تفاصيل الوظيفة
تسعى شركة Core Code io للتوظيف في مدينة الرياض عن منسق جداول (Scheduling Coordinator) لإدارة المواعيد والجداول والتنسيق اليومي. المرشح المثالي يتمتع بالمهارات التنظيمية العالية والاهتمام بالتفاصيل والقدرة على التنسيق مع مختلف الأطراف.
المهام والمسؤوليات
- إدارة وتنسيق التقويمات والمواعيد والاجتماعات والجداول.
- جدولة وإعادة جدولة وتأكيد المواعيد بناءً على التوفر ومتطلبات العمل.
- التواصل مع العملاء والموظفين وأصحاب المصلحة الآخرين بخصوص المواعيد والجداول.
- مراقبة التقويمات لتحديد التعارضات وإجراء التعديلات اللازمة.
- إرسال تأكيدات المواعيد والتذكيرات ورسائل المتابعة.
- تنسيق أوقات الاجتماعات عبر الفرق والمواقع والمناطق الزمنية المختلفة عند الحاجة.
- الحفاظ على معلومات الجدولة الدقيقة في التقويمات وأنظمة CRM والمنصات الداخلية.
- تتبع الإلغاءات والمواعيد المعاد جدولتها ومواعيد عدم الحضور.
- متابعة العملاء أو أعضاء الفريق بخصوص المواعيد المعلقة وطلبات الجدولة.
- إعداد تقارير الجدولة الأسبوعية أو اليومية عند الحاجة.
- ضمان اتباع سياسات الجدولة والإجراءات ومعايير الخدمة.
- إبلاغ التغييرات في الجدول الزمني للفرق المعنية فوراً.
- المساعدة في المهام الإدارية المتعلقة بالجدولة والتنسيق.
- تحديد المشكلات المتكررة في الجدولة والتوصية بتحسين العمليات.
- الحفاظ على نهج مهني يركز على العملاء في جميع تفاعلات الجدولة.
المهارات المطلوبة
- مهارات ممتازة في التواصل اللفظي والكتابي.
- مهارات قوية في التنظيم وإدارة الوقت.
- اهتمام كبير بالتفاصيل والدقة.
- قدرات قوية في إدارة التقويمات والجداول.
- القدرة على إدارة مواعيد وأولويات متعددة في وقت واحد.
- مهارات متابعة وحل مشكلات قوية.
- القدرة على التواصل بشكل احترافي مع العملاء والفرق الداخلية.
- الكفاءة في استخدام Google Calendar وMicrosoft Outlook وGoogle Workspace أو أدوات الجدولة المماثلة.
- الراحة في استخدام أنظمة CRM وجداول البيانات والبريد الإلكتروني ومنصات المراسلة والأدوات الرقمية الأخرى.
- القدرة على العمل بكفاءة في بيئة سريعة الخطى.
- قدرة عالية على التكيف وإدارة الجداول المتغيرة.
- أسلوب مهني وسريع الاستجابة وموثوق.
الشروط والمتطلبات
- خبرة سابقة في الجدولة أو التنسيق أو الدعم الإداري أو خدمة العملاء أو تحديد المواعيد أو دور مماثل.
- خبرة في إدارة التقويمات والمواعيد والاجتماعات أو طلبات الجدولة.
- خبرة في التواصل مع العملاء والموظفين أو أصحاب المصلحة الآخرين.
- مهارات حاسوبية ورقمية قوية.
- القدرة على إدارة جداول متعددة ومواعيد نهائية بدقة.
- القدرة على العمل بشكل مستقل والتعاون بفعالية مع الفرق عن بُعد.
- اتصال إنترنت موثوق وإعداد مناسب للعمل عن بُعد.
- أسلوب مهني ومنظم وموثوق واستباقي.
- إتقان اللغة الإنجليزية مطلوب إذا كان الدور يتضمن التنسيق مع عملاء أو فرق ناطقة بالإنجليزية.
عرض النص الأصلي للإعلان
We are seeking a highly organized, proactive, and detail-oriented Scheduling Coordinator to manage calendars, appointments, schedules, and daily coordination activities. The ideal candidate is reliable, responsive, and comfortable coordinating multiple schedules, communicating with different stakeholders, and ensuring appointments and meetings are organized efficiently and accurately.
Responsibilities
Responsibilities
- Manage and coordinate calendars, appointments, meetings, and schedules.
- Schedule, reschedule, and confirm appointments based on availability and business requirements.
- Communicate with clients, customers, employees, and other stakeholders regarding appointments and scheduling.
- Monitor calendars to identify conflicts and make necessary adjustments.
- Send appointment confirmations, reminders, and follow-up communications.
- Coordinate meeting times across different teams, locations, and time zones when required.
- Maintain accurate scheduling information in calendars, CRM systems, and internal platforms.
- Track cancellations, rescheduled appointments, and no-shows.
- Follow up with customers or team members regarding pending appointments and scheduling requests.
- Prepare daily or weekly scheduling reports when required.
- Ensure scheduling policies, procedures, and service standards are followed.
- Communicate scheduling changes promptly to the appropriate teams.
- Assist with administrative tasks related to scheduling and coordination.
- Identify recurring scheduling issues and recommend improvements to processes.
- Maintain a professional and customer-focused approach in all scheduling interactions.
- Excellent verbal and written communication skills.
- Strong organizational and time-management skills.
- Excellent attention to detail and accuracy.
- Strong calendar and scheduling management abilities.
- Ability to manage multiple appointments and priorities simultaneously.
- Strong follow-up and problem-solving skills.
- Ability to communicate professionally with customers, clients, and internal teams.
- Proficiency with Google Calendar, Microsoft Outlook, Google Workspace, or similar scheduling tools.
- Comfortable using CRM systems, spreadsheets, email, messaging platforms, and other digital tools.
- Ability to work efficiently in a fast-paced environment.
- Strong adaptability and ability to manage changing schedules.
- Professional, responsive, and reliable approach.
- Previous experience in scheduling, coordination, administrative support, customer service, appointment setting, or a similar role.
- Experience managing calendars, appointments, meetings, or scheduling requests.
- Experience communicating with customers, clients, employees, or other stakeholders.
- Strong computer and digital skills.
- Ability to manage multiple schedules and deadlines accurately.
- Ability to work independently and collaborate effectively with remote teams.
- Reliable internet connection and a suitable setup for remote work.
- Professional, organized, dependable, and proactive attitude.
- English proficiency is required if the position involves coordinating with English-speaking customers, clients, or teams.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 3 سبتمبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4461365443
رقم الإعلان لدى المصدر: 4461365443