القدية تعلن عن وظيفة مساعد مدير شريك أعمال العمليات المالية والمشتريات في الرياض
Assistant Manager - Finance and Procurement Operations Business Partner
🏢 القدية (Qiddiya | القدية)
تفاصيل الوظيفة
القدية تعلن عن وظيفة مساعد مدير - شريك عمليات التمويل والمشتريات في الرياض.
نبذة عن الوظيفة
يدعم هذا الدور وظيفة التسويق في إدارة التخطيط المالي، أنشطة المشتريات، علاقات الموردين، والمتطلبات التشغيلية. يعمل كنقطة تنسيق رئيسية بين التسويق والإدارات المالية والمشتريات والقانونية والموردين الخارجيين لضمان إدارة الميزانيات، طلبات الشراء، العقود، أوامر الشراء، والمدفوعات بكفاءة ووفقاً للسياسات التنظيمية.
المهام والمسؤوليات
- دعم إعداد وإدارة الميزانية السنوية والخطط المالية لقسم التسويق.
- العمل مع فرق التسويق للتنبؤ بمتطلبات الإنفاق عبر الحملات، الفعاليات، الإعلام، الرعايات، الوكالات، والأنشطة الأخرى.
- مراقبة الإنفاق الفعلي والالتزامات والميزانيات المتاحة مقابل الخطط المعتمدة.
- إعداد تقارير الميزانية الدورية، التوقعات، تحليلات التباين، والتحديثات المالية لإدارة التسويق.
- تحديد مخاطر الميزانية المحتملة، الإفراط في الإنفاق، نقص الإنفاق، والفجوات التمويلية، والتوصية بالإجراءات المناسبة.
- دعم تحويلات الميزانية، إعادة التخصيص، الاستحقاقات، وأنشطة الإغلاق المالي السنوي.
- ضمان التوزيع الدقيق للتكاليف عبر وظائف التسويق والمشاريع والحملات ومراكز التكلفة.
- تنسيق متطلبات المشتريات للحملات التسويقية، الفعاليات، الخدمات الإعلامية، الوكالات الإبداعية، خدمات الإنتاج، الأبحاث، والأنشطة التسويقية الأخرى.
- دعم إعداد وتقديم طلبات الشراء، طلبات العروض، وثائق المناقصات، وأوامر الشراء.
- العمل مع أصحاب المصلحة في التسويق لتطوير نطاقات عمل واضحة، متطلبات فنية، تسليمات، ومعايير تقييم تجارية.
- تتبع أنشطة المشتريات من الطلب الأولي حتى التوريد، التقييم، التعاقد، إصدار أمر الشراء، والدفع.
- ضمان دعم طلبات المشتريات بالموافقات والوثائق المطلوبة.
- الحفاظ على رؤية الجداول الزمنية للمشتريات ومتابعة الإجراءات المتأخرة أو المعلقة.
- تنسيق تسجيل وإدراج الموردين والوكالات الجدد للتسويق.
- الحفاظ على سجلات دقيقة لعقود الموردين، أوامر الشراء، التسليمات، جداول الدفع، وتواريخ انتهاء العقود.
- مراقبة أداء الموردين مقابل مستويات الخدمة المتفق عليها والتسليمات والجداول الزمنية والميزانيات.
- دعم أنشطة تجديد العقود، التعديلات، التمديدات، والإغلاق.
- التنسيق مع المشتريات والشؤون القانونية لمعالجة الأمور التعاقدية أو التجارية أو المتعلقة بالموردين.
- دعم حل النزاعات مع الموردين، والتسليمات المتأخرة، والتناقضات في الفواتير، ومشكلات الدفع.
- مراجعة الفواتير والمستندات الداعمة للتحقق من توافقها مع العقود وأوامر الشراء والتسليمات المكتملة.
- التنسيق مع فرق التسويق للحصول على تأكيد الخدمات والموافقات قبل معالجة المدفوعات.
- تتبع الفواتير والمدفوعات ومتابعة العناصر المعلقة مع المالية والمشتريات والموردين.
- الحفاظ على سجلات دقيقة للالتزامات المالية والفواتير والاستحقاقات وحالة الدفع.
- دعم الحل الفوري للفواتير المحظورة أو المرفوضة أو المقدمة بشكل غير صحيح.
- العمل كحلقة وصل تشغيلية رئيسية بين التسويق والإدارات المالية والمشتريات والقانونية والوظائف الأخرى.
- تقديم المشورة لأصحاب المصلحة في التسويق بشأن العمليات المالية والمشترياتية والتعاقدية ذات الصلة.
- دعم فرق التسويق في تخطيط المهل الزمنية للمشتريات واختيار نهج التوريد المناسب.
- تيسير اجتماعات مراجعة الميزانية والمشتريات الدورية مع أصحاب المصلحة في التسويق.
- تقديم تحديثات واضحة للإدارة حول حالة الميزانية، تقدم المشتريات، المخاطر، والقرارات المطلوبة.
- بناء علاقات فعالة مع الفرق الداخلية والوكالات والموردين ومقدمي الخدمات.
- ضمان امتثال جميع الأنشطة المالية والمشترياتية للتسويق للسياسات التنظيمية والصلاحيات المفوضة ومتطلبات الموافقة.
- الحفاظ على وثائق كاملة ودقيقة لدعم مراجعات الحوكمة والتدقيق الداخلي أو الخارجي.
- تطوير وصيانة أدوات التتبع، لوحات البيانات، التقارير، والسجلات التشغيلية للميزانيات والعقود وأوامر الشراء والمدفوعات.
- تحديد الفجوات في العمليات والتوصية بالتحسينات لزيادة الكفاءة والرؤية والامتثال.
- دعم تطوير القوالب الموحدة والإرشادات وإجراءات العمل لعمليات التسويق.
- مراقبة المؤشرات التشغيلية الرئيسية بما في ذلك وقت تنفيذ المشتريات، استخدام الميزانية، حالة الدفع، وأداء الموردين.
الشروط والمتطلبات
- درجة البكالوريوس في المالية، المحاسبة، إدارة الأعمال، المشتريات، إدارة سلسلة التوريد، أو مجال ذي صلة.
- الشهادة المهنية في المالية أو المشتريات أو سلسلة التوريد أو إدارة المشاريع تعتبر ميزة إضافية.
- خبرة لا تقل عن 4-6 سنوات في العمليات المالية أو المشتريات أو العمليات التجارية أو الشراكة التجارية أو إدارة الميزانيات.
- يفضل الخبرة السابقة في دعم وظيفة التسويق أو الاتصالات أو الفعاليات أو الإعلام أو الرعايات.
- خبرة في إدارة الميزانيات وطلبات الشراء وأوامر الشراء والعقود والفواتير وعلاقات الموردين.
عرض النص الأصلي للإعلان
The Assistant Manager - Finance and Procurement Operations Business Partner supports the Marketing function in managing its financial planning, procurement activities, vendor relationships, and operational requirements. The role acts as the main coordination point between Marketing and Finance, Procurement, Legal, and external suppliers to ensure budgets, purchase requests, contracts, purchase orders, and payments are managed efficiently and in accordance with organizational policies.
Requirements
Financial Planning and Budget Management
Requirements
Financial Planning and Budget Management
- Support the preparation and management of the Marketing department's annual budget and financial plans.
- Work with Marketing teams to forecast spending requirements across campaigns, events, media, sponsorships, agencies, and other activities.
- Monitor actual spending, commitments, and available budgets against approved plans.
- Prepare regular budget reports, forecasts, variance analyses, and financial updates for Marketing leadership.
- Identify potential budget risks, overspending, underspending, and funding gaps, and recommend appropriate actions.
- Support budget transfers, reallocations, accruals, and year-end financial closing activities.
- Ensure accurate allocation of costs across Marketing functions, projects, campaigns, and cost centres.
- Coordinate procurement requirements for marketing campaigns, events, media services, creative agencies, production services, research, and other marketing activities.
- Support the preparation and submission of purchase requisitions, requests for proposals, tender documents, and purchase orders.
- Work with Marketing stakeholders to develop clear scopes of work, technical requirements, deliverables, and commercial evaluation criteria.
- Track procurement activities from initial request through sourcing, evaluation, contracting, purchase order issuance, and payment.
- Ensure procurement requests are supported by the required approvals and documentation.
- Maintain visibility of procurement timelines and follow up on delayed or outstanding actions.
- Coordinate the onboarding and registration of new Marketing vendors and agencies.
- Maintain accurate records of vendor contracts, purchase orders, deliverables, payment schedules, and contract expiry dates.
- Monitor vendor performance against agreed service levels, deliverables, timelines, and budgets.
- Support contract renewals, amendments, extensions, and closure activities.
- Coordinate with Procurement and Legal to address contractual, commercial, or supplier-related matters.
- Support the resolution of vendor disputes, delayed deliverables, invoice discrepancies, and payment issues.
- Review invoices and supporting documents to confirm alignment with contracts, purchase orders, and completed deliverables.
- Coordinate with Marketing teams to obtain confirmation of services and approvals before processing payments.
- Track invoices and payments and follow up with Finance, Procurement, and vendors on outstanding items.
- Maintain accurate records of financial commitments, invoices, accruals, and payment status.
- Support the timely resolution of blocked, rejected, or incorrectly submitted invoices.
- Act as the main operational link between Marketing and Finance, Procurement, Legal, and other corporate functions.
- Advise Marketing stakeholders on relevant financial, procurement, and contracting processes.
- Support Marketing teams in planning procurement lead times and selecting the appropriate sourcing approach.
- Facilitate regular budget and procurement review meetings with Marketing stakeholders.
- Provide clear updates to management on budget status, procurement progress, risks, and required decisions.
- Build effective relationships with internal teams, agencies, suppliers, and service providers.
- Ensure all Marketing financial and procurement activities comply with organizational policies, delegated authorities, and approval requirements.
- Maintain complete and accurate documentation to support governance reviews and internal or external audits.
- Develop and maintain trackers, dashboards, reports, and operational records for budgets, contracts, purchase orders, and payments.
- Identify process gaps and recommend improvements to increase efficiency, visibility, and compliance.
- Support the development of standardized templates, guidelines, and working procedures for Marketing operations.
- Monitor key operational indicators, including procurement turnaround time, budget utilization, payment status, and vendor performance
- Bachelor's degree in Finance, Accounting, Business Administration, Procurement, Supply Chain Management, or a related field.
- Professional certification in Finance, Procurement, Supply Chain, or Project Management is an advantage.
- Minimum of 4-6 years of relevant experience in finance operations, procurement, commercial operations, business partnering, or budget management.
- Previous experience supporting a Marketing, Communications, Events, Media, or Sponsorships function is preferred.
- Experience managing budgets, purchase requisitions, purchase orders, contracts, invoices, and vendor relationships
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 30 يوليو 2026
وظائف أخرى لدى القدية