وظيفة مساعد تنفيذي شاغرة لدى Parsons Corporation في الرياض
Executive Assistant (Saudi National)
تفاصيل الوظيفة
شركة Parsons Corporation تعلن عن وظيفة Executive Assistant (سعودي الجنسية) في الرياض.
نبذة عن الوظيفة
تقدم هذه الوظيفة دعماً إدارياً شاملاً للمدير التنفيذي وفريق العمل، وتشمل مهام إدارية وكتابية وجمع بيانات وإعداد تقارير وفق الإجراءات المتبعة، مع العمل تحت إشراف المشرف على المهام المعقدة أو غير الروتينية.
المهام والمسؤوليات
- إعداد وتحرير وتنسيق المراسلات والعروض التقديمية وجداول البيانات والتقارير، بما في ذلك المستندات السردية والملخصات البيانية.
- الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها، وتسجيل الرسائل وإيصالها باحترافية وفي الوقت المناسب.
- استلام البريد والمراسلات الأخرى وفرزها وتوزيعها.
- صياغة المراسلات والتقارير الروتينية التي لا تتطلب انتباه المشرف المباشر.
- جمع ومراجعة وتوحيد البيانات والإحصائيات في تقارير للاستخدام داخل الوحدة وخارجها، وتطوير تقارير جديدة أو تعديل القائمة حسب التوجيهات.
- التحقق من دقة البيانات، بما في ذلك مطابقة فواتير الموردين مع الملفات والوثائق.
- مراجعة تقارير أوقات الموظفين والتأكد من صحة ساعات العمل ورموز الوظائف، ومتابعة التناقضات وضمان تصحيحها في الوقت المناسب.
- تتبع ساعات الإجازات المدفوعة وجداول الغياب المخطط لها.
- الحفاظ على أدلة الموظفين وسجلاتهم بما في ذلك السير الذاتية والتغييرات الوظيفية، وسجلات المعدات ومواعيد الصيانة.
- تقديم طلبات الخدمة للمعدات المكتبية عند الحاجة.
- المساعدة في جمع البيانات الأولية لإعداد الميزانية العامة للوحدة، وإعداد تقارير الميزانية الدورية حسب التوجيهات، ودعم الأنشطة المالية.
- التنسيق للمتطلبات المكانية للوحدة، بما في ذلك خطط الجلوس وتوزيع المساحات، وتقديم طلبات أجهزة الكمبيوتر والهواتف والمعدات الأخرى للموظفين الجدد أو المنقولين.
- تحديث الدليل المؤسسي والأنظمة ذات الصلة لتعكس تغييرات الموظفين والمواقع.
- العمل مع المشرف لمتابعة مواعيد تقييم الأداء، وإعداد المستندات المتعلقة بإجراءات شؤون الموظفين (الترقيات، النقل، إلخ).
- توجيه الموظفين الإداريين ذوي المستوى الأدنى وتقديم التوجيه اليومي لهم عند الحاجة.
الشروط والمتطلبات
- شهادة ثانوية عامة أو ما يعادلها.
- 6 سنوات خبرة متقدمة في الأعمال الإدارية أو كمساعد تنفيذي، ويفضل في بيئة مكتبية مهنية سريعة الخطى.
المهارات المطلوبة
- إجادة استخدام حزمة MS Office، مع مهارات قوية في Microsoft Word وPowerPoint وExcel.
- القدرة على تحليل الممارسات التشغيلية وتحسينها لزيادة الكفاءة.
- الاهتمام الشديد بالتفاصيل والدقة في التوثيق وإعداد التقارير.
- مهارات تواصل شفهية وكتابية استثنائية.
- مهارات تنظيمية فائقة مع القدرة على إدارة أولويات متعددة والوفاء بالمواعيد النهائية.
- القدرة على العمل بشكل مستقل مع الحفاظ على التعاون الفعال مع فريق العمل والقيادة.
عرض النص الأصلي للإعلان
In a world of possibilities, pursue one with endless opportunities. Imagine Next!
At Parsons, you can imagine a career where you thrive, work with exceptional people, and be yourself. Guided by our leadership vision of valuing people, embracing agility, and fostering growth, we cultivate an innovative culture that empowers you to achieve your full potential. Unleash your talent and redefine what’s possible.
Job Description
The Executive Assistant provides comprehensive administrative support to the assigned executive(s) and work group. This role performs a variety of routine and non-routine administrative, clerical, data collection, and reporting tasks in accordance with established procedures. The Executive Assistant works under the direction of a supervisor or manager, particularly on complex or non-routine assignments, and plays a key role in ensuring the smooth operation of day-to-day activities.
Key Responsibilities
Administrative & Clerical Support
We truly invest and care about our employee’s wellbeing and provide endless growth opportunities as the sky is the limit, so aim for the stars! Imagine next and join the Parsons quest-APPLY TODAY!
Parsons is aware of fraudulent recruitment practices. To learn more about recruitment fraud and how to report it, please refer to https://www.parsons.com/fraudulent-recruitment/.
At Parsons, you can imagine a career where you thrive, work with exceptional people, and be yourself. Guided by our leadership vision of valuing people, embracing agility, and fostering growth, we cultivate an innovative culture that empowers you to achieve your full potential. Unleash your talent and redefine what’s possible.
Job Description
The Executive Assistant provides comprehensive administrative support to the assigned executive(s) and work group. This role performs a variety of routine and non-routine administrative, clerical, data collection, and reporting tasks in accordance with established procedures. The Executive Assistant works under the direction of a supervisor or manager, particularly on complex or non-routine assignments, and plays a key role in ensuring the smooth operation of day-to-day activities.
Key Responsibilities
Administrative & Clerical Support
- Prepare, edit, and format correspondence, presentations, spreadsheets, and reports, including narrative-style documents and graphical summaries.
- Answer and route telephone calls; take and relay messages in a professional and timely manner.
- Receive, sort, and distribute mail and other incoming communications.
- Draft routine correspondence and reports that do not require the direct attention of the supervisor.
- Collect, review, and consolidate statistics and general data into established reports for use within and outside the unit.
- Develop new reports or revise existing reports as directed (in spreadsheet, graphical, or narrative formats).
- Verify data accuracy, including reconciling supplier invoices against file copies and other documentation.
- Distribute reports as directed by the immediate supervisor.
- Review employee time reports to verify accuracy of hours worked and Job#/WBS charges.
- Follow up on discrepancies and ensure timely processing of corrections.
- Track paid-time-off (PTO) hours and maintain schedules of planned absences.
- Maintain employee directories and related data for staff assigned to the unit, including company resumes and role changes.
- Establish and maintain records of equipment, including service logs and maintenance dates.
- Initiate service requests for office equipment as needed.
- Assist in gathering basic data for preparation of the unit’s overhead budget.
- Prepare recurring budget-related reports as directed.
- Produce preliminary reconciliations and support financial tracking activities.
- Coordinate physical space requirements for the unit, including seating plans and workspace allocations.
- Initiate requests for PCs, telephones, and other office equipment for new or transferring staff.
- Update the Corporate Directory and related systems to reflect staffing and location changes.
- Work closely with the immediate supervisor to monitor the timeliness of performance appraisals.
- Prepare documents related to personnel actions (e.g., promotions, transfers, and other HR-related changes) as directed.
- Gather information and periodically prepare occupancy or staffing reports by project or unit.
- Provide direction to lower-level clerical/administrative employees as needed.
- Perform other related responsibilities appropriate to the role and unit requirements.
- Supervision Received:
- Reports to a Supervisor or Manager.
- Supervision Given:
- Provides day-to-day guidance and direction to lower-level clerical/administrative staff (no formal management responsibility).
- Internal Contacts:
- All employees within the assigned work group and/or project teams.
- External Contacts:
- Clients, suppliers, and government agencies, as directed by the supervisor or manager.
- High school diploma or equivalent required.
- 6 years of progressive administrative or executive assistant experience, preferably in a fast-paced, professional office environment.
- Proficiency in MS Office Suite, with strong skills in Microsoft Word, PowerPoint, and Excel.
- Ability to analyze and refine operating practices to improve workflow and efficiency.
- Strong attention to detail and accuracy in documentation and reporting.
- Exceptional oral and written communication skills.
- Superior organizational skills, with proven ability to manage multiple priorities and meet deadlines.
- Demonstrated ability to work independently while maintaining effective collaboration with team members and leadership.
We truly invest and care about our employee’s wellbeing and provide endless growth opportunities as the sky is the limit, so aim for the stars! Imagine next and join the Parsons quest-APPLY TODAY!
Parsons is aware of fraudulent recruitment practices. To learn more about recruitment fraud and how to report it, please refer to https://www.parsons.com/fraudulent-recruitment/.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 9 سبتمبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4465091544
رقم الإعلان لدى المصدر: 4465091544