وظيفة مساعد افتراضي لتنسيق معاملات العقارات شاغرة لدى Jobgether
Real Estate Transaction Coordinator Virtual Assistant
تفاصيل الوظيفة
تعلن شركة Jobgether عن وظيفة منسّق معاملات عقارية افتراضي (Real Estate Transaction Coordinator Virtual Assistant) لصالح شركة شريكة، والموقع: السعودية، مع العمل عن بُعد لدعم وكلاء وفرق عقارية وشركات وساطة في الولايات المتحدة.
نبذة عن الوظيفة
- الوظيفة مُعلنة نيابةً عن شركة شريكة تتولى إدارة الطلبات والخطوات اللاحقة.
- الدور إدارة معاملات العقارات السكنية والتجارية من توقيع العقد حتى الإغلاق، بما يضمن سير كل مرحلة بسلاسة وكفاءة.
- فرصة مستمرة تتيح العمل على عدة تعاملات مع عملاء مختلفين، مع إمكانية التعاون المهني طويل الأمد والتطور المهني.
- هذا عقد مستقل (Independent Contractor) وليس عرض توظيف، والمتعاقدون ليسوا موظفين لدى الشركة الشريكة أو عملائها.
- تحكم التعاقدات اتفاقية الخدمات الرئيسية (MSA) وبيان العمل (SOW)، وتُدار المدفوعات عبر الشركة الشريكة.
المهام والمسؤوليات
- إدارة المعاملات من توقيع العقد حتى الإغلاق، وضمان تتبع جميع المراحل وتواريخ الشروط الاحترازية (Contingency Dates) والمواعيد النهائية والوفاء بها.
- تنسيق التواصل الروتيني بين الوكلاء والعملاء والمقرضين وشركات الملكية والضمان (Title and Escrow) والمفتشين وسائر أطراف المعاملة.
- المتابعة الاستباقية للمستندات والتوقيعات والموافقات وبنود العمل المعلقة لمنع التأخير.
- إبقاء الوكلاء والأطراف المعنية على اطلاع بتقدم المعاملات والمواعيد القادمة والمتطلبات المعلقة.
- تحديد المشكلات المحتملة، وتصعيد الأسئلة التعاقدية والمفاوضات والمسائل التي تتطلب تدخل مختص عقاري مرخّص.
- إعداد مستندات المعاملات باستخدام المعلومات التي يوفرها الوكيل والقوالب المعتمدة من الوساطة والإجراءات المعتمدة.
- إرسال المستندات للتوقيع الإلكتروني ومتابعة اكتمالها والتحقق من وجود جميع الحقول والتواريخ والأحرف الأولى والتوقيعات المطلوبة.
- مراجعة ملفات المعاملات والحفاظ على اكتمالها ودقتها وتنظيمها وفق قوائم الوساطة وإجراءات الامتثال.
- تحديد المستندات الناقصة أو غير المتسقة أو غير المكتملة ورفعها للوكيل أو الوسيط للمراجعة.
- دعم إجراءات إدراج العقارات (Listing Intake) وتنظيم معلومات العقار والحفاظ على سجلات الإدراج.
- إدخال معلومات الإدراج المعتمدة وتحديثها في منصات MLS عند التفويض من العميل وبحسب الإجراءات المعمول بها.
- دعم مستندات الإدراج وتحديثات الحالة وأنشطة التنسيق المرتبطة به.
- إدارة رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالمعاملات والجدولة والتذكيرات والمتابعات.
- تحديث منصات إدارة المعاملات وأنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) وأنظمة إدارة المهام لضمان دقة السجلات وكفاءة سير العمل.
- إعداد تقارير حالة المعاملات والحفاظ على قوائم تحقق منظمة عبر المعاملات النشطة المتعددة.
- دعم تحسين إجراءات المعاملات وسير عمل المستندات وإجراءات التسليم عند الحاجة.
- الحفاظ على التواصل المهني والسرية والالتزام بالمخرجات المتفق عليها والجداول الزمنية ومتطلبات التعاقد المستقل.
الشروط والمتطلبات
- خبرة عملية سابقة في تنسيق المعاملات العقارية (مطلوبة).
- خبرة في دعم المعاملات العقارية الأمريكية مرغوبة بشدة، مع فهم جيد لمسار العملية من العقد حتى الإغلاق.
- معرفة عملية بالعقود العقارية والإفصاحات والشروط الاحترازية والجداول الزمنية للمعاملات وإجراءات الإغلاق.
- مهارات قوية في مراجعة المستندات وإدارة ملفات المعاملات والتنسيق الإداري.
- إتقان ممتاز للإنجليزية كتابةً ومحادثةً، ويُفضّل مستوى اللغة الأم أو قريب منها.
- مهارات تنظيم قوية ودقة استثنائية في التفاصيل والقدرة على إدارة مواعيد ومعاملات متعددة في وقت واحد.
- قدرة مثبتة على التواصل المهني مع الوكلاء والعملاء والمقرضين وشركات الملكية والضمان والموردين وسائر أطراف المعاملة.
- نهج استباقي في المتابعة وتحديد المشكلات وإدارة المواعيد النهائية.
- القدرة على العمل ضمن إجراءات الوساطة وقوائم التحقق وإرشادات الامتثال المعتمدة.
- حسن التقدير في التمييز بين المسائل الإدارية والأسئلة التعاقدية أو القانونية التي يجب تصعيدها لمختصين مرخّصين.
- القدرة على تعلم نماذج العقارات الخاصة بكل ولاية وإجراءات الوساطة والبرامج الخاصة بكل عميل بسرعة.
- خبرة في منصات MLS مفضّلة، وكذلك الخبرة في المعاملات العقارية السكنية. الخبرة في العقارات التجارية ميزة إضافية.
- إجادة ثنائية اللغة الإسبانية والإنجليزية ميزة إضافية.
- القدرة على العمل باستقلالية في بيئة عن بُعد مع التعاون مع فرق في الولايات المتحدة.
- المرونة في العمل خلال ساعات العمل الأمريكية، غالباً من الاثنين إلى الجمعة، بحسب متطلبات العملاء.
المهارات المطلوبة
- إدارة المعاملات: SkySlope، Dotloop، BoldTrail، Brokermint أو منصات مماثلة (مهمة جداً).
- التوقيع الإلكتروني: DocuSign، Dotloop، Authentisign أو أدوات مشابهة (مهمة جداً).
- نماذج العقارات: ZipForms ومنصات النماذج العقارية الخاصة بكل ولاية (مهمة جداً).
- منصات MLS: الخبرة في نظام واحد أو أكثر من أنظمة خدمة الإدراج المتعددة في الولايات المتحدة (مهمة جداً).
- إدارة علاقات العملاء العقارية: Follow Up Boss، Lofty، kvCORE أو حلول مماثلة (مهمة جداً).
- أدوات الإنتاجية: Microsoft Office وGoogle Workspace (مهمة جداً).
- إدارة المشاريع والمهام: ClickUp، Trello، Asana أو تطبيقات مشابهة (مهمة جداً).
المزايا
- مكافأة تنافسية بحسب التعاقد ونطاق العمل المتفق عليه.
- دفعات أسبوعية مقابل الخدمات المكتملة وفق شروط التعاقد.
- الوصول إلى فرص متعددة لدوام جزئي وكامل مع عملاء مختلفين.
- انضمام إلى مجمّع مواهب مستمر لتحقيق فرص الترشح للتعاقدات العقارية الحالية والمستقبلية في الولايات المتحدة.
- تدريب مجاني وفرص للتطوير المهني.
- توجيه ودعم مستمران طوال فترة التعاقد مع العملاء.
- الوصول إلى مجتمع مهني داعم وفرص التواصل مع المساعدين الافتراضيين الآخرين.
- فرص للعمل عن بُعد مع متخصصين عقاريين في الولايات المتحدة.
- إمكانية التعاون المهني طويل الأمد.
- خيارات تعاقد مرنة، مع جداول وساعات عمل متفق عليها بحسب متطلبات العملاء.
- فرص لتطوير الخبرة في منصات إدارة المعاملات العقارية المختلفة وإجراءات الوساطة وسير العمل.
عرض النص الأصلي للإعلان
This position is listed on behalf of a partner company, who manages all applications and next steps. Our partner is looking for a Real Estate Transaction Coordinator Virtual Assistant based in Saudi Arabia.
We are looking for detail-oriented and experienced Real Estate Transaction Coordinator Virtual Assistants to support U.S.-based real estate agents, teams, brokerages and businesses. In this role, you will help manage residential and commercial real estate transactions from executed contract through closing, ensuring that every stage runs smoothly and efficiently. You will oversee transaction timelines, monitor critical deadlines, coordinate documentation and signatures, and maintain clear communication with all parties involved. You will also provide listing support, maintain accurate transaction records and assist with administrative workflows across multiple active files. Working remotely with U.S. real estate professionals, you will play an essential role in keeping transactions organized, compliant and on schedule. This is an ongoing opportunity offering access to multiple client engagements, with potential for long-term professional collaboration and development.
Accountabilities
We use an AI-powered matching process to ensure your application is reviewed quickly, objectively, and fairly against the role's core requirements. Our system identifies the top-fitting candidates, and this shortlist is then shared directly with the hiring company. The final decision and next steps (interviews, assessments) are managed by their internal team.
We appreciate your interest and wish you the best!
Why Apply Through Jobgether?
Data Privacy Notice: By submitting your application, you acknowledge that Jobgether will process your personal data to evaluate your candidacy and share relevant information with the hiring employer. This processing is based on legitimate interest and pre-contractual measures under applicable data protection laws (including GDPR). You may exercise your rights (access, rectification, erasure, objection) at any time.
We may use artificial intelligence (AI) tools to support parts of the hiring process, such as reviewing applications, analyzing resumes, or assessing responses and identifying potential inconsistencies or verification signals in application materials based on available information. These tools assist our recruitment team but do not replace human judgment. Final hiring decisions are ultimately made by humans. If you would like more information about how your data is processed, please contact us.
We are looking for detail-oriented and experienced Real Estate Transaction Coordinator Virtual Assistants to support U.S.-based real estate agents, teams, brokerages and businesses. In this role, you will help manage residential and commercial real estate transactions from executed contract through closing, ensuring that every stage runs smoothly and efficiently. You will oversee transaction timelines, monitor critical deadlines, coordinate documentation and signatures, and maintain clear communication with all parties involved. You will also provide listing support, maintain accurate transaction records and assist with administrative workflows across multiple active files. Working remotely with U.S. real estate professionals, you will play an essential role in keeping transactions organized, compliant and on schedule. This is an ongoing opportunity offering access to multiple client engagements, with potential for long-term professional collaboration and development.
Accountabilities
- Transaction Coordination: Manage real estate transactions from executed contract through closing, ensuring all milestones, contingency dates and deadlines are properly tracked and met.
- Coordinate routine communication between agents, clients, lenders, title and escrow companies, inspectors and other transaction stakeholders.
- Proactively follow up on outstanding documents, signatures, approvals and action items to prevent delays.
- Keep agents and relevant parties informed about transaction progress, upcoming deadlines and outstanding requirements.
- Identify potential issues and escalate contractual questions, negotiations and matters requiring the involvement of a licensed real estate professional.
- Contracts and Documentation: Prepare transaction documents using agent-provided information, brokerage-approved templates and established procedures.
- Send documents for electronic signatures, monitor completion and verify that all required fields, dates, initials and signatures are present.
- Review and maintain complete, accurate and well-organized transaction files in accordance with brokerage checklists and compliance procedures.
- Identify missing, inconsistent or incomplete documentation and flag it for agent or broker review.
- Listing and MLS Support: Assist with listing intake, organize property information and maintain accurate listing records.
- Enter and update approved listing information in MLS platforms when authorized by the client and applicable procedures.
- Support listing documentation, status updates and other related coordination activities.
- Administrative and Communication Support: Manage transaction-related emails, scheduling, reminders and follow-ups.
- Update transaction management platforms, CRMs and task-management systems to ensure accurate records and efficient workflows.
- Prepare transaction status reports and maintain organized checklists across multiple active transactions.
- Support improvements to transaction processes, documentation workflows and handoff procedures when appropriate.
- Maintain professional communication, confidentiality and adherence to agreed deliverables, timelines and independent contractor engagement requirements.
- Previous hands-on experience in real estate transaction coordination is required.
- Experience supporting U.S.-based real estate transactions is strongly preferred, with a solid understanding of the contract-to-close process.
- Working knowledge of real estate contracts, disclosures, contingencies, transaction timelines and closing procedures.
- Strong document review, transaction file-management and administrative coordination skills.
- Excellent written and spoken English proficiency, with a native or near-native level of communication preferred.
- Strong organizational skills, exceptional attention to detail and the ability to manage multiple deadlines and transactions simultaneously.
- Proven ability to communicate professionally with real estate agents, clients, lenders, title and escrow companies, vendors and other transaction stakeholders.
- A proactive approach to follow-ups, problem identification and deadline management.
- Ability to work effectively within established brokerage procedures, checklists and compliance guidelines.
- Good judgment in distinguishing administrative matters from contractual or legal questions that must be escalated to licensed professionals.
- Ability to quickly learn state-specific real estate forms, brokerage procedures and client-specific software.
- MLS experience is preferred, as is previous experience with residential real estate transactions. Commercial real estate experience is an additional advantage.
- Spanish-English bilingual proficiency is a plus.
- Comfortable working independently in a remote environment while collaborating with U.S.-based teams.
- Flexibility to work during U.S. business hours, primarily Monday through Friday, depending on client requirements.
- Familiarity with one or more of the following software categories and platforms is highly valuable:
- Transaction Management: SkySlope, Dotloop, BoldTrail, Brokermint or comparable platforms.
- Electronic Signatures: DocuSign, Dotloop, Authentisign or similar tools.
- Real Estate Forms: ZipForms and state-specific real estate forms platforms.
- MLS Platforms: Experience with one or more U.S. Multiple Listing Service systems.
- Real Estate CRM: Follow Up Boss, Lofty, kvCORE or comparable solutions.
- Productivity Tools: Microsoft Office and Google Workspace.
- Project and Task Management: ClickUp, Trello, Asana or similar applications.
- Competitive compensation rates based on the client engagement and agreed scope of work.
- Weekly payments for completed services, according to the engagement terms.
- Access to multiple part-time and full-time client opportunities.
- Ongoing talent pool offering opportunities to be considered for current and future U.S. real estate engagements.
- Free training and professional upskilling opportunities.
- Continuous guidance and support throughout client engagements.
- Access to a supportive professional community and opportunities to connect with other virtual assistants.
- Remote working opportunities with U.S.-based real estate professionals.
- Potential for long-term professional collaborations.
- Flexible engagement options, with schedules and working hours agreed upon according to client requirements.
- Opportunities to develop expertise in different real estate transaction management platforms, brokerage procedures and workflows.
- Engagements are governed by a Master Services Agreement (MSA) and a Statement of Work (SOW).
- This is an independent contractor opportunity, not an offer of employment.
- Contractors are not employees of the partner company or its clients.
- Compensation is processed through the partner company according to the agreed engagement terms.
- Part-time and full-time schedules may be available, with most assignments requiring availability during U.S. business hours.
- Exact working hours, time-zone overlap and weekly availability will depend on the client engagement and mutually agreed scope of work.
We use an AI-powered matching process to ensure your application is reviewed quickly, objectively, and fairly against the role's core requirements. Our system identifies the top-fitting candidates, and this shortlist is then shared directly with the hiring company. The final decision and next steps (interviews, assessments) are managed by their internal team.
We appreciate your interest and wish you the best!
Why Apply Through Jobgether?
Data Privacy Notice: By submitting your application, you acknowledge that Jobgether will process your personal data to evaluate your candidacy and share relevant information with the hiring employer. This processing is based on legitimate interest and pre-contractual measures under applicable data protection laws (including GDPR). You may exercise your rights (access, rectification, erasure, objection) at any time.
We may use artificial intelligence (AI) tools to support parts of the hiring process, such as reviewing applications, analyzing resumes, or assessing responses and identifying potential inconsistencies or verification signals in application materials based on available information. These tools assist our recruitment team but do not replace human judgment. Final hiring decisions are ultimately made by humans. If you would like more information about how your data is processed, please contact us.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 9 نوفمبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4487677459
رقم الإعلان لدى المصدر: 4487677459