Marsh Agency تعلن عن وظيفة مساعد تنفيذي في الرياض
Oliver Wyman - Executive Assistant - Riyadh
تفاصيل الوظيفة
تعلن شركة Oliver Wyman، إحدى شركات Marsh، عن فرصة لشغل وظيفة مساعد تنفيذي (Executive Assistant) في مكتبها بمدينة الرياض، للانضمام إلى فريق الشرق الأوسط وأفريقيا والهند (IMEA).
نبذة عن الوظيفة
- تقديم دعم إداري بمستوى تنفيذي وبلغتين (الإنجليزية والعربية) لعدد من 1 إلى 3 شركاء على مستوى Partner
- ساعات العمل من 09:00 إلى 18:00 مع ساعات إضافية عند الحاجة
المهام والمسؤوليات
- تطوير الأعمال: بناء علاقات مع العملاء ومساعديهم التنفيذيين، وفهم أهداف كل شريك ودفعها للأمام بشكل استباقي
- الإشراف على الدعم الإداري لطلبات العروض (RFPs) والمناقصات
- تحديث قاعدة بيانات إدارة علاقات العملاء (CRM) وتتبع أنشطة المبيعات وخط الفرص لكل شريك
- متابعة العملاء الذين لم يتم التواصل معهم مؤخراً أو الذين يحتاجون إلى متابعة، وتنفيذ مكالمات المتابعة للمراسلات الجماعية
- المساعدة في تنسيق المراسلات المخصصة مع قسم التسويق، وإعداد الخطابات والمقترحات والمستندات وفق تنسيق Oliver Wyman
- إدارة جداول مواعيد الشركاء وجدولة الاجتماعات الداخلية والخارجية، والتواصل مع العملاء وفريق الدعم الفني حسب الحاجة
- اقتراح فرص لإضافة اجتماعات داخلية وخارجية، والمساعدة في جدولة المشاريع المعقدة
- تنسيق السفر والإقامة وحجز السيارات وتذاكر القطارات وغيرها
- التنسيق مع إدارة التنقلات والموارد البشرية للحصول على تأشيرات العمل وتصاريح العمل المناسبة
- تنسيق الرحلات بكفاءة عبر تجميع اجتماعات العملاء في الموقع نفسه حيثما أمكن
- إدارة المستندات ومخرجات المشاريع عند الطلب، وإبلاغ فرق التوظيف ومساعدي الممارسات بأي تمديدات أو إعادة تفاوض
- إدارة حفظ المعلومات السرية للعملاء أو التخلص منها
- العمل كنقطة اتصال مركزية لجميع الاحتياجات الإدارية للشركاء المعينين، والتنسيق مع أقسام الدعم الأخرى
- إعداد جداول الساعات الشهرية للشركاء المعينين
- إعداد جميع تقارير المصروفات أو تفويضها لمساعد في الفريق عند الحاجة
- طلب أوامر الشراء (POs) عند الحاجة لفرق المشاريع
- تغطية غياب مساعدي الشركاء التنفيذيين وتقديم دعم مؤقت للشركاء أثناء فترات انتقال المهام أو للشركاء الجدد في الشركة
- تدريب ودعم المساعدين التنفيذيين الجدد، والمشاركة في الاجتماعات والمشاريع الهادفة لتحسين العمليات وأداء الفريق
الشروط والمتطلبات
- خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في دور مماثل
- خبرة في الخدمات المالية أو الاستشارات الإدارية أو بيئة الخدمات المهنية (ميزة إضافية)
- إجادة اللغتين الإنجليزية والعربية (مطلوب)
- الالتزام بنظام العمل الهجين، بحيث يتواجد الموظف في المكتب أو مع العملاء ميدانياً ثلاثة أيام على الأقل أسبوعياً، مع يوم محدد أسبوعياً يجتمع فيه الفريق بالكامل حضورياً
المهارات المطلوبة
- إجادة متقدمة لبرامج Word وPowerPoint وOutlook، ومهارة جيدة في Excel
- حل المشكلات بإبداع
- معرفة بأنظمة إدارة علاقات العملاء (Microsoft Dynamics)، وGoogle Drive وSharePoint (ميزة إضافية وليست شرطاً)
- التنظيم العالي والاهتمام بالتفاصيل، والقدرة على العمل ضمن فريق وبشكل مستقل
- المهنية واللباقة والقدرة على التواصل مع الزملاء في مختلف المستويات
- مهارات تواصل وتفاوض ممتازة، والقدرة على التعامل مع أشخاص من خلفيات متعددة الثقافات
- النضج وحسن التقدير وسرية المعلومات
- القدرة على التفكير الاستراتيجي والمساهمة في تطوير نموذج عمل القسم
- القدرة على إدارة حجم عمل كبير والالتزام بالمواعيد النهائية في بيئة سريعة جداً
- القدرة على تنفيذ المشاريع وإنتاج نتائج عالية الجودة وفي الوقت المحدد
- المبادرة الذاتية والثقة بالنفس والعمل بقليل من التوجيه
- الإيجابية والاستباقية مع روح التعاون
- القدرة على إدارة عدة مهام في وقت واحد وترتيب الأولويات وإدارة الوقت
- المرونة وتقبل التغيير والعمل الجاد والتركيز على النتائج ووعي التكلفة
- الاستعداد للالتزام بالشركة والمساهمة في ثقافتها
عرض النص الأصلي للإعلان
Oliver Wyman is now looking to recruit an Executive Assistant to join our Middle East office and be part of our IMEA (India Middle East Africa) team!
The role will be based out of Riyadh office.
Job Overview:
The provision of a bilingual (English/Arabic) executive level administrative support to 1-3 Partner level consultants.
Hours: 09:00 - 18:00 with additional hours as needed.
Key Responsibilities:
Business Development
Marsh is committed to embracing a diverse, inclusive and flexible work environment. We aim to attract and retain the best people and embrace diversity of age, background, disability, ethnic origin, family duties, nationality, parental status, personal or social status, political affiliation, race, religion and beliefs, sex/gender, skin color, or any other characteristic protected by applicable law.
Marsh is committed to hybrid work, which includes the flexibility of working remotely and the collaboration, connections and professional development benefits of working together in the office. All Marsh colleagues are expected to be in their local office or working onsite with clients at least three days per week. Office-based teams will identify at least one “anchor day” per week on which their full team will be together in person.
The role will be based out of Riyadh office.
Job Overview:
The provision of a bilingual (English/Arabic) executive level administrative support to 1-3 Partner level consultants.
Hours: 09:00 - 18:00 with additional hours as needed.
Key Responsibilities:
Business Development
- Build relationships with clients and clients EAs
- Understand the business goals and objectives of each supported Partner and help to push them forward proactively
- Lead the administrative support of RFPs/tender responses
- Maintain and update current list of contacts and business activities in CRM database
- Track and maintain sales activity/pipeline with each Partner
- Proactively spot clients that haven’t been called upon and/or who need follow up
- Execute requested follow-up calls for client mailings
- Assist the Marketing Department with the co-ordination of customized mailings
- Prepare letters, proposals and other documents using Oliver Wyman formatting styles.
- Maintain diaries for Partners, scheduling internal and external meetings, communicating with clients and infrastructure staff as appropriate
- Proactively spot opportunities to add internal and external meetings; interviews, staff meetings, follow-up
- Assist with scheduling complex projects as requested by the Partner and/or project team.
- Coordinate travel and accommodation, book cars, rail tickets, etc.
- Coordinate with mobility and HC to obtain relevant business visas/work permits
- Develop understanding of Partner scheduling and travel preferences
- Coordinate travel efficiently by grouping client meetings where possible ("you're in Paris to see XYZ Company, shall I try to set up a meeting with X Company because we haven't spoken to them for three months")
- Manage documents and project deliverables when requested
- Notify staffing and Practice EAs of extensions/re-negotiations
- Manage storage or disposal of confidential client information
- Act as central point of contact for all assigned Partner administrative needs, liaise with other support departments as necessary
- Prepare monthly timesheets for each assigned Partners
- Prepare all expense reports and/or delegate to a team assistant when necessary
- Request Purchase Orders (POs) as needed for relevant project teams
- Provide coverage for EAs who are out of the office to ensure seamless support to Principals/Partners
- Provide short-term coverage for Principals/Partners who may be in the midst of an EA assignment transition or who are new to the Firm
- Provide training and support to new EAs
- Participate in team meetings and projects with an eye to improving processes and the overall performance of the EA team
- At least three years’ experience of working in a similar role.
- Experience in financial services, management consultancy and/or a professional services environment plus
- Advanced Word, PowerPoint, and Outlook skills, comfortable Excel skills
- Creative problem solving
- Knowledge of CRM systems (Microsoft Dynamics), Google Drive and SharePoint, a plus but not necessary
- English and Arabic - required.
- Positive and proactive while still be collaborative
- Highly organized and detail-oriented, yet operates well within a team, as well as independently
- Professional, tactful and able to engage with colleagues at all levels in the firm
- Problem solver - able to work with other teams and staff members effectively to reach a viable solution and goal
- Strong service focus - dedicated to meeting the expectations of all staff through securing effective relationships with clients and executing deliverables to the highest standards.
- Excellent communicator and negotiator - able to deal effectively with people at all levels across a multicultural environment
- Maturity, poise and judgment
- Ability to maintain and respect confidentiality
- Ability to think strategically and contribute to development of departmental model
- One who takes constructive feedback in stride and incorporates feedback quickly
- Ability to manage a heavy work volume and meet deadlines in an extremely fast paced environment
- Ability to undertake projects and produce quality and timely results
- Self-starter, strong initiative, confidence and ability to work with little guidance
- Collaborative team player
- Positive attitude, sense of fun: is collegial and friendly
- Ability to juggle several tasks at once, to prioritize and manage own time - Not a clock watcher or someone who is unwilling to step outside their job description
- Methodical, organized and excellent attention to detail
- Flexible attitude; embraces change, hard-working, cost conscious and results driven
- Finally, we are looking for someone who will be committed to the company and add to the life and culture of Oliver Wyman.
Marsh is committed to embracing a diverse, inclusive and flexible work environment. We aim to attract and retain the best people and embrace diversity of age, background, disability, ethnic origin, family duties, nationality, parental status, personal or social status, political affiliation, race, religion and beliefs, sex/gender, skin color, or any other characteristic protected by applicable law.
Marsh is committed to hybrid work, which includes the flexibility of working remotely and the collaboration, connections and professional development benefits of working together in the office. All Marsh colleagues are expected to be in their local office or working onsite with clients at least three days per week. Office-based teams will identify at least one “anchor day” per week on which their full team will be together in person.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 5 نوفمبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4486765183
رقم الإعلان لدى المصدر: 4486765183
