أخصائي أول مواعيد واجتماعات

بكالوريوس في الإدارة العامة، نظم المعلومات الإدارية أو ما يعادلها.

1. استقبال طلبات الاجتماعات واللقاءات وترتيبها حسب الأولويات بالتنسيق مع الوحدات ذات الاختصاص.
2. جدولة مواعيد الوزير وفقًا لقائمة أولويات الوزير لضمان إدارة وقته بفعالية.
3. إعداد جدول مواعيد الوزير اليومي والأسبوعي والشهري.
4. العمل كنقطة اتصال رئيسة لطلبات الاجتماع مع الوزير القادمة من المعنيين خارجيًا وداخليًا وإبلاغ المعنيين ضمن فرق عمل مكتب الوزير عن أي اجتماعات عاجلة أو مجدولة مع الوزير.
5. إرسال الدعوات والتذكير للمدعوين لحضور اجتماعات الوزير وتأكيد حضور الاجتماع مع الأطراف الطالبة للاجتماع حسب الموعد المتاح ووفق الأولوية.
6. إدارة التقويم الرئيسي لكافة الارتباطات والاجتماعات للوزير ومواءمتها مع أصحاب الصلاحية للاعتماد.
7. حضور اجتماعات المجالس واللجان وتوثيق الملاحظات الأساسية التي تطلب من الوزير أو يطلبها الوزير من وكالات أو جهات داخلية أو خارجية.
8. مراجعة محاضر اجتماعات المجالس واللجان والتوافق عليها مع المعنيين قبل اعتمادها.
9. مراجعة العروض والموضوعات وتقديم الملاحظات والتوصيات (عند الحاجة).
10. رفع وتصعيد أي تحديات ومخاطر بالتنسيق مع المعنيين وفق الإجراءات والمستويات المعتمدة للحوكمة.