PULSE (MENA) تعلن عن وظيفة موظف حفظ ملفات مبتدئ (عن بُعد) في تبوك
Entry-Level File Clerk (Remote)
تفاصيل الوظيفة
تعلن شركة PULSE (MENA) عن توفر وظيفة كاتب ملفات مبتدئ (عن بُعد) في تبوك، السعودية، للانضمام إلى فريق إدارة السجلات الإلكترونية.
نبذة عن الوظيفة
- نبحث عن موظف موثوق ومنظم ودقيق للعمل في فريق إدارة السجلات الإلكترونية عن بُعد.
- تركز الوظيفة على تنظيم وصيانة وتحديث وإدارة الملفات الإلكترونية وسجلات الأعمال.
- سيساعد المرشح الناجح في معالجة المستندات، والملفات الرقمية، وإدخال البيانات، والتحقق من السجلات، واسترجاع الملفات، والدعم الإداري الروتيني.
- المرشح المثالي يجيد استخدام الحاسوب، ويتبع التعليمات بدقة، ويحافظ على دقة السجلات، ويستمتع بتنظيم المعلومات.
- لا تشترط الخبرة المهنية السابقة. سيتم توفير تدريب شامل وتوجيه مستمر. نشجع الخريجين الجدد، ومغيري المسار المهني، والعائدين إلى سوق العمل، والباحثين عن أول فرصة إدارية عن بُعد على التقديم.
المهام والمسؤوليات
- تنظيم الملفات الإلكترونية والسجلات وصيانتها.
- تصنيف المستندات وفق إجراءات التقديم المحددة.
- تطبيق أسماء ملفات وتصنيفات وأنظمة تصنيف متسقة.
- رفع وتنزيل وتخزين المستندات المعتمدة في الأنظمة المخصصة.
- الحفاظ على تنظيم المجلدات الرقمية ومحركات الأقراص المشتركة.
- تحديد الملفات المفقودة أو المكررة أو القديمة أو غير المصنفة بشكل صحيح.
- المساعدة في الصيانة الدورية لنظام التقديم.
- ضمان قدرة أعضاء الفريق المصرح لهم على تحديد موقع السجلات بكفاءة.
- استلام ومعالجة المستندات والنماذج الإلكترونية.
- مراجعة المستندات للتأكد من اكتمالها ودقتها وتنسيقها المناسب.
- تحويل المستندات وتنظيمها إلى صيغ رقمية معتمدة.
- إعادة تسمية الملفات وفرزها وتصنيفها وأرشفتها حسب التعليمات.
- الحفاظ على سجلات تتبع معالجة المستندات.
- تحديد الصفحات المفقودة أو النماذج غير المكتملة أو المعلومات غير الواضحة.
- توجيه المستندات إلى أعضاء الفريق المناسبين للمراجعة.
- اتباع إجراءات التعامل مع المستندات وتخزينها.
- إدخال وتحديث المعلومات في قواعد البيانات وجداول البيانات الخاصة بالشركة.
- الحفاظ على فهارس الملفات وسجلات المستندات ومتتبعات السجلات.
- التحقق من المعلومات مقابل المستندات المصدرية المعتمدة.
- تصحيح الأخطاء الروتينية عند التصريح بذلك.
- تحديد السجلات المكررة أو القديمة أو غير المتسقة.
- الحفاظ على سجلات دقيقة للتحديثات المنجزة.
- اتباع معايير الشركة لدقة البيانات وحفظ السجلات.
- تحديد موقع واسترجاع المستندات الإلكترونية المصرح بها عند الطلب.
- مساعدة أعضاء الفريق في طلبات السجلات والمعلومات الروتينية.
- البحث في قواعد البيانات والمجلدات المشتركة وأنظمة إدارة المستندات.
- التحقق من تفاصيل الملف قبل تقديم الوصول أو المشاركة.
- الحفاظ على سجلات استرجاع المستندات وتوزيعها عند الحاجة.
- رفع الطلبات التي تتضمن معلومات مقيدة أو غير متوفرة.
- حماية سجلات الأعمال والعملاء السرية.
- مراجعة السجلات الرقمية الحالية للتأكد من دقتها وتنظيمها.
- تحديد الملفات التي تحتاج إلى تحديث أو إعادة تصنيف أو أرشفة.
- نقل المستندات المكتملة إلى مواقع الأرشفة المعتمدة.
- المساعدة في الحفاظ على مجموعات السجلات الحالية والتاريخية.
- اتباع سياسات الاحتفاظ بالمستندات والتخلص منها.
- الإبلاغ عن الملفات الرقمية المفقودة أو التالفة أو غير القابلة للوصول.
- الحفاظ على فهارس الأرشفة ووثائق التتبع.
- دعم مراجعات إدارة السجلات الروتينية.
- التحقق من أسماء الملفات وتصنيفاتها وفئاتها وتفاصيل المستندات.
- مراجعة السجلات الرقمية للتأكد من اكتمالها واتساقها.
- تحديد المستندات المكررة وأخطاء التقديم.
- مقارنة المعلومات مع سجلات المصدر المعتمدة.
- تصحيح أخطاء التقديم الروتينية عند التصريح بذلك.
- الإبلاغ عن التناقضات غير المحلولة إلى عضو الفريق المناسب.
- اتباع إجراءات مراقبة الجودة المحددة.
- الحفاظ على معايير عالية من الدقة والسرية.
- المساعدة في المهام الإدارية والكتابية الروتينية.
- إعداد وتحديث جداول البيانات والنماذج والقوائم والتقارير.
- تنظيم الموارد الرقمية المشتركة والمستندات الإدارية.
- الحفاظ على متتبعات المهام وسجلات المعالجة.
- دعم طلبات المستندات الداخلية وسير العمل الإداري.
- المساعدة في المراسلات البريدية عند التكليف.
- تنسيق تحديثات المعلومات الروتينية مع الزملاء.
- إكمال المهام الإدارية الإضافية حسب الحاجة.
- تنظيم وترتيب أولويات مهام التقديم ومعالجة المستندات الموكلة.
- تتبع المهام المنجزة والمعلقة والمستحقة.
- الحفاظ على ملاحظات التقدم وسجلات المعالجة.
- الوفاء بالمواعيد النهائية المحددة وتوقعات الجودة.
- طلب توضيح عند عدم اكتمال تعليمات التقديم.
- الإبلاغ عن المشكلات التقنية أو مشكلات الوصول إلى المستندات فوراً.
- اتباع الإجراءات المحددة لإنجاز المهام والتصعيد.
- التواصل المهني عبر البريد الإلكتروني والدردشة والاجتماعات الافتراضية.
- تنسيق طلبات التقديم والسجلات مع المشرفين والزملاء.
- تقديم تحديثات حول المهام الموكلة والعمل المنجز.
- المشاركة في التدريب والتوجيه الافتراضي.
- اتباع سياسات العمل عن بُعد وإجراءات أمن المعلومات.
- الحفاظ على اتصال موثوق خلال ساعات العمل المقررة.
- العمل بشكل مستقل مع الالتزام بالمواعيد النهائية ومعايير الجودة.
الشروط والمتطلبات
- شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها.
- إجادة أساسية لاستخدام الحاسوب والطباعة.
- اهتمام قوي بالتفاصيل والدقة.
- مهارات تنظيمية وإدارة وقت جيدة.
- معرفة أساسية بالبريد الإلكتروني وجداول البيانات والمستندات الرقمية.
- القدرة على تنظيم الملفات والمعلومات بشكل منهجي.
- القدرة على اتباع التعليمات المكتوبة والإجراءات المحددة.
- مهارات تواصل كتابي جيدة.
- القدرة على أداء المهام المتكررة باستمرار.
- مهارات أساسية في حل المشكلات.
- القدرة على إدارة مهام روتينية متعددة.
- الاستعداد لتعلم برامج إدارة المستندات وأنظمة التقديم.
- القدرة على العمل بشكل مستقل في بيئة عن بُعد.
- عادات عمل مهنية وموثوقة.
- القدرة على الحفاظ على السرية.
- اتصال إنترنت موثوق ومساحة عمل مناسبة عن بُعد.
- المؤهلات التفضيلية (غير مطلوبة): الإلمام بالملفات الرقمية، الدعم الإداري، Microsoft Excel أو Google Sheets، Microsoft Office أو Google Workspace، Google Drive أو OneDrive أو SharePoint، أنظمة إدارة المستندات، إدخال البيانات وصيانة السجلات، مستندات PDF والنماذج الإلكترونية، قواعد البيانات واسترجاع المعلومات، أدوات التواصل والتعاون عن بُعد. يمكن اعتبار الخبرة ذات الصلة من التعليم أو التدريب الداخلي أو العمل التطوعي أو المشاريع الأكاديمية أو المهام المستقلة أو الأنشطة الشخصية المتعلقة بالحاسوب.
المهارات المطلوبة
- تنظيم الملفات الرقمية.
- معالجة المستندات وحفظ السجلات.
- الاهتمام القوي بالتفاصيل.
- إدخال بيانات دقيق.
- إجادة استخدام الحاسوب والطباعة.
- مهارات تنظيمية وإدارة وقت.
- القدرة على اتباع التعليمات.
- التواصل الكتابي الجيد.
- حل المشكلات الأساسي.
- إدارة المهام المتعددة.
- الاستعداد للتعلم.
- العمل المستقل.
- الموثوقية والاحترافية.
- الحفاظ على السرية.
عرض النص الأصلي للإعلان
Position Overview
We are seeking a reliable, organized, and detail-oriented Entry-Level File Clerk to join our remote administrative and records management team.
This position focuses on organizing, maintaining, updating, and managing electronic files and business records. The successful candidate will assist with document processing, digital filing, data entry, records verification, file retrieval, and routine administrative support.
The ideal candidate is comfortable using computers, follows instructions carefully, maintains accurate records, and enjoys keeping information organized and accessible.
Previous professional experience is not required. Comprehensive onboarding, training, and ongoing guidance will be provided. Recent graduates, career changers, individuals returning to the workforce, and candidates seeking their first remote administrative opportunity are encouraged to apply.
Key Responsibilities
Digital Filing & Records Organization
Previous professional experience is not required. Familiarity with any of the following may be helpful:
Skills & Competencies
Successful Candidates Should Demonstrate
Depending on employment status, location, and eligibility, benefits may include:
You may be a strong fit for this position if you enjoy organizing documents, maintaining accurate records, managing digital folders, and supporting administrative activities.
You are dependable, detail-oriented, and comfortable performing computer-based tasks that require consistency and accuracy. You follow instructions carefully, manage your time effectively, and take pride in maintaining well-organized information.
You are comfortable working independently while communicating professionally with your team.
No previous professional filing or administrative experience is necessary. Reliability, organization, accuracy, computer proficiency, and willingness to learn are highly valued.
This position can provide a foundation for a career in records management, document control, office administration, data entry, administrative support, or information management.
Application Process
Interested candidates should submit an updated resume and complete the required application information.
Qualified applicants may be invited to a virtual interview and a brief skills assessment covering:
Equal Opportunity Statement
We are committed to providing equal employment opportunities and maintaining a respectful and inclusive workplace.
Qualified applicants will be considered based on their skills, qualifications, and ability to perform the responsibilities of the position without discrimination based on characteristics protected by applicable law.
We are seeking a reliable, organized, and detail-oriented Entry-Level File Clerk to join our remote administrative and records management team.
This position focuses on organizing, maintaining, updating, and managing electronic files and business records. The successful candidate will assist with document processing, digital filing, data entry, records verification, file retrieval, and routine administrative support.
The ideal candidate is comfortable using computers, follows instructions carefully, maintains accurate records, and enjoys keeping information organized and accessible.
Previous professional experience is not required. Comprehensive onboarding, training, and ongoing guidance will be provided. Recent graduates, career changers, individuals returning to the workforce, and candidates seeking their first remote administrative opportunity are encouraged to apply.
Key Responsibilities
Digital Filing & Records Organization
- Organize and maintain electronic files, folders, and company records.
- Categorize documents according to established filing procedures.
- Apply consistent file names, labels, and classification systems.
- Upload, download, and store approved documents in designated systems.
- Maintain organized digital folders and shared drives.
- Identify misplaced, duplicate, outdated, or incorrectly labeled files.
- Assist with routine filing-system maintenance.
- Ensure authorized team members can locate records efficiently.
- Receive and process electronic documents and forms.
- Review documents for completeness, accuracy, and proper formatting.
- Convert and organize documents into approved digital formats.
- Rename, sort, categorize, and archive files according to instructions.
- Maintain document-processing logs and tracking records.
- Identify missing pages, incomplete forms, or unclear information.
- Route documents to appropriate team members for review.
- Follow established document-handling and storage procedures.
- Enter and update information in company databases and spreadsheets.
- Maintain accurate file indexes, document registers, and records trackers.
- Verify information against approved source documents.
- Correct routine errors when authorized.
- Identify duplicate, outdated, or inconsistent records.
- Maintain accurate logs of completed updates.
- Follow company standards for data accuracy and recordkeeping.
- Locate and retrieve authorized electronic documents when requested.
- Assist team members with routine records and information requests.
- Search databases, shared folders, and document-management systems.
- Verify file details before providing access or sharing information.
- Maintain records of document retrieval and distribution when required.
- Escalate requests involving restricted or unavailable information.
- Protect confidential business and customer records.
- Review existing digital records for accuracy and organization.
- Identify files requiring updates, reclassification, or archiving.
- Move completed documents into approved archive locations.
- Assist with maintaining current and historical record collections.
- Follow established document retention and disposal policies.
- Report missing, damaged, or inaccessible digital files.
- Maintain accurate archive indexes and tracking documents.
- Support routine records-management reviews.
- Check file names, labels, categories, and document details.
- Review digital records for completeness and consistency.
- Identify duplicate documents and filing errors.
- Compare information with approved source records.
- Correct routine filing mistakes when authorized.
- Report unresolved discrepancies to the appropriate team member.
- Follow established quality-control procedures.
- Maintain high standards of accuracy and confidentiality.
- Assist with routine administrative and clerical assignments.
- Prepare and update spreadsheets, forms, lists, and reports.
- Organize shared digital resources and administrative documents.
- Maintain task trackers and processing logs.
- Support internal document requests and administrative workflows.
- Assist with email correspondence when assigned.
- Coordinate routine information updates with colleagues.
- Complete additional administrative tasks as required.
- Organize and prioritize assigned filing and document-processing tasks.
- Track completed, pending, and outstanding assignments.
- Maintain accurate progress notes and processing records.
- Meet established deadlines and quality expectations.
- Request clarification when filing instructions are incomplete.
- Report technical issues or document-access problems promptly.
- Follow established procedures for task completion and escalation.
- Communicate professionally through email, chat, and virtual meetings.
- Coordinate filing and records requests with supervisors and colleagues.
- Provide updates regarding assigned tasks and completed work.
- Participate in virtual onboarding, training, and coaching.
- Follow company remote-work policies and information-security procedures.
- Maintain dependable communication during scheduled working hours.
- Work independently while meeting deadlines and quality standards.
- High school diploma, GED, or equivalent.
- Basic computer and typing proficiency.
- Strong attention to detail and accuracy.
- Good organizational and time-management skills.
- Basic knowledge of email, spreadsheets, and digital documents.
- Ability to organize files and information systematically.
- Ability to follow written instructions and established procedures.
- Good written communication skills.
- Ability to perform repetitive tasks consistently.
- Basic problem-solving abilities.
- Ability to manage multiple routine assignments.
- Willingness to learn document-management software and filing systems.
- Ability to work independently in a remote environment.
- Dependable and professional work habits.
- Ability to maintain confidentiality.
- Reliable internet connection and suitable remote workspace.
Previous professional experience is not required. Familiarity with any of the following may be helpful:
- Digital filing and document organization.
- Administrative or clerical support.
- Microsoft Excel or Google Sheets.
- Microsoft Office or Google Workspace.
- Google Drive, OneDrive, or SharePoint.
- Document-management systems.
- Data entry and records maintenance.
- PDF documents and electronic forms.
- Database and information retrieval.
- Remote communication and collaboration tools.
Skills & Competencies
Successful Candidates Should Demonstrate
- Digital file organization.
- Document processing and recordkeeping.
- Strong attention to detail.
- Accurate data entry.
- Computer and typing proficiency.
- Basic spreadsheet skills.
- File classification and retrieval.
- Administrative organization.
- Time management and task prioritization.
- Ability to follow established procedures.
- Written communication skills.
- Dependability and professionalism.
- Confidential information handling.
- Independent remote working abilities.
- Adaptability and willingness to learn.
Depending on employment status, location, and eligibility, benefits may include:
- Fully remote work environment.
- Competitive entry-level compensation.
- Paid onboarding and training.
- Full-time or part-time opportunities where available.
- Flexible scheduling for qualifying positions.
- Paid time off and company holidays.
- Health, dental, and vision benefits where applicable.
- Professional development opportunities.
- Ongoing coaching and performance feedback.
- Opportunities for career advancement.
- Company-provided equipment where applicable.
- Supportive and collaborative remote team environment.
You may be a strong fit for this position if you enjoy organizing documents, maintaining accurate records, managing digital folders, and supporting administrative activities.
You are dependable, detail-oriented, and comfortable performing computer-based tasks that require consistency and accuracy. You follow instructions carefully, manage your time effectively, and take pride in maintaining well-organized information.
You are comfortable working independently while communicating professionally with your team.
No previous professional filing or administrative experience is necessary. Reliability, organization, accuracy, computer proficiency, and willingness to learn are highly valued.
This position can provide a foundation for a career in records management, document control, office administration, data entry, administrative support, or information management.
Application Process
Interested candidates should submit an updated resume and complete the required application information.
Qualified applicants may be invited to a virtual interview and a brief skills assessment covering:
- Digital file organization.
- Document naming and classification.
- Basic data-entry accuracy.
- Spreadsheet and document handling.
- Information verification.
- Attention to detail.
- Time management and task prioritization.
Equal Opportunity Statement
We are committed to providing equal employment opportunities and maintaining a respectful and inclusive workplace.
Qualified applicants will be considered based on their skills, qualifications, and ability to perform the responsibilities of the position without discrimination based on characteristics protected by applicable law.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 15 أكتوبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4479750978
رقم الإعلان لدى المصدر: 4479750978
