تفاصيل الوظيفة
شركة JLL (جون لانج لاسال) تبحث عن منسق فعاليات (Event Coordinator) للعمل في الرياض، لدعم فريق المشاركة المجتمعية في مجمع متعدد الاستخدامات ديناميكي في المملكة العربية السعودية. هذا الدور الميداني أساسي لضمان التنفيذ المثالي للفعاليات المجتمعية وأنشطة المقيمين والبرامج الأسبوعية.
المهام والمسؤوليات
- مساعدة مخطط الفعاليات في تنسيق وتنفيذ جميع فعاليات وأنشطة المجمع.
- إعداد الجداول الزمنية للفعاليات وقوائم المراجعة والوثائق التشغيلية ومخططات الإعداد والتنسيق مع فريق المرافق بشأن توزيع المساحات.
- تنسيق الخدمات اللوجستية للفعاليات بما في ذلك تسليم المعدات وجداول الإعداد ومواعيد وصول الموردين وإجراء معاينات ميدانية قبل الفعالية.
- إدارة مخزون مواد الفعاليات (الديكور واللوازم ومواد التسجيل والعناصر ذات العلامة التجارية) من خلال الجرد الدوري والتنسيق لاستئجار المعدات عند الحاجة.
- العمل كحلقة وصل يومية مع الموردين والمنتِجين، وصيانة قواعد بيانات الموردين ووثائقهم، ودعم معالجة الفواتير وتتبع المدفوعات.
- حفظ ملفات الفعاليات الشاملة بما في ذلك العقود والتصاريح وشهادات التأمين والمراسلات، وإعداد وتوزيع إحاطات الفعاليات وجداول التشغيل.
- معالجة طلبات الشراء وتقارير المصروفات وتتبع ميزانيات الفعاليات باستخدام أنظمة التتبع المالي.
- إعداد جداول الأعمال وتدوين محاضر جلسات التخطيط للفعاليات.
- تقديم الدعم الميداني أثناء الفعاليات بما في ذلك تنسيق الإعداد والتسجيل وخدمات الضيوف وإدارة الأنشطة وتنسيق المتطوعين للفعاليات الكبيرة.
- مراقبة عمليات الفعاليات وإبلاغ مخطط الفعاليات بأي مشكلات أو مخاوف فوراً.
- تقديم خدمة عملاء ممتازة للمقيمين والرد على الاستفسارات بشكل مهني وبناء علاقات إيجابية من خلال التفاعل الودي.
- الإشراف على إنهاء الفعالية مع ضمان مسؤولية المعدات واستعادة المساحات بشكل صحيح.
- جمع ملاحظات المقيمين عبر الاستبيانات والتفاعلات غير الرسمية، والرد على استفسارات الفعاليات عبر قنوات متعددة، والحفاظ على سجلات دقيقة لمشاركة الفعاليات.
- تنسيق صيانة المعدات وإصلاحها، وتتبع استخدام المواد، وإعداد طلبات إعادة الطلب، وتنظيم مناطق التخزين لضمان سهولة الوصول.
- دعم تنفيذ بروتوكولات السلامة الخاصة بالفعاليات بما في ذلك تقييم المخاطر ووضع اللوائح الإرشادية المناسبة ومراقبة المخاطر وصيانة حقيبة الإسعافات الأولية وضمان الامتثال لسياسات المجمع واللوائح السعودية.
- إعداد تقارير ما بعد الفعاليات تتضمن ملخصات الحضور والملاحظات، وتنظيم وثائق الفعاليات وأرشيف الوسائط، ودعم تحليل النتائج وتحديد التحسينات، والحفاظ على سجلات تقويم الفعاليات بدقة.
الشروط والمتطلبات
- درجة البكالوريوس أو دبلوم في إدارة الفعاليات أو الضيافة أو الاتصالات أو مجال ذي صلة.
- ما لا يقل عن 3-5 سنوات من الخبرة في تنسيق الفعاليات أو دعم الفعاليات.
- سنتان على الأقل من الخبرة في المملكة العربية السعودية أو دول مجلس التعاون الخليجي (يفضل).
- مهارات تنظيمية قوية وقدرة على تعدد المهام.
- خبرة في تنسيق أو دعم الفعاليات في بيئات مجتمعية أو الضيافة أو التجزئة أو الترفيه.
- دراية بالثقافة السعودية وخبرة في العمل في المملكة العربية السعودية أو بيئة ثقافية مماثلة (يفضل).
- خبرة في إدارة الخدمات اللوجستية للفعاليات بما في ذلك التنسيق مع الموردين والإعداد والعمليات الميدانية.
- سجل حافل في تقديم خدمة عملاء ممتازة في بيئات وجهًا لوجه.
- خبرة في العمل مع فرق متنوعة ومجتمعات متعددة الثقافات.
- قدرة مثبتة على العمل بشكل مستقل وفي الوقت نفسه كعضو فريق متعاون.
- خبرة في التعامل مع أولويات متعددة والعمل في بيئات سريعة الخطى.
المهارات المطلوبة
- تنسيق الفعاليات وإدارة الخدمات اللوجستية.
- التواصل والتفاعل مع الموردين والمنتِجين.
- خدمة العملاء وإشراك المقيمين.
- الدعم الإداري والتوثيق.
- إدارة الوقت وتحديد الأولويات.
- إتقان استخدام حزمة مايكروسوفت أوفيس (Word وExcel وPowerPoint وOutlook).
- الراحة في استخدام أنظمة إدارة الفعاليات أو برامج التسجيل.
- مهارات تواصل ممتازة باللغة الإنجليزية (مهارات اللغة العربية ميزة إضافية قوية).
- مهارات تنظيمية قوية مع اهتمام دقيق بالتفاصيل.
- مهارات تواصل كتابية وشفهية قوية باللغة الإنجليزية بالإضافة إلى مهارات التعامل مع الآخرين بفاعلية، حيث يتطلب هذا الدور تنسيقاً منتظماً مع الموردين والمنتِجين والإدارات الداخلية (المرافق، الأمن، الصيانة) ومخطط الفعاليات والمقيمين والمشاركين لضمان سير العمليات بسلاسة.
عرض النص الأصلي للإعلان
Pre-requisites:
JLL is seeking an energetic and highly-organized Event Coordinator to support the community engagement team at a dynamic mixed-use compound in Saudi Arabia. This hands-on role is essential to ensuring the flawless execution of community events, resident activities, and weekend programming that bring our compound community together.
The Event Coordinator will work closely with the Event Planner and Community Engagement Manager to handle operational and logistical aspects of events from planning through completion. The ideal candidate is a proactive team player with excellent attention to detail, strong communication skills, and genuine enthusiasm for creating memorable resident experiences.
Key Responsibilities:
The candidate will be required to perform all functions and responsibilities of the role, which may not always be expressly mentioned in the Clients contract but would be deemed necessary for the proper performance of services and the carrying out of activities for the effective and efficient management of the property in accordance with good industry protocols and any applicable best international standards and codes of practice.
Key Experience:
- Bachelor's degree or Diploma in Event Management, Hospitality, Communications, or related field
- Minimum 3-5 years of event coordination or event support experience
- Minimum 2 years of experience in Saudi Arabia or GCC countries (preferred)
- Strong organizational and multitasking abilities
JLL is seeking an energetic and highly-organized Event Coordinator to support the community engagement team at a dynamic mixed-use compound in Saudi Arabia. This hands-on role is essential to ensuring the flawless execution of community events, resident activities, and weekend programming that bring our compound community together.
The Event Coordinator will work closely with the Event Planner and Community Engagement Manager to handle operational and logistical aspects of events from planning through completion. The ideal candidate is a proactive team player with excellent attention to detail, strong communication skills, and genuine enthusiasm for creating memorable resident experiences.
Key Responsibilities:
- Assist Event Planner in coordinating and executing all compound events, activations, and community programs.
- Prepare event timelines, checklists, operational documents, setup diagrams, and coordinate space configurations with the facilities team.
- Coordinate event logistics including equipment delivery, setup schedules, vendor arrivals, and conduct pre-event site inspections.
- Manage event materials inventory (decorations, supplies, registration materials, branded items) through regular audits and coordinate equipment rentals when needed.
- Serve as day-to-day liaison for vendors and suppliers, maintain vendor databases and documentation, and support invoice processing and payment tracking.
- Maintain comprehensive event files including contracts, permits, insurance certificates, correspondence, and prepare/distribute event briefings and run sheets.
- Process purchase requisitions and expense reports and track event budgets and expenses using financial tracking systems.
- Prepare meeting agendas and take minutes for event planning sessions.
- Provide on-site support during events including setup coordination, registration, guest services, activity management, and volunteer coordination for larger events.
- Monitor event operations and report concerns or issues to Event Planner immediately.
- Deliver excellent customer service to residents, address inquiries professionally, and build positive relationships through friendly interaction.
- Oversee event breakdown ensuring equipment accountability and proper space restoration.
- Gather resident feedback through surveys and informal interactions, respond to event inquiries via multiple channels, and maintain accurate event participation records.
- Coordinate equipment maintenance and repairs, track material usage, prepare reorder requests, and organize storage areas for optimal accessibility.
- Support event safety protocol implementation including risk assessments, proper signage placement, hazard monitoring, first aid kit maintenance, and ensure compliance with compound policies and Saudi regulations.
- Compile post-event reports with attendance and feedback summaries, organize event documentation and media archives, support outcome analysis, identify improvements, and maintain accurate event calendar records.
The candidate will be required to perform all functions and responsibilities of the role, which may not always be expressly mentioned in the Clients contract but would be deemed necessary for the proper performance of services and the carrying out of activities for the effective and efficient management of the property in accordance with good industry protocols and any applicable best international standards and codes of practice.
Key Experience:
- Experience coordinating or supporting events in community, hospitality, retail, or entertainment settings
- Familiarity with Saudi culture and experience working in Saudi Arabia or similar cultural environment (preferred)
- Experience managing event logistics including vendor coordination, setup, and on-site operations
- Track record of providing excellent customer service in face-to-face environments
- Experience working with diverse teams and multicultural communities
- Demonstrated ability to work independently while also being a strong team player
- Experience handling multiple priorities and working in fast-paced environments
- Event coordination and logistics management
- Vendor liaison and communication
- Customer service and resident engagement
- Administrative support and documentation
- Time management and prioritization
- Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Comfortable using event management or registration software
- Excellent communication skills in English (Arabic language skills highly advantageous)
- Strong organizational skills with keen attention to detail
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 7 سبتمبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4464368462
رقم الإعلان لدى المصدر: 4464368462