Bureau Veritas تعلن عن وظيفة مساعد تنفيذي في الخبر

Executive Assistant - Khobar

🏢 Bureau Veritas

🕒 نُشرت: 1 يوليو 2026 (منذ شهر) 📍 الخبر وظائف الإدارة والدعم المكتبي

تفاصيل الوظيفة

تقدم شركة Bureau Veritas في الخبر (المنطقة الشرقية) فرصة وظيفية لشغل منصب مساعد تنفيذي (Executive Assistant) لدعم نائب الرئيس وتنسيق الأعمال الإدارية والتنفيذية على أعلى مستوى.

المهام والمسؤوليات

تقديم دعم إداري وتنفيذي شامل لنائب الرئيس.
إدارة جدول أعمال نائب الرئيس، والمواعيد، والاجتماعات، وترتيبات السفر.
تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، بما في ذلك إعداد جداول الأعمال والعروض التقديمية ومواد الاجتماع، وتدوين محاضر الجلسات عند الحاجة.
فرز وترتيب أولويات البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والمراسلات نيابة عن نائب الرئيس.
إعداد التقارير والعروض التقديمية والخطابات والمستندات الرسمية.
ضمان إعداد المستندات التي تتطلب مراجعة أو توقيع نائب الرئيس وتتبعها وتسليمها في الوقت المحدد.
تنسيق متابعة الإجراءات الناتجة عن الاجتماعات وضمان إنجاز المهام المسندة في الوقت المناسب.
ترتيب سفر العمل والإقامة والمواصلات وتوثيق المصروفات.
الحفاظ على السجلات والملفات والمعلومات السرية بأعلى درجات التكتم.
التواصل مع الإدارات الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين نيابة عن نائب الرئيس.
تنظيم زيارات التنفيذيين والفعاليات واجتماعات العمل.
مراقبة المواعيد النهائية وتذكير نائب الرئيس بالالتزامات والمهام الهامة.
دعم المشاريع الخاصة وأداء المهام الإدارية الأخرى حسب التكليف.

الشروط والمتطلبات

درجة البكالوريوس أو الدبلوم في إدارة الأعمال أو ما يعادلها.
خبرة من 3 إلى 5 سنوات في منصب مساعد تنفيذي أو مساعد شخصي لدعم الإدارة العليا أو التنفيذيين.

المهارات المطلوبة

مهارات تنظيمية قوية والقدرة على تعدد المهام.
مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفوي.
اهتمام عالٍ بالتفاصيل والدقة.
مهارات قوية في إدارة الوقت وتحديد الأولويات.
آداب مهنية ومهارات التعامل مع الآخرين.
القدرة على العمل تحت الضغط والالتزام بالمواعيد النهائية.
مستوى عالٍ من السرية والنزاهة.

عرض النص الأصلي للإعلان

Purpose of Position

To provide high-level executive and administrative support by managing schedules, coordinating meetings, handling confidential documentation and ensuring the efficient execution of daily executive activities and business priorities.
The position performs in line with the Bureau Veritas Quality Assurance System, including the BV Code of Ethics and the BV Group policy.

Major Responsibilities

Provide comprehensive administrative and executive support to the Vice President.
Manage the VP’s calendar, appointments, meetings, and travel arrangements.
Coordinate internal and external meetings, including preparing agendas, presentations, meeting materials, and taking meeting minutes when required.
Screen and prioritize emails, phone calls, and correspondence on behalf of the VP.
Prepare reports, presentations, letters, and official documents.
Ensure documents requiring the VP’s review or signature are prepared, tracked, and submitted on time.
Coordinate follow-up actions from meetings and ensure timely completion of assigned tasks.
Arrange business travel, accommodation, transportation, and expense documentation.
Maintain confidential records, files, and sensitive information with the highest level of discretion.
Liaise with internal departments and external stakeholders on behalf of the VP.
Organize executive visits, events, and business meetings.
Monitor deadlines and remind the VP of important commitments and deliverables.
Support special projects and perform other administrative duties as assigned.

Qualification And Experience

Bachelor’s/Diploma Degree in Business Administration or equivalent.
3-5 years of experience as an Executive Assistant or Personal Assistant supporting senior management or executives..

Skills & Qualities