تفاصيل الوظيفة
تسعى شركة Core Code io في الرياض إلى توظيف أخصائي سجلات (Records Specialist) لإدارة وصيانة وتنظيم سجلات الشركة ووثائقها، مع ضمان الدقة وإمكانية الوصول والتصنيف السليم وفق الإجراءات المتبعة، والتعامل مع المعلومات الحساسة بسرية وأمان.
المهام والمسؤوليات
- إنشاء وتحديث وتنظيم وصيانة السجلات الورقية والرقمية.
- إدخال المعلومات والتحقق منها في قواعد البيانات وجداول البيانات وأنظمة إدارة الوثائق.
- مراجعة السجلات للتأكد من دقتها واكتمالها واتساقها.
- تحديد وتصحيح الأخطاء والسجلات المكررة والمعلومات المفقودة.
- الحفاظ على أنظمة حفظ منظمة وضمان تصنيف المستندات بشكل صحيح.
- استرجاع السجلات والوثائق بكفاءة عند الطلب.
- معالجة المستندات الواردة وضمان تسجيلها وتخزينها بشكل صحيح.
- المساعدة في مسح المستندات وفهرستها ورفعها وأرشفتها.
- تتبع تحديثات السجلات والتغييرات وحالة المستندات.
- إجراء فحوصات جودة منتظمة للبيانات والسجلات.
- المساعدة في إجراءات حفظ السجلات وأرشفتها والتخلص منها.
- الحفاظ على السرية عند التعامل مع معلومات حساسة تخص الشركة أو العملاء أو الموظفين.
- إعداد التقارير وجداول البيانات والملخصات المتعلقة بالسجلات والوثائق.
- التنسيق مع الفرق الداخلية للحصول على المعلومات المفقودة أو المحدثة.
- اتباع سياسات الشركة وإجراءاتها ومعايير إدارة البيانات.
- دعم عمليات التدقيق ومراجعات الامتثال وطلبات المعلومات عند الحاجة.
المهارات المطلوبة
- اهتمام ممتاز بالتفاصيل ودقة عالية.
- مهارات تنظيمية قوية وإدارة وقت.
- مهارات قوية في إدخال البيانات وإدارة المعلومات.
- إتقان استخدام Microsoft Excel أو Google Sheets.
- القدرة على العمل مع قواعد البيانات وأنظمة إدارة الوثائق.
- القدرة على تنظيم وإدارة كميات كبيرة من المعلومات.
- مهارات تحليلية قوية وحل المشكلات.
- القدرة على اكتشاف التناقضات والأخطاء والمعلومات المفقودة.
- مهارات تواصل كتابية وشفهية جيدة.
- قدرة قوية على اتباع الإجراءات والمبادئ التوجيهية المقررة.
- القدرة على التعامل مع المعلومات السرية والحساسة بمسؤولية.
- القدرة على العمل بشكل مستقل وإدارة أولويات متعددة.
- نهج موثوق ومنهجي وموجه نحو التفاصيل في العمل.
الشروط والمتطلبات
- خبرة سابقة في إدارة السجلات أو إدخال البيانات أو مراقبة الوثائق أو الإدارة أو إدارة البيانات أو دور مماثل.
- خبرة في صيانة السجلات الرقمية أو قواعد البيانات أو أنظمة إدارة الوثائق.
- مهارات كمبيوتر ورقمية قوية.
- خبرة في التحقق من البيانات ومراقبة الجودة.
- القدرة على إدارة كميات كبيرة من السجلات مع الحفاظ على الدقة.
- القدرة على الالتزام بالمواعيد النهائية والحفاظ على إنتاجية ثابتة.
- القدرة على العمل بشكل مستقل والتعاون بفعالية مع الفرق عن بُعد.
- اتصال إنترنت موثوق وإعداد مناسب للعمل عن بُعد.
- سلوك مهني ومنظم ويمكن الاعتماد عليه وموجه نحو التفاصيل.
- إجادة اللغة الإنجليزية مطلوبة إذا كان المنصب يتضمن العمل مع فرق أو وثائق ناطقة بالإنجليزية.
عرض النص الأصلي للإعلان
We are seeking a highly organized, detail-oriented, and reliable Records Specialist to manage, maintain, and organize company records and documentation. The ideal candidate will ensure records are accurate, accessible, properly categorized, and maintained according to established procedures while handling sensitive information with confidentiality and care.
Responsibilities
Responsibilities
- Create, update, organize, and maintain physical and digital records.
- Enter and verify information in databases, spreadsheets, and document management systems.
- Review records for accuracy, completeness, and consistency.
- Identify and correct errors, duplicate records, and missing information.
- Maintain organized filing systems and ensure documents are properly categorized.
- Retrieve records and documentation efficiently when requested.
- Process incoming documents and ensure they are properly recorded and stored.
- Assist with document scanning, indexing, uploading, and archiving.
- Track record updates, changes, and document status.
- Perform regular data and records quality checks.
- Assist with records retention, archiving, and disposal procedures.
- Maintain confidentiality when handling sensitive company, customer, or employee information.
- Prepare reports, spreadsheets, and summaries related to records and documentation.
- Coordinate with internal teams to obtain missing or updated information.
- Follow company policies, procedures, and data management standards.
- Support audits, compliance reviews, and information requests when required.
- Excellent attention to detail and accuracy.
- Strong organizational and time-management skills.
- Strong data entry and information management skills.
- Proficiency with Microsoft Excel or Google Sheets.
- Comfortable working with databases and document management systems.
- Ability to organize and manage large volumes of information.
- Strong analytical and problem-solving abilities.
- Ability to identify inconsistencies, errors, and missing information.
- Good written and verbal communication skills.
- Strong ability to follow established procedures and guidelines.
- Ability to handle confidential and sensitive information responsibly.
- Ability to work independently and manage multiple priorities.
- Reliable, methodical, and detail-oriented approach to work.
- Previous experience in records management, data entry, document control, administration, data management, or a similar role.
- Experience maintaining digital records, databases, or document management systems.
- Strong computer and digital skills.
- Experience with data verification and quality control.
- Ability to manage large volumes of records while maintaining accuracy.
- Ability to meet deadlines and maintain consistent productivity.
- Ability to work independently and collaborate effectively with remote teams.
- Reliable internet connection and a suitable setup for remote work.
- Professional, organized, dependable, and detail-oriented attitude.
- English proficiency is required if the position involves working with English-speaking teams or documentation.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 3 سبتمبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4461369154
رقم الإعلان لدى المصدر: 4461369154