Parsons Corporation تعلن عن وظيفة مراقب مستندات في الرياض
Document Controller - Saudi
تفاصيل الوظيفة
يسعى شركة بارسونز (Parsons Corporation) بالرياض إلى توظيف مسؤول وثائق (Document Controller - سعودي الجنسية) للانضمام إلى فريقها، حيث سيتولى دعم إدارة ومراقبة وتوزيع وتتبع وأرشفة وثائق المشروع في بيئة مشاريع كبرى، مع العمل بشكل وثيق مع فرق متعددة التخصصات لضمان دقة الوثائق وإمكانية تتبعها والتحكم بها وفقاً لمتطلبات الشركة والعميل.
المهام والمسؤوليات
- إدارة استلام، تسجيل، توزيع، تتبع، استرجاع، وأرشفة وثائق المشروع والمراسلات.
- الحفاظ على سجلات وثائق دقيقة وسجلات وتتبعات وأنظمة حفظ إلكترونية طوال دورة حياة المشروع.
- ضمان تعريف وترقيم وترميز وتصنيف ومراقبة إصدارات الوثائق وفقاً للإجراءات المعتمدة.
- معالجة المراسلات الواردة والصادرة، والمقدمات الفنية، والرسومات، والتقارير، وطلبات المعلومات (RFIs)، والإرساليات، والمواصفات، ووثائق المشروع الأخرى.
- مراجعة تقديمات الوثائق من حيث الاكتمال والامتثال لمتطلبات مراقبة الوثائق المحددة قبل المعالجة.
- توزيع الوثائق على أعضاء فريق المشروع والمراجعين والمقاولين والاستشاريين وممثلي العميل في الوقت المناسب.
- مراقبة سير عمل الوثائق ومتابعة المراجعات والموافقات والتعليقات والردود والإجراءات المعلقة.
- الحفاظ على تحكم فعال في الإصدارات وضمان تمييز الوثائق المستبدلة أو القديمة بشكل واضح وسحبها عند الضرورة وأرشفتها بشكل مناسب.
- إعداد ومعالجة وإصدار إرساليات الوثائق وحزم الوثائق الرسمية.
- تحميل واسترجاع وتحديث وإدارة الوثائق داخل نظام إدارة الوثائق الإلكتروني (EDMS) / بيئة البيانات المشتركة (CDE) الخاص بالمشروع.
- الحفاظ على بيانات تعريفية دقيقة وسمات الوثائق داخل EDMS/CDE لدعم البحث والاسترجاع وإعداد التقارير وإمكانية التتبع.
- التنسيق مع فرق الهندسة والتصميم والإنشاء والتجارة والتخطيط ومراقبة المشروع والمشتريات وضمان الجودة ومراقبة الجودة والصحة والسلامة والبيئة وغيرها من فرق المشروع بخصوص متطلبات الوثائق.
- ضمان امتثال الوثائق لإجراءات بارسونز المعتمدة ومتطلبات العميل وبروتوكولات المشروع وسير عمل الوثائق المحدد.
- تحديد الوثائق المفقودة أو غير المكتملة أو المكررة أو غير الصحيحة الترميز أو غير الصحيحة التقديم والتنسيق مع الأطراف المسؤولة لاتخاذ إجراءات تصحيحية.
- دعم متطلبات مراقبة الوثائق المرتبطة بمراجعات التصميم والموافقات الفنية وأنشطة البناء والتفتيش واجتماعات المشروع.
- الحفاظ على سجلات كاملة وقابلة للتدقيق لتقديمات الوثائق ومراجعاتها وموافقاتها ومراجعاتها وتوزيعاتها.
- دعم إعداد تقارير مراقبة الوثائق ولوحات المعلومات وملخصات الحالة وتقارير المتأخرات وسجلات الوثائق.
- مساعدة فرق المشروع في استرجاع السجلات والوثائق المطلوبة لعمليات التدقيق الداخلي والخارجي.
- دعم أنشطة تسليم المشروع وإغلاقه من خلال ضمان اكتمال الوثائق المطلوبة وفهرستها بشكل صحيح وأرشفتها بشكل مناسب.
- المساعدة في تجميع سجلات المشروع النهائية ووثائق كما تم البناء وحزم التسليم ووثائق الإغلاق.
- الحفاظ على سرية وأمان وسلامة معلومات المشروع والعميل الحساسة.
- دعم تنفيذ وتحسين مستمر لعمليات وإجراءات مراقبة وثائق المشروع.
- تقديم التوجيه لموظفي المشروع بخصوص ترقيم الوثائق وسير العمل والتحكم في الإصدارات ومتطلبات EDMS/CDE.
- أداء مسؤوليات أخرى لمراقبة الوثائق حسب تكليف قائد مراقبة الوثائق أو إدارة المشروع.
الشروط والمتطلبات
- يفضل دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو الهندسة أو إدارة السجلات أو مجال ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن سنتين في مجال مراقبة الوثائق، ويفضل أن تكون في بيئات المشاريع الهندسية أو الإنشائية أو البنية التحتية أو النقل أو المطارات أو المشاريع الكبرى.
- خبرة في العمل مع أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) و/أو بيئات البيانات المشتركة (CDE).
- فهم جيد لمبادئ وإجراءات مراقبة الوثائق وممارسات إدارة معلومات المشروع.
- خبرة في إدارة: ترقيم وترميز الوثائق، التحكم بالإصدارات والمراجعات، سجلات الوثائق، الإرساليات، المقدمات الفنية، الرسومات والمواصفات، طلبات المعلومات (RFIs) والمراسلات، سير عمل المراجعة والموافقة، سجلات المشروع وأرشيفاته.
- القدرة على الحفاظ على وثائق مشروع دقيقة وقابلة للتتبع طوال دورة حياة الوثيقة.
- خبرة في مراقبة سير عمل الوثائق ومتابعة المراجعات والموافقات والردود المعلقة.
- فهم جيد لوثائق الهندسة والإنشاء وسير عمل المشاريع متعددة التخصصات.
- إتقان قوي لبرامج Microsoft Office، خاصة Excel وWord وOutlook وPowerPoint.
- مهارات تنظيمية وإدارية قوية في إدارة السجلات.
- اهتمام عالي بالتفاصيل والدقة عند معالجة كميات كبيرة من وثائق المشروع.
- القدرة على إدارة أولويات متعددة والوفاء بالمواعيد النهائية في بيئة مشروع سريعة الخطى.
- مهارات تواصل وتنسيق وشخصية قوية.
- القدرة على العمل بفعالية مع العملاء والاستشاريين والمقاولين وفرق المشروع متعددة التخصصات.
- إجادة جيدة للغة الإنجليزية كتابة وتحدثاً.
- القدرة على الحفاظ على السرية وإدارة معلومات المشروع الحساسة بشكل مناسب.
المهارات المطلوبة
- خبرة في العمل على مشاريع كبيرة للبنية التحتية أو المطارات أو النقل أو المباني أو مشاريع البناء واسعة النطاق.
- خبرة سابقة في بيئة إدارة برامج أو شركة استشارية هندسية أو مقاول أو جهة عميل.
- خبرة عملية مع منصات إدارة الوثائق والتعاون مثل Oracle Aconex وAsite وProcore وMicrosoft SharePoint وAutodesk Construction Cloud (ACC) / BIM 360 وغيرها من منصات EDMS/CDE المماثلة.
- الإلمام بإجراءات مراقبة الوثائق وسير عمل الموافقة لدى العميل والاستشاري.
- خبرة في مراقبة الرسومات الهندسية والمقدمات الفنية وطلبات المعلومات (RFIs) والمواصفات والمراسلات وسجلات البناء.
- الإلمام بمتطلبات مراقبة الوثائق المرتبطة بالتصميم والمشتريات والبناء والاختبار والتشغيل وأنشطة التسليم.
- خبرة في دعم تدقيق الوثائق وإغلاق المشروع ووثائق كما تم البناء وحزم التسليم النهائية.
- الإلمام بمبادئ إدارة المعلومات ISO 19650 يعتبر ميزة.
- خبرة في إعداد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) ولوحات المعلومات والتقارير الخاصة بمراقبة الوثائق.
عرض النص الأصلي للإعلان
In a world of possibilities, pursue one with endless opportunities. Imagine Next!
At Parsons, you can imagine a career where you thrive, work with exceptional people, and be yourself. Guided by our leadership vision of valuing people, embracing agility, and fostering growth, we cultivate an innovative culture that empowers you to achieve your full potential. Unleash your talent and redefine what’s possible.
Job Description
Parsons is looking for an amazingly talented Document Controller - Saudi National to join our team! In this role you will get to support the effective management, control, distribution, tracking, and archiving of project documentation across a major project environment. You will work closely with multidisciplinary project teams to ensure documents are accurate, traceable, properly controlled, and processed in accordance with Parsons, client, and project document control requirements.
What You'll Be Doing
We truly invest and care about our employee’s wellbeing and provide endless growth opportunities as the sky is the limit, so aim for the stars! Imagine next and join the Parsons quest-APPLY TODAY!
Parsons is aware of fraudulent recruitment practices. To learn more about recruitment fraud and how to report it, please refer to https://www.parsons.com/fraudulent-recruitment/.
At Parsons, you can imagine a career where you thrive, work with exceptional people, and be yourself. Guided by our leadership vision of valuing people, embracing agility, and fostering growth, we cultivate an innovative culture that empowers you to achieve your full potential. Unleash your talent and redefine what’s possible.
Job Description
Parsons is looking for an amazingly talented Document Controller - Saudi National to join our team! In this role you will get to support the effective management, control, distribution, tracking, and archiving of project documentation across a major project environment. You will work closely with multidisciplinary project teams to ensure documents are accurate, traceable, properly controlled, and processed in accordance with Parsons, client, and project document control requirements.
What You'll Be Doing
- Manage the receipt, registration, distribution, tracking, retrieval, and archiving of project documents and correspondence.
- Maintain accurate document registers, logs, trackers, and electronic filing systems throughout the project lifecycle.
- Ensure all project documents are correctly identified, numbered, coded, classified, version-controlled, and filed in accordance with approved procedures.
- Process incoming and outgoing correspondence, technical submittals, drawings, reports, RFIs, transmittals, specifications, and other project documentation.
- Review document submissions for completeness and compliance with established document control requirements prior to processing.
- Distribute documents to appropriate project team members, reviewers, contractors, consultants, and client representatives in a timely manner.
- Monitor document workflows and follow up on overdue reviews, approvals, comments, responses, and outstanding actions.
- Maintain effective revision control and ensure superseded or obsolete documents are clearly identified, withdrawn where required, and appropriately archived.
- Prepare, process, and issue document transmittals and formal document packages.
- Upload, retrieve, update, and manage documentation within the project Electronic Document Management System (EDMS) / Common Data Environment (CDE).
- Maintain accurate metadata and document attributes within the EDMS/CDE to support effective search, retrieval, reporting, and traceability.
- Coordinate with Engineering, Design, Construction, Commercial, Planning, Project Controls, Procurement, QA/QC, HSE, and other project teams regarding documentation requirements.
- Ensure documentation complies with approved Parsons procedures, client requirements, project protocols, and established document workflows.
- Identify missing, incomplete, duplicated, incorrectly coded, or incorrectly submitted documents and coordinate corrective action with responsible parties.
- Support document control requirements associated with design reviews, technical approvals, construction activities, inspections, and project meetings.
- Maintain complete and auditable records of document submissions, reviews, approvals, revisions, and distributions.
- Support preparation of document control reports, dashboards, status summaries, overdue reports, and document registers.
- Assist project teams in retrieving records and documentation required for internal and external audits.
- Support project handover and closeout activities by ensuring required documentation is complete, correctly indexed, and properly archived.
- Assist in compiling final project records, as-built documentation, handover packages, and closeout documentation.
- Maintain confidentiality, security, and integrity of sensitive project and client information.
- Support implementation and continuous improvement of project document control processes and procedures.
- Provide guidance to project personnel regarding document numbering, workflows, revision control, and EDMS/CDE requirements.
- Perform other document control responsibilities as assigned by the Document Control Lead or Project Management.
- Diploma or Bachelor's Degree in Business Administration, Information Management, Engineering, Records Management, or a related discipline is preferred.
- Minimum 2+ years of relevant document control experience, preferably within engineering, construction, infrastructure, transportation, airport, or other major project environments.
- Experience working with Electronic Document Management Systems (EDMS) and/or Common Data Environment (CDE) platforms.
- Good understanding of document control principles, procedures, and project information management practices.
- Experience managing:
- Document numbering and coding
- Revision and version control
- Document registers and logs
- Transmittals
- Technical submittals
- Drawings and specifications
- RFIs and correspondence
- Review and approval workflows
- Project records and archives
- Ability to maintain accurate and traceable project documentation throughout the document lifecycle.
- Experience monitoring document workflows and following up on outstanding reviews, approvals, and responses.
- Good understanding of engineering and construction documentation and multidisciplinary project workflows.
- Strong proficiency in Microsoft Office, particularly Excel, Word, Outlook, and PowerPoint.
- Strong organizational, administrative, and records management skills.
- High attention to detail and accuracy when processing large volumes of project documentation.
- Ability to manage multiple priorities and meet deadlines within a fast-paced project environment.
- Strong communication, coordination, and interpersonal skills.
- Ability to work effectively with clients, consultants, contractors, and multidisciplinary project teams.
- Good command of written and spoken English.
- Ability to maintain confidentiality and appropriately manage sensitive project information.
- Experience working on major infrastructure, airport, transportation, buildings, or large-scale construction projects.
- Previous experience within a PMC, Delivery Partner, engineering consultancy, contractor, or client-side project environment.
- Hands-on experience with document management and collaboration platforms such as: Oracle Aconex, Asite, Procore, Microsoft SharePoint, Autodesk Construction, Cloud (ACC) / BIM 360 and Other comparable EDMS/CDE platforms
- Familiarity with client and consultant document control procedures and approval workflows.
- Experience controlling engineering drawings, technical submittals, RFIs, specifications, correspondence, reports, and construction records.
- Familiarity with document control requirements associated with design, procurement, construction, testing and commissioning, and handover activities.
- Experience supporting document audits, project closeout, as-built documentation, and final handover packages.
- Familiarity with ISO 19650 information management principles is advantageous.
- Experience preparing document control KPIs, dashboards, reports, and overdue-document trackers.
- Ability to identify opportunities to improve document workflows, filing structures, and information traceability.
- Strong teamwork and customer-service mindset when supporting multidisciplinary project teams.
- Arabic language capability is an advantage for KSA-based assignments.
We truly invest and care about our employee’s wellbeing and provide endless growth opportunities as the sky is the limit, so aim for the stars! Imagine next and join the Parsons quest-APPLY TODAY!
Parsons is aware of fraudulent recruitment practices. To learn more about recruitment fraud and how to report it, please refer to https://www.parsons.com/fraudulent-recruitment/.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 31 أغسطس 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4461084696
رقم الإعلان لدى المصدر: 4461084696