وظيفة أخصائي إداري مبتدئ - دعم العمليات والمكتب (عن بعد) لدى PULSE في الرياض
Entry-Level Administrative Professional - Operations & Office Support (Remote)
🏢 PULSE
تفاصيل الوظيفة
PULSE تبحث عن محترف إداري مبتدئ لدعم العمليات والمكاتب (عن بعد) في الرياض.
نبذة عن الوظيفة
نحن نبحث عن محترف إداري مبتدئ منظم وموثوق ويهتم بالتفاصيل لدعم العمليات والمكاتب ضمن فريقنا عن بُعد. يوفر هذا المنصب دعمًا إداريًا وتشغيليًا يوميًا عبر مجموعة من الأنشطة التجارية. تشمل المسؤوليات إدخال البيانات، وإعداد المستندات، وحفظ السجلات، وتحديث جداول البيانات، وتتبع الطلبات، وتنظيم الملفات الرقمية، والتنسيق الداخلي، والدعم المكتبي العام. المرشح المثالي يتواصل بشكل احترافي، ويدير المهام بعناية، ويتبع الإجراءات المقررة، ويجيد استخدام أجهزة الكمبيوتر والبريد الإلكتروني وجداول البيانات والأنظمة التجارية عبر الإنترنت. الخبرة المهنية السابقة ليست مطلوبة. سيتم توفير التدريب والتوجيه المستمر. نشجع الخريجين الجدد، ومُغيّري المسار المهني، والعائدين إلى سوق العمل، والمرشحين الباحثين عن أول فرصة مهنية عن بُعد على التقديم.
المهام والمسؤوليات
- توفير الدعم الإداري والمكتبي العام للفرق والإدارات المعينة.
- إعداد وتحديث وصيانة جداول البيانات والنماذج والقوائم والمتتبعات والتقارير الروتينية.
- المساعدة في البريد الإلكتروني وصناديق البريد المشتركة والتقويمات والمراسلات الإدارية عند الحاجة.
- تنظيم وصيانة الملفات الرقمية والمجلدات والسجلات والموارد الإدارية.
- معالجة الطلبات والمهام الداخلية الروتينية.
- توجيه المستندات والمعلومات إلى الأفراد أو الإدارات المناسبة.
- المساعدة في الجدولة والتنسيق وأنشطة الدعم المكتبي العام.
- إكمال المهام الإدارية المسندة بدقة وضمن المواعيد النهائية المحددة.
- دعم الأنشطة التشغيلية اليومية الروتينية.
- تتبع الطلبات والمهام والمسؤوليات التشغيلية من الاستلام حتى الإنجاز.
- الحفاظ على تحديثات الحالة وسجلات المعالجة والمتتبعات الداخلية.
- تنسيق الطلبات الروتينية بين الإدارات وأعضاء الفريق.
- اتباع سير العمل والإجراءات التشغيلية المقررة.
- تحديد المعلومات غير المكتملة أو مشكلات المعالجة المحتملة.
- رفع المسائل غير العادية أو المعقدة أو غير المحلولة إلى عضو الفريق المناسب.
- المساعدة في العمليات التشغيلية والإدارية المتكررة.
- إدخال وتحديث وصيانة المعلومات في أنظمة الشركة وقواعد البيانات وجداول البيانات.
- مراجعة المعلومات للتأكد من دقتها واكتمالها واتساقها.
- التحقق من البيانات مقابل السجلات والوثائق المصدرية المعتمدة.
- الحفاظ على دقة السجلات الداخلية وسجلات المعالجة.
- تحديد المعلومات المفقودة أو المكررة أو القديمة أو غير المتسقة.
- إجراء التصحيحات الروتينية عند التفويض.
- توثيق الإجراءات المنجزة والتحديثات.
- حماية المعلومات السرية والحساسة للشركة.
- إعداد ورفع وتسمية وتصنيف وتنظيم وأرشفة المستندات الرقمية.
- مراجعة النماذج والمستندات الروتينية للتأكد من اكتمالها.
- صيانة أنظمة حفظ الملفات الإلكترونية والمجلدات المشتركة.
- اتباع إجراءات التسمية والتخزين والتحكم في المستندات المقررة.
- استرداد المستندات والسجلات المصرح بها عند الطلب.
- الحفاظ على سجلات معالجة المستندات وتتبعها.
- الإبلاغ عن المستندات المفقودة أو غير المكتملة أو غير المتسقة.
- المساعدة في إبقاء السجلات التجارية منظمة ويمكن الوصول إليها.
- استلام ومعالجة الطلبات الإدارية والتشغيلية الروتينية.
- ترتيب أولويات العمل المسند وفقًا للإرشادات المقررة.
- تتبع المهام المفتوحة والمعلقة والمكتملة.
- الحفاظ على ملاحظات واضحة حول حالة العمل والإجراءات المنجزة.
- مراقبة المواعيد النهائية ومتطلبات المتابعة.
- تقديم تحديثات حول الطلبات المعلقة عند الحاجة.
- طلب توضيح إذا كانت التعليمات أو المعلومات غير مكتملة.
- رفع الطلبات التي تتطلب مساعدة أو موافقة متخصصة.
- مراجعة العمل المنجز قبل التقديم أو المعالجة النهائية.
- التحقق من المعلومات بحثًا عن أخطاء إدخال البيانات أو التنسيق أو الإملاء أو التوثيق.
- مقارنة المعلومات المدخلة مع السجلات المصدرية المعتمدة.
- تصحيح الأخطاء الروتينية عند التفويض.
- تحديد التناقضات غير المحلولة والإبلاغ عنها.
- اتباع إجراءات مراقبة الجودة المقررة.
- الحفاظ على معايير متسقة من الدقة والاكتمال.
- التواصل المهني عبر البريد الإلكتروني والدردشة والاجتماعات الافتراضية.
- العمل مع الزملاء عبر الوظائف الإدارية والتشغيلية.
- مشاركة التحديثات حول المهام والمواعيد النهائية والطلبات المعلقة.
- الرد على الاستفسارات الداخلية الروتينية بشكل احترافي.
- طرح الأسئلة عندما تكون التعليمات أو التوقعات غير واضحة.
- المشاركة في الاجتماعات الافتراضية والتوجيه والتدريب والإرشاد.
- الحفاظ على اتصال موثوق خلال ساعات العمل المقررة.
- دعم بيئة عمل عن بُعد تعاونية ومهنية.
الشروط والمتطلبات
- شهادة ثانوية عامة أو GED أو ما يعادلها.
- إجادة أساسية في استخدام الكمبيوتر والكتابة.
- مهارات قوية في التواصل الكتابي والشفوي.
- اهتمام كبير بالتفاصيل والدقة.
- مهارات جيدة في التنظيم وإدارة الوقت.
- القدرة على اتباع التعليمات المكتوبة والإجراءات المقررة.
- قدرات أساسية في حل المشكلات.
- القدرة على إدارة مهام روتينية متعددة.
- القدرة على ترتيب أولويات المهام والوفاء بالمواعيد النهائية.
- القدرة على العمل بشكل مستقل في بيئة عن بُعد.
- الاستعداد لتعلم برامج وأنظمة وعمليات تجارية جديدة.
- عادات عمل مهنية وموثوقة.
- القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بمسؤولية.
- اتصال إنترنت موثوق ومساحة عمل مناسبة عن بُعد.
المهارات المطلوبة
- تنظيم إداري.
- الاهتمام بالتفاصيل والدقة.
- إدخال البيانات وإدارة السجلات.
- التواصل الكتابي والشفوي.
- إدارة الوقت وترتيب الأولويات.
- تنسيق المهام والمتابعة.
- إجادة أساسية في جداول البيانات.
- إدارة المستندات الرقمية.
- حل المشكلات العملي.
- القدرة على اتباع العمليات والإجراءات.
- الموثوقية والاحترافية.
- التعامل مع المعلومات السرية.
- مهارات العمل عن بُعد بشكل مستقل.
- الاستعداد للتعلم والتكيف.
- الإلمام بأي مما يلي (يفضل): الدعم الإداري أو المكتبي، إدخال البيانات وصيانة السجلات، Microsoft Office أو Google Workspace، Microsoft Excel أو Google Sheets، إدارة البريد الإلكتروني والتقويم، إدارة المستندات والملفات الرقمية، أنظمة CRM أو ERP أو أنظمة الأعمال الأخرى، أنظمة تتبع المهام أو الطلبات، أدوات التعاون عن بُعد، دعم الأعمال أو العمليات العامة، خبرة من التدريب الداخلي أو العمل التطوعي أو المشاريع الأكاديمية أو المهام المستقلة أو التجزئة أو الضيافة أو خدمة العملاء أو بيئات الفرق المنظمة الأخرى.
المزايا
- بيئة عمل عن بُعد بالكامل.
- تعويض تنافسي للمبتدئين.
- تدريب وتوجيه مدفوع الأجر.
- فرص بدوام كامل أو جزئي حسب التوفر.
- جدولة مرنة للوظائف المؤهلة.
- إجازة مدفوعة الأجر وعطلات الشركة.
- مزايا صحية وأسنان وبصر (حسب حالة التوظيف والموقع والأهلية).
عرض النص الأصلي للإعلان
Position Overview
We are seeking an organized, dependable, and detail-oriented Entry-Level Administrative Professional - Operations & Office Support to join our remote team.
This position provides day-to-day administrative and operational support across a range of business activities. Responsibilities include data entry, document preparation, record maintenance, spreadsheet updates, request tracking, digital file organization, internal coordination, and general office support.
The ideal candidate communicates professionally, manages tasks carefully, follows established procedures, and is comfortable using computers, email, spreadsheets, and online business systems.
Previous professional experience is not required. Training and ongoing guidance will be provided. Recent graduates, career changers, individuals returning to the workforce, and candidates seeking their first professional remote opportunity are encouraged to apply.
Key Responsibilities
Administrative & Office Support
Previous professional experience is not required. Familiarity with any of the following may be helpful:
Skills & Competencies
Successful Candidates Should Demonstrate
Depending on employment status, location, and eligibility, benefits may include:
You may be a strong fit for this position if you enjoy keeping information, tasks, documents, and day-to-day business activities organized.
You are dependable, detail-oriented, comfortable working with computers, and able to follow established processes. You communicate professionally, manage your time effectively, and are willing to learn new systems and responsibilities.
You do not need an extensive professional background to succeed in this position. A positive attitude, reliability, attention to detail, willingness to learn, and consistent follow-through are highly valued.
This role can provide a strong foundation for a career in administration, business operations, office support, operations coordination, records management, project support, or general business services.
Application Process
Interested candidates should submit an updated resume and complete the required application information.
Qualified applicants may be invited to a virtual interview and a brief skills assessment. The assessment may cover areas such as written communication, data accuracy, typing, spreadsheet use, organization, task prioritization, and attention to detail.
Selected candidates will receive additional information regarding onboarding, training, scheduling, equipment requirements, and the anticipated start date.
Equal Opportunity Statement
We are committed to providing equal employment opportunities and maintaining a respectful and inclusive workplace.
Qualified applicants will be considered based on their skills, qualifications, and ability to perform the responsibilities of the position without discrimination based on characteristics protected by applicable law.
We are seeking an organized, dependable, and detail-oriented Entry-Level Administrative Professional - Operations & Office Support to join our remote team.
This position provides day-to-day administrative and operational support across a range of business activities. Responsibilities include data entry, document preparation, record maintenance, spreadsheet updates, request tracking, digital file organization, internal coordination, and general office support.
The ideal candidate communicates professionally, manages tasks carefully, follows established procedures, and is comfortable using computers, email, spreadsheets, and online business systems.
Previous professional experience is not required. Training and ongoing guidance will be provided. Recent graduates, career changers, individuals returning to the workforce, and candidates seeking their first professional remote opportunity are encouraged to apply.
Key Responsibilities
Administrative & Office Support
- Provide general administrative and clerical support to assigned teams and departments.
- Prepare, update, and maintain spreadsheets, forms, lists, trackers, and routine reports.
- Assist with email, shared inboxes, calendars, and administrative correspondence when assigned.
- Organize and maintain digital files, folders, records, and administrative resources.
- Process routine internal requests and assignments.
- Route documents and information to the appropriate individuals or departments.
- Assist with scheduling, coordination, and general office-support activities.
- Complete assigned administrative tasks accurately and within established deadlines.
- Support routine day-to-day operational activities.
- Track operational requests, tasks, and assignments from receipt through completion.
- Maintain status updates, processing logs, and internal trackers.
- Coordinate routine requests between departments and team members.
- Follow established workflows and operating procedures.
- Identify incomplete information or potential processing issues.
- Escalate unusual, complex, or unresolved matters to the appropriate team member.
- Assist with recurring operational and administrative processes.
- Enter, update, and maintain information in company systems, databases, and spreadsheets.
- Review information for accuracy, completeness, and consistency.
- Verify data against approved source records and documentation.
- Maintain accurate internal records and processing logs.
- Identify missing, duplicate, outdated, or inconsistent information.
- Make routine corrections when authorized.
- Document completed actions and updates.
- Protect confidential and sensitive business information.
- Prepare, upload, label, categorize, organize, and archive digital documents.
- Review routine forms and documents for completeness.
- Maintain electronic filing systems and shared folders.
- Follow established file-naming, storage, and document-control procedures.
- Retrieve authorized documents and records when requested.
- Maintain document-processing and tracking logs.
- Report missing, incomplete, or inconsistent documentation.
- Help ensure business records remain organized and accessible.
- Receive and process routine administrative and operational requests.
- Prioritize assigned work according to established guidelines.
- Track open, pending, and completed tasks.
- Maintain clear notes regarding work status and completed actions.
- Monitor deadlines and follow-up requirements.
- Provide updates on outstanding requests when required.
- Request clarification when instructions or information are incomplete.
- Escalate requests requiring specialized assistance or approval.
- Review completed work before submission or final processing.
- Check information for data-entry, formatting, spelling, and documentation errors.
- Compare entered information with approved source records.
- Correct routine errors when authorized.
- Identify and report unresolved discrepancies.
- Follow established quality-control procedures.
- Maintain consistent standards of accuracy and completeness.
- Communicate professionally through email, chat, and virtual meetings.
- Work with colleagues across administrative and operational functions.
- Share updates regarding assignments, deadlines, and pending requests.
- Respond to routine internal inquiries professionally.
- Ask questions when instructions or expectations are unclear.
- Participate in virtual meetings, onboarding, training, and coaching.
- Maintain reliable communication during scheduled working hours.
- Support a collaborative and professional remote work environment.
- High school diploma, GED, or equivalent.
- Basic computer and typing proficiency.
- Strong written and verbal communication skills.
- Strong attention to detail and accuracy.
- Good organizational and time-management skills.
- Ability to follow written instructions and established procedures.
- Basic problem-solving abilities.
- Ability to manage multiple routine assignments.
- Ability to prioritize tasks and meet deadlines.
- Ability to work independently in a remote environment.
- Willingness to learn new software, systems, and business processes.
- Dependable and professional work habits.
- Ability to handle confidential information responsibly.
- Reliable internet connection and a suitable remote workspace.
Previous professional experience is not required. Familiarity with any of the following may be helpful:
- Administrative or clerical support.
- Office administration.
- Data entry and record maintenance.
- Microsoft Office or Google Workspace.
- Microsoft Excel or Google Sheets.
- Email and calendar management.
- Digital document and file management.
- CRM, ERP, or other business systems.
- Task or request-tracking systems.
- Remote collaboration tools.
- General business or operations support.
Skills & Competencies
Successful Candidates Should Demonstrate
- Administrative organization.
- Attention to detail and accuracy.
- Data entry and record management.
- Written and verbal communication.
- Time management and prioritization.
- Task coordination and follow-through.
- Basic spreadsheet proficiency.
- Digital document management.
- Practical problem-solving.
- Ability to follow processes and procedures.
- Dependability and professionalism.
- Confidential information handling.
- Independent remote working skills.
- Willingness to learn and adapt.
Depending on employment status, location, and eligibility, benefits may include:
- Fully remote work environment.
- Competitive entry-level compensation.
- Paid onboarding and training.
- Full-time or part-time opportunities where available.
- Flexible scheduling for qualifying positions.
- Paid time off and company holidays.
- Health, dental, and vision benefits where applicable.
- Professional development and learning opportunities.
- Ongoing coaching and performance feedback.
- Opportunities for increased responsibility and career advancement.
- Company-provided equipment where applicable.
- Supportive and collaborative remote team environment.
You may be a strong fit for this position if you enjoy keeping information, tasks, documents, and day-to-day business activities organized.
You are dependable, detail-oriented, comfortable working with computers, and able to follow established processes. You communicate professionally, manage your time effectively, and are willing to learn new systems and responsibilities.
You do not need an extensive professional background to succeed in this position. A positive attitude, reliability, attention to detail, willingness to learn, and consistent follow-through are highly valued.
This role can provide a strong foundation for a career in administration, business operations, office support, operations coordination, records management, project support, or general business services.
Application Process
Interested candidates should submit an updated resume and complete the required application information.
Qualified applicants may be invited to a virtual interview and a brief skills assessment. The assessment may cover areas such as written communication, data accuracy, typing, spreadsheet use, organization, task prioritization, and attention to detail.
Selected candidates will receive additional information regarding onboarding, training, scheduling, equipment requirements, and the anticipated start date.
Equal Opportunity Statement
We are committed to providing equal employment opportunities and maintaining a respectful and inclusive workplace.
Qualified applicants will be considered based on their skills, qualifications, and ability to perform the responsibilities of the position without discrimination based on characteristics protected by applicable law.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 6 أكتوبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4476144081
رقم الإعلان لدى المصدر: 4476144081
