وظيفة موظف حفظ ملفات مبتدئ (عن بُعد) شاغرة لدى PULSE (MENA) بالمدينة
Entry-Level File Clerk (Remote)
تفاصيل الوظيفة
تعلن شركة PULSE (MENA) عن توفر وظيفة إدخال ملفات مبتدئ (عن بُعد) في المدينة، المملكة العربية السعودية. تهدف هذه الوظيفة إلى تنظيم وإدارة الملفات الإلكترونية والسجلات التجارية، مع تقديم تدريب شامل للمرشحين المناسبين.
نبذة عن الوظيفة
نبحث عن موظف موثوق ومنظم ودقيق للانضمام إلى فريق الإدارة والسجلات عن بُعد. سيركز هذا الدور على تنظيم وصيانة وتحديث وإدارة الملفات الإلكترونية والسجلات التجارية. سيساعد المرشح الناجح في معالجة المستندات والملفات الرقمية وإدخال البيانات والتحقق من السجلات واسترجاع الملفات والدعم الإداري الروتيني. المرشح المثالي يجيد استخدام الحاسوب، ويتبع التعليمات بدقة، ويحافظ على دقة السجلات، ويستمتع بتنظيم المعلومات. لا تشترط خبرة مهنية سابقة، وسيتم توفير تدريب شامل وتوجيه مستمر. نشجع الخريجين الجدد ومغيري المسار المهني والعائدين إلى سوق العمل والباحثين عن أول فرصة إدارية عن بُعد على التقديم.
المهام والمسؤوليات
- تنظيم الملفات الإلكترونية وصيانتها: ترتيب الملفات والمجلدات الإلكترونية، وتصنيف المستندات وفق إجراءات التقديم المحددة، وتطبيق أسماء ملفات وتصنيفات متسقة، ورفع وتنزيل وتخزين المستندات المعتمدة في الأنظمة المخصصة، وصيانة المجلدات الرقمية ومحركات الأقراص المشتركة، وتحديد الملفات المفقودة أو المكررة أو القديمة أو غير المصنفة بشكل صحيح، والمساعدة في صيانة نظام التقديم الروتيني، وضمان قدرة أعضاء الفريق المصرح لهم على تحديد موقع السجلات بكفاءة.
- معالجة المستندات وإدارتها: استلام ومعالجة المستندات والنماذج الإلكترونية، ومراجعة المستندات للتأكد من اكتمالها ودقتها وتنسيقها، وتحويل وتنظيم المستندات إلى التنسيقات الرقمية المعتمدة، وإعادة تسمية الملفات وفرزها وتصنيفها وأرشفتها حسب التعليمات، وصيانة سجلات تتبع معالجة المستندات، وتحديد الصفحات المفقودة أو النماذج غير المكتملة أو المعلومات غير الواضحة، وتوجيه المستندات إلى أعضاء الفريق المناسبين للمراجعة، واتباع إجراءات التعامل مع المستندات وتخزينها.
- إدخال البيانات وتحديث السجلات: إدخال وتحديث المعلومات في قواعد البيانات وجداول البيانات الخاصة بالشركة، وصيانة فهارس الملفات وسجلات المستندات ومتتبعات السجلات، والتحقق من المعلومات مقابل المستندات المصدرية المعتمدة، وتصحيح الأخطاء الروتينية عند التصريح بذلك، وتحديد السجلات المكررة أو القديمة أو غير المتسقة، وصيانة سجلات دقيقة للتحديثات المنجزة، واتباع معايير الشركة لدقة البيانات وحفظ السجلات.
- استرجاع الملفات والرد على طلبات المعلومات: تحديد موقع واسترجاع المستندات الإلكترونية المصرح بها عند الطلب، ومساعدة أعضاء الفريق في طلبات السجلات والمعلومات الروتينية، والبحث في قواعد البيانات والمجلدات المشتركة وأنظمة إدارة المستندات، والتحقق من تفاصيل الملف قبل تقديم الوصول أو المشاركة، وصيانة سجلات استرجاع المستندات وتوزيعها عند الحاجة، وتصعيد الطلبات التي تتضمن معلومات مقيدة أو غير متاحة، وحماية السجلات التجارية وسجلات العملاء السرية.
- صيانة السجلات والأرشفة: مراجعة السجلات الرقمية الحالية للتأكد من دقتها وتنظيمها، وتحديد الملفات التي تتطلب تحديثًا أو إعادة تصنيف أو أرشفة، ونقل المستندات المكتملة إلى مواقع الأرشفة المعتمدة، والمساعدة في صيانة مجموعات السجلات الحالية والتاريخية، واتباع سياسات الاحتفاظ بالمستندات والتخلص منها، والإبلاغ عن الملفات الرقمية المفقودة أو التالفة أو غير القابلة للوصول، وصيانة فهارس الأرشفة ومستندات التتبع، ودعم مراجعات إدارة السجلات الروتينية.
- مراقبة الجودة والدقة: التحقق من أسماء الملفات وتصنيفاتها وفئاتها وتفاصيل المستندات، ومراجعة السجلات الرقمية للتأكد من اكتمالها واتساقها، وتحديد المستندات المكررة وأخطاء التقديم، ومقارنة المعلومات مع السجلات المصدرية المعتمدة، وتصحيح أخطاء التقديم الروتينية عند التصريح، والإبلاغ عن التناقضات غير المحلولة إلى عضو الفريق المناسب، واتباع إجراءات مراقبة الجودة المحددة، والحفاظ على معايير عالية من الدقة والسرية.
- الدعم الإداري والمكتبي: المساعدة في المهام الإدارية والمكتبية الروتينية، وإعداد وتحديث جداول البيانات والنماذج والقوائم والتقارير، وتنظيم الموارد الرقمية المشتركة والمستندات الإدارية، وصيانة متتبعات المهام وسجلات المعالجة، ودعم طلبات المستندات الداخلية وسير العمل الإداري، والمساعدة في المراسلات الإلكترونية عند التكليف، والتنسيق مع الزملاء لتحديثات المعلومات الروتينية، وإكمال المهام الإدارية الإضافية حسب الحاجة.
- إدارة المهام والإنتاجية: تنظيم وترتيب أولويات مهام التقديم ومعالجة المستندات الموكلة، وتتبع المهام المنجزة والمعلقة والقائمة، وصيانة ملاحظات التقدم وسجلات المعالجة الدقيقة، والوفاء بالمواعيد النهائية وتوقعات الجودة المحددة، وطلب التوضيح عند عدم اكتمال تعليمات التقديم، والإبلاغ الفوري عن المشكلات التقنية أو مشكلات الوصول إلى المستندات، واتباع الإجراءات المحددة لإنجاز المهام والتصعيد.
- التعاون عن بُعد ضمن الفريق: التواصل المهني عبر البريد الإلكتروني والدردشة والاجتماعات الافتراضية، والتنسيق مع المشرفين والزملاء بشأن طلبات التقديم والسجلات، وتقديم تحديثات حول المهام الموكلة والعمل المنجز، والمشاركة في التدريب والتوجيه الافتراضي، واتباع سياسات العمل عن بُعد وإجراءات أمن المعلومات، والحفاظ على اتصال موثوق خلال ساعات العمل المقررة، والعمل بشكل مستقل مع الالتزام بالمواعيد النهائية ومعايير الجودة.
الشروط والمتطلبات
- شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها.
- إتقان أساسيات استخدام الحاسوب والطباعة.
- اهتمام قوي بالتفاصيل والدقة.
- مهارات تنظيمية وإدارة وقت جيدة.
- معرفة أساسية بالبريد الإلكتروني وجداول البيانات والمستندات الرقمية.
- القدرة على تنظيم الملفات والمعلومات بشكل منهجي.
- القدرة على اتباع التعليمات المكتوبة والإجراءات المحددة.
- مهارات تواصل كتابي جيدة.
- القدرة على أداء المهام المتكررة باستمرار.
- مهارات أساسية في حل المشكلات.
- القدرة على إدارة مهام روتينية متعددة.
- الاستعداد لتعلم برامج إدارة المستندات وأنظمة التقديم.
- القدرة على العمل بشكل مستقل في بيئة عن بُعد.
- عادات عمل مهنية وموثوقة.
- القدرة على الحفاظ على السرية.
- اتصال إنترنت موثوق ومساحة عمل مناسبة عن بُعد.
- المؤهلات التفضيلية (غير إلزامية): الإلمام بالملفات الرقمية وتنظيم المستندات، الدعم الإداري أو المكتبي، Microsoft Excel أو Google Sheets، Microsoft Office أو Google Workspace، Google Drive أو OneDrive أو SharePoint، أنظمة إدارة المستندات، إدخال البيانات وصيانة السجلات، مستندات PDF والنماذج الإلكترونية، قواعد البيانات واسترجاع المعلومات، أدوات التواصل والتعاون عن بُعد. يمكن أيضًا اعتبار الخبرة ذات الصلة المكتسبة من خلال التعليم أو التدريب الداخلي أو العمل التطوعي أو المشاريع الأكاديمية أو المهام الحرة أو الأنشطة الشخصية القائمة على الحاسوب.
المهارات المطلوبة
- تنظيم الملفات الرقمية.
- معالجة المستندات وحفظ السجلات.
- الاهتمام القوي بالتفاصيل.
- إدخال بيانات دقيق.
- إتقان استخدام الحاسوب والطباعة.
- إدارة الوقت وتحديد الأولويات.
- اتباع التعليمات والإجراءات.
- التواصل الكتابي الفعال.
- حل المشكلات الأساسي.
- العمل المستقل ضمن فريق عن بُعد.
- الالتزام بالسرية والدقة.
عرض النص الأصلي للإعلان
Position Overview
We are seeking a reliable, organized, and detail-oriented Entry-Level File Clerk to join our remote administrative and records management team.
This position focuses on organizing, maintaining, updating, and managing electronic files and business records. The successful candidate will assist with document processing, digital filing, data entry, records verification, file retrieval, and routine administrative support.
The ideal candidate is comfortable using computers, follows instructions carefully, maintains accurate records, and enjoys keeping information organized and accessible.
Previous professional experience is not required. Comprehensive onboarding, training, and ongoing guidance will be provided. Recent graduates, career changers, individuals returning to the workforce, and candidates seeking their first remote administrative opportunity are encouraged to apply.
Key Responsibilities
Digital Filing & Records Organization
Previous professional experience is not required. Familiarity with any of the following may be helpful:
Skills & Competencies
Successful Candidates Should Demonstrate
Depending on employment status, location, and eligibility, benefits may include:
You may be a strong fit for this position if you enjoy organizing documents, maintaining accurate records, managing digital folders, and supporting administrative activities.
You are dependable, detail-oriented, and comfortable performing computer-based tasks that require consistency and accuracy. You follow instructions carefully, manage your time effectively, and take pride in maintaining well-organized information.
You are comfortable working independently while communicating professionally with your team.
No previous professional filing or administrative experience is necessary. Reliability, organization, accuracy, computer proficiency, and willingness to learn are highly valued.
This position can provide a foundation for a career in records management, document control, office administration, data entry, administrative support, or information management.
Application Process
Interested candidates should submit an updated resume and complete the required application information.
Qualified applicants may be invited to a virtual interview and a brief skills assessment covering:
Equal Opportunity Statement
We are committed to providing equal employment opportunities and maintaining a respectful and inclusive workplace.
Qualified applicants will be considered based on their skills, qualifications, and ability to perform the responsibilities of the position without discrimination based on characteristics protected by applicable law.
We are seeking a reliable, organized, and detail-oriented Entry-Level File Clerk to join our remote administrative and records management team.
This position focuses on organizing, maintaining, updating, and managing electronic files and business records. The successful candidate will assist with document processing, digital filing, data entry, records verification, file retrieval, and routine administrative support.
The ideal candidate is comfortable using computers, follows instructions carefully, maintains accurate records, and enjoys keeping information organized and accessible.
Previous professional experience is not required. Comprehensive onboarding, training, and ongoing guidance will be provided. Recent graduates, career changers, individuals returning to the workforce, and candidates seeking their first remote administrative opportunity are encouraged to apply.
Key Responsibilities
Digital Filing & Records Organization
- Organize and maintain electronic files, folders, and company records.
- Categorize documents according to established filing procedures.
- Apply consistent file names, labels, and classification systems.
- Upload, download, and store approved documents in designated systems.
- Maintain organized digital folders and shared drives.
- Identify misplaced, duplicate, outdated, or incorrectly labeled files.
- Assist with routine filing-system maintenance.
- Ensure authorized team members can locate records efficiently.
- Receive and process electronic documents and forms.
- Review documents for completeness, accuracy, and proper formatting.
- Convert and organize documents into approved digital formats.
- Rename, sort, categorize, and archive files according to instructions.
- Maintain document-processing logs and tracking records.
- Identify missing pages, incomplete forms, or unclear information.
- Route documents to appropriate team members for review.
- Follow established document-handling and storage procedures.
- Enter and update information in company databases and spreadsheets.
- Maintain accurate file indexes, document registers, and records trackers.
- Verify information against approved source documents.
- Correct routine errors when authorized.
- Identify duplicate, outdated, or inconsistent records.
- Maintain accurate logs of completed updates.
- Follow company standards for data accuracy and recordkeeping.
- Locate and retrieve authorized electronic documents when requested.
- Assist team members with routine records and information requests.
- Search databases, shared folders, and document-management systems.
- Verify file details before providing access or sharing information.
- Maintain records of document retrieval and distribution when required.
- Escalate requests involving restricted or unavailable information.
- Protect confidential business and customer records.
- Review existing digital records for accuracy and organization.
- Identify files requiring updates, reclassification, or archiving.
- Move completed documents into approved archive locations.
- Assist with maintaining current and historical record collections.
- Follow established document retention and disposal policies.
- Report missing, damaged, or inaccessible digital files.
- Maintain accurate archive indexes and tracking documents.
- Support routine records-management reviews.
- Check file names, labels, categories, and document details.
- Review digital records for completeness and consistency.
- Identify duplicate documents and filing errors.
- Compare information with approved source records.
- Correct routine filing mistakes when authorized.
- Report unresolved discrepancies to the appropriate team member.
- Follow established quality-control procedures.
- Maintain high standards of accuracy and confidentiality.
- Assist with routine administrative and clerical assignments.
- Prepare and update spreadsheets, forms, lists, and reports.
- Organize shared digital resources and administrative documents.
- Maintain task trackers and processing logs.
- Support internal document requests and administrative workflows.
- Assist with email correspondence when assigned.
- Coordinate routine information updates with colleagues.
- Complete additional administrative tasks as required.
- Organize and prioritize assigned filing and document-processing tasks.
- Track completed, pending, and outstanding assignments.
- Maintain accurate progress notes and processing records.
- Meet established deadlines and quality expectations.
- Request clarification when filing instructions are incomplete.
- Report technical issues or document-access problems promptly.
- Follow established procedures for task completion and escalation.
- Communicate professionally through email, chat, and virtual meetings.
- Coordinate filing and records requests with supervisors and colleagues.
- Provide updates regarding assigned tasks and completed work.
- Participate in virtual onboarding, training, and coaching.
- Follow company remote-work policies and information-security procedures.
- Maintain dependable communication during scheduled working hours.
- Work independently while meeting deadlines and quality standards.
- High school diploma, GED, or equivalent.
- Basic computer and typing proficiency.
- Strong attention to detail and accuracy.
- Good organizational and time-management skills.
- Basic knowledge of email, spreadsheets, and digital documents.
- Ability to organize files and information systematically.
- Ability to follow written instructions and established procedures.
- Good written communication skills.
- Ability to perform repetitive tasks consistently.
- Basic problem-solving abilities.
- Ability to manage multiple routine assignments.
- Willingness to learn document-management software and filing systems.
- Ability to work independently in a remote environment.
- Dependable and professional work habits.
- Ability to maintain confidentiality.
- Reliable internet connection and suitable remote workspace.
Previous professional experience is not required. Familiarity with any of the following may be helpful:
- Digital filing and document organization.
- Administrative or clerical support.
- Microsoft Excel or Google Sheets.
- Microsoft Office or Google Workspace.
- Google Drive, OneDrive, or SharePoint.
- Document-management systems.
- Data entry and records maintenance.
- PDF documents and electronic forms.
- Database and information retrieval.
- Remote communication and collaboration tools.
Skills & Competencies
Successful Candidates Should Demonstrate
- Digital file organization.
- Document processing and recordkeeping.
- Strong attention to detail.
- Accurate data entry.
- Computer and typing proficiency.
- Basic spreadsheet skills.
- File classification and retrieval.
- Administrative organization.
- Time management and task prioritization.
- Ability to follow established procedures.
- Written communication skills.
- Dependability and professionalism.
- Confidential information handling.
- Independent remote working abilities.
- Adaptability and willingness to learn.
Depending on employment status, location, and eligibility, benefits may include:
- Fully remote work environment.
- Competitive entry-level compensation.
- Paid onboarding and training.
- Full-time or part-time opportunities where available.
- Flexible scheduling for qualifying positions.
- Paid time off and company holidays.
- Health, dental, and vision benefits where applicable.
- Professional development opportunities.
- Ongoing coaching and performance feedback.
- Opportunities for career advancement.
- Company-provided equipment where applicable.
- Supportive and collaborative remote team environment.
You may be a strong fit for this position if you enjoy organizing documents, maintaining accurate records, managing digital folders, and supporting administrative activities.
You are dependable, detail-oriented, and comfortable performing computer-based tasks that require consistency and accuracy. You follow instructions carefully, manage your time effectively, and take pride in maintaining well-organized information.
You are comfortable working independently while communicating professionally with your team.
No previous professional filing or administrative experience is necessary. Reliability, organization, accuracy, computer proficiency, and willingness to learn are highly valued.
This position can provide a foundation for a career in records management, document control, office administration, data entry, administrative support, or information management.
Application Process
Interested candidates should submit an updated resume and complete the required application information.
Qualified applicants may be invited to a virtual interview and a brief skills assessment covering:
- Digital file organization.
- Document naming and classification.
- Basic data-entry accuracy.
- Spreadsheet and document handling.
- Information verification.
- Attention to detail.
- Time management and task prioritization.
Equal Opportunity Statement
We are committed to providing equal employment opportunities and maintaining a respectful and inclusive workplace.
Qualified applicants will be considered based on their skills, qualifications, and ability to perform the responsibilities of the position without discrimination based on characteristics protected by applicable law.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 15 أكتوبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4479752949
رقم الإعلان لدى المصدر: 4479752949
شركة Shipa تعلن عن وظيفة مساعد تخليص جمركي في المدينة المنورة
Shipa المدينة المنورة
وظيفة مدير مشاريع
شركة عمر الزرعة للتطوير العقاري المدينة المنورة
