📍 المملكة العربية السعودية تحديث مستمر على مدار الساعة
بوابة الوظائف

وظيفة دعم إداري (سعودي) لدى WSP in the Middle East في الرياض

Administrative Support - Saudi National
🏢 WSP in the Middle East
🕒 نُشرت: (اليوم) 📍 الرياض وظائف الإدارة والدعم المكتبي
التقديم على الوظيفة من المصدر الرسمي ↗

تفاصيل الوظيفة

تسعى WSP in the Middle East إلى توظيف موظف دعم إداري (سعودي الجنسية) للانضمام إلى فريقها في الرياض والمساهمة في تنفيذ مشروع كبير للبنية التحتية للطرق والطرق السريعة. سيتولى المرشح الناجح تقديم خدمات إدارية شاملة ودعم توثيق وتنسيق وخدمات مكتبية لفرق إدارة المشروع والإشراف.

المهام والمسؤوليات

  • تقديم الدعم الإداري اليومي لمدير المشروع والمهندسين المقيمين ومديري المشاريع وفريق المشروع الأوسع.
  • إعداد وتنسيق وتوزيع المراسلات والتقارير والعروض التقديمية ومحاضر الاجتماعات ووثائق المشروع.
  • الحفاظ على أنظمة حفظ منظمة للسجلات الإلكترونية والورقية.
  • تنسيق وإدارة التقويمات والمواعيد والاجتماعات وحجوزات غرف الاجتماعات.
  • ترتيب السفر والإقامة والنقل والخدمات اللوجستية لأفراد المشروع عند الحاجة.
  • فرز وتوجيه المكالمات والبريد الإلكتروني والمراسلات الواردة.
  • دعم تنسيق الأنشطة بين إدارة المشروع وفرق الإشراف والعملاء والمقاولين والمقاولين من الباطن.
  • المساعدة في إعداد تقارير المشروع والتحديثات الأسبوعية ولوحات المعلومات وتقارير الحالة.
  • تتبع بنود العمل الناتجة عن الاجتماعات ومتابعة المهام المعلقة مع أصحاب المصلحة.
  • تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية وورش العمل ومراجعات المشروع.
  • ضمان توزيع وثائق المشروع على أصحاب المصلحة المعنيين في الوقت المناسب.
  • الحفاظ على سجلات ووثائق المشروع الدقيقة وفقاً لإجراءات WSP.
  • دعم أنشطة التحكم في الوثائق بما في ذلك تسجيل الوثائق وحفظها وتتبعها وأرشفتها.
  • ضمان تسجيل وتخزين مراسلات المشروع والتقارير والرسومات والتسليمات بشكل صحيح.
  • مراقبة سير عمل الوثائق ومساعدة فرق المشروع في الحفاظ على متطلبات الامتثال للوثائق.
  • دعم عمليات تدقيق المشروع وأنشطة إدارة المعلومات.
  • المساعدة في أنشطة إدارة المكتب، بما في ذلك شراء القرطاسية واللوازم المكتبية.
  • تنسيق ترتيبات التعاقد للموظفين الجدد في المشروع.
  • مراقبة مرافق المكتب والإبلاغ عن مشكلات الصيانة أو التشغيل.
  • التواصل مع الموردين ومقدمي الخدمات ووظائف الدعم حسب الحاجة.
  • دعم تغيير ونقل أفراد المشروع.
  • الحفاظ على قواعد بيانات المشروع وأدوات التتبع والسجلات الإدارية.
  • إعداد تقارير وملخصات روتينية لإدارة المشروع.
  • المساعدة في تجميع التقارير الشهرية وسجلات الوقت وسجلات الحضور وبيانات إدارة المشروع.
  • ضمان دقة وسرية معلومات وسجلات المشروع.
  • بناء والحفاظ على علاقات عمل إيجابية مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
  • دعم التواصل بين فرق المشروع والوظائف المؤسسية والعملاء والمقاولين.
  • تمثيل WSP بشكل مهني عند التفاعل مع أصحاب المصلحة في المشروع.

الشروط والمتطلبات

  • دبلوم أو درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو نظم المعلومات الإدارية أو مجال ذي صلة.
  • شهادات إضافية في مجال الإدارة أو تنسيق المشاريع تعتبر ميزة إضافية.
  • خبرة لا تقل عن 6 سنوات في دور الدعم الإداري أو تنسيق المشاريع أو إدارة المكاتب أو مساعد تنفيذي أو ما شابه ذلك.
  • يفضل بشدة خبرة سابقة في العمل على مشاريع البنية التحتية الكبيرة مثل النقل والطرق والطرق السريعة والإنشاءات والاستشارات الهندسية.
  • خبرة في دعم فرق المشاريع متعددة التخصصات ضمن بيئة مشاريع سريعة الخطى.
  • الإلمام بعمليات توثيق المشاريع وإعداد التقارير.
  • إتقان متقدم لحزمة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
  • خبرة في استخدام أنظمة إدارة الوثائق ومنصات التعاون المشتركة.
  • قدرات قوية في إعداد الوثائق والتنسيق وإعداد التقارير.
  • مهارات ممتازة في إدارة السجلات والتنظيم.
  • خبرة في الحفاظ على قواعد البيانات وأدوات التتبع وسجلات مراسلات المشروع.
  • القدرة على إعداد تقارير احترافية ومحاضر اجتماعات وعروض تقديمية.
  • الجنسية: سعودي.
عرض النص الأصلي للإعلان
Job Description

We are currently seeking an experienced Administrative Support professional to join our team in Riyadh and support the delivery of a major roads and highways infrastructure project.

The Administrative Support professional will provide comprehensive administrative, document control, coordination, and office support services to the project management and supervision teams. The successful candidate will play a key role in ensuring the efficient day-to-day operation of the project office, maintaining accurate records, coordinating meetings, managing project documentation, and supporting project personnel.

This role requires a highly organized individual with strong communication skills, attention to detail, and the ability to work effectively in a fast-paced construction project environment.

Responsibilities

Administrative Support

  • Provide day-to-day administrative support to the Project Director, Resident Engineers, Project Managers, and wider project team.
  • Prepare, format, and distribute correspondence, reports, presentations, meeting minutes, and project documentation.
  • Maintain organized filing systems for both electronic and hard-copy records.
  • Coordinate and manage calendars, appointments, meetings, and conference room bookings.
  • Arrange travel, accommodation, transportation, and logistics for project personnel when required.
  • Screen and direct incoming calls, emails, and correspondence.


Project Coordination

  • Support the coordination of project activities between project management, supervision teams, clients, contractors, and subcontractors.
  • Assist in preparing project reports, weekly updates, dashboards, and status reports.
  • Track action items arising from meetings and follow up with stakeholders on outstanding tasks.
  • Coordinate internal and external meetings, workshops, and project reviews.
  • Ensure project documentation is distributed to relevant stakeholders in a timely manner.


Document Management

  • Maintain accurate project records and documentation in accordance with WSP procedures.
  • Support document control activities including document registration, filing, tracking, and archiving.
  • Ensure project correspondence, reports, drawings, and submissions are properly recorded and stored.
  • Monitor document workflows and assist project teams in maintaining document compliance requirements.
  • Support project audits and information management activities.


Office Administration

  • Assist with office management activities, including procurement of stationery and office supplies.
  • Coordinate onboarding arrangements for new project staff.
  • Monitor office facilities and report maintenance or operational issues.
  • Liaise with vendors, service providers, and support functions as required.
  • Support the mobilization and demobilization of project personnel.


Reporting & Data Management

  • Maintain project databases, trackers, and administrative records.
  • Prepare routine reports and summaries for project management.
  • Assist in compiling monthly reports, timesheets, attendance records, and project administration data.
  • Ensure accuracy and confidentiality of project information and records.


Stakeholder Support

  • Build and maintain positive working relationships with internal and external stakeholders.
  • Support communication between project teams, corporate functions, clients, and contractors.
  • Represent WSP professionally when interacting with project stakeholders.


Qualifications

  • Diploma or Bachelor's Degree in Business Administration, Office Management, Management Information Systems, or a related discipline.
  • Additional administrative or project coordination certifications would be advantageous.
  • Minimum 6 years of experience in an administrative support, project coordination, office administration, executive assistant, or similar role.
  • Previous experience working on large infrastructure, transportation, roads, highways, construction, or engineering consultancy projects is highly preferred.
  • Experience supporting multidisciplinary project teams within a fast-paced project environment.
  • Familiarity with project documentation and reporting processes.
  • Advanced proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
  • Experience using document management systems and shared collaboration platforms.
  • Strong document preparation, formatting, and reporting capabilities.
  • Excellent record management and organizational skills.
  • Experience maintaining databases, trackers, and project correspondence logs.
  • Ability to prepare professional reports, meeting minutes, and presentations.
  • Saudi national.


Imagine a better future for you and a better future for us all.

Join our close-knit community of talented individuals who share your passion for making a positive impact. Our global team includes more than 80,000 employees, working together to make a difference in communities both close to home and around the world.

With us, you can. Apply today.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 13 أغسطس 2026

وظائف أخرى لدى WSP in the Middle East