وظيفة مدير التحكم بالوثائق شاغرة لدى Jasara Program Management Company بمدينة الرياض
Document Control Manager
تفاصيل الوظيفة
شركة جسارة لإدارة البرامج (Jasara PMC)، وهي مشروع مشترك بين صندوق الاستثمارات العامة وجاكوبس وأرامكو السعودية، تعلن عن حاجتها لتعيين **مدير إدارة الوثائق** في مدينة الرياض، للإشراف على أنظمة وعمليات إدارة الوثائق في البرنامج.
المهام والمسؤوليات
- إدارة فريق من كبار مراقبي الوثائق
- وضع إجراءات وعمليات وقوالب إدارة الوثائق
- تطوير قائمة مراجعة لتقديم الوثائق
- إجراء «مراجعات مفاجئة» و«مراجعات فوق الكتف» لفِرق المشاريع لتعزيز فهمهم وامتثالهم لإجراءات إدارة الوثائق
- تنفيذ وصيانة نظام حفظ وثائق منسق ومتسق للبرنامج
- إنشاء إطار إجرائي لتحديد وجمع وتوزيع وحفظ الوثائق الخاضعة للرقابة للبرنامج (إجراءات إدارة الوثائق)
- إعداد مصفوفة توزيع الوثائق في نظام إدارة الوثائق الإلكتروني (EDMS)
- إعداد قوالب سير العمل في نظام EDMS المطلوبة لمراجعة الوثائق وتوزيعها على الأفراد المعنيين
- تشغيل وإدارة نظام إدارة الوثائق
- إنشاء حسابات مستخدمين في نظام EDMS
- الإشراف عن كثب على المراحل الصعبة/الحساسة في البرنامج والتنسيق مع التقارير المباشرة لحل المشكلات
- مراقبة استخدام تراخيص نظام EDMS
- الموافقة على بطاقات الدوام الأسبوعية للفريق المعين
- مساعدة المستخدمين في التقاط وتحديد موقع المعلومات الإلكترونية
- تنفيذ المهام والواجبات التي تحددها الإدارة من وقت لآخر
الشروط والمتطلبات
- درجة البكالوريوس في إدارة المشاريع أو مجال ذي صلة
- خبرة لا تقل عن 10 سنوات في دور مماثل
- مهارات إشرافية وقيادية قوية
- قدرات قوية على اتخاذ القرارات
- مهارات تحليلية وحل مشكلات قوية
- مهارات تنظيمية ممتازة والاهتمام بالتفاصيل
- مهارات تواصل شفهي وكتابي ممتازة
- خبرة في إجراءات إدارة الوثائق
- إتقان مراقبة جودة الوثائق
- كفاءة في تدقيق إدارة الوثائق
- إتقان أنظمة ترقيم الوثائق
- إتقان التحكم في المراجعات/تغييرات الوثائق
- القدرة على إدارة استشاريين ومقاولين متعددين
- إتقان إدارة نظام إدارة الوثائق الإلكتروني (EDMS)
- إتقان استخدام مجموعة Microsoft Office أو البرامج ذات الصلة
- إتقان دوال وصيغ Microsoft Office Excel
عرض النص الأصلي للإعلان
Jasara Program Management Company (Jasara PMC) is a leading Joint Venture between Public Investment Fund (PIF), Jacobs, and Saudi Aramco, established to deliver world-class program management services across the Kingdom of Saudi Arabia. Jasara plays a key role in supporting the realization of Saudi Vision 2030, particularly in delivering giga-projects and large-scale infrastructure developments.
We are seeking a Document Control Manager to join JASARA PMC. Document Management position overseeing the document control systems and processes for the Programme. Interfaces with different stakeholders within the organization to ensure consistent approach on document management activities. Review the Document Plans and Procedure prepared by the Consultant and Contractors.
Key Responsibilities
We are seeking a Document Control Manager to join JASARA PMC. Document Management position overseeing the document control systems and processes for the Programme. Interfaces with different stakeholders within the organization to ensure consistent approach on document management activities. Review the Document Plans and Procedure prepared by the Consultant and Contractors.
Key Responsibilities
- Manages a team of Senior Document Controllers
- Set up the Document Control procedures, processes, templates, etc.
- Develop checklist for document submissions
- Proactively conduct "spot audits" and "over-the-shoulder-reviews" of Project Teams to facilitate their understanding of and enhance their compliance to Document Controls procedures.
- Implement and maintain coordinated and consistent document filing system for the program
- Establish procedural framework for identifying, collecting, distributing and filing the controlled documents for the Program (i.e Document Control Procedure)
- Set-up the Document Distribution Matrix in EDMS
- Set-up the workflow templates in EDMS required for document reviews / distribution to appropriate individuals
- Runs & administrates the Document Control System
- Create user account in EDMS
- Closely supervises difficult / sensitive phases of the programme and liase with direct reports to resolve issues
- Monitor EDMS Licenses usages
- Approves weekly Timesheet of designated team
- Assist users in capturing and locating electronic information.
- Performs such assignments and duties assigned by the management as deem necessary from time to time
- Bachelor of Science Degree in Project Management for relevant field
- 10 years plus experience in related role required
- Strong supervisory and leadership skills
- Strong decision-making abilities
- Strong analytical and problem-solving skills
- Excellent organizational skills and attention to detail
- Excellent verbal and written communication skills
- Expert in Document Control Procedures
- Proficient in Document Quality Control
- Competent in Document Control Audits
- Proficient in Document Numbering Systems
- Proficient in Revision Control/Document Changes
- Ability to manage multiple Consultants and Contractors
- Proficient in Document Control System (EDMS) Administration
- Proficient with Microsoft Office Suite, or related software
- Proficient with Microsoft Office Excel's functions and formulas
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 8 سبتمبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4464455654
رقم الإعلان لدى المصدر: 4464455654