وظيفة محترف إداري مبتدئ - دعم العمليات والمكتب (عن بُعد) شاغرة لدى PULSE (MENA) بالدمام
Administrative Entry-Level Professional - Operations & Office Support (Remote)
🏢 PULSE (MENA)
تفاصيل الوظيفة
PULSE (MENA) هي منظمة مبتكرة تبحث عن محترف إداري مبتدئ للانضمام إلى فريق العمليات ودعم المكاتب (عمل عن بُعد)، في المنطقة الشرقية، الدمام، المملكة العربية السعودية. هذه الوظيفة مثالية للخريجين الجدد أو المهنيين في بداية مسيرتهم المهنية الراغبين في اكتساب خبرة عملية في العمليات التجارية والتنسيق الإداري وإدارة المكاتب عن بُعد.
نبذة عن الوظيفة
PULSE (MENA) هي منظمة ذات تفكير مستقبلي ملتزمة بتحقيق التميز التشغيلي ودعم نمو الأعمال في منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا. توفر بيئة عمل تعاونية وشاملة وقائمة على التكنولوجيا، حيث يمكن للمحترفين الموهوبين بناء مسيرات مهنية هادفة مع المساهمة في مشاريع مؤثرة. تعمل المنظمة بنظام العمل عن بُعد أولاً، وتقدّر المساءلة والابتكار والعمل الجماعي والتعلم المستمر. يقدم هذا الدور دعمًا إداريًا أساسيًا لضمان سير العمليات الداخلية اليومية بسلاسة، بالتعاون مع عدة أقسام، وإعداد الوثائق، وتنسيق الجداول، وصيانة السجلات الرقمية، والمساهمة في تحسين العمليات في بيئة عمل عن بُعد بالكامل.
المهام والمسؤوليات
- تقديم المساعدة الإدارية اليومية لفرق العمليات والإدارة.
- إعداد وتحرير وتنسيق وتنظيم المستندات التجارية والتقارير والعروض التقديمية والمراسلات.
- الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات الرقمية المنظمة وضمان دقة الوثائق وتحديثها.
- المساعدة في إدخال البيانات والتحقق من المستندات وصيانة السجلات.
- إدارة المعلومات السرية باحترافية وتقدير.
- دعم الأنشطة التشغيلية اليومية عبر الأقسام المختلفة.
- مراقبة سير العمل التشغيلي والمساعدة في تتبع إنجاز المهام.
- تنسيق الاجتماعات الداخلية وإعداد جداول الأعمال وملاحظات الاجتماعات وعناصر المتابعة.
- المساعدة في الحفاظ على التقويمات التشغيلية والجداول الزمنية.
- تنظيم الاجتماعات الافتراضية وورش العمل والفعاليات الداخلية.
- العمل كنقطة اتصال للطلبات الإدارية الداخلية.
- تنسيق التواصل بين الأقسام لضمان تبادل المعلومات في الوقت المناسب.
- المساعدة في توثيق عملية إعداد الموظفين الجدد.
- دعم عمليات الشراء والعمليات الإدارية عند الحاجة.
- المساعدة في الحفاظ على قواعد البيانات الداخلية والأنظمة التشغيلية.
- إدخال البيانات وتحديثها والتحقق منها في قواعد بيانات الشركة.
- إعداد تقارير وملخصات أساسية باستخدام جداول البيانات وأدوات إعداد التقارير.
- مراقبة دقة البيانات وتحديد التناقضات.
- دعم إجراءات التحكم في المستندات وإدارة الإصدارات.
- اقتراح تحسينات على سير العمل الإداري.
- المساعدة في تطوير إجراءات التشغيل القياسية (SOPs).
- تحديد فرص تحسين الكفاءة من خلال الأتمتة والأدوات الرقمية.
- دعم المشاريع التشغيلية الخاصة التي يكلف بها من قبل الإدارة.
الشروط والمتطلبات
- درجة البكالوريوس أو دبلوم في إدارة الأعمال أو الإدارة أو إدارة المكاتب أو إدارة العمليات أو مجال ذي صلة.
- خريج حديث أو خبرة تصل إلى سنتين في مجال إداري أو دعم مكاتب.
- مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي باللغة الإنجليزية.
- قدرات تنظيمية وإدارة وقت قوية.
- مستوى عالٍ من الاهتمام بالتفاصيل والدقة.
- القدرة على العمل بشكل مستقل في بيئة عن بُعد.
- سلوك مهني مع عقلية خدمة عملاء قوية.
- مهارات قوية في حل المشكلات والتفكير النقدي.
- القدرة على تحديد أولويات مهام متعددة والوفاء بالمواعيد النهائية.
المهارات المطلوبة
- إتقان استخدام مجموعة Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- الإلمام بـ Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Meet).
- الراحة في استخدام منصات التعاون الافتراضي مثل Microsoft Teams, Zoom, Slack أو أدوات مماثلة.
- معرفة أساسية بجداول البيانات وإدارة البيانات.
- القدرة على تعلم البرامج والأنظمة التجارية الجديدة بسرعة.
- خبرة تدريبية أو تطوعية في الإدارة أو العمليات أو خدمة العملاء أو دعم المكاتب (ميزة إضافية).
- خبرة في استخدام أدوات إدارة المشاريع مثل Trello, Asana, ClickUp أو Monday.com (ميزة إضافية).
- الإلمام بأنظمة إدارة المستندات ومنصات التعاون السحابية (ميزة إضافية).
- معرفة أفضل الممارسات الإدارية في بيئة العمل عن بُعد (ميزة إضافية).
- إجادة اللغة العربية (ميزة إضافية).
- الكفاءات الأساسية: التنظيم والتخطيط، مهارات التواصل، إدارة الوقت، القدرة على التكيف، العمل الجماعي، النزاهة المهنية، المبادرة والمساءلة، التفكير التحليلي، الاهتمام بالتفاصيل، السرية.
المزايا
- برنامج تدريبي شامل عند الانضمام.
- إرشاد من محترفي العمليات ذوي الخبرة.
- التعرض للعمليات التجارية متعددة الوظائف.
- فرص للمشاركة في مبادرات تحسين العمليات.
- فرص التطوير المهني والنمو الوظيفي.
- بيئة عمل مرنة عن بُعد.
- ثقافة فريق تعاونية وداعمة.
- الوصول إلى أدوات التعاون الرقمية الحديثة.
- ظروف عمل: وظيفة عن بُعد بالكامل ضمن منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا، ساعات عمل قياسية مع مرونة حسب الحاجة، اتصال إنترنت موثوق ومساحة عمل مناسبة، اجتماعات افتراضية منتظمة وتعاون جماعي.
عرض النص الأصلي للإعلان
About PULSE (MENA)
PULSE (MENA) is a forward-thinking organization committed to delivering operational excellence and supporting business growth across the Middle East and North Africa. We foster a collaborative, inclusive, and technology-driven work environment where talented professionals can build meaningful careers while contributing to impactful projects. As a remote-first organization, we value accountability, innovation, teamwork, and continuous learning.
Position Overview
PULSE (MENA) is seeking a motivated and detail-oriented Administrative Entry-Level Professional to join our Operations & Office Support team. This role is ideal for recent graduates or early-career professionals looking to gain practical experience in business operations, administrative coordination, and remote office management.
The successful candidate will provide essential administrative support that ensures the smooth day-to-day functioning of internal operations. You will collaborate with multiple departments, assist with documentation, coordinate schedules, maintain digital records, and contribute to process improvements while working in a fully remote environment.
This position offers an excellent opportunity to develop professional skills, gain exposure to business operations, and grow within a dynamic organization.
Key Responsibilities
Administrative Support
Required
Success In This Role Will Be Measured By
PULSE (MENA) is committed to creating an inclusive workplace where diversity is valued and respected. We welcome qualified applicants from all backgrounds and make employment decisions based on qualifications, merit, business needs, and organizational values. We are dedicated to providing equal employment opportunities throughout the recruitment and employment lifecycle.
PULSE (MENA) is a forward-thinking organization committed to delivering operational excellence and supporting business growth across the Middle East and North Africa. We foster a collaborative, inclusive, and technology-driven work environment where talented professionals can build meaningful careers while contributing to impactful projects. As a remote-first organization, we value accountability, innovation, teamwork, and continuous learning.
Position Overview
PULSE (MENA) is seeking a motivated and detail-oriented Administrative Entry-Level Professional to join our Operations & Office Support team. This role is ideal for recent graduates or early-career professionals looking to gain practical experience in business operations, administrative coordination, and remote office management.
The successful candidate will provide essential administrative support that ensures the smooth day-to-day functioning of internal operations. You will collaborate with multiple departments, assist with documentation, coordinate schedules, maintain digital records, and contribute to process improvements while working in a fully remote environment.
This position offers an excellent opportunity to develop professional skills, gain exposure to business operations, and grow within a dynamic organization.
Key Responsibilities
Administrative Support
- Provide day-to-day administrative assistance to operations and management teams.
- Prepare, edit, format, and organize business documents, reports, presentations, and correspondence.
- Maintain organized digital filing systems and ensure documentation remains accurate and up to date.
- Assist with data entry, document verification, and record maintenance.
- Manage confidential information with professionalism and discretion.
- Support daily operational activities across departments.
- Monitor operational workflows and assist in tracking task completion.
- Coordinate internal meetings and prepare agendas, meeting notes, and follow-up action items.
- Help maintain operational calendars and scheduling.
- Assist in organizing virtual meetings, workshops, and internal events.
- Serve as a point of contact for internal administrative requests.
- Coordinate communication between departments to ensure timely information sharing.
- Assist with onboarding documentation for new employees.
- Support procurement and administrative processes when required.
- Help maintain internal databases and operational systems.
- Enter, update, and verify information in company databases.
- Generate basic reports and summaries using spreadsheets and reporting tools.
- Monitor data accuracy and identify inconsistencies.
- Support document control procedures and version management.
- Recommend improvements to administrative workflows.
- Assist in developing standard operating procedures (SOPs).
- Identify opportunities to improve efficiency through automation and digital tools.
- Support special operational projects assigned by management.
Required
- Bachelor's degree or diploma in Business Administration, Management, Office Administration, Operations Management, or a related field.
- Recent graduate or up to two years of relevant administrative or office support experience.
- Excellent written and verbal communication skills in English.
- Strong organizational and time-management abilities.
- High level of attention to detail and accuracy.
- Ability to work independently in a remote environment.
- Professional attitude with a strong customer-service mindset.
- Strong problem-solving and critical-thinking skills.
- Ability to prioritize multiple tasks and meet deadlines.
- Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Familiarity with Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Meet).
- Comfortable using virtual collaboration platforms such as Microsoft Teams, Zoom, Slack, or similar tools.
- Basic knowledge of spreadsheets and data management.
- Ability to learn new software and business systems quickly.
- Internship or volunteer experience in administration, operations, customer service, or office support.
- Experience using project management tools such as Trello, Asana, ClickUp, or Monday.com.
- Familiarity with document management systems and cloud-based collaboration platforms.
- Knowledge of administrative best practices in a remote work environment.
- Arabic language proficiency is an advantage.
- Organization and planning
- Communication skills
- Time management
- Adaptability
- Team collaboration
- Professional integrity
- Initiative and accountability
- Analytical thinking
- Attention to detail
- Confidentiality
- Comprehensive onboarding and training.
- Mentorship from experienced operations professionals.
- Exposure to cross-functional business operations.
- Opportunities to participate in process improvement initiatives.
- Professional development and career growth opportunities.
- Flexible remote working environment.
- Collaborative and supportive team culture.
- Access to modern digital collaboration tools.
- Fully remote position within the MENA region.
- Standard business working hours with occasional flexibility based on operational needs.
- Reliable internet connection and a suitable remote workspace are required.
- Regular virtual meetings and team collaboration.
Success In This Role Will Be Measured By
- Accuracy and quality of administrative work.
- Timely completion of assigned tasks.
- Effective communication and collaboration.
- Ability to maintain organized documentation.
- Reliability and accountability in a remote work setting.
- Contribution to operational efficiency and continuous improvement.
PULSE (MENA) is committed to creating an inclusive workplace where diversity is valued and respected. We welcome qualified applicants from all backgrounds and make employment decisions based on qualifications, merit, business needs, and organizational values. We are dedicated to providing equal employment opportunities throughout the recruitment and employment lifecycle.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 31 يوليو 2026
وظائف أخرى لدى PULSE (MENA)