تفاصيل الوظيفة
شركة CSI Global، الرائدة في خدمات الهندسة والتقنية المتخصصة في الاختبار والموازنة (TAB) والاختبار والتشغيل (Cx) والهيئة المستقلة للتشغيل (ICA) وتشخيص أنظمة MEP والخدمات الهندسية في دول الخليج والأسواق الدولية، تبحث عن مراقب مستندات (Document Controller) منظم وذو اهتمام بالتفاصيل للعمل في الرياض، السعودية، بدوام كامل.
المهام والمسؤوليات
- إدارة وصيانة وثائق المشروع بما في ذلك الوثائق الفنية والهندسية والتجارية والإدارية.
- استلام وتسجيل وتصنيف وتوزيع وتتبع المستندات الواردة والصادرة.
- الحفاظ على سجلات دقيقة للوثائق وسجلات التوزيع والإرساليات وسجلات المراجعة.
- التأكد من ترقيم وتسمية وتنسيق وحفظ جميع المستندات وفقاً لإجراءات الشركة والمشروع.
- التحكم في مراجعات المستندات وضمان توفر أحدث النسخ المعتمدة لفرق المشروع المعنية.
- التنسيق لتقديم واسترجاع المستندات بين CSI والعملاء والاستشاريين والمقاولين وأصحاب المصلحة الآخرين.
- إعداد وإصدار إرساليات المستندات للرسومات والتقارير والتسليمات الفنية وطرق التنفيذ ووثائق التفتيش وغيرها من مخرجات المشروع.
- تتبع حالة مراجعة المستندات والموافقة عليها ومتابعة الطلبات المعلقة.
- الحفاظ على أنظمة حفظ إلكترونية وورقية وضمان سهولة الوصول إلى المستندات عند الحاجة.
- دعم فرق المشروع في إعداد الوثائق اللازمة للتفتيش والاختبار والتشغيل وتسليم المشروع.
- الحفاظ على سجلات RFIs والتسليمات والتقارير الفنية والرسومات والموافقات والمراسلات ومحاضر الاجتماعات وغيرها من سجلات المشروع.
- ضمان تعريف الوثائق القديمة أو المستبدلة وأرشفتها بشكل مناسب.
- المساعدة في إعداد وثائق المشروع للتسليم النهائي والإغلاق.
- ضمان امتثال أنشطة إدارة المستندات لإجراءات CSI ومتطلبات العملاء ومعايير إدارة المستندات الخاصة بالمشروع.
- التنسيق مع فرق المشروع لتحديد الوثائق المفقودة أو غير المكتملة أو المتأخرة.
- إعداد تقارير دورية لإدارة المستندات وتقديم التحديثات لإدارة المشروع.
- الحفاظ على سرية وسلامة معلومات المشروع الحساسة.
- أداء مهام إدارة مستندات وإدارية أخرى يكلف بها من الإدارة.
الشروط والمتطلبات
- دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو الهندسة أو مجال ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن 3 سنوات كمراقب مستندات، ويفضل في مشاريع MEP أو البناء أو الهندسة أو الاختبار والتشغيل أو البنية التحتية.
- فهم جيد لعمليات إدارة المستندات ووثائق المشروع.
- خبرة في العمل مع سجلات المستندات والإرساليات والتحكم في المراجعات وأنظمة تتبع المستندات.
- إتقان قوي لبرامج Microsoft Office، وخاصة Excel وWord.
- خبرة في أنظمة إدارة المستندات مثل SharePoint أو Aconex أو Autodesk Construction Cloud أو Procore أو أنظمة مماثلة (ميزة إضافية).
- مهارات تواصل كتابية وشفهية جيدة باللغة الإنجليزية.
- اهتمام كبير بالتفاصيل ومهارات تنظيمية ممتازة.
- القدرة على إدارة مستندات وأولويات ومواعيد نهائية متعددة في بيئة مشاريع سريعة.
المهارات المطلوبة
- معرفة بوثائق MEP ووثائق الاختبار والتشغيل.
- الإلمام بالرسومات الهندسية والتقارير الفنية وسجلات التفتيش ووثائق التشغيل.
- خبرة في العمل مع الاستشاريين والمقاولين والعملاء.
- مهارات متابعة وتنسيق قوية.
- القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق مشروع متعدد التخصصات.
- معرفة بمعايير ترقيم المستندات ومعايير حفظ الملفات الخاصة بالمشاريع.
- إدارة المستندات.
- الاهتمام بالتفاصيل.
- التنظيم وإدارة الوقت.
- التواصل والتنسيق.
- دقة البيانات.
- المتابعة وإعداد التقارير.
- مهارات Microsoft Office.
- السرية وإدارة المعلومات.
- العمل الجماعي والتعاون.
المزايا
- فرصة العمل مع منظمة هندسية وتقنية دولية نامية.
- التعرض لمشاريع MEP والبنية التحتية والاختبار والتشغيل الكبرى.
- بيئة عمل مهنية وتعاونية.
- فرص للتطوير الوظيفي والنمو.
عرض النص الأصلي للإعلان
Position: Document Controller
Location: Riyadh, Saudi Arabia
Department: Projects / Operations
Employment Type: Full-Time
About CSI Global
CSI Global is a leading engineering and technical services company specializing in Testing, Adjusting & Balancing (TAB), Testing & Commissioning (Cx), Independent Commissioning Authority (ICA), MEP diagnostics, and engineering services across the GCC and international markets.
We are looking for a detail-oriented and organized Document Controller to support our project and engineering teams by ensuring the accurate control, tracking, filing, distribution, and retrieval of project documentation.
Position Overview
The Document Controller will be responsible for maintaining an efficient document management system for project-related technical and administrative documents. The role involves coordinating with project managers, engineers, consultants, contractors, and clients to ensure documents are properly reviewed, approved, distributed, and archived in accordance with project requirements and company procedures.
Key Responsibilities
Location: Riyadh, Saudi Arabia
Department: Projects / Operations
Employment Type: Full-Time
About CSI Global
CSI Global is a leading engineering and technical services company specializing in Testing, Adjusting & Balancing (TAB), Testing & Commissioning (Cx), Independent Commissioning Authority (ICA), MEP diagnostics, and engineering services across the GCC and international markets.
We are looking for a detail-oriented and organized Document Controller to support our project and engineering teams by ensuring the accurate control, tracking, filing, distribution, and retrieval of project documentation.
Position Overview
The Document Controller will be responsible for maintaining an efficient document management system for project-related technical and administrative documents. The role involves coordinating with project managers, engineers, consultants, contractors, and clients to ensure documents are properly reviewed, approved, distributed, and archived in accordance with project requirements and company procedures.
Key Responsibilities
- Manage and maintain project documentation, including technical, engineering, commercial, and administrative documents.
- Receive, register, classify, distribute, and track incoming and outgoing documents.
- Maintain accurate document registers, logs, transmittals, and revision records.
- Ensure all documents are properly numbered, named, formatted, and filed according to company and project procedures.
- Control document revisions and ensure the latest approved versions are available to relevant project teams.
- Coordinate the submission and retrieval of documents between CSI, clients, consultants, contractors, and other stakeholders.
- Prepare and issue document transmittals for drawings, reports, technical submissions, method statements, inspection documents, and other project deliverables.
- Track document review and approval status and follow up on pending submissions.
- Maintain electronic and hard-copy filing systems and ensure documents are easily accessible when required.
- Support project teams in preparing documentation for inspections, testing, commissioning, and project handover.
- Maintain records of RFIs, submittals, technical reports, drawings, approvals, correspondence, meeting minutes, and other project records.
- Ensure obsolete or superseded documents are appropriately identified and archived.
- Assist in preparing project documentation for final handover and close-out.
- Ensure document control activities comply with CSI procedures, client requirements, and project-specific document control standards.
- Coordinate with project teams to identify missing, incomplete, or overdue documentation.
- Generate periodic document control reports and provide updates to project management.
- Maintain confidentiality and integrity of sensitive project information.
- Perform other document control and administrative duties as assigned by management.
- Diploma or Bachelor's degree in Business Administration, Information Management, Engineering, or a related field.
- 3+ years of experience as a Document Controller, preferably within MEP, construction, engineering, testing & commissioning, or infrastructure projects.
- Good understanding of document control processes and project documentation.
- Experience working with document registers, transmittals, revision control, and document tracking systems.
- Strong proficiency in Microsoft Office, particularly Excel and Word.
- Experience with document management systems or platforms such as SharePoint, Aconex, Autodesk Construction Cloud, Procore, or similar systems is an advantage.
- Good written and verbal communication skills in English.
- Strong attention to detail and excellent organizational skills.
- Ability to manage multiple documents, priorities, and deadlines in a fast-paced project environment.
- Knowledge of MEP and Testing & Commissioning documentation.
- Familiarity with engineering drawings, technical reports, inspection records, and commissioning documentation.
- Experience working with consultants, contractors, and clients.
- Strong follow-up and coordination skills.
- Ability to work independently and as part of a multidisciplinary project team.
- Knowledge of document numbering and project filing standards.
- Document Management
- Attention to Detail
- Organization & Time Management
- Communication & Coordination
- Data Accuracy
- Follow-Up & Reporting
- Microsoft Office Skills
- Confidentiality & Information Management
- Teamwork and Collaboration
- Opportunity to work with a growing international engineering and technical services organization.
- Exposure to major MEP, infrastructure, testing, and commissioning projects.
- Professional and collaborative working environment.
- Opportunities for career development and growth.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 2 سبتمبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4461317170
رقم الإعلان لدى المصدر: 4461317170