وظيفة مدير أول لشؤون لجنة المناقصات لدى Team Saudi في الرياض
Senior Manager, Bidding Committee Affairs (1325)
تفاصيل الوظيفة
تعلن شركة Team Saudi عن توفر وظيفة Senior Manager, Bidding Committee Affairs في الرياض، السعودية، للإشراف على الشؤون الإدارية والحوكمة للجنة المناقصات.
نبذة عن الوظيفة
إدارة وتنسيق الأنشطة اليومية الإدارية والحوكمة للجنة المناقصات، وضمان الإعداد المناسب للاجتماعات، واكتمال الطلبات والمستندات الداعمة، وتسجيل إجراءات اللجنة وتوصياتها بدقة، والمتابعة الفعالة للإجراءات المعتمدة وفقاً للسياسات والإجراءات وصلاحيات التفويض.
المهام والمسؤوليات
- الإشراف على جدولة اجتماعات لجنة المناقصات بالتنسيق مع رئيس اللجنة والأعضاء المعنيين.
- إعداد وتوزيع جداول الأعمال والطلبات والمستندات الداعمة ضمن المواعيد المحددة.
- قيادة مراجعة إدارية ومدققة للطلبات للتأكد من اكتمال المستندات والموافقات والتقييمات والمعلومات الداعمة قبل عرضها على اللجنة.
- تتبع حالة الطلبات وتحديد المعلومات أو الموافقات المطلوبة قبل عرضها على اللجنة.
- التنسيق مع إدارة المشتريات والإدارات الطالبة والشؤون القانونية وفرق التقييم الفني والمالية وأصحاب المصلحة الآخرين لتسهيل استكمال متطلبات اللجنة في الوقت المناسب.
- إعداد محاضر دقيقة للاجتماعات توثق المناقشات والتوصيات والقرارات والتحفظات وبنود العمل حسب الاقتضاء.
- الحصول على التوقيعات والموافقات على محاضر اللجنة والتوصيات والمستندات ذات الصلة، وضمان تقديمها للجهات المخولة بالموافقة.
- إبلاغ التوصيات والقرارات المعتمدة لأصحاب المصلحة المعنيين ومتابعة تنفيذ وإغلاق بنود العمل الناتجة.
- مراقبة بنود العمل المعلقة وتقديم تقارير دورية عن حالتها لرئيس اللجنة وأصحاب المصلحة.
- الحفاظ على الفصل الواضح بين دور أمانة اللجنة الإداري وسلطة اللجنة الجماعية في المداولة واتخاذ التوصيات أو القرارات ضمن صلاحياتها.
- الحفاظ على إعلانات تضارب المصالح ومتطلبات الحوكمة ذات الصلة ومراقبتها.
- ضمان التعامل السليم مع المعلومات السرية والحساسة تجارياً والمقيدة في المشتريات وحمايتها.
- حفظ سجلات كاملة ودقيقة ومنظمة لطلبات المناقصات وتقارير التقييم واجتماعات اللجنة والمحاضر والتوصيات والموافقات والمراسلات والوثائق ذات الصلة.
- الحفاظ على مسار تدقيق مناسب لأنشطة اللجنة وضمان إمكانية استرجاع السجلات بسهولة لأغراض التدقيق الداخلي أو الخارجي أو الرقابي أو مراجعة الإدارة.
- دعم إعداد تقارير الإدارة ولوحات المعلومات التي تبرز عبء عمل اللجنة وحالة الطلبات والإجراءات المعلقة وأوقات الإنجاز ومؤشرات الأداء الأخرى.
- دعم التحسين المستمر لحوكمة اللجنة من خلال تطوير القوالب وسير العمل والسجلات الإلكترونية وآليات التتبع وأدوات التقارير.
المزايا
في Team Saudi، نحرص على خلق بيئة آمنة وداعمة وممكّنة لرياضيينا وموظفينا. نرحب بالمتقدمين الذين يظهرون النزاهة والاحترافية والالتزام بالحفاظ على مكان عمل آمن ومحترم حيث يتم حماية الجميع وتقديرهم وإعطاؤهم فرصاً عادلة للازدهار.
عرض النص الأصلي للإعلان
Job Purpose
Manage and coordinate the day-to-day administrative and governance activities of the Bidding Committee, ensuring the timely preparation of meetings, completeness of submissions and supporting documentation, accurate recording of committee proceedings and recommendations, and effective follow-up of approved actions in accordance with applicable policies, procedures, and delegation of authority.
Job Specific Accountabilities
Committee Meetings & Scheduling
At Team Saudi, we care deeply about creating a safe, supportive, and empowering environment for our athletes and employees. We welcome applicants who demonstrate integrity, professionalism, and a commitment to maintaining a safe and respectful workplace where everyone is protected, valued, and given fair opportunities to thrive.
Manage and coordinate the day-to-day administrative and governance activities of the Bidding Committee, ensuring the timely preparation of meetings, completeness of submissions and supporting documentation, accurate recording of committee proceedings and recommendations, and effective follow-up of approved actions in accordance with applicable policies, procedures, and delegation of authority.
Job Specific Accountabilities
Committee Meetings & Scheduling
- Oversee and schedule Bidding Committee meetings in consultation with the Committee Chair and relevant members.
- Direct the preparation and circulate meeting agendas, submissions, supporting documents, and other materials within the required timelines.
- Lead an administrative and completeness review of submissions to confirm that the required documents, approvals, evaluations, and supporting information are available before presenting matters to the Committee.
- Track the status of submissions and identify outstanding information or approvals required before matters are presented to the Committee.
- Manage Procurement, requesting departments, Legal, technical/evaluation teams, Finance, and other relevant stakeholders to facilitate the timely completion of committee requirements.
- Prepare accurate meeting minutes, documenting key discussions, recommendations, decisions, conditions, reservations, and action items, as applicable.
- Obtain the required signatures and approvals on committee minutes, recommendations, and related documents, and ensure appropriate submission to the authorized approving parties.
- Communicate approved committee recommendations and decisions to relevant stakeholders and monitor the implementation and closure of resulting action items.
- Monitor outstanding committee actions and provide periodic status updates to the Committee Chair and relevant stakeholders.
- Maintain a clear distinction between the Committee Secretariat's administrative role and the Committee's collective authority to deliberate and make recommendations or decisions within its delegated mandate.
- Maintain and monitor conflict-of-interest declarations and related committee governance requirements.
- Ensure that confidential, commercially sensitive, and restricted procurement information is appropriately handled and safeguarded.
- Maintain complete, accurate, and properly organized records of bidding submissions, evaluation reports, committee meetings, minutes, recommendations, approvals, correspondence, and related documentation.
- Maintain an appropriate audit trail for committee activities and ensure that records are readily retrievable for internal audit, external audit, regulatory, or management review.
- Support the preparation of management reports and dashboards highlighting committee workload, submission status, pending actions, turnaround times, and other relevant performance indicators.
- Support the continuous improvement of committee governance through the enhancement of templates, workflows, electronic records, tracking mechanisms, and reporting tools.
At Team Saudi, we care deeply about creating a safe, supportive, and empowering environment for our athletes and employees. We welcome applicants who demonstrate integrity, professionalism, and a commitment to maintaining a safe and respectful workplace where everyone is protected, valued, and given fair opportunities to thrive.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 6 أكتوبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4474691035
رقم الإعلان لدى المصدر: 4474691035
