تفاصيل الوظيفة
شركة Amgen تعلن عن وظيفة مسؤول تنسيق إداري (Admin Coordinator) في مدينة الرياض، المملكة العربية السعودية. يتبع الوظيفة الإدارة ويقدم الدعم الإداري لأحد الأقسام أو وحدات الأعمال من خلال تقديم مجموعة متنوعة من الخدمات.
المهام والمسؤوليات
- العمل كجهة اتصال رئيسية لقسم واحد أو عدة أقسام، وتنسيق العمليات المستمرة للفريق
- فرز المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني والتعامل معها، وتقديم الخدمة ومعالجة الشكاوى
- الاحتفاظ بقوائم التوزيع وقوائم الموظفين
- تنسيق المراسلات والبريد السريع والتوصيل
- إدارة عمليات القسم، مثل الأرشفة وتطوير قواعد البيانات ومتابعة الميزانيات وضمان توفير طلبات القرطاسية
- تنسيق العمليات الوظيفية مثل الفواتير والمدفوعات، وإعداد المواد الترويجية وتوزيعها
- إدارة الجوانب الإدارية للعلاقات مع الموردين الخارجيين
- المشاركة في فرق مشاريع القسم
- تقديم التدريب والتوجيه والتعريف للأعضاء الجدد في الفريق عند الحاجة
- تنسيق الاحتياجات الإدارية لأعضاء القسم في الوقت المناسب، وإدارة التقويمات
- تنسيق الاجتماعات المحلية والدولية، وترتيب السفر والاجتماعات وإقامة الزوار
- تنظيم قاعات الاجتماعات، بما في ذلك اللوجستيات والضيافة واحتياجات المعدات
- إعداد جداول الأعمال، وتدوين محاضر اجتماعات اللجان وإكمالها، وتوزيعها ومتابعة البنود المطلوب تنفيذها
- الرد بشكل مستقل على المراسلات الروتينية، وتحديد الأسلوب الأنسب في إعداد المراسلات والمذكرات والتقارير والعروض التقديمية وتنسيقها
الشروط والمتطلبات
- شهادة الثانوية العامة (High School Diploma)
- خبرة لا تقل عن 3 إلى 5 سنوات في وظيفة دعم إداري
- القدرة على استخدام أدوات MS Office
- إتقان اللغة المحلية والإنجليزية
- مفضل: خبرة في بيئات مشابهة أو ذات صلة و/أو بيئات دولية
- مفضل: معرفة أساسية بالوظيفة أو مجال العمل المدعوم، مثل السلامة والمبيعات وخدمة العملاء
- مفضل: إلمام بمصطلحات المجال المدعوم، مثل التسويق والطب والبحوث السريرية واللوجستيات
عرض النص الأصلي للإعلان
Accountabilities to management and staff
-Maintains distribution and personnel lists
-Coordinates mailings and courier/deliveries
-Manages department operations: filing, develops databases, tracks budgets, ensures stationary orders, etc.
-Coordinates functional processes such as invoicing and payments or preparation and distribution of promotional material
-Manages the administrative aspects of relationships with outside vendors
-Participates in department project teams
-May provide training, guidance and orientation to new team members
-Coordinates local and international meetings; arranges travel, meeting arrangements, visitor accommodations
-Organises meeting rooms, including logistics, catering and equipment needs
-Prepares agendas, takes and completes committee meeting minutes; coordinates distribution and follows up on action items
-Independently responds to routine correspondence, determines best approach and presentation when preparing and formatting correspondence, memoranda, reports and presentations
Qualifications
The knowledge and skills necessary to perform the duties of this position are typically acquired through the following combination of education, experience and knowledge or the equivalent.
Minimum Requirements
- Provides administrative support for a department/Business Unit through the delivery of a variety of business services.
- Serves as a primary contact for one or multiple departments and coordinates ongoing processes for the team:
-Maintains distribution and personnel lists
-Coordinates mailings and courier/deliveries
-Manages department operations: filing, develops databases, tracks budgets, ensures stationary orders, etc.
-Coordinates functional processes such as invoicing and payments or preparation and distribution of promotional material
-Manages the administrative aspects of relationships with outside vendors
-Participates in department project teams
-May provide training, guidance and orientation to new team members
- Ensures timely coordination of department members’ administrative needs:
-Coordinates local and international meetings; arranges travel, meeting arrangements, visitor accommodations
-Organises meeting rooms, including logistics, catering and equipment needs
-Prepares agendas, takes and completes committee meeting minutes; coordinates distribution and follows up on action items
-Independently responds to routine correspondence, determines best approach and presentation when preparing and formatting correspondence, memoranda, reports and presentations
Qualifications
The knowledge and skills necessary to perform the duties of this position are typically acquired through the following combination of education, experience and knowledge or the equivalent.
Minimum Requirements
- High School Diploma
- Minimum 3 to 5 years related experience in administrative support role
- Experience using MS Office tools
- Fluency in local language and English
- Experience in similar or related disciplinary and/or international environment
- Basic knowledge of the function/business area supported such as safety, sales, customer service, etc.
- Familiarity with terminology of area supported such as Marketing, Medical, Clinical Research, Logistics etc.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 10 نوفمبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4489456384
رقم الإعلان لدى المصدر: 4489456384
