وظيفة منسق العمليات المالية والإدارية لدى Jobgether في السعودية
Finance & Administrative Operations Coordinator
تفاصيل الوظيفة
Jobgether تعلن، نيابة عن شركة شريكة، عن وظيفة منسق الشؤون المالية والإدارية (Finance & Administrative Operations Coordinator) في السعودية. هذا الدور يجمع بين مهام الحسابات المدينة والتسوية والدعم المحاسبي والتنسيق الإداري في بيئة عمل سريعة ومتنامية.
المهام والمسؤوليات
- إدارة مراجعة أعمار الحسابات المدينة أسبوعياً، وتحديد الأرصدة المتأخرة ومتابعة تحصيل المدفوعات من العملاء.
- الحفاظ على قوائم البنود المفتوحة وسجلات متابعة الأرصدة غير المسددة واستثناءات الدفع والمعلومات المفقودة.
- تحديث سجلات العملاء والمدفوعات والإيداعات والكشوفات وتقارير الحسابات المدينة في QuickBooks Desktop.
- التنسيق مع فرق التحصيل والمحاسبة والعملاء لحل استثناءات الدفع والأرصدة المفتوحة.
- مراقبة إيداعات الشيكات والنقد والحوالات التي يجمعها الموظفون الميدانيون، وتسويتها مع السجلات البنكية والمحاسبية.
- معالجة الشيكات يدوياً ومتابعة الإيداعات والمدفوعات المعلقة.
- استخدام منصات الفوترة مثل Service Channel لمتابعة استثناءات الفوترة ومشكلات الدفع.
- مقارنة سجلات الفواتير والعملاء والمدفوعات بين RouteStar وQuickBox والأنظمة الأخرى لحل التباينات.
- إعداد تقارير Excel والتسويات والمتابعات المالية والتقارير التشغيلية.
- جمع الإيصالات والمستندات الداعمة للمصروفات التشغيلية بما فيها الوقود واللوازم والصيانة والزيادات وتكاليف المركبات.
- تحديد التباينات غير العادية والمستندات المفقودة والتناقضات التي تتطلب تحقيقاً أو متابعة.
- التنسيق مع فريق المحاسبة عبر الإجابة عن الاستفسارات وجمع المستندات ومتابعة الطلبات.
- إعداد معلومات دعم الرواتب بما في ذلك العمولات والبنود الإضافية والتعويضات والمستندات الداعمة.
- جمع بيانات الرواتب للموظفين الجدد وحفظ السجلات المنظمة ومتابعة التفاصيل المفقودة.
- صيانة جداول متابعة أسبوعية وقوائم مهام وجداول زمنية للمهام المتكررة.
- دعم إدارة المخزون واستلام المشتريات وطلب اللوازم المكتبية والتنسيق الإداري للأسطول.
- إعداد وتوجيه المستندات المتعلقة بالعملاء وتقديم دعم إداري روتيني يشمل الجدولة وحفظ السجلات والمتابعة.
- دعم الأنشطة الإدارية المتعلقة بالموارد البشرية بتوجيه من المستشارين أو المديرين المختصين.
- التواصل مع العملاء والموردين والمحاسبين والجهات الداخلية للحصول على المعلومات والحفاظ على سير المهام.
- المساعدة في إنشاء وتوثيق وتحسين العمليات المتكررة وإجراءات التشغيل القياسية.
- تقديم دعم إضافي في المجالات المالية والإدارية والتشغيلية ضمن نطاق العمل المتفق عليه.
الشروط والمتطلبات
- خبرة عملية قوية في استخدام QuickBooks Desktop (مطلوب).
- خبرة عملية في الحسابات المدينة بما في ذلك متابعة الدفع والتنسيق مع التحصيل.
- خبرة في تسوية مدفوعات العملاء والإيداعات والنشاط البنكي والسجلات المحاسبية.
- خلفية في الإدارة المالية أو المحاسبة أو الدعم المحاسبي أو وظيفة ذات صلة وثيقة.
- إجادة قوية لبرنامج Microsoft Excel والقدرة على إعداد التقارير والمتابعات والتسويات والتحليلات المالية.
- خبرة في تحديد التناقضات والمستندات المفقودة والتباينات غير العادية واستثناءات الدفع.
- يفضل خبرة في تسوية مدفوعات العملاء مقابل السجلات البنكية والمحاسبية.
- الإلمام بـ Service Channel أو منصات فوترة متعددة الخدمات/العملاء ميزة إضافية.
- خبرة في RouteStar ميزة إضافية.
- خبرة في دعم الرواتب مفضلة بقوة.
- خبرة في العمليات أو الإدارة المكتبية أو التواصل مع العملاء/الموردين أو العمل في شركات صغيرة تعتبر ذات قيمة عالية.
- خبرة في إدارة الموارد البشرية مفيدة، وكذلك التعرض لإدارة المخزون أو الأسطول.
- قدرة على العمل وفق الجدول المتفق عليه من 9:00 صباحاً إلى 5:00 مساءً بتوقيت شرق الولايات المتحدة (EST)، من الإثنين إلى الجمعة.
- إجادة اللغة الإنجليزية للتواصل المهني (مطلوب)، ومعرفة الإسبانية ميزة إضافية.
- الإلمام بمايكروسوفت أوفيس وGoogle Workspace ومنصات الرواتب/تسجيل الوقت والأنظمة التجارية ذات الصلة.
المهارات المطلوبة
- مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على الحفاظ على سجلات متابعة دقيقة وقوائم تفقدية.
- نهج استباقي ومثابر في متابعة المدفوعات المتأخرة والمعلومات المفقودة والطلبات غير المحلولة.
- القدرة على العمل بشكل مستقل وتحمل مسؤولية المهام المالية والتشغيلية المتكررة.
- مهارات تواصل وبناء علاقات قوية، بما في ذلك الثقة في التواصل عبر الهاتف والبريد الإلكتروني.
- واسع الحيلة، دقيق، ومريح في العمل ضمن شركة صغيرة حيث قد تكون العمليات ما زالت قيد التطوير.
- القدرة على إدارة أولويات متعددة مع الحفاظ على الدقة والالتزام بالمواعيد النهائية.
المزايا
- عقد تعاقد مستقل بدوام كامل (40 ساعة في الأسبوع).
- فرصة عمل عن بُعد للمرشحين المؤهلين في المناطق القريبة (nearshore).
- جدول عمل من الإثنين إلى الجمعة، عادةً من 9:00 صباحاً إلى 5:00 مساءً بتوقيت شرق الولايات المتحدة.
- أسعار تنافسية للمتعاقدين.
- دفعات أسبوعية.
- تدريب مجاني وفرص لتطوير المهارات.
- دعم وتوجيه مستمر طوال فترة التعاقد.
- الوصول إلى مجتمع مهني داعم.
- فرصة لتطوير الخبرة في المالية والمحاسبة والإدارة ودعم الرواتب والعمليات التجارية.
- إمكانية المساهمة في تحسين العمليات وتطوير سير العمل التشغيلي الأكثر كفاءة.
- التعرض لعملاء دوليين وأدوات مالية وتجارية حديثة.
عرض النص الأصلي للإعلان
This position is listed on behalf of a partner company, who manages all applications and next steps. Our partner is looking for a Finance & Administrative Operations Coordinator based in Saudi Arabia.
This is a hands-on finance and business operations role supporting a growing small business in a fast-moving environment. You will combine accounts receivable, reconciliation, bookkeeping support, payroll coordination, and administrative operations. The role requires strong practical experience with QuickBooks Desktop, payment follow-up, financial records, and Excel-based reporting. You will take ownership of recurring financial tasks while proactively resolving discrepancies, missing information, and outstanding items. Success in this position depends on organization, persistence, attention to detail, and the ability to work independently. You will also help improve processes, maintain documentation, and keep day-to-day financial and operational activities moving efficiently.
Accountabilities
We use an AI-powered matching process to ensure your application is reviewed quickly, objectively, and fairly against the role's core requirements. Our system identifies the top-fitting candidates, and this shortlist is then shared directly with the hiring company. The final decision and next steps (interviews, assessments) are managed by their internal team.
We appreciate your interest and wish you the best!
Why Apply Through Jobgether?
Data Privacy Notice: By submitting your application, you acknowledge that Jobgether will process your personal data to evaluate your candidacy and share relevant information with the hiring employer. This processing is based on legitimate interest and pre-contractual measures under applicable data protection laws (including GDPR). You may exercise your rights (access, rectification, erasure, objection) at any time.
We may use artificial intelligence (AI) tools to support parts of the hiring process, such as reviewing applications, analyzing resumes, or assessing responses and identifying potential inconsistencies or verification signals in application materials based on available information. These tools assist our recruitment team but do not replace human judgment. Final hiring decisions are ultimately made by humans. If you would like more information about how your data is processed, please contact us.
This is a hands-on finance and business operations role supporting a growing small business in a fast-moving environment. You will combine accounts receivable, reconciliation, bookkeeping support, payroll coordination, and administrative operations. The role requires strong practical experience with QuickBooks Desktop, payment follow-up, financial records, and Excel-based reporting. You will take ownership of recurring financial tasks while proactively resolving discrepancies, missing information, and outstanding items. Success in this position depends on organization, persistence, attention to detail, and the ability to work independently. You will also help improve processes, maintain documentation, and keep day-to-day financial and operational activities moving efficiently.
Accountabilities
- Manage weekly accounts receivable aging reviews, identify overdue balances, and proactively follow up on outstanding customer payments.
- Maintain open-item lists and follow-up trackers for unresolved balances, payment exceptions, missing information, and other financial issues.
- Maintain customer records, payments, deposits, statements, and AR reporting in QuickBooks Desktop.
- Coordinate with receivables, collections, bookkeeping, and client contacts to resolve payment exceptions, unapplied credits, aging items, and open balances.
- Monitor deposits from checks, cash, and money orders collected by field staff and reconcile expected customer payments against bank and accounting records.
- Manage physical check processing and follow up on outstanding deposits or payment items.
- Use billing platforms such as Service Channel and related systems to monitor billing exceptions and payment issues.
- Compare invoice, customer, and payment records between RouteStar, QuickBooks, and other systems to identify and resolve mismatches.
- Prepare Excel-based reports, reconciliations, financial trackers, and other operational reports.
- Gather receipts and supporting documentation for business expenses, including fuel, supplies, maintenance, uniforms, vehicle costs, vendor purchases, and other card activity.
- Identify unusual variances, missing documentation, discrepancies, and other issues requiring investigation or follow-up.
- Coordinate with the bookkeeping team by answering questions, gathering source documents, tracking outstanding requests, and ensuring documentation is delivered promptly.
- Prepare payroll support information, including commissions, additional pay items, reimbursements, pay-stub checks, and supporting documentation.
- Gather new-hire payroll information and maintain organized payroll-support records while following up on missing details.
- Maintain weekly open-item trackers, checklists, status updates, and recurring task schedules.
- Support inventory and receipt management, office supply ordering, and fleet-related administrative coordination.
- Prepare and route client-related documents and provide routine administrative support, including scheduling, record maintenance, task tracking, and follow-up.
- Support HR-related administrative activities under the direction of designated advisors or managers.
- Communicate proactively with customers, vendors, bookkeepers, corporate contacts, and internal stakeholders to obtain information and keep tasks moving.
- Help create, document, and improve recurring processes and standard operating procedures.
- Provide additional finance, administrative, and operational support as required within the agreed scope of work.
- Strong hands-on experience with QuickBooks Desktop is required.
- Practical experience in accounts receivable, including payment follow-up and collections coordination.
- Experience reconciling customer payments, deposits, bank activity, and accounting records.
- Background in financial administration, bookkeeping, accounting support, or a closely related function.
- Strong Microsoft Excel skills and confidence preparing reports, trackers, reconciliations, and financial analyses.
- Experience identifying discrepancies, missing documentation, unusual variances, and payment exceptions.
- Experience reconciling customer payments against bank and accounting records is preferred.
- Familiarity with Service Channel or similar multi-service/client billing platforms is an advantage.
- Experience with RouteStar is a plus.
- Payroll-support experience is strongly preferred.
- Operations, office administration, customer/vendor communication, or small-business experience is highly valuable.
- HR administration experience is beneficial, as is exposure to inventory or fleet administration.
- Strong organizational skills with the ability to maintain accurate trackers, checklists, and open-item lists.
- Proactive and persistent approach to following up on overdue payments, missing information, and unresolved requests.
- Ability to work independently and take ownership of recurring finance and operational responsibilities.
- Strong communication and relationship-building skills, including confidence communicating by phone and email.
- Resourceful, detail-oriented, and comfortable working in a small business where processes may still be developing.
- Ability to manage multiple priorities while maintaining accuracy and meeting deadlines.
- Familiarity with Microsoft Office, Google Workspace, payroll/timekeeping platforms, and related business systems.
- Professional English communication skills are required; bilingual Spanish is a plus.
- Ability to work the agreed schedule of 9:00 AM-5:00 PM EST, Monday through Friday.
- Full-time independent contractor engagement of 40 hours per week.
- Remote opportunity for eligible nearshore candidates.
- Monday-to-Friday schedule, generally 9:00 AM-5:00 PM EST.
- Competitive contractor rates.
- Weekly payments.
- Free training and upskilling opportunities.
- Ongoing support and guidance throughout the engagement.
- Access to a supportive professional community.
- Opportunity to develop experience across finance, bookkeeping, administration, payroll support, and business operations.
- Potential to contribute to process improvement and the development of more efficient operational workflows.
- Exposure to international clients and modern financial and business-support tools.
We use an AI-powered matching process to ensure your application is reviewed quickly, objectively, and fairly against the role's core requirements. Our system identifies the top-fitting candidates, and this shortlist is then shared directly with the hiring company. The final decision and next steps (interviews, assessments) are managed by their internal team.
We appreciate your interest and wish you the best!
Why Apply Through Jobgether?
Data Privacy Notice: By submitting your application, you acknowledge that Jobgether will process your personal data to evaluate your candidacy and share relevant information with the hiring employer. This processing is based on legitimate interest and pre-contractual measures under applicable data protection laws (including GDPR). You may exercise your rights (access, rectification, erasure, objection) at any time.
We may use artificial intelligence (AI) tools to support parts of the hiring process, such as reviewing applications, analyzing resumes, or assessing responses and identifying potential inconsistencies or verification signals in application materials based on available information. These tools assist our recruitment team but do not replace human judgment. Final hiring decisions are ultimately made by humans. If you would like more information about how your data is processed, please contact us.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 2 أكتوبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4472870595
رقم الإعلان لدى المصدر: 4472870595