وظيفة مراقب وثائق (للمواطنين السعوديين) شاغرة لدى SYSTRA بمدينة الرياض
Document Controller (Saudi National)
🏢 SYSTRA
تفاصيل الوظيفة
تعلن شركة SYSTRA، إحدى مجموعات الهندسة والاستشارات الرائدة عالمياً في مجال النقل العام والتنقل المستدام، عن حاجتها إلى مراقب وثائق (للمواطنين السعوديين) في مدينة الرياض، السعودية. الوظيفة حضورية في الموقع، والشركة تتيح التقديم لجميع المتقدمين.
نبذة عن الوظيفة
تبحث SYSTRA عن مراقب وثائق ذي خبرة ودقة في التفاصيل للانضمام إلى فريقها. ستكون مسؤولاً عن إدارة جميع جوانب مراقبة الوثائق ووثائق المشاريع، وضمان التوزيع الصحيح لوثائق المشروع وتتبعها واسترجاعها في جميع مراحل المشروع، باستخدام أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) مثل Autodesk Construction Cloud (ACC).
المهام والمسؤوليات
- إدارة عمليات مراقبة الوثائق من بداية المشروع حتى إغلاقه، وضمان استلام الوثائق وتسجيلها وتتبعها وتحديثها وأرشفتها وفق إجراءات المشروع ومتطلبات العميل.
- مسح الوثائق إلكترونياً وتوزيعها بصيغة PDF على المستلمين المحددين، مع ضمان الفهرسة والبيانات الوصفية (Metadata) بدقة، ورفعها إلى نظام إدارة عقود العميل وإلى Autodesk Construction Cloud (ACC) عند الحاجة.
- الاحتفاظ بمكتبة مرجعية ورقية لجميع وثائق المشروع لضمان سرعة استرجاع المعلومات وتطابق السجلات الورقية مع السجلات الإلكترونية.
- استخدام Autodesk Construction Cloud (ACC) ومنصات EDMS المعتمدة الأخرى للتحكم في حالة وثائق العقد وتحديثها، بما يشمل سير العمل والمراجعات والاعتمادات وخطابات الإرسال (Transmittals).
- إعداد الوثائق وتسجيلها وتتبعها، مثل المراسلات والتقارير وطلبات الدفع وأوامر التغيير وتعليمات الموقع وقوائم الملاحظات النهائية وتقارير عدم المطابقة (NCRs)، داخل ACC أو منصة EDMS الأخرى، مع ضمان الترميز والإحالات الصحيحة.
- تتبع حالة وثائق الاعتماد (Submittals) وتقارير السلامة وطلبات المعلومات الفنية (RFCs) ومحاضر الاجتماعات وصور تقدم العمل وقضايا العقد والرسومات، وضمان وضوح النسخ المعتمدة الحالية وإتاحتها لجميع أصحاب المصلحة المصرح لهم.
- إعداد تقارير دورية عن الإجراءات والردود المعلقة على المراسلات ووثائق الاعتماد والوثائق الخاضعة للرقابة الأخرى عبر ACC وEDMS، وتقديم معلومات في الوقت المناسب لإدارة المشروع والعميل.
- دعم فرق المشروع في الاستخدام الفعال لمنصات EDMS (بما فيها ACC) من خلال المساعدة في إعداد المستخدمين وهياكل المجلدات والصلاحيات وسير العمل وترقيم الوثائق واستكشاف مشكلات مراقبة الوثائق وإصلاحها.
- ضمان توافق ممارسات مراقبة الوثائق مع إجراءات SYSTRA ومتطلبات العميل والالتزامات التعاقدية ومعايير إدارة الجودة المعمول بها طوال دورة حياة المشروع.
- التنسيق مع الفرق الداخلية للمشروع والاستشاريين الخارجيين والمقاولين وممثلي العميل لإدارة تدفق الوثائق، وحل التناقضات في الوثائق، والحفاظ على سلامة البيانات عبر جميع الأنظمة.
- المساهمة في عمليات التدقيق والمراجعات الجودة من خلال تقديم سجلات الوثائق والمحفوظات وتاريخ الوثائق وأدلة الاعتمادات بدقة، لضمان اكتمال السجلات وقابليتها للتتبع في جميع مراحل المشروع.
الشروط والمتطلبات
- شهادة بكالوريوس أو دبلوم أو تدريب متخصص في أنظمة إدارة الوثائق أو برامج مشابهة.
- خبرة لا تقل عن 8 سنوات في مراقبة الوثائق، منها 4 سنوات على الأقل في استخدام EDMS في مشاريع كبيرة النطاق.
- خبرة واسعة في مراقبة الوثائق عبر دورة حياة المشروع، من البداية حتى الإغلاق، باستخدام وظائف الخدمات المتكاملة للمشاريع.
- مفضّل: خبرة لا تقل عن 3 سنوات في العمل بمنطقة الخليج.
- القدرة على إدارة مشاريع متزامنة والتعامل مع أحجام كبيرة من الوثائق بطريقة منظمة ومرتبة.
- خبرة في إعداد تقارير مفصلة وتتبع الوثائق لضمان الامتثال والاستجابة في المواعيد النهائية للمشروع.
المهارات المطلوبة
- خبرة متقدمة على مستوى الخبراء في Autodesk Construction Cloud (ACC)، تشمل إعداد المشاريع وإدارتها، وتهيئة المجلدات والصلاحيات، وإدارة وثائق الاعتماد وطلبات المعلومات الفنية (RFIs)، والتحكم في وثائق التصميم والإنشاء.
- إجادة اللغة الإنجليزية كتابةً وتحدثاً، مع مهارات قوية في الكتابة الفنية والتواصل.
- مهارات حاسوب متقدمة، مع خبرة في إدارة أنظمة الوثائق الإلكترونية وتطبيقات إدارة البيانات.
عرض النص الأصلي للإعلان
SYSTRA is one of the world's leading engineering and consultancy groups specialising in public transport and sustainable mobility. With over 10,300 employees, SYSTRA's mission is to design safe and sustainable transport solutions to bring people together, develop social inclusion and facilitate access to employment, education and leisure throughout the world.
For 65 years, the Group has been working alongside cities and regions to contribute to their development by creating, improving and modernising their infrastructure and transport systems, throughout the life cycle of their projects. SYSTRA is involved from the earliest stages of design through to the testing, deployment and maintenance phases. The company provides all its services in over 80 countries worldwide and generates 74% of its turnover internationally. With its new services, SYSTRA supports its clients and partners in their digital, ecological and energy transition, in order to invent the mobility of tomorrow.
Context
SYSTRA is looking for an experienced and detail‑oriented Document Controller to join our team. In this role, you will be responsible for managing all aspects of document control and project documentation, ensuring proper distribution, tracking and retrieval of project documents throughout all project phases, using Electronic Document Management Systems (EDMS) such as Autodesk Construction Cloud (ACC).
Missions/Main Duties
Workplace Type
On-site
For 65 years, the Group has been working alongside cities and regions to contribute to their development by creating, improving and modernising their infrastructure and transport systems, throughout the life cycle of their projects. SYSTRA is involved from the earliest stages of design through to the testing, deployment and maintenance phases. The company provides all its services in over 80 countries worldwide and generates 74% of its turnover internationally. With its new services, SYSTRA supports its clients and partners in their digital, ecological and energy transition, in order to invent the mobility of tomorrow.
Context
SYSTRA is looking for an experienced and detail‑oriented Document Controller to join our team. In this role, you will be responsible for managing all aspects of document control and project documentation, ensuring proper distribution, tracking and retrieval of project documents throughout all project phases, using Electronic Document Management Systems (EDMS) such as Autodesk Construction Cloud (ACC).
Missions/Main Duties
- Manage document control processes from project initiation through to close‑out, ensuring that all project documents are properly received, registered, tracked, updated and archived in accordance with project procedures and client requirements.
- Scan and electronically distribute documents as PDF digital copies to designated recipients, ensuring accurate indexing and metadata, and upload them to the client Contract Management System and Autodesk Construction Cloud (ACC) as required.
- Maintain a hard‑copy reference library for all project documentation to ensure quick and easy retrieval of information and alignment between hard‑copy and electronic records.
- Utilize Autodesk Construction Cloud (ACC) and other approved EDMS platforms to control and update the status of contract documents, including workflows, revisions, approvals and transmittals.
- Prepare, register and track documents such as correspondence, reports, payment requisitions, variation orders, site instructions, punch lists and NCRs within ACC or other EDMS, ensuring correct coding and referencing.
- Track and update the status of submittals, safety reports, RFCs, minutes of meetings, progress photographs, contract issues and drawings, ensuring that current approved versions are clearly identifiable and accessible to all authorized project stakeholders.
- Produce regular reports on outstanding actions and responses on correspondence, submittals and other controlled documents through ACC and other EDMS, providing timely information to project management and the client.
- Support project teams in the effective use of EDMS platforms (including ACC) by assisting with user setup, folder structures, permissions, workflows, document numbering and troubleshooting of document control issues.
- Ensure that document control practices comply with SYSTRA s’ procedures, client requirements, contractual obligations and applicable quality management standards throughout the project lifecycle.
- Coordinate with internal project teams, external consultants, contractors and client representatives to manage document flows, resolve document discrepancies and maintain data integrity across all systems.
- Contribute to audits and quality reviews by providing accurate document registers, logs, histories and evidence of approvals, ensuring that records are complete and traceable for all project stages.
- Bachelors, Diploma or specialized training in document management systems or similar software.
- Minimum of 8 years’ experience in document control, with at least 4 years using EDMS on large‑scale projects.
- Proven expert‑level experience in Autodesk Construction Cloud (ACC), including set‑up and administration of projects, configuration of folders and permissions, management of submittals and RFIs, and control of design and construction documentation.
- Extensive experience in document control throughout the project lifecycle, from initiation to close‑out, using integrated project services functions.
- Proficiency in English, both written and spoken, with strong technical writing and communication skills.
- Proficient computer skills with experience in managing electronic documentation systems and data management applications.
- Preferably at least 3 years of experience working in the Gulf region.
- Ability to manage concurrent projects and handle large volumes of documentation in a structured and organized manner.
- Experience in producing detailed reports and tracking documents to ensure compliance and timely responses to project deadlines.
Workplace Type
On-site
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 30 أكتوبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4484880212
رقم الإعلان لدى المصدر: 4484880212
