وظيفة أخصائي دعم مكتبي إداري - عمليات (عن بُعد) لدى PULSE (MENA) بمدينة الرياض
Administrative Office Support Professional Operations - Remote
🏢 PULSE (MENA)
تفاصيل الوظيفة
PULSE (MENA) تعلن عن وظيفة أخصائي دعم إداري مكتبي - العمليات (عن بُعد) في الرياض، لتقديم دعم إداري وتشغيلي شامل للعديد من الأقسام في بيئة عمل مرنة تعتمد على العمل عن بُعد.
نبذة عن الوظيفة
أخصائي دعم إداري مكتبي - العمليات مسؤول عن تقديم الدعم الإداري والتشغيلي الشامل لعدة أقسام. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية استثنائية، واهتمامًا بالتفاصيل، وقدرات تواصل قوية، والقدرة على إدارة أولويات متعددة في بيئة عمل عن بُعد سريعة الوتيرة. المرشح المثالي هو شخص يمتلك دافعًا ذاتيًا، ويعتمد عليه، وواسع الحيلة، وقادر على الحفاظ على معايير عالية من الاحترافية أثناء دعم المديرين التنفيذيين والفرق متعددة الوظائف في منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا.
المهام والمسؤوليات
- تقديم مساعدة إدارية شاملة لمديري العمليات والفرق القيادية.
- إدارة التقويمات وجدولة الاجتماعات والمواعيد والمؤتمرات عبر الإنترنت عبر مناطق زمنية متعددة.
- إعداد جداول أعمال الاجتماعات، وتدوين محاضر الاجتماعات، ومتابعة بنود الإجراءات المسندة.
- تنظيم وصيانة أنظمة حفظ الملفات الرقمية وضمان إدارة المستندات بدقة.
- صياغة وتحرير ومراجعة وتنسيق التقارير والعروض التقديمية والمراسلات والمستندات التشغيلية.
- التعامل مع المعلومات السرية باحترافية وتكتم.
- دعم الأنشطة التشغيلية اليومية والمساعدة في تحسين كفاءة سير العمل.
- تنسيق الاتصالات الداخلية بين الأقسام وأصحاب المصلحة الخارجيين.
- مراقبة المهام التشغيلية وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية.
- المساعدة في تنسيق المشاريع وتتبع التقدم.
- الحفاظ على السجلات التشغيلية وتحديث قواعد البيانات الداخلية.
- إعداد تقارير تشغيلية وملخصات الأداء للإدارة.
- الرد على رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والاتصالات الداخلية بسرعة واحترافية.
- العمل كنقطة اتصال أولى للاستفسارات الإدارية.
- تنسيق الاتصالات مع الموردين والمقاولين والعملاء وشركاء الأعمال.
- دعم اتصالات العملاء وأصحاب المصلحة عند الحاجة.
- إنشاء وتحديث وصيانة وثائق الشركة.
- تنظيم السجلات الرقمية لسهولة الوصول والامتثال.
- الحفاظ على سجلات تشغيلية وتقارير إدارية دقيقة.
- ضمان التحكم في إصدارات المستندات والالتزام بالإجراءات التنظيمية.
- تنسيق الاجتماعات الافتراضية والندوات عبر الإنترنت والفعاليات الداخلية.
- ترتيب خطط السفر ومسارات الرحلات والإقامة عند الضرورة.
- إدارة التقويمات المشتركة وحل تعارضات المواعيد بكفاءة.
- تنسيق جداول الإعداد والدعم الإداري للموظفين الجدد.
- جمع البيانات التشغيلية والتحقق منها وإدخالها بدقة.
- إعداد تقارير إدارية أسبوعية وشهرية.
- المساعدة في تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية وإعداد تقارير الأداء التشغيلي.
- تحليل العمليات الإدارية وتقديم توصيات للتحسين.
- تحديد الفرص لتبسيط سير العمل الإداري.
- دعم تنفيذ الإجراءات التشغيلية الجديدة.
- المساعدة في توثيق إجراءات التشغيل القياسية (SOPs).
- تعزيز الكفاءة من خلال الاستخدام الفعال لأدوات التعاون الرقمية.
الشروط والمتطلبات
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة المكتبية، أو إدارة العمليات، أو مجال ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن سنتين في الدعم الإداري، أو إدارة المكاتب، أو تنسيق العمليات، أو المساعدة التنفيذية.
- يفضل خبرة سابقة في العمل ضمن فريق عن بُعد أو موزع.
- مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة.
- مهارات قوية في التواصل الكتابي والشفهي باللغة الإنجليزية.
- إجادة اللغة العربية تعتبر ميزة إضافية.
- مستوى عالٍ من الاحترافية والسرية.
- قدرات تحليلية وحل مشكلات قوية.
- القدرة على تحديد أولويات المهام والعمل بشكل مستقل مع الحد الأدنى من الإشراف.
- اهتمام استثنائي بالتفاصيل والدقة.
المهارات المطلوبة
- إتقان استخدام Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- إتقان استخدام Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Drive, Calendar).
- إتقان استخدام Zoom, Microsoft Teams, Google Meet.
- خبرة في منصات إدارة المشاريع مثل Asana, Trello, Monday.com, ClickUp أو ما يشابهها.
- خبرة في استخدام Slack ومنصات التواصل في مكان العمل الأخرى.
- الإلمام بأنظمة إدارة المستندات السحابية.
- خبرة في أدوات إدخال البيانات وإعداد التقارير.
- يفضل خبرة في دعم القيادة التنفيذية أو فرق العمليات.
- الإلمام بتقنيات التعاون عن بُعد.
- معرفة أفضل ممارسات الإدارة المكتبية.
- خبرة في العمل ضمن مؤسسات متعددة الثقافات أو دولية.
- المعرفة الأساسية بإدارة المشاريع أو الحصول على شهادة في هذا المجال يعتبر ميزة إضافية.
- الكفاءات الأساسية: التنظيم والتخطيط، إدارة الوقت، التواصل، العمل الجماعي، التفكير النقدي، القدرة على التكيف، الاحترافية، المساءلة، المبادرة، السرية، التوجه نحو خدمة العملاء، الاهتمام بالتفاصيل.
المزايا
- بيئة عمل عن بُعد بشكل كامل.
- راتب تنافسي.
- ترتيبات عمل مرنة.
- فرص التطوير المهني والتدريب.
- بيئة فريق دولية تعاونية.
- فرص النمو الوظيفي داخل PULSE (MENA).
- إجازة سنوية مدفوعة واستحقاقات الشركة المنطبقة.
- الوصول إلى أدوات وموارد التعاون الرقمية الحديثة.
عرض النص الأصلي للإعلان
About PULSE (MENA)
PULSE (MENA) is a forward-thinking organization dedicated to delivering operational excellence and innovative solutions across the Middle East and North Africa. We collaborate with diverse teams, partners, and clients to drive efficiency, improve business processes, and support organizational growth. We are seeking a highly organized and proactive Administrative Office Support Professional to strengthen our operations team and ensure seamless day-to-day administrative functions in a fully remote environment.
Position Summary
The Administrative Office Support Professional - Operations is responsible for providing comprehensive administrative and operational support to multiple departments. This role requires exceptional organizational skills, attention to detail, strong communication abilities, and the capacity to manage multiple priorities in a fast-paced remote work environment.
The ideal candidate is self-motivated, dependable, resourceful, and capable of maintaining high standards of professionalism while supporting executives, managers, and cross-functional teams across the MENA region.
Key Responsibilities
Administrative Support
The Successful Candidate Will
PULSE (MENA) is committed to fostering an inclusive and diverse workplace where all qualified applicants receive equal consideration for employment. We value diverse perspectives and believe they strengthen our team and the communities we serve.
PULSE (MENA) is a forward-thinking organization dedicated to delivering operational excellence and innovative solutions across the Middle East and North Africa. We collaborate with diverse teams, partners, and clients to drive efficiency, improve business processes, and support organizational growth. We are seeking a highly organized and proactive Administrative Office Support Professional to strengthen our operations team and ensure seamless day-to-day administrative functions in a fully remote environment.
Position Summary
The Administrative Office Support Professional - Operations is responsible for providing comprehensive administrative and operational support to multiple departments. This role requires exceptional organizational skills, attention to detail, strong communication abilities, and the capacity to manage multiple priorities in a fast-paced remote work environment.
The ideal candidate is self-motivated, dependable, resourceful, and capable of maintaining high standards of professionalism while supporting executives, managers, and cross-functional teams across the MENA region.
Key Responsibilities
Administrative Support
- Provide comprehensive administrative assistance to operations managers and leadership teams.
- Manage calendars, schedule meetings, appointments, and virtual conferences across multiple time zones.
- Prepare meeting agendas, record meeting minutes, and follow up on assigned action items.
- Organize and maintain digital filing systems and ensure accurate document management.
- Draft, edit, proofread, and format reports, presentations, correspondence, and operational documents.
- Handle confidential information with professionalism and discretion.
- Support daily operational activities and assist in improving workflow efficiency.
- Coordinate internal communication between departments and external stakeholders.
- Monitor operational tasks and ensure deadlines are met.
- Assist with project coordination and progress tracking.
- Maintain operational records and update internal databases.
- Prepare operational reports and performance summaries for management.
- Respond promptly and professionally to emails, phone calls, and internal communications.
- Serve as the first point of contact for administrative inquiries.
- Coordinate communication with vendors, contractors, clients, and business partners.
- Support customer and stakeholder communications when required.
- Ensure professional and consistent communication standards are maintained.
- Create, update, and maintain company documentation.
- Organize digital records for easy retrieval and compliance.
- Maintain accurate operational logs, reports, and administrative records.
- Ensure document version control and adherence to company procedures.
- Coordinate virtual meetings, webinars, and internal events.
- Arrange travel plans, itineraries, and accommodation when necessary.
- Manage shared calendars and scheduling conflicts efficiently.
- Coordinate onboarding schedules and administrative support for new employees.
- Collect, verify, and enter operational data accurately.
- Generate weekly and monthly administrative reports.
- Assist with KPI tracking and operational performance reporting.
- Analyze administrative processes and recommend improvements.
- Identify opportunities to streamline administrative workflows.
- Support implementation of new operational procedures.
- Assist with documentation of standard operating procedures (SOPs).
- Promote efficiency through the effective use of digital collaboration tools.
- Bachelor's degree in Business Administration, Office Management, Operations Management, or a related field.
- Minimum of 2 years of experience in administrative support, office administration, operations coordination, or executive assistance.
- Experience working in a remote or distributed team environment is preferred.
- Excellent organizational and time-management skills.
- Strong written and verbal communication skills in English.
- Arabic language proficiency is considered an advantage.
- High level of professionalism and confidentiality.
- Strong analytical and problem-solving abilities.
- Ability to prioritize tasks and work independently with minimal supervision.
- Exceptional attention to detail and accuracy.
- Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Drive, Calendar)
- Zoom, Microsoft Teams, and Google Meet
- Project management platforms such as Asana, Trello, Monday.com, ClickUp, or similar
- Slack and other workplace communication platforms
- Cloud document management systems
- Data entry and reporting tools
- Experience supporting executive leadership or operations teams.
- Familiarity with remote collaboration technologies.
- Knowledge of office administration best practices.
- Experience working within multicultural or international organizations.
- Basic project management knowledge or certification is an advantage.
- Organization and planning
- Time management
- Communication
- Team collaboration
- Critical thinking
- Adaptability
- Professionalism
- Accountability
- Initiative
- Confidentiality
- Customer service orientation
- Attention to detail
The Successful Candidate Will
- Deliver accurate and timely administrative support.
- Maintain organized documentation and operational records.
- Support smooth communication across departments.
- Meet deadlines consistently while managing multiple priorities.
- Contribute to operational improvements and process efficiency.
- Demonstrate reliability, integrity, and professionalism in all interactions.
- Fully remote work environment.
- Competitive salary.
- Flexible working arrangements.
- Professional development and training opportunities.
- Collaborative international team environment.
- Career growth opportunities within PULSE (MENA).
- Paid annual leave and applicable company benefits.
- Access to modern digital collaboration tools and resources.
PULSE (MENA) is committed to fostering an inclusive and diverse workplace where all qualified applicants receive equal consideration for employment. We value diverse perspectives and believe they strengthen our team and the communities we serve.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 1 أغسطس 2026
وظائف أخرى لدى PULSE (MENA)