📍 المملكة العربية السعودية تحديث مستمر على مدار الساعة وظائف تناسب سيرتك الذاتيةمجاناً قناة تيليجرام
بوابة الوظائف
قناة تيليجرام

JLL تعلن عن وظيفة منسق في منطقة الرياض

Coordinator
🏢 JLL
🕒 نُشرت: (منذ 3 أيام) 📍 الرياض وظائف الإدارة والدعم المكتبي
التقديم على الوظيفة من المصدر الرسمي ↗ فصّل سيرتك الذاتية لهذه الوظيفة

تفاصيل الوظيفة

نبحث عن منسق إداري عالي التنظيم والاحترافية لتقديم دعم إداري شامل لعمليات إدارة الممتلكات في مجمع سكني فاخر في الرياض، وذلك ضمن فريق شركة JLL.

المهام والمسؤوليات

  • الدعم الإداري والتوثيق: تقديم الدعم الإداري العام لفريق إدارة الممتلكات، إدارة المراسلات البريدية والإلكترونية وخدمات البريد السريع، تنظيم أنظمة حفظ الملفات الورقية والرقمية، إعداد المستندات والتقارير وتنسيقها ومراجعتها، تنسيق جداول الاجتماعات وإعداد المحاضر، إدارة مخزون اللوازم المكتبية، تحديث قواعد البيانات وأنظمة التتبع، معالجة المستندات وفق سياسات الاحتفاظ بالبيانات، دعم إعداد العروض التقديمية، والحفاظ على سرية المعلومات.
  • سجلات المستأجرين وإدارة العقود: الحفاظ على سجلات وملفات إيجار دقيقة، أرشفة عقود الإيجار الموقعة والمستندات الداعمة، تحديث معلومات المستأجرين في نظام إدارة الممتلكات، معالجة تجديد العقود وتعديلاتها، جمع مستندات المستأجرين (هويات، تأشيرات، توكيلات) وتقديمها، الحفاظ على قوائم الانتقال والسجلات، أرشفة شهادات تسجيل إيجار وشمس وتجديدها، تحديث جداول انتهاء العقود، الحفاظ على قاعدة بيانات جهات الاتصال في حالات الطوارئ، وأرشفة ملفات المستأجرين المنتهية.
  • الدعم المالي والإداري: حفظ فواتير الإيصالات ومستندات الدفع، تنظيم سجلات المعاملات المالية، تنسيق إصدار إيصالات الإيداع ومستندات الاسترداد، دعم إعداد جداول الفواتير الشهرية، حفظ كشوف الحسابات البنكية وتقارير التسوية، إدارة سجلات النقدية الصغيرة، تتبع المدفوعات المتأخرة وتحديث أرشيف الديون، دعم إعداد التقارير المالية الشهرية، حفظ عقود الموردين، ومعالجة مطالبات المصروفات.
  • خدمة العملاء والتواصل: الرد على المكالمات الهاتفية بلطف واحترافية، الرد على استفسارات المستأجرين العامة، إدارة منطقة الاستقبال، توزيع الإشعارات والتعاميم، دعم نظام تذاكر المساعدة، الحفاظ على سجلات التواصل، المساعدة في تنسيق الفعاليات، معالجة حجوزات المرافق، إدارة البريد والطرود، وتوزيع حزم الترحيب للمستأجرين الجدد.
  • التقارير وإدارة البيانات: المساعدة في إعداد التقارير الشهرية والربعية والسنوية، تحديث لوحات المعلومات وجداول التتبع، تجميع بيانات مؤشرات الأداء، الحفاظ على دقة السجلات في نظام إدارة الممتلكات، إنشاء تقارير قياسية، دعم إدخال بيانات الإيجار والإشغال والمالية، الحفاظ على إصدارات المستندات، أرشفة التقارير المنجزة، دعم متطلبات التدقيق، وضمان دقة البيانات عبر جميع الأنظمة.
  • الامتثال وحفظ السجلات: الحفاظ على سجلات الزوار والمقاولين، أرشفة شهادات الامتثال التنظيمي وتقارير التفتيش، دعم الامتثال للائحة حماية البيانات الشخصية (PDPL)، حفظ وثائق التأمين، تنسيق تقديم المستندات للجهات التنظيمية، أرشفة إقرارات المستأجرين، حفظ تقارير الحوادث والسلامة، دعم توثيق خطة استمرارية الأعمال، تنسيق جداول الاحتفاظ بالمستندات والتخلص الآمن، والحفاظ على قوائم الامتثال.
  • التنسيق المكتبي العام: تنسيق بطاقات الوصول وإدارة المفاتيح، صيانة المعدات المكتبية، دعم تنسيق الموظفين (جداول الإجازات والحضور)، تنسيق الترجمة، إدارة علاقات الموردين، دعم التواصل الداخلي، تنسيق الزيارات والاجتماعات، إدارة التقويم المكتبي وحجوزات الغرف، دعم تأهيل الموظفين الجدد، وأداء أي مهام إدارية أخرى يكلف بها مدير الممتلكات.

الشروط والمتطلبات

  • خبرة إدارية لا تقل عن 3 سنوات، ويفضل أن تكون في إدارة الممتلكات أو العقارات أو الضيافة في المملكة العربية السعودية.
  • مهارات تنظيمية قوية مع اهتمام ممتاز بالتفاصيل.
  • إجادة اللغة الإنجليزية تحدثاً وكتابةً.
  • مهارات متقدمة في استخدام الحاسب الآلي وبرامج Microsoft Office (Word، Excel، Outlook، PowerPoint).
  • خبرة في أنظمة إدارة الممتلكات أو إدارة قواعد البيانات (يفضل).
  • لباقة في التعامل الهاتفي وتوجه نحو خدمة العملاء.
  • القدرة على إدارة مهام متعددة وتحديد الأولويات بفعالية.
  • شهادة ثانوية عامة أو ما يعادلها (مطلوبة)، ويُفضل مؤهل إداري أو دبلوم.

المهارات المطلوبة

  • تنظيم عالي مع منهجية منهجية في حفظ السجلات والملفات.
  • مهارات تواصل كتابية وشفوية قوية.
  • تصرف مهني ومحترم مع المستأجرين والزملاء.
  • دقة عالية في إدخال البيانات والتوثيق.
  • القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة.
  • مبادرة استباقية وتوقع الاحتياجات.
  • روح الفريق مع موقف إيجابي وعقلية 'يمكنني فعل ذلك'.
  • مرونة وقابلية للتكيف مع الأولويات وأعباء العمل المتغيرة.
  • إلمام بالتكنولوجيا والقدرة على تعلم أنظمة وبرامج جديدة بسرعة.
  • وعي ثقافي وحساسية في بيئة متعددة الثقافات.
عرض النص الأصلي للإعلان
Position Overview:

We are seeking a highly organized and professional Administrator to provide comprehensive

administrative support for the property management operations of a premium

residential compound in Riyadh. The successful candidate will be responsible for maintaining accurate

records, coordinating communications, supporting day-to-day administrative tasks, and ensuring smooth

office operations.

Key Responsibilities:

Administrative Support & Documentation

  • Provide general administrative support to the property management team
  • Manage incoming and outgoing correspondence including emails, letters and courier services
  • Maintain organized filing systems for all property documentation (physical and digital)
  • Prepare, format and proofread documents, reports and correspondence
  • Coordinate meeting schedules, prepare agendas and record meeting minutes
  • Manage office supplies inventory and coordinate procurement of stationery and materials
  • Maintain and update property management databases and tracking systems
  • Process and file documents in accordance with data retention policies
  • Support preparation of presentations, reports and management documentation
  • Maintain confidentiality of sensitive resident and business information at all times

Tenant Records & Lease Administration

  • Maintain accurate and up-to-date tenant records and lease files
  • File executed lease agreements and supporting documentation
  • Update tenant information in property management system
  • Process lease renewals and amendment documentation
  • Coordinate collection and filing of tenant documents (IDs, visas, authorization letters)
  • Maintain move-in and move-out checklists and inspection records
  • File Ejar and Shomoos registration certificates and renewal documentation
  • Update lease expiry trackers and renewal calendars
  • Maintain resident emergency contact information database
  • Archive closed tenant files in accordance with retention schedules

Financial Administration Support

  • Process and file invoices, receipts and payment documentation
  • Maintain organized records of all financial transactions
  • Coordinate deposit receipt issuance and refund documentation
  • Support preparation of monthly rent billing schedules
  • File bank statements and reconciliation reports
  • Maintain petty cash records and process reimbursement requests
  • Track outstanding payments and update arrears documentation
  • Support preparation of monthly financial reports and tracking sheets
  • Maintain vendor and supplier contract files
  • Process expense claims and maintain supporting documentation

Customer Service & Communication Support

  • Answer and direct telephone calls professionally and courteously
  • Respond to general resident inquiries and direct complex matters appropriately
  • Manage reception area and greet visitors in a professional manner
  • Coordinate distribution of resident notices, circulars and announcements
  • Support helpdesk ticketing system with data entry and status updates
  • Maintain resident communication logs and contact databases
  • Assist with resident event coordination including registration and attendance tracking
  • Process amenity booking requests and maintain reservation calendars
  • Support mail and parcel management procedures
  • Distribute welcome kits and compound information materials to new residents

Reporting & Data Management

  • Assist with preparation of monthly, quarterly and annual reports
  • Update operational dashboards and tracking spreadsheets
  • Compile data for KPI reporting and performance monitoring
  • Maintain accurate records in property management system
  • Generate standard reports from property management and financial systems
  • Support data entry for leasing, occupancy and financial trackers
  • Maintain document version control and filing protocols
  • Archive completed reports and documentation systematically
  • Support audit requirements with document retrieval and organization
  • Ensure data accuracy and integrity across all systems and records

Compliance & Record Keeping

  • Maintain visitor log books and contractor access records
  • File regulatory compliance certificates and inspection reports
  • Support PDPL compliance with proper document handling and storage
  • Maintain insurance certificates and policy documentation
  • Coordinate document submissions to regulatory authorities as required
  • Ensure all required resident acknowledgements and consents are filed
  • Maintain incident reports and health and safety documentation
  • Support Business Continuity Plan documentation and updates
  • Coordinate document retention and secure disposal schedules
  • Maintain compliance checklists and tracking registers

General Office Coordination

  • Coordinate building access cards and key management
  • Maintain office equipment and coordinate repairs and servicing
  • Support staff coordination including leave schedules and attendance records
  • Coordinate translation requirements for documents and communications
  • Manage office vendor relationships (printers, couriers, suppliers)
  • Support team communications and internal announcements
  • Coordinate logistics for site visits, meetings and inspections
  • Maintain office calendar and booking of meeting rooms
  • Support onboarding of new team members with documentation and orientation
  • Perform other administrative duties as assigned by Property Manager

The candidate will perform all functions and responsibilities which may not be expressly mentioned in the Clients contract, but that are necessary for the proper performance of services and the conducting of activities for the effective and efficient management of the property in accordance with good industry protocols and any applicable best international standards and codes of practice.

Required Qualifications & Experience

  • Minimum 3 years administrative experience, preferably in property management, real estate or hospitality in KSA
  • Strong organizational skills with excellent attention to detail
  • Proficiency in English
  • Advanced computer skills including MS Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
  • Experience with property management systems or database management preferred
  • Professional telephone manner and customer service orientation
  • Ability to manage multiple tasks and prioritize effectively
  • High school diploma or equivalent required; administrative qualification or diploma preferred

Key Competencies

  • Highly organized with systematic approach to record-keeping and filing
  • Strong written and verbal communication skills
  • Professional and courteous demeanor with residents and colleagues
  • Detail-oriented with high level of accuracy in data entry and documentation
  • Ability to maintain confidentiality and handle sensitive information appropriately
  • Proactive with ability to anticipate needs and take initiative
  • Team player with positive, can-do attitude
  • Flexible and adaptable to changing priorities and workload
  • Tech-savvy with ability to learn new systems and software quickly
  • Cultural awareness and sensitivity in a diverse, multicultural environment
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 7 سبتمبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4464378436

وظائف أخرى لدى JLL