وظيفة أخصائي التحكم في المستندات (Document Control Specialist) شاغرة لدى شركة Hill International في الرياض
Document Control Specialist
تفاصيل الوظيفة
شركة Hill International, Inc. تعلن عن وظيفة Document Control Specialist في الرياض.
المهام والمسؤوليات
- إدارة وصيانة مستندات المشروع باستخدام أنظمة مثل Aconex أو SharePoint أو غيرها من منصات أنظمة إدارة المستندات (DMS).
- تنسيق تدفق المستندات بين العميل وفريق إدارة البرنامج والاستشاريين والمقاولين لدعم التقديم والمراجعة والاعتماد في الوقت المناسب.
- الحفاظ على سجلات المستندات وتحديثها، بما في ذلك الرسومات وطلبات المعلومات (RFIs) والمرفوعات الفنية والتسليمات وأوراق الامتثال والمراسلات البرنامجية.
- تتبع جميع المستندات الواردة والصادرة، مع الحفاظ على التسجيل والتوزيع والحفظ المناسب.
- مراقبة دورات مراجعة المستندات ومتابعة أصحاب المصلحة لضمان الردود في الوقت المناسب والالتزام بالمواعيد النهائية.
- التحقق من أن جميع التقديمات تتوافق مع متطلبات البرنامج والإجراءات ومعايير الجودة.
- الحفاظ على التحكم الصارم في الإصدارات لضمان استخدام أحدث المستندات المعتمدة فقط.
- إعداد وإصدار الإرساليات مع سجلات دقيقة وقابلية تتبع كاملة.
- دعم فرق البرنامج في تتبع التسليمات والحفاظ على توثيق منظم.
- المساعدة في التحضير للتدقيق من خلال الحفاظ على توثيق كامل ومؤرشف بشكل صحيح.
- الحفاظ على سرية ودقة وسلامة جميع وثائق البرنامج طوال دورة حياة البرنامج.
الشروط والمتطلبات
- درجة البكالوريوس (BA/BS) في مجال ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن 3 سنوات كمراقب مستندات (Document Controller)، مع خبرة عملية في استخدام أنظمة إدارة المستندات المعيارية في المجال (مثل Aconex, SharePoint, EDMS).
- إجادة قوية للغة الإنجليزية كتابةً وتحدثًا.
- إتقان استخدام تطبيقات Microsoft Office، وخاصة Word وExcel وOutlook.
- فهم جيد لعمليات وإجراءات وسير عمل التحكم في المستندات ضمن بيئات إدارة البرامج (PMO).
- مهارات تنظيمية وتواصلية قوية، مع القدرة على التنسيق بفعالية مع أصحاب المصلحة المتعددين.
- الإلمام بممارسات العمل الإداري والسكرتيري وخدمة العملاء.
- القدرة على إدارة مهام متعددة، وترتيب أولويات عبء العمل، والالتزام بالمواعيد النهائية في بيئة مشروع سريعة الوتيرة.
عرض النص الأصلي للإعلان
Responsibilities
- Manage and maintain project documents using systems such as Aconex, SharePoint, or other Document Management System (DMS) platforms.
- Coordinate document flow between the Client, PMO team, Consultants, and Contractors to support timely submission, review, and approval.
- Maintain and update document registers, including drawings, RFIs, technical submittals, deliverables, compliance sheets and program correspondence.
- Track all incoming and outgoing documents, maintaining proper logging, distribution, and filing.
- Monitor document review cycles and follow up with stakeholders to secure timely responses and adherence to deadlines.
- Verify that all submissions comply with program requirements, procedures, and quality standards.
- Maintain strict version control so that only the latest approved documents are used.
- Prepare and issue transmittals with accurate records and full traceability.
- Support program teams in tracking deliverables and maintaining organized documentation.
- Assist in audit preparation by keeping documentation complete and properly archived.
- Safeguard the confidentiality, accuracy, and integrity of all program documentation throughout the program lifecycle.
- Bachelor’s degree (BA/BS) in a relevant field.
- Minimum of 3 years of experience as a Document Controller, with hands-on experience using industry-standard Document Management Systems (e.g., Aconex, SharePoint, EDMS).
- Strong command of written and spoken English.
- Proficient in Microsoft Office applications, particularly Word, Excel, and Outlook.
- Good understanding of document control processes, procedures, and workflows within PMO environments.
- Strong organizational and communication skills, with the ability to coordinate effectively with multiple stakeholders.
- Familiarity with administrative, clerical, and customer service practices.
- Ability to manage multiple tasks, prioritize workload, and meet deadlines in a fast-paced project environment.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 30 سبتمبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4472317856
رقم الإعلان لدى المصدر: 4472317856
إ
ب