PULSE تعلن عن وظيفة مساعد إداري ودعم مكتبي مبتدئ في الرياض
Junior Clerical and Office Support Assistant
🏢 PULSE
تفاصيل الوظيفة
شركة PULSE تعلن عن فرصة وظيفية لمسمى «مساعد إداري ودعم مكتبي مبتدئ» في مدينة الرياض، ضمن بيئة عمل احترافية عن بُعد. الوظيفة مناسبة لمن يرغب في بدء مسيرته في مجال الإدارة أو تطويرها.
نبذة عن الوظيفة
تبحث الشركة عن مساعد إداري ودعم مكتبي مبتدئ يتميز بالموثوقية والتنظيم. تتضمن المهام إدخال البيانات، وإعداد المستندات، ومراسلات البريد الإلكتروني، وجدولة المواعيد، وحفظ السجلات، وإدارة الملفات، وغيرها من المهام الإدارية اليومية. الخبرة السابقة مفيدة وليست شرطاً، إذ يُوفَّر التدريب والإرشاد اللازمان. يُفضَّل أن يكون المرشح موثوقاً، ومُلمّاً باستخدام الحاسب، وقادراً على التواصل بشكل احترافي وإنجاز المهام بشكل مستقل مع الالتزام بالمواعيد النهائية.
المهام والمسؤوليات
- الدعم الإداري: تقديم الدعم الإداري والكتابي العام للإدارة وأعضاء الفريق، وإعداد المستندات والتقارير والجداول الإلكترونية والمراسلات وتنسيقها وتنظيمها، والحفاظ على سجلات رقمية دقيقة وأنظمة أرشفة إلكترونية، وتتبع المهام والطلبات والمستندات والمواعيد النهائية المعلقة، والمساعدة في المشاريع والمهام الإدارية الروتينية، وأداء أي مهام إدارية أخرى يُكلَّف بها.
- إدخال البيانات وإدارة السجلات: إدخال البيانات وتحديثها بدقة في قواعد بيانات الشركة وجداولها وأنظمتها الداخلية، والتحقق من دقة المعلومات واكتمالها قبل إدخالها، وإدارة سجلات العملاء والموظفين والموردين والمشاريع وغيرها حسب الحاجة، وتحديد المعلومات الناقصة أو غير الصحيحة أو المكررة والإبلاغ عنها، وإجراء فحوصات جودة البيانات الدورية، والتعامل مع المعلومات السرية بأمان وسرية.
- البريد الإلكتروني والتواصل: متابعة صناديق البريد المحددة وتنظيمها عند الحاجة، والرد على الرسائل الروتينية بشكل مهني وسريع، وتحويل الاستفسارات والطلبات إلى الشخص أو القسم المختص، ومتابعة المعلومات والمستندات والطلبات الإدارية المعلقة، والتواصل المهني مع الزملاء والعملاء والموردين وأصحاب المصلحة، والمساعدة في صياغة الرسائل والخطابات والإشعارات والمراسلات الداخلية.
- الجدولة والتقويم: المساعدة في جدولة المواعيد والاجتماعات والمكالمات الافتراضية، وتحديث التقاويم والأنشطة المجدولة عند الحاجة، وإرسال دعوات الاجتماعات والتذكيرات، والمساعدة في تنسيق أوقات الاجتماعات بين أعضاء الفريق، وإعداد مواد الاجتماعات الأساسية وجداول الأعمال عند الطلب، وتسجيل محاضر الاجتماعات أو بنود العمل وتوزيعها عند الحاجة.
- إدارة المستندات والملفات: إنشاء المجلدات والملفات الإلكترونية المنظمة وصيانتها، ورفع المستندات وتنزيلها وإعادة تسميتها وتصنيفها وأرشفتها وفق إجراءات الشركة، والمساعدة في تحويل المستندات الرقمية أو دمجها أو تنظيمها عند الحاجة، والتأكد من وضع تسميات صحيحة وتخزين المستندات بشكل سليم، واسترجاع الملفات والمعلومات للموظفين المصرح لهم عند الطلب، والحفاظ على سرية سجلات الشركة والموظفين والعملاء.
- الدعم المكتبي عن بُعد: الحفاظ على التواصل المنتظم مع المشرفين وأعضاء الفريق أثناء العمل عن بُعد، والمشاركة في الاجتماعات الافتراضية والدورات التدريبية عند الحاجة، وتقديم تحديثات دورية عن تقدم المهام المسندة، واستخدام منصات التواصل والتعاون المعتمدة من الشركة، والحفاظ على بيئة عمل منزلية مناسبة ومهنية، والالتزام بإجراءات الشركة المتعلقة بالعمل عن بُعد وأمن المعلومات والسرية وحماية البيانات.
- توقعات الأداء: إنجاز المهام الإدارية المسندة بدقة وفي الوقت المحدد، والحفاظ على مستوى عالٍ من الدقة عند إدخال المعلومات وتحديثها، والرد على الرسائل ضمن الأطر الزمنية المناسبة، والحفاظ على سجلات منظمة ومحدّثة، وحماية المعلومات السرية للشركة والعملاء، وحضور الاجتماعات الافتراضية والدورات التدريبية المجدولة، والتواصل المهني مع المشرفين والزملاء والجهات الخارجية، وإظهار الموثوقية والانتظام في الحضور، والالتزام بسياسات الشركة وإجراءات العمل عن بُعد.
- المهام اليومية المعتادة: التحقق من الرسائل الإلكترونية والرد عليها، وإدخال المعلومات في الجداول أو قواعد البيانات، وتحديث سجلات الشركة، وتنظيم الملفات الإلكترونية، وإعداد المستندات، وجدولة الاجتماعات، ومتابعة الطلبات المعلقة، وحضور اجتماعات الفريق الافتراضية، وإنجاز المهام الإدارية المسندة.
الشروط والمتطلبات
- المؤهل الدراسي: شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها (الدبلوم، أو شهادة الثانوية، أو GED).
- الخبرة: الخبرة السابقة في المجال الإداري أو خدمة العملاء أو الأعمال المكتبية أو إدخال البيانات مفيدة لكنها غير مطلوبة. الوظيفة مصنفة كمستوى مبتدئ، ويُوفَّر التدريب على أنظمة الشركة وإجراءاتها وعملياتها الإدارية.
- متطلبات العمل عن بُعد: اتصال إنترنت موثوق، وتوفر حاسب مناسب أو معدات تقدمها الشركة حسب سياستها، ومساحة عمل هادئة ومناسبة لإنجاز المهام وحضور الاجتماعات الافتراضية، والقدرة على التواصل بشكل مستمر خلال ساعات العمل المجدولة، وإلمام أساسي بأدوات التواصل والتعاون الافتراضية.
المهارات المطلوبة
- المعرفة الأساسية ببرامج Microsoft Word وExcel وOutlook أو ما شابهها.
- الإلمام بتطبيقات السحابة مثل Google Docs وGoogle Sheets وGoogle Drive أو ما شابهها ميزة إضافية.
- القدرة على تعلم أنظمة وتطبيقات حاسوبية جديدة.
- مهارات تواصل كتابي ولفظي جيدة، ومهارات تواصل كتابي احترافي.
- مهارات حسابية وإدخال بيانات أساسية، وسرعة وجودة جيدتان في الكتابة وإدخال البيانات.
- دقة عالية في العمل والاهتمام بالتفاصيل، ومهارات تنظيم جيدة، وإدارة فعّالة للوقت، وترتيب الأولويات.
- القدرة على اتباع التعليمات المكتوبة والشفهية، والعمل بشكل مستقل مع الحد الأدنى من الإشراف، والالتزام بالمواعيد النهائية في بيئة عمل عن بُعد.
- مهارات حل مشكلات جيدة، والاحترافية والكتمان عند التعامل مع المعلومات السرية.
- الاستعداد للتعلم وقبول الملاحظات، والموثوقية والالتزام بالمواعيد والحضور.
- السمات الشخصية: التنظيم والاهتمام بالتفاصيل، والموثوقية والمسؤولية، والتحفيز الذاتي، والاحترافية والاحترام، والصبر والرغبة في التعلم، والقدرة على العمل باستقلالية، وإنجاز المهام الروتينية والمتكررة بدقة، والتكيف مع تغير الأولويات، وطرح الأسئلة عند الحاجة للتوضيح، والرغبة في تطوير المهارات الإدارية والمهنية.
عرض النص الأصلي للإعلان
Job Summary
We are seeking a reliable, organized, and Junior Clerical and Office Support Assistant to our team. This position is ideal for an individual looking to begin or develop a career in administration while working in a professional remote environment.
The successful candidate will assist with data entry, document preparation, email correspondence, scheduling, record keeping, file management, and other day-to-day administrative duties. Previous professional experience is helpful but not required, as training and guidance will be provided.
The ideal candidate is dependable, comfortable using computers, able to communicate professionally, and capable of managing assigned tasks independently while meeting deadlines.
Key Responsibilities
Administrative Support
The Ideal Candidate Should Have
Candidates Should Have
Entry Level
This position is suitable for candidates beginning their administrative careers. Previous office experience is not essential for candidates who demonstrate strong organizational abilities, computer literacy, professionalism, attention to detail, and a willingness to learn.
Training will be provided on company-specific systems, procedures, and administrative processes.
Key Performance Expectations
The Employee Will Be Expected To
We Are Looking For Someone Who Is
Typical daily responsibilities may include checking and responding to emails, entering information into spreadsheets or databases, updating company records, organizing electronic files, preparing documents, scheduling meetings, following up on outstanding requests, attending virtual team meetings, and completing administrative assignments from supervisors.
Equal Opportunity Statement
We are committed to providing equal employment opportunities and creating an inclusive working environment. Qualified applicants will be considered based on their skills, qualifications, experience, and ability to perform the responsibilities of the position.
Application Requirements
Interested candidates should submit an up-to-date resume/CV highlighting their education, relevant skills, computer proficiency, administrative experience (if applicable), and contact information.
Candidates with limited professional experience are encouraged to apply if they possess strong communication, organizational, computer, and time-management skills.
We are seeking a reliable, organized, and Junior Clerical and Office Support Assistant to our team. This position is ideal for an individual looking to begin or develop a career in administration while working in a professional remote environment.
The successful candidate will assist with data entry, document preparation, email correspondence, scheduling, record keeping, file management, and other day-to-day administrative duties. Previous professional experience is helpful but not required, as training and guidance will be provided.
The ideal candidate is dependable, comfortable using computers, able to communicate professionally, and capable of managing assigned tasks independently while meeting deadlines.
Key Responsibilities
Administrative Support
- Provide general administrative and clerical support to management and team members.
- Prepare, edit, format, and organize documents, reports, spreadsheets, and correspondence.
- Maintain accurate digital records and electronic filing systems.
- Organize documents and ensure files can be easily located when needed.
- Assist with routine administrative projects and assignments.
- Track outstanding tasks, requests, documents, and deadlines.
- Perform other administrative duties as assigned.
- Enter and update information accurately in company databases, spreadsheets, and internal systems.
- Review information for accuracy and completeness before entering it into company systems.
- Maintain customer, employee, supplier, project, or other business records as required.
- Identify missing, incorrect, or duplicate information and report discrepancies when necessary.
- Perform routine data-quality checks.
- Maintain organized electronic files and records.
- Handle confidential information appropriately and securely.
- Monitor and organize designated email inboxes when required.
- Respond to routine emails professionally and promptly.
- Forward inquiries and requests to the appropriate team member or department.
- Follow up on outstanding information, documents, and administrative requests.
- Communicate professionally with colleagues, customers, vendors, and other stakeholders.
- Assist with drafting routine emails, letters, notices, and internal communications.
- Assist with scheduling appointments, meetings, and virtual calls.
- Maintain calendars and update scheduled activities when necessary.
- Send meeting invitations and reminders.
- Assist with coordinating meeting times between team members.
- Prepare basic meeting materials and agendas when requested.
- Record and distribute meeting notes or action items where required.
- Create and maintain organized electronic folders and filing systems.
- Upload, download, rename, categorize, and archive documents according to company procedures.
- Assist with converting, combining, or organizing digital documents when required.
- Ensure documents are properly labeled and stored.
- Retrieve files and information for authorized employees when requested.
- Maintain confidentiality when handling company, employee, and customer records.
- Maintain regular communication with supervisors and team members while working remotely.
- Attend virtual meetings and training sessions as required.
- Provide progress updates on assigned tasks.
- Use company-approved communication and collaboration platforms.
- Maintain an appropriate and professional remote working environment.
- Follow company procedures relating to remote work, information security, confidentiality, and data protection.
- High school diploma, secondary school certificate, GED, or equivalent.
- Previous administrative, customer service, clerical, or data-entry experience is beneficial but not required.
- Basic knowledge of Microsoft Word, Excel, Outlook, or similar applications.
- Familiarity with Google Docs, Google Sheets, Google Drive, or similar cloud-based applications is an advantage.
- Comfortable learning new computer systems and online applications.
- Good written and verbal communication skills.
- Basic numerical and data-entry skills.
The Ideal Candidate Should Have
- Strong attention to detail and accuracy.
- Good organizational skills.
- Basic computer proficiency.
- Good typing and data-entry skills.
- Professional written communication skills.
- Effective time-management skills.
- Ability to follow written and verbal instructions.
- Ability to prioritize assigned tasks.
- Ability to work independently with minimal supervision.
- Ability to meet deadlines in a remote working environment.
- Good problem-solving skills.
- Professionalism and discretion when handling confidential information.
- Willingness to learn and accept feedback.
- Dependability and punctuality.
Candidates Should Have
- Reliable internet access.
- Access to a suitable computer or company-provided equipment, depending on company policy.
- A quiet and appropriate workspace for completing assigned duties and attending virtual meetings.
- Ability to communicate consistently during scheduled working hours.
- Basic familiarity with virtual communication and collaboration tools.
Entry Level
This position is suitable for candidates beginning their administrative careers. Previous office experience is not essential for candidates who demonstrate strong organizational abilities, computer literacy, professionalism, attention to detail, and a willingness to learn.
Training will be provided on company-specific systems, procedures, and administrative processes.
Key Performance Expectations
The Employee Will Be Expected To
- Complete assigned administrative tasks accurately and on time.
- Maintain a high level of accuracy when entering and updating information.
- Respond to communications within appropriate timeframes.
- Maintain organized and up-to-date records.
- Protect confidential company and customer information.
- Attend scheduled virtual meetings and training sessions.
- Communicate professionally with supervisors, colleagues, and external contacts.
- Demonstrate reliability and consistent attendance.
- Follow company policies and remote-working procedures.
We Are Looking For Someone Who Is
- Organized and detail-oriented.
- Dependable and responsible.
- Self-motivated.
- Professional and respectful.
- Patient and willing to learn.
- Comfortable working independently.
- Able to manage routine and repetitive administrative tasks accurately.
- Adaptable to changing priorities.
- Able to ask questions when clarification is needed.
- Interested in developing their administrative and professional skills.
Typical daily responsibilities may include checking and responding to emails, entering information into spreadsheets or databases, updating company records, organizing electronic files, preparing documents, scheduling meetings, following up on outstanding requests, attending virtual team meetings, and completing administrative assignments from supervisors.
Equal Opportunity Statement
We are committed to providing equal employment opportunities and creating an inclusive working environment. Qualified applicants will be considered based on their skills, qualifications, experience, and ability to perform the responsibilities of the position.
Application Requirements
Interested candidates should submit an up-to-date resume/CV highlighting their education, relevant skills, computer proficiency, administrative experience (if applicable), and contact information.
Candidates with limited professional experience are encouraged to apply if they possess strong communication, organizational, computer, and time-management skills.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 4 نوفمبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4487233821
رقم الإعلان لدى المصدر: 4487233821
