المكتبية أو إدخال البيانات (ميزة إضافية وغير مطلوبة).
- اتصال إنترنت موثوق.
- توفر جهاز كمبيوتر مناسب أو معدات تقدمها الشركة حسب سياستها.
- مساحة عمل هادئة ومناسبة لإنجاز المهام وحضور الاجتماعات الافتراضية.
- القدرة على التواصل بشكل مستمر خلال ساعات العمل المجدولة.
- معرفة أساسية بأدوات التواصل والتعاون الافتراضي.
- المستوى الوظيفي: مبتدئ (Entry Level).
المهارات المطلوبة
- معرفة أساسية ببرنامج Microsoft Word وExcel وOutlook أو تطبيقات مشابهة.
- الإلمام بـ Google Docs وGoogle Sheets وGoogle Drive أو تطبيقات السحابة المشابهة ميزة إضافية.
- القدرة على تعلم أنظمة وتطبيقات حاسوبية جديدة.
- مهارات تواصل كتابي وشفهي جيدة.
- مهارات رقمية وإدخال بيانات أساسية.
- دقة عالية في التفاصيل.
- مهارات تنظيم جيدة.
- كفاءة في الحاسوب بشكل أساسي.
- سرعة ودقة في الكتابة وإدخال البيانات.
- كتابة مهنية واضحة.
- مهارات إدارة وقت فعالة.
- القدرة على اتباع التعليمات المكتوبة والشفهية.
- القدرة على ترتيب أولويات المهام.
- القدرة على العمل باستقلالية بإشراف محدود.
- القدرة على الالتزام بالمواعيد النهائية في بيئة العمل عن بُعد.
- مهارات حل المشكلات.
- الاحترافية والكتمان عند التعامل مع المعلومات السرية.
- الرغبة في التعلم وتقبل الملاحظات.
- الاعتمادية والالتزام بالمواعيد.
- التنظيم والدقة في التفاصيل.
- المبادرة والدافعية الذاتية.
- الاحترافية والاحترام في التعامل.
- الصبر والرغبة في التعلم.
- القدرة على التكيف مع تغير الأولويات.
- القدرة على طلب التوضيح عند الحاجة.
- الرغبة في تطوير المهارات الإدارية والمهنية.
- القدرة على إدارة المهام الروتينية والمتكررة بدقة.
عرض النص الأصلي للإعلان
Job Summary
We are seeking a reliable, organized, and Data Entry and Office Operations Associate to our team. This position is ideal for an individual looking to begin or develop a career in administration while working in a professional remote environment.
The successful candidate will assist with data entry, document preparation, email correspondence, scheduling, record keeping, file management, and other day-to-day administrative duties. Previous professional experience is helpful but not required, as training and guidance will be provided.
The ideal candidate is dependable, comfortable using computers, able to communicate professionally, and capable of managing assigned tasks independently while meeting deadlines.
Key Responsibilities
Administrative Support
The Ideal Candidate Should Have
Candidates Should Have
Entry Level
This position is suitable for candidates beginning their administrative careers. Previous office experience is not essential for candidates who demonstrate strong organizational abilities, computer literacy, professionalism, attention to detail, and a willingness to learn.
Training will be provided on company-specific systems, procedures, and administrative processes.
Key Performance Expectations
The Employee Will Be Expected To
We Are Looking For Someone Who Is
Typical daily responsibilities may include checking and responding to emails, entering information into spreadsheets or databases, updating company records, organizing electronic files, preparing documents, scheduling meetings, following up on outstanding requests, attending virtual team meetings, and completing administrative assignments from supervisors.
Equal Opportunity Statement
We are committed to providing equal employment opportunities and creating an inclusive working environment. Qualified applicants will be considered based on their skills, qualifications, experience, and ability to perform the responsibilities of the position.
Application Requirements
Interested candidates should submit an up-to-date resume/CV highlighting their education, relevant skills, computer proficiency, administrative experience (if applicable), and contact information.
Candidates with limited professional experience are encouraged to apply if they possess strong communication, organizational, computer, and time-management skills.
We are seeking a reliable, organized, and Data Entry and Office Operations Associate to our team. This position is ideal for an individual looking to begin or develop a career in administration while working in a professional remote environment.
The successful candidate will assist with data entry, document preparation, email correspondence, scheduling, record keeping, file management, and other day-to-day administrative duties. Previous professional experience is helpful but not required, as training and guidance will be provided.
The ideal candidate is dependable, comfortable using computers, able to communicate professionally, and capable of managing assigned tasks independently while meeting deadlines.
Key Responsibilities
Administrative Support
- Provide general administrative and clerical support to management and team members.
- Prepare, edit, format, and organize documents, reports, spreadsheets, and correspondence.
- Maintain accurate digital records and electronic filing systems.
- Organize documents and ensure files can be easily located when needed.
- Assist with routine administrative projects and assignments.
- Track outstanding tasks, requests, documents, and deadlines.
- Perform other administrative duties as assigned.
- Enter and update information accurately in company databases, spreadsheets, and internal systems.
- Review information for accuracy and completeness before entering it into company systems.
- Maintain customer, employee, supplier, project, or other business records as required.
- Identify missing, incorrect, or duplicate information and report discrepancies when necessary.
- Perform routine data-quality checks.
- Maintain organized electronic files and records.
- Handle confidential information appropriately and securely.
- Monitor and organize designated email inboxes when required.
- Respond to routine emails professionally and promptly.
- Forward inquiries and requests to the appropriate team member or department.
- Follow up on outstanding information, documents, and administrative requests.
- Communicate professionally with colleagues, customers, vendors, and other stakeholders.
- Assist with drafting routine emails, letters, notices, and internal communications.
- Assist with scheduling appointments, meetings, and virtual calls.
- Maintain calendars and update scheduled activities when necessary.
- Send meeting invitations and reminders.
- Assist with coordinating meeting times between team members.
- Prepare basic meeting materials and agendas when requested.
- Record and distribute meeting notes or action items where required.
- Create and maintain organized electronic folders and filing systems.
- Upload, download, rename, categorize, and archive documents according to company procedures.
- Assist with converting, combining, or organizing digital documents when required.
- Ensure documents are properly labeled and stored.
- Retrieve files and information for authorized employees when requested.
- Maintain confidentiality when handling company, employee, and customer records.
- Maintain regular communication with supervisors and team members while working remotely.
- Attend virtual meetings and training sessions as required.
- Provide progress updates on assigned tasks.
- Use company-approved communication and collaboration platforms.
- Maintain an appropriate and professional remote working environment.
- Follow company procedures relating to remote work, information security, confidentiality, and data protection.
- High school diploma, secondary school certificate, GED, or equivalent.
- Previous administrative, customer service, clerical, or data-entry experience is beneficial but not required.
- Basic knowledge of Microsoft Word, Excel, Outlook, or similar applications.
- Familiarity with Google Docs, Google Sheets, Google Drive, or similar cloud-based applications is an advantage.
- Comfortable learning new computer systems and online applications.
- Good written and verbal communication skills.
- Basic numerical and data-entry skills.
The Ideal Candidate Should Have
- Strong attention to detail and accuracy.
- Good organizational skills.
- Basic computer proficiency.
- Good typing and data-entry skills.
- Professional written communication skills.
- Effective time-management skills.
- Ability to follow written and verbal instructions.
- Ability to prioritize assigned tasks.
- Ability to work independently with minimal supervision.
- Ability to meet deadlines in a remote working environment.
- Good problem-solving skills.
- Professionalism and discretion when handling confidential information.
- Willingness to learn and accept feedback.
- Dependability and punctuality.
Candidates Should Have
- Reliable internet access.
- Access to a suitable computer or company-provided equipment, depending on company policy.
- A quiet and appropriate workspace for completing assigned duties and attending virtual meetings.
- Ability to communicate consistently during scheduled working hours.
- Basic familiarity with virtual communication and collaboration tools.
Entry Level
This position is suitable for candidates beginning their administrative careers. Previous office experience is not essential for candidates who demonstrate strong organizational abilities, computer literacy, professionalism, attention to detail, and a willingness to learn.
Training will be provided on company-specific systems, procedures, and administrative processes.
Key Performance Expectations
The Employee Will Be Expected To
- Complete assigned administrative tasks accurately and on time.
- Maintain a high level of accuracy when entering and updating information.
- Respond to communications within appropriate timeframes.
- Maintain organized and up-to-date records.
- Protect confidential company and customer information.
- Attend scheduled virtual meetings and training sessions.
- Communicate professionally with supervisors, colleagues, and external contacts.
- Demonstrate reliability and consistent attendance.
- Follow company policies and remote-working procedures.
We Are Looking For Someone Who Is
- Organized and detail-oriented.
- Dependable and responsible.
- Self-motivated.
- Professional and respectful.
- Patient and willing to learn.
- Comfortable working independently.
- Able to manage routine and repetitive administrative tasks accurately.
- Adaptable to changing priorities.
- Able to ask questions when clarification is needed.
- Interested in developing their administrative and professional skills.
Typical daily responsibilities may include checking and responding to emails, entering information into spreadsheets or databases, updating company records, organizing electronic files, preparing documents, scheduling meetings, following up on outstanding requests, attending virtual team meetings, and completing administrative assignments from supervisors.
Equal Opportunity Statement
We are committed to providing equal employment opportunities and creating an inclusive working environment. Qualified applicants will be considered based on their skills, qualifications, experience, and ability to perform the responsibilities of the position.
Application Requirements
Interested candidates should submit an up-to-date resume/CV highlighting their education, relevant skills, computer proficiency, administrative experience (if applicable), and contact information.
Candidates with limited professional experience are encouraged to apply if they possess strong communication, organizational, computer, and time-management skills.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 4 نوفمبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4487069093
رقم الإعلان لدى المصدر: 4487069093
