وظيفة أخصائي دعم مكتبي إداري - عمليات (عن بُعد) لدى PULSE (MENA) بمدينة مكة
Administrative Office Support Professional Operations - Remote
🏢 PULSE (MENA)
تفاصيل الوظيفة
PULSE (MENA) تعلن عن وظيفة Administrative Office Support Professional - Operations (عن بعد) في منطقة مكة المكرمة. نحن منظمة متطلعة إلى الأمام تكرس جهودها لتحقيق التميز التشغيلي والحلول المبتكرة في الشرق الأوسط وشمال أفريقيا، ونسعى إلى تعزيز فريق العمليات بمحترف دعم إداري منظم واستباقي لضمان سير العمل الإداري اليومي بسلاسة في بيئة عمل عن بُعد.
المهام والمسؤوليات
- تقديم دعم إداري شامل لمديري العمليات والفرق القيادية.
- إدارة الجداول الزمنية، وجدولة الاجتماعات والمواعيد والمؤتمرات الافتراضية عبر مناطق زمنية متعددة.
- إعداد جداول أعمال الاجتماعات، وتدوين محاضر الجلسات، ومتابعة بنود العمل المكلف بها.
- تنظيم وصيانة أنظمة الملفات الرقمية وضمان إدارة المستندات بدقة.
- صياغة وتحرير ومراجعة وتنسيق التقارير والعروض التقديمية والمراسلات والمستندات التشغيلية.
- التعامل مع المعلومات السرية باحترافية وتقدير.
- دعم الأنشطة التشغيلية اليومية والمساعدة في تحسين كفاءة سير العمل.
- تنسيق الاتصالات الداخلية بين الأقسام وأصحاب المصلحة الخارجيين.
- مراقبة المهام التشغيلية وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية.
- المساعدة في تنسيق المشاريع وتتبع التقدم.
- الحفاظ على السجلات التشغيلية وتحديث قواعد البيانات الداخلية.
- إعداد التقارير التشغيلية وملخصات الأداء للإدارة.
- الرد بسرعة واحترافية على رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والاتصالات الداخلية.
- العمل كنقطة اتصال أولى للاستفسارات الإدارية.
- تنسيق التواصل مع الموردين والمقاولين والعملاء والشركاء التجاريين.
- دعم اتصالات العملاء وأصحاب المصلحة عند الحاجة.
- ضمان الحفاظ على معايير اتصال مهنية ومتسقة.
- إنشاء وتحديث وصيانة وثائق الشركة.
- تنظيم السجلات الرقمية لسهولة الاسترجاع والامتثال.
- الحفاظ على سجلات تشغيلية وتقارير وسجلات إدارية دقيقة.
- ضمان التحكم في إصدارات المستندات والالتزام بإجراءات الشركة.
- تنسيق الاجتماعات الافتراضية والندوات عبر الإنترنت والفعاليات الداخلية.
- ترتيب خطط السفر ومسارات الرحلة والإقامة عند الحاجة.
- إدارة التقويمات المشتركة وحل تعارضات المواعيد بكفاءة.
- تنسيق جداول الإعداد والدعم الإداري للموظفين الجدد.
- جمع البيانات التشغيلية والتحقق منها وإدخالها بدقة.
- إعداد تقارير إدارية أسبوعية وشهرية.
- المساعدة في تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية وإعداد تقارير الأداء التشغيلي.
- تحليل العمليات الإدارية وتقديم توصيات للتحسين.
- تحديد فرص تبسيط سير العمل الإداري.
- دعم تنفيذ الإجراءات التشغيلية الجديدة.
- المساعدة في توثيق إجراءات التشغيل القياسية (SOPs).
- تعزيز الكفاءة من خلال الاستخدام الفعال لأدوات التعاون الرقمية.
الشروط والمتطلبات
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة المكاتب، أو إدارة العمليات، أو مجال ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن سنتين في الدعم الإداري، أو إدارة المكاتب، أو تنسيق العمليات، أو المساعدة التنفيذية.
- يفضّل خبرة في العمل ضمن فريق عن بُعد أو موزع.
- مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة.
- مهارات قوية في التواصل الكتابي والشفهي باللغة الإنجليزية.
- إجادة اللغة العربية تعتبر ميزة إضافية.
- مستوى عالٍ من الاحترافية والسرية.
- قدرات تحليلية وحل مشكلات قوية.
- القدرة على ترتيب الأولويات والعمل بشكل مستقل بأقل إشراف.
- اهتمام استثنائي بالتفاصيل والدقة.
- يفضّل خبرة في دعم القيادة التنفيذية أو فرق العمليات.
- الإلمام بتقنيات التعاون عن بُعد.
- معرفة أفضل ممارسات الإدارة المكتبية.
- خبرة العمل في منظمات متعددة الثقافات أو دولية.
- معرفة أساسية بإدارة المشاريع أو شهادة في ذلك تعتبر ميزة.
المهارات المطلوبة
- Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Drive, Calendar)
- Zoom, Microsoft Teams, Google Meet
- منصات إدارة المشاريع مثل Asana, Trello, Monday.com, ClickUp أو ما يشابهها
- Slack ومنصات التواصل في مكان العمل الأخرى
- أنظمة إدارة المستندات السحابية
- أدوات إدخال البيانات وإعداد التقارير
- التنظيم والتخطيط
- إدارة الوقت
- التواصل
- التعاون الجماعي
- التفكير النقدي
- القدرة على التكيف
- الاحترافية
- المساءلة
- المبادرة
- السرية
- التوجه نحو خدمة العملاء
- الاهتمام بالتفاصيل
المزايا
- بيئة عمل عن بُعد بالكامل.
- راتب تنافسي.
- ترتيبات عمل مرنة.
- فرص التطوير المهني والتدريب.
- بيئة فريق دولية تعاونية.
- فرص النمو الوظيفي داخل PULSE (MENA).
- إجازة سنوية مدفوعة ومزايا الشركة المطبقة.
- الوصول إلى أدوات وموارد التعاون الرقمية الحديثة.
عرض النص الأصلي للإعلان
About PULSE (MENA)
PULSE (MENA) is a forward-thinking organization dedicated to delivering operational excellence and innovative solutions across the Middle East and North Africa. We collaborate with diverse teams, partners, and clients to drive efficiency, improve business processes, and support organizational growth. We are seeking a highly organized and proactive Administrative Office Support Professional to strengthen our operations team and ensure seamless day-to-day administrative functions in a fully remote environment.
Position Summary
The Administrative Office Support Professional - Operations is responsible for providing comprehensive administrative and operational support to multiple departments. This role requires exceptional organizational skills, attention to detail, strong communication abilities, and the capacity to manage multiple priorities in a fast-paced remote work environment.
The ideal candidate is self-motivated, dependable, resourceful, and capable of maintaining high standards of professionalism while supporting executives, managers, and cross-functional teams across the MENA region.
Key Responsibilities
Administrative Support
The Successful Candidate Will
PULSE (MENA) is committed to fostering an inclusive and diverse workplace where all qualified applicants receive equal consideration for employment. We value diverse perspectives and believe they strengthen our team and the communities we serve.
PULSE (MENA) is a forward-thinking organization dedicated to delivering operational excellence and innovative solutions across the Middle East and North Africa. We collaborate with diverse teams, partners, and clients to drive efficiency, improve business processes, and support organizational growth. We are seeking a highly organized and proactive Administrative Office Support Professional to strengthen our operations team and ensure seamless day-to-day administrative functions in a fully remote environment.
Position Summary
The Administrative Office Support Professional - Operations is responsible for providing comprehensive administrative and operational support to multiple departments. This role requires exceptional organizational skills, attention to detail, strong communication abilities, and the capacity to manage multiple priorities in a fast-paced remote work environment.
The ideal candidate is self-motivated, dependable, resourceful, and capable of maintaining high standards of professionalism while supporting executives, managers, and cross-functional teams across the MENA region.
Key Responsibilities
Administrative Support
- Provide comprehensive administrative assistance to operations managers and leadership teams.
- Manage calendars, schedule meetings, appointments, and virtual conferences across multiple time zones.
- Prepare meeting agendas, record meeting minutes, and follow up on assigned action items.
- Organize and maintain digital filing systems and ensure accurate document management.
- Draft, edit, proofread, and format reports, presentations, correspondence, and operational documents.
- Handle confidential information with professionalism and discretion.
- Support daily operational activities and assist in improving workflow efficiency.
- Coordinate internal communication between departments and external stakeholders.
- Monitor operational tasks and ensure deadlines are met.
- Assist with project coordination and progress tracking.
- Maintain operational records and update internal databases.
- Prepare operational reports and performance summaries for management.
- Respond promptly and professionally to emails, phone calls, and internal communications.
- Serve as the first point of contact for administrative inquiries.
- Coordinate communication with vendors, contractors, clients, and business partners.
- Support customer and stakeholder communications when required.
- Ensure professional and consistent communication standards are maintained.
- Create, update, and maintain company documentation.
- Organize digital records for easy retrieval and compliance.
- Maintain accurate operational logs, reports, and administrative records.
- Ensure document version control and adherence to company procedures.
- Coordinate virtual meetings, webinars, and internal events.
- Arrange travel plans, itineraries, and accommodation when necessary.
- Manage shared calendars and scheduling conflicts efficiently.
- Coordinate onboarding schedules and administrative support for new employees.
- Collect, verify, and enter operational data accurately.
- Generate weekly and monthly administrative reports.
- Assist with KPI tracking and operational performance reporting.
- Analyze administrative processes and recommend improvements.
- Identify opportunities to streamline administrative workflows.
- Support implementation of new operational procedures.
- Assist with documentation of standard operating procedures (SOPs).
- Promote efficiency through the effective use of digital collaboration tools.
- Bachelor's degree in Business Administration, Office Management, Operations Management, or a related field.
- Minimum of 2 years of experience in administrative support, office administration, operations coordination, or executive assistance.
- Experience working in a remote or distributed team environment is preferred.
- Excellent organizational and time-management skills.
- Strong written and verbal communication skills in English.
- Arabic language proficiency is considered an advantage.
- High level of professionalism and confidentiality.
- Strong analytical and problem-solving abilities.
- Ability to prioritize tasks and work independently with minimal supervision.
- Exceptional attention to detail and accuracy.
- Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Drive, Calendar)
- Zoom, Microsoft Teams, and Google Meet
- Project management platforms such as Asana, Trello, Monday.com, ClickUp, or similar
- Slack and other workplace communication platforms
- Cloud document management systems
- Data entry and reporting tools
- Experience supporting executive leadership or operations teams.
- Familiarity with remote collaboration technologies.
- Knowledge of office administration best practices.
- Experience working within multicultural or international organizations.
- Basic project management knowledge or certification is an advantage.
- Organization and planning
- Time management
- Communication
- Team collaboration
- Critical thinking
- Adaptability
- Professionalism
- Accountability
- Initiative
- Confidentiality
- Customer service orientation
- Attention to detail
The Successful Candidate Will
- Deliver accurate and timely administrative support.
- Maintain organized documentation and operational records.
- Support smooth communication across departments.
- Meet deadlines consistently while managing multiple priorities.
- Contribute to operational improvements and process efficiency.
- Demonstrate reliability, integrity, and professionalism in all interactions.
- Fully remote work environment.
- Competitive salary.
- Flexible working arrangements.
- Professional development and training opportunities.
- Collaborative international team environment.
- Career growth opportunities within PULSE (MENA).
- Paid annual leave and applicable company benefits.
- Access to modern digital collaboration tools and resources.
PULSE (MENA) is committed to fostering an inclusive and diverse workplace where all qualified applicants receive equal consideration for employment. We value diverse perspectives and believe they strengthen our team and the communities we serve.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 1 أغسطس 2026
وظائف أخرى لدى PULSE (MENA)