وظيفة مساعد تنفيذي لعمليات السكرتارية شاغرة لدى Acwa China في الرياض
Executive Assistant Secretarial Operations
تفاصيل الوظيفة
تعلن شركة Acwa China عن حاجتها لشاغل وظيفة مساعد تنفيذي (Executive Assistant) في مدينة الرياض، للعمل على تقديم الدعم الإداري والسكرتاري الكامل لرئيس الإدارة التي يتبع لها.
نبذة عن الوظيفة
يتمثل الهدف الرئيسي للوظيفة في تقديم الدعم الإداري والسكرتاري الكامل لرئيس الإدارة المعني، والعمل بسرية وسرعة. ويرفع شاغل الوظيفة تقاريره إلى رئيس الإدارة (Head of Function).
المهام والمسؤوليات
- تحويل المكالمات والمراسلات عند الحاجة، والمساعدة في صياغة الردود وإنهائها بما يضمن معالجة الأمور بكفاءة وفعالية.
- إدارة البريد الوارد والصادر للإدارة، سواء البريد العادي أو شركات الشحن، والاحتفاظ بسجلات مناسبة لذلك.
- إدارة المستندات الواردة للتوقيع عبر Docusign، والتأكد من استخدام الجهات الصحيحة في كل مستند.
- التنسيق مع قسم شؤون الموظفين أو الإدارة الإدارية لإجراءات التصديق والتوثيق للمستندات الواردة.
- ترتيب اجتماعات الإدارة الداخلية، والحضور أحياناً بصفة سكرتير لتدوين المحاضر عند الحاجة.
- تغطية مهام السكرتيريين الآخرين وتحمل مسؤولياتهم أثناء إجازاتهم.
- التسجيل في المؤتمرات والندوات المهمة لحضور المديرين.
- مساعدة أعضاء الفريق الزائرين عند زيارتهم للمكاتب الأخرى.
- المساعدة في إدارة الوثائق (التحويل والتنسيق والطباعة والمسح الضوئي) وإدارة السجلات.
- ترتيب السفر بشكل فعال من حيث الوقت، ويشمل ذلك التأشيرات وحجز المواعيد والفنادق وأماكن الاجتماعات وتأجير السيارات وغيرها.
- إعادة جدولة ترتيبات السفر والإقامة بمرونة عند حدوث تغييرات في الخطط.
- التنسيق مع السكرتيريين الآخرين عند سفر موظفين من إدارات مختلفة معاً.
- التحقق من كشوفات الفواتير المتعلقة بالسفر والترتيبات ذات الصلة، والتأكد من سداد المطالبات في وقتها.
- التحقق من فواتير المشتريات المتعلقة بالسفر وترتيباته، والتأكد من سداد الفواتير في وقتها.
- دعم إجراءات المشتريات للعقود الوظيفية بالتعاون مع فريق سلسلة الإمداد (SC)، بما يضمن تسجيل الموردين وتوقيع العقود في الوقت المناسب.
- تقديم طلبات الشراء (PR) وأوامر الشراء (PO) المتعلقة بفواتير العملاء في الوقت المحدد، والتأكد من سداد المدفوعات بدقة وفي موعدها.
- تقديم خدمة إدارة الوقت وجدولة المواعيد للمدير، لضمان حضوره جميع الاجتماعات المهمة حسب الجدول المخطط، والمساعدة في تحسين استغلال وقته.
- دعم إعداد عروض PowerPoint وجداول Excel للمتابعة وغيرها من المهام المكتبية عند الحاجة.
- متابعة فعالية الإجراءات الإدارية في المكتب، واقتراح التحسينات اللازمة.
- إدارة التوقيعات وDocusign نيابة عن المدير المباشر.
- إنشاء وصيانة نظام السجلات والملفات للمراسلات والخطابات الواردة والصادرة، والالتزام بإجراءات السرية لضمان المستوى المناسب من الأمان والرقابة.
- التخطيط لفعاليات الإدارة وتنظيمها بالتعاون الوثيق مع فريق الفعاليات، بوصفه نقطة الاتصال نيابة عن الإدارة لضمان نجاح الفعالية وسلاسة تنفيذها.
- جدولة الاجتماعات الداخلية وتنسيقها، بما في ذلك حجز قاعات المؤتمرات والمرافق، وتجهيز أماكن الاجتماعات، والتنسيق مع المشاركين، وإرسال التذكيرات والرسائل اللاحقة لهم.
- تنفيذ المهام الطارئة الأخرى أو المهام ذات الصلة حسب التوجيه.
الشروط والمتطلبات
- إتمام المرحلة الثانوية مع شهادة في السكرتارية.
- يفضل بشدة الحصول على درجة البكالوريوس.
- خبرة إجمالية تتراوح بين 8 و10 سنوات، منها 3 إلى 5 سنوات كمساعد تنفيذي رفيع المستوى لدعم كبار التنفيذيين.
المهارات المطلوبة
- معرفة جيدة ببرامج Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint) وتطبيقات الحاسب الأخرى.
- معرفة جيدة باللغة الإنجليزية.
- القدرة على تعدد المهام وترتيب الأولويات والتعامل مع متطلبات متعددة في وقت واحد.
- مستوى عال من الاحترافية والكتمان والسرية.
- القدرة على العمل ضمن فريق والتعاون مع الآخرين.
عرض النص الأصلي للإعلان
- JOB DETAILS:
Executive Assistant
Reports To
Head of Function
Function
- JOB PURPOSE:
- JOB DIMENSIONS:
Number of Staff Supervised:
- KEY ACCOUNTABILITIES:
General Secretarial
- Route callers and correspondence as necessary and assist in drafting and finalising replies where appropriate to ensure that all matters are dealt with efficiently and effectively
- Handle incoming and outgoing departmental mail - postal and courier - and maintains appropriate logs.
- Manage incoming documents for signatures through Docusign. Ensuring right entities are used in each document.
- Co-ordinate with PRO/ admin department for any attestation / legalization of documents that come by.
- Make all necessary arrangements for the holding of internal department meetings and attend occasionally if required, as secretary to record proceedings.
- Covering and taking responsibilities from other Secretaries on Leave.
- Register for important conferences and seminars for managers to attend.
- Assist guest team members when visiting other offices.
- Assist with document management (converting, formatting, printing and scanning) and records.
- Make travel arrangements in a time-effective way, including visa, booking itineraries, venues for meetings, hotels, rent a car, etc.
- Flexibly reschedule and rearrange travel and or accommodation in case of changes in itinerary or plans.
- Coordinate with other secretaries when employees from different departments are traveling together.
- Check and verify billing statements with respect to travel and related arrangements made and makes sure that the claims are getting paid on time
- Check and verify billing statements in respect of travel and related arrangements made and make sure that the invoices are getting paid on time.
- Support on getting functional contract agreements through the right procurement process by working collaboratively with the SC team in ensuring timely vendor registration and contract signature.
- Perform timely submissions of PR and POs relating to client invoicing and ensuring payment is done accurately and on time.
- Provide a time management/diary service for the manager to ensure he is able to attend all key meetings according to planned schedule and assists in optimising his use of time.
- Support in developing Power point presentations, excel sheet trackers and any other required (MS office support)t tasks as and when needed.
- Monitor effectiveness of office administrative processes and recommends improvements where needed.
- Manage signatures and Docusign on behalf of line manager.
- Establish and maintain records and filing system for incoming and outcoming communication and letters and ensure confidentiality procedures to ensure appropriate level of security and control.
- Plan and support the functional event management and organization working closely with the events team by being the point of contact on behalf of the function to ensure a smooth and successful event.
- Schedule and coordinate internal meetings including booking conference rooms and facilities, plan and arrange venues, coordinate with participants, and send reminders and follow-up messages to the participants to ensure smooth and efficient event management.
- Performs other related ad-hoc duties or related assignments as directed
- FRAMEWORKS, BOUNDARIES, & DECISION MAKING AUTHORITY:
Exercises financial Authority at the level established by Management for this position
- QUALIFICATIONS, EXPERIENCE, & SKILLS:
- Completion of Secondary School with a secretarial certification.
- Bachelor’s Degree is highly preferred.
- 8-10 years of overall experience with 3-5 years as high level executive assistant supporting Senior executives.
- Good knowledge of Microsoft Office - Word, Excel, PowerPoint - and other computer applications; Good knowledge of English
- Multi-tasking and prioritization skills along with the ability to handle multiple demands
- High level of professionalism, discretion and confidentiality
- Team Player and collaborator
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 9 نوفمبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4488840476
رقم الإعلان لدى المصدر: 4488840476
