تفاصيل الوظيفة
Hitachi Energy تبحث عن Executive Assistant للعمل في الدمام، المنطقة الشرقية، السعودية.
نبذة عن الوظيفة
يركز عمل مساعد تنفيذي على دعم مدير تنفيذي أو عدد صغير من المديرين التنفيذيين في أنشطتهم المكتبية اليومية، بما في ذلك الحصول على المعلومات وتنظيمها لاستخدامها في المؤتمرات والخطابات والتقارير بناءً على طلب المدير التنفيذي، والتحرير والتدقيق اللغوي والتنسيق وتصميم/إنتاج المستندات، وملء النماذج وإدخال البيانات. بالإضافة إلى جدولة/تنسيق الاجتماعات والمذكرات وترتيبات السفر. وأيضاً استقبال/نقل الرسائل الهاتفية من مصادر داخلية وخارجية، وإدارة الوقت/التفاعل بين المدير التنفيذي والمصادر الداخلية والخارجية. عادةً ما يُطلب من هذا الدور التعامل مع المعلومات السرية للأعمال والموظفين.
المهام والمسؤوليات
- تنظيم وخدمة الاجتماعات (إعداد جداول الأعمال وتدوين المحاضر).
- تحديد أولويات أعباء العمل وتنفيذ الإجراءات والأنظمة الإدارية الجديدة.
- التنسيق مع الجهات والعملاء المعنيين، وتسجيل أو معالجة الفواتير أو المصروفات.
- العمل كاستقبال و/أو استقبال العملاء والترحيب بالزوار وتوجيههم إلى الأقسام أو الأشخاص المناسبين.
- الرد على الهواتف والاستفسارات عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني، وحجز غرف الاجتماعات، وإعداد المكالمات الجماعية، وتسجيل الرسائل والمحاضر أثناء الاجتماعات.
- أداء المهام الإدارية، بما في ذلك الحفظ والنسخ، وكتابة رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات والخطابات.
- تنفيذ و/أو تطوير الإجراءات المكتبية وأنظمة حفظ السجلات، وإدارة إدخال قاعدة البيانات وملفات العملاء. طلب المواد والحفاظ عليها، وتوثيق المعلومات المالية.
- تنظيم وتوزيع الرسائل، وإجراء ترتيبات السفر وتأكيدها، وإعداد وإرسال المراسلات الصادرة.
- الحفاظ على ملفات/سجلات القسم السرية، وأداء مهام مسك الدفاتر الروتينية، والمساعدة في العروض التقديمية والتقارير.
- المسؤولية عن ضمان الامتثال للوائح والإجراءات والمبادئ التوجيهية الخارجية والداخلية المعمول بها.
- العيش وفق قيم Hitachi Energy الأساسية للسلامة والنزاهة، مما يعني تحمل المسؤولية عن أفعالك مع الاهتمام بزملائك والعمل.
الشروط والمتطلبات
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة.
- خبرة 5+ سنوات في شركات دولية.
- إجادة اللغة الإنجليزية تحدثاً وكتابة.
المهارات المطلوبة
- مهارات تواصل جيدة، وخدمة عملاء، وبناء علاقات.
- مهارات العمل الجماعي، والتنظيم، وإدارة الوقت.
- الاهتمام بالتفاصيل، ومهارات التفاوض، والحزم، والمرونة، واللباقة، والتمييز، والدبلوماسية.
- القدرة على المبادرة واستباق الأمور: رؤية ما يحتاج إلى عمله والقيام به.
- القدرة على استخدام حزم البرامج القياسية (مثل Microsoft Office) وتعلم حزم مخصصة إذا لزم الأمر.
عرض النص الأصلي للإعلان
The opportunity
Executive Assistant work is focused on supporting an individual executive or small number of executives in their day-to-day office activities including Obtaining and organizing information for use in conferences, speeches, and reports as requested by the executive, editing, proofing, formatting, document design/production, form filling, and data entry. In addition, scheduling/coordinating meetings, diaries, and travel arrangements. Also, receiving/relaying telephone messages from internal and external sources, managing the time/interaction executives have with internal and external sources Typically this role is required to handle confidential business and personnel information.
How You’ll Make An Impact
Executive Assistant work is focused on supporting an individual executive or small number of executives in their day-to-day office activities including Obtaining and organizing information for use in conferences, speeches, and reports as requested by the executive, editing, proofing, formatting, document design/production, form filling, and data entry. In addition, scheduling/coordinating meetings, diaries, and travel arrangements. Also, receiving/relaying telephone messages from internal and external sources, managing the time/interaction executives have with internal and external sources Typically this role is required to handle confidential business and personnel information.
How You’ll Make An Impact
- Organizing and servicing meetings (producing agendas and taking minutes).
- Prioritizing workloads and implementing new procedures and administrative systems.
- Liaising with relevant organizations and clients and logging or processing bills or expenses.
- Acting as a receptionist and/or meeting and greeting clients and greeting visitors and directing them to the appropriate departments or individuals.
- Answer telephones and respond to inquiries via telephone or email and book meeting rooms, set up conference calls and take messages and minutes during meetings.
- Perform administrative tasks, including filing and photocopying, writing emails, memos and letters.
- Implement and/or develop office procedures and record systems and manage database entry and client files. Order and maintain supplies and document financial information.
- Organize and distribute messages, make and confirm travel arrangements Prepare and mail outgoing correspondence.
- Maintain confidential department files/records and perform routine bookkeeping tasks and assist with presentations and reports.
- Responsible for ensuring compliance with applicable external and internal regulations, procedures, and guidelines.
- Living Hitachi Energy core values of safety and integrity, which means taking responsibility for your own actions while caring for your colleagues and the business.
- A bachelor’s degree in Business Administration or related degree.
- 5+ Years of experience in international companies.
- Good communication, customer service and relationship-building skills.
- Teamworking skills and organization and time management skills.
- Attention to detail, negotiation skills, Assertiveness and flexibility and tact, discretion and diplomacy.
- The ability to be proactive and use your initiative: to see what needs doing and to do it.
- The ability to use standard software packages (e.g. Microsoft Office) and to learn bespoke packages if required.
- Proficiency in both spoken & written English language is required.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 17 سبتمبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4468609097
رقم الإعلان لدى المصدر: 4468609097
