أخصائي اتصالات إدارية

بكالوريوس في الإدارة العامة، نظم المعلومات الإدارية أو ما يعادلها.

1. استقبال المعاملات والمراسلات الواردة والموجهة إلى الوزير، وتصنيفها بحسب الأولوية، وتسجيلها في نظام الاتصالات الإدارية.
2. استلام المراسلات والخطابات المرتبطة بأعمال المجالس واللجان التي يرأسها الوزير أو يشارك في عضويتها، ومتابعة تنفيذ التوجيهات الصادرة بشأنها.
3. حالة المراسلات والمعاملات إلى الجهات المعنية داخل الوزارة، وجهات المنظومة، والجهات التي يرأس الوزير مجلس إدارتها حسب الموضوع والاختصاص.
4. تسليم المراسلات والخطابات الصادرة بتوقيع الوزير، وتسجيلها في نظام الاتصالات الإدارية.
5. ضمان الالتزام بالتعليمات والقواعد الإرشادية المعتمدة حيال محتوى الخطابات والمراسلات والمرفقات التابعة.
6. ترجمة الخطابات والمراسلات الواردة والصادرة باسم الوزير.
7. التواصل مع المستفيدين عبر القنوات الرسمية، والرد على استفساراتهم في سبيل تعزيز الشفافية.
8. المراجعة اليومية لرسائل البريد الإلكتروني الواردة والتأكد من الرد على الرسائل.
9. استخدام النظام الإلكتروني المعتمد لترقيم وتسجيل المراسلات في السجلات المعتمدة.
10. تأسيس المعاملات الواردة إلى مكتب الوزير، وربطها بالمعاملات السابقة والمواضيع ذات العلاقة.
11. تأسيس المعاملات الصادرة من مكتب الوزير، وربطها مع السابقة والمواضيع ذات العلاقة، والتأكد من صحة وشمولية الموضوع.
12. توثيق وأرشفة وتصنيف جميع الوثائق والبيانات والمعاملات والمراسلات الصادرة والواردة من وإلى مكتب الوزير، والعروض، ومحاضر الاجتماعات، والبريد الإلكتروني في نظام الأرشفة المعتمد.