وظيفة أخصائي إداري مبتدئ - دعم العمليات والمكتب (عن بعد) لدى PULSE في الطائف
Entry-Level Administrative Professional - Operations & Office Support (Remote)
🏢 PULSE
تفاصيل الوظيفة
تعلن شركة PULSE عن توفر وظيفة إداري مساعد مبتدئ في مجال العمليات والدعم المكتبي (عن بُعد) في مكة الطائف، المملكة العربية السعودية. تتولى هذه الوظيفة تقديم الدعم اليومي الإداري والتشغيلي للفريق، وتشمل مهام إدخال البيانات وإعداد المستندات، وحفظ السجلات، وتنظيم الملفات الرقمية، ومتابعة الطلبات. المرشح المثالي يتمتع بمهارات تواصل مهنية واهتمام بالتفاصيل واتباع الإجراءات مع راحة في استخدام الكمبيوتر والبريد الإلكتروني وجداول البيانات والأنظمة الإلكترونية. لا تشترط خبرة مهنية سابقة، وسيتم تقديم التدريب والدعم المستمر. نشجع حديثي التخرج ومغيري المسار الوظيفي والعائدين إلى سوق العمل والباحثين عن فرصهم المهنية الأولى عن بُعد على التقديم.
المهام والمسؤوليات
- تقديم الدعم الإداري والمكتبي للفرق والأقسام المعنية.
- إعداد وتحديث جداول البيانات والنماذج وقوائم المتابعة والتقارير الروتينية.
- المساعدة في إدارة البريد الإلكتروني وصناديق البريد المشتركة والتقويمات والمراسلات الإدارية.
- تنظيم الملفات والمجلدات الرقمية والسجلات والموارد الإدارية والصيانة المستمرة.
- معالجة الطلبات الداخلية الروتينية وتوزيع المهام.
- تحويل المستندات والمعلومات إلى الأفراد أو الأقسام المختصة.
- المساعدة في جدولة المواعيد والتنسيق وأنشطة الدعم المكتبي العام.
- إنجاز المهام الإدارية بدقة وفي المواعيد المحددة.
- دعم الأنشطة التشغيلية اليومية وتتبع الطلبات والمهام من البداية حتى الإنجاز.
- الحفاظ على تحديث حالات المهام وسجلات المعالجة ومتابعة سير العمل.
- التنسيق بين الإدارات وأعضاء الفريق لمعالجة الطلبات الروتينية.
- اتباع سير العمل والإجراءات التشغيلية المعتمدة.
- تحديد المعلومات غير المكتملة أو مشاكل المعالجة المحتملة.
- رفع الأمور غير العادية أو المعقدة أو غير المحلولة إلى العضو المناسب في الفريق.
- المساعدة في العمليات الإدارية والتشغيلية المتكررة.
- إدخال وتحديث المعلومات في أنظمة الشركة وقواعد البيانات وجداول البيانات.
- مراجعة البيانات للتأكد من دقتها واكتمالها واتساقها والتحقق من المصادر المعتمدة.
- الحفاظ على سجلات داخلية دقيقة وسجلات المعالجة.
- تحديد المعلومات المفقودة أو المكررة أو القديمة أو غير المتسقة وإجراء التصحيحات عند التفويض.
- توثيق الإجراءات المنجزة والتحديثات وحماية المعلومات السرية والحساسة.
- تحضير ورفع ووضع العلامات وتصنيف وتنظيم وأرشفة المستندات الرقمية.
- مراجعة النماذج والمستندات الروتينية للتأكد من اكتمالها وصيانة أنظمة حفظ الملفات الإلكترونية والمجلدات المشتركة.
- اتباع إجراءات تسمية الملفات والتخزين ومراقبة المستندات.
- استرجاع المستندات المأذونة عند الطلب والحفاظ على سجلات تتبع المستندات.
- الإبلاغ عن المستندات المفقودة أو غير المكتملة أو غير المتسقة للمساعدة في ضمان تنظيم السجلات وإمكانية الوصول إليها.
- استقبال ومعالجة الطلبات الإدارية والتشغيلية الروتينية وترتيب أولويات العمل وفقاً للإرشادات.
- تتبع المهام المفتوحة والمعلقة والمنجزة مع تدوين ملاحظات واضحة عن حالة العمل والإجراءات المنفذة.
- مراقبة المواعيد النهائية ومتطلبات المتابعة وتقديم تحديثات عن الطلبات المعلقة عند الحاجة.
- طلب توضيح عند عدم اكتمال التعليمات أو المعلومات ورفع الطلبات التي تتطلب مساعدة متخصصة أو موافقة.
- مراجعة العمل المنجز قبل التقديم أو المعالجة النهائية والتحقق من أخطاء إدخال البيانات والتنسيق والإملاء والتوثيق.
- مقارنة المعلومات المدخلة مع السجلات المصدرية المعتمدة وتصحيح الأخطاء عند التفويض والإبلاغ عن التناقضات غير المحلولة.
- اتباع إجراءات مراقبة الجودة والحفاظ على معايير ثابتة من الدقة والاكتمال.
- التواصل المهني عبر البريد الإلكتروني والدردشة والاجتماعات الافتراضية مع الزملاء في الوظائف الإدارية والتشغيلية.
- مشاركة التحديثات حول المهام والمواعيد النهائية والطلبات المعلقة والرد على الاستفسارات الداخلية الروتينية.
- طرح الأسئلة عندما تكون التعليمات أو التوقعات غير واضحة والمشاركة في الاجتماعات الافتراضية والتوجيه والتدريب.
- الحفاظ على اتصال موثوق خلال ساعات العمل المقررة ودعم بيئة عمل عن بُعد تعاونية ومهنية.
الشروط والمتطلبات
المؤهلات المطلوبة: - شهادة الثانوية العامة (High School Diploma أو GED أو ما يعادلها). - إلمام أساسي بالحاسوب ومهارات الطباعة. - مهارات تواصل قوية كتابةً وشفهياً. - اهتمام بالغ بالتفاصيل والدقة. - مهارات تنظيمية جيدة وإدارة للوقت. - القدرة على اتباع التعليمات المكتوبة والإجراءات المقررة. - قدرات أساسية في حل المشكلات. - القدرة على إدارة عدة مهام روتينية وترتيب أولوياتها والوفاء بالمواعيد النهائية. - القدرة على العمل بشكل مستقل في بيئة عن بُعد. - الرغبة في تعلم برامج وأنظمة وعمليات تجارية جديدة. - عادات عمل مهنية وموثوقة. - القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بمسؤولية. - اتصال إنترنت موثوق ومساحة عمل مناسبة عن بُعد. المؤهلات المفضلة: لا يشترط خبرة مهنية سابقة، لكن يُفضل الإلمام بأي مما يلي: - الدعم الإداري أو المكتبي. - إدخال البيانات وصيانة السجلات. - Microsoft Office أو Google Workspace. - Microsoft Excel أو Google Sheets. - إدارة البريد الإلكتروني والتقويم. - إدارة المستندات والملفات الرقمية. - أنظمة CRM أو ERP أو أنظمة تجارية أخرى. - أنظمة تتبع المهام أو الطلبات. - أدوات التعاون عن بُعد. - دعم الأعمال أو العمليات العامة. - الخبرة المكتسبة من خلال التدريب الداخلي أو العمل التطوعي أو المشاريع الأكاديمية أو العمل الحر أو البيع بالتجزئة أو الضيافة أو خدمة العملاء أو أي بيئة فريق منظمة أخرى قد تكون ذات صلة.
المهارات المطلوبة
- التنظيم الإداري والاهتمام بالتفاصيل والدقة.
- إدخال البيانات وإدارة السجلات.
- التواصل الكتابي والشفهي.
- إدارة الوقت وتحديد الأولويات.
- تنسيق المهام والمتابعة.
- إتقان أساسي لجداول البيانات.
- إدارة المستندات الرقمية.
- حل المشكلات العملي.
- القدرة على اتباع العمليات والإجراءات.
- الاعتمادية والاحترافية.
- التعامل مع المعلومات السرية.
- مهارات العمل المستقل عن بُعد.
- الرغبة في التعلم والتكيف.
المزايا
- بيئة عمل عن بُعد بالكامل.
- تعويض تنافسي للمبتدئين.
- تدريب وتوجيه مدفوع الأجر عند الانضمام.
- فرص عمل بدوام كامل أو جزئي حسب التوفر.
- جدولة مرنة للوظائف المؤهلة.
- إجازة مدفوعة الأجر وعطلات الشركة.
- مزايا صحية (طب، أسنان، نظر) حسب الأهلية والموقع.
عرض النص الأصلي للإعلان
Position Overview
We are seeking an organized, dependable, and detail-oriented Entry-Level Administrative Professional - Operations & Office Support to join our remote team.
This position provides day-to-day administrative and operational support across a range of business activities. Responsibilities include data entry, document preparation, record maintenance, spreadsheet updates, request tracking, digital file organization, internal coordination, and general office support.
The ideal candidate communicates professionally, manages tasks carefully, follows established procedures, and is comfortable using computers, email, spreadsheets, and online business systems.
Previous professional experience is not required. Training and ongoing guidance will be provided. Recent graduates, career changers, individuals returning to the workforce, and candidates seeking their first professional remote opportunity are encouraged to apply.
Key Responsibilities
Administrative & Office Support
Previous professional experience is not required. Familiarity with any of the following may be helpful:
Skills & Competencies
Successful Candidates Should Demonstrate
Depending on employment status, location, and eligibility, benefits may include:
You may be a strong fit for this position if you enjoy keeping information, tasks, documents, and day-to-day business activities organized.
You are dependable, detail-oriented, comfortable working with computers, and able to follow established processes. You communicate professionally, manage your time effectively, and are willing to learn new systems and responsibilities.
You do not need an extensive professional background to succeed in this position. A positive attitude, reliability, attention to detail, willingness to learn, and consistent follow-through are highly valued.
This role can provide a strong foundation for a career in administration, business operations, office support, operations coordination, records management, project support, or general business services.
Application Process
Interested candidates should submit an updated resume and complete the required application information.
Qualified applicants may be invited to a virtual interview and a brief skills assessment. The assessment may cover areas such as written communication, data accuracy, typing, spreadsheet use, organization, task prioritization, and attention to detail.
Selected candidates will receive additional information regarding onboarding, training, scheduling, equipment requirements, and the anticipated start date.
Equal Opportunity Statement
We are committed to providing equal employment opportunities and maintaining a respectful and inclusive workplace.
Qualified applicants will be considered based on their skills, qualifications, and ability to perform the responsibilities of the position without discrimination based on characteristics protected by applicable law.
We are seeking an organized, dependable, and detail-oriented Entry-Level Administrative Professional - Operations & Office Support to join our remote team.
This position provides day-to-day administrative and operational support across a range of business activities. Responsibilities include data entry, document preparation, record maintenance, spreadsheet updates, request tracking, digital file organization, internal coordination, and general office support.
The ideal candidate communicates professionally, manages tasks carefully, follows established procedures, and is comfortable using computers, email, spreadsheets, and online business systems.
Previous professional experience is not required. Training and ongoing guidance will be provided. Recent graduates, career changers, individuals returning to the workforce, and candidates seeking their first professional remote opportunity are encouraged to apply.
Key Responsibilities
Administrative & Office Support
- Provide general administrative and clerical support to assigned teams and departments.
- Prepare, update, and maintain spreadsheets, forms, lists, trackers, and routine reports.
- Assist with email, shared inboxes, calendars, and administrative correspondence when assigned.
- Organize and maintain digital files, folders, records, and administrative resources.
- Process routine internal requests and assignments.
- Route documents and information to the appropriate individuals or departments.
- Assist with scheduling, coordination, and general office-support activities.
- Complete assigned administrative tasks accurately and within established deadlines.
- Support routine day-to-day operational activities.
- Track operational requests, tasks, and assignments from receipt through completion.
- Maintain status updates, processing logs, and internal trackers.
- Coordinate routine requests between departments and team members.
- Follow established workflows and operating procedures.
- Identify incomplete information or potential processing issues.
- Escalate unusual, complex, or unresolved matters to the appropriate team member.
- Assist with recurring operational and administrative processes.
- Enter, update, and maintain information in company systems, databases, and spreadsheets.
- Review information for accuracy, completeness, and consistency.
- Verify data against approved source records and documentation.
- Maintain accurate internal records and processing logs.
- Identify missing, duplicate, outdated, or inconsistent information.
- Make routine corrections when authorized.
- Document completed actions and updates.
- Protect confidential and sensitive business information.
- Prepare, upload, label, categorize, organize, and archive digital documents.
- Review routine forms and documents for completeness.
- Maintain electronic filing systems and shared folders.
- Follow established file-naming, storage, and document-control procedures.
- Retrieve authorized documents and records when requested.
- Maintain document-processing and tracking logs.
- Report missing, incomplete, or inconsistent documentation.
- Help ensure business records remain organized and accessible.
- Receive and process routine administrative and operational requests.
- Prioritize assigned work according to established guidelines.
- Track open, pending, and completed tasks.
- Maintain clear notes regarding work status and completed actions.
- Monitor deadlines and follow-up requirements.
- Provide updates on outstanding requests when required.
- Request clarification when instructions or information are incomplete.
- Escalate requests requiring specialized assistance or approval.
- Review completed work before submission or final processing.
- Check information for data-entry, formatting, spelling, and documentation errors.
- Compare entered information with approved source records.
- Correct routine errors when authorized.
- Identify and report unresolved discrepancies.
- Follow established quality-control procedures.
- Maintain consistent standards of accuracy and completeness.
- Communicate professionally through email, chat, and virtual meetings.
- Work with colleagues across administrative and operational functions.
- Share updates regarding assignments, deadlines, and pending requests.
- Respond to routine internal inquiries professionally.
- Ask questions when instructions or expectations are unclear.
- Participate in virtual meetings, onboarding, training, and coaching.
- Maintain reliable communication during scheduled working hours.
- Support a collaborative and professional remote work environment.
- High school diploma, GED, or equivalent.
- Basic computer and typing proficiency.
- Strong written and verbal communication skills.
- Strong attention to detail and accuracy.
- Good organizational and time-management skills.
- Ability to follow written instructions and established procedures.
- Basic problem-solving abilities.
- Ability to manage multiple routine assignments.
- Ability to prioritize tasks and meet deadlines.
- Ability to work independently in a remote environment.
- Willingness to learn new software, systems, and business processes.
- Dependable and professional work habits.
- Ability to handle confidential information responsibly.
- Reliable internet connection and a suitable remote workspace.
Previous professional experience is not required. Familiarity with any of the following may be helpful:
- Administrative or clerical support.
- Office administration.
- Data entry and record maintenance.
- Microsoft Office or Google Workspace.
- Microsoft Excel or Google Sheets.
- Email and calendar management.
- Digital document and file management.
- CRM, ERP, or other business systems.
- Task or request-tracking systems.
- Remote collaboration tools.
- General business or operations support.
Skills & Competencies
Successful Candidates Should Demonstrate
- Administrative organization.
- Attention to detail and accuracy.
- Data entry and record management.
- Written and verbal communication.
- Time management and prioritization.
- Task coordination and follow-through.
- Basic spreadsheet proficiency.
- Digital document management.
- Practical problem-solving.
- Ability to follow processes and procedures.
- Dependability and professionalism.
- Confidential information handling.
- Independent remote working skills.
- Willingness to learn and adapt.
Depending on employment status, location, and eligibility, benefits may include:
- Fully remote work environment.
- Competitive entry-level compensation.
- Paid onboarding and training.
- Full-time or part-time opportunities where available.
- Flexible scheduling for qualifying positions.
- Paid time off and company holidays.
- Health, dental, and vision benefits where applicable.
- Professional development and learning opportunities.
- Ongoing coaching and performance feedback.
- Opportunities for increased responsibility and career advancement.
- Company-provided equipment where applicable.
- Supportive and collaborative remote team environment.
You may be a strong fit for this position if you enjoy keeping information, tasks, documents, and day-to-day business activities organized.
You are dependable, detail-oriented, comfortable working with computers, and able to follow established processes. You communicate professionally, manage your time effectively, and are willing to learn new systems and responsibilities.
You do not need an extensive professional background to succeed in this position. A positive attitude, reliability, attention to detail, willingness to learn, and consistent follow-through are highly valued.
This role can provide a strong foundation for a career in administration, business operations, office support, operations coordination, records management, project support, or general business services.
Application Process
Interested candidates should submit an updated resume and complete the required application information.
Qualified applicants may be invited to a virtual interview and a brief skills assessment. The assessment may cover areas such as written communication, data accuracy, typing, spreadsheet use, organization, task prioritization, and attention to detail.
Selected candidates will receive additional information regarding onboarding, training, scheduling, equipment requirements, and the anticipated start date.
Equal Opportunity Statement
We are committed to providing equal employment opportunities and maintaining a respectful and inclusive workplace.
Qualified applicants will be considered based on their skills, qualifications, and ability to perform the responsibilities of the position without discrimination based on characteristics protected by applicable law.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 6 أكتوبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4476142142
رقم الإعلان لدى المصدر: 4476142142
