تفاصيل الوظيفة
تسعى شركة Core Code io إلى تعيين منسق إداري (Administrative Coordinator) في الرياض، للعمل عن بُعد (حسب ما ورد). المطلوب مرشح منظم واستباقي لإدارة الأنشطة الإدارية وتنسيق العمليات اليومية وضمان سير العمل الداخلي بسلاسة.
المهام والمسؤوليات
- تنسيق الأنشطة الإدارية اليومية ودعم عمليات الأعمال.
- إدارة التقويمات والاجتماعات والمواعيد والجداول.
- تنسيق التواصل والمعلومات بين الفرق الداخلية والجهات الخارجية.
- تنظيم وصيانة الملفات الرقمية والمستندات والسجلات وقواعد البيانات.
- إعداد وتحديث وتوزيع التقارير والعروض التقديمية وجداول البيانات والمستندات الأخرى.
- متابعة المهام الإدارية والمواعيد النهائية والمتابعات لضمان الإنجاز في الوقت المحدد.
- المساعدة في إعداد الموظفين الجدد والتنسيق بين الفرق والعمليات الإدارية الداخلية الأخرى.
- إدارة البريد الإلكتروني والطلبات والاستفسارات الروتينية وتوجيهها إلى الشخص أو الفريق المناسب.
- تنسيق الاجتماعات والمكالمات والفعاليات والأنشطة التجارية الأخرى.
- المساعدة في معالجة الفواتير وتتبع المصروفات وطلبات الشراء والعمليات الإدارية الأخرى عند الحاجة.
- الحفاظ على سجلات دقيقة وضمان توثيق المعلومات وتنظيمها بشكل صحيح.
- تحديد الفجوات في العمليات واقتراح تحسينات لزيادة الكفاءة الإدارية.
- دعم المديرين وأعضاء الفريق في الاحتياجات التشغيلية والإدارية.
- الحفاظ على السرية عند التعامل مع معلومات الشركة الحساسة.
- ضمان الالتزام المستمر بالإجراءات الإدارية وسياسات الشركة.
المهارات المطلوبة
- مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي.
- قدرات تنظيمية وتنسيقية قوية.
- اهتمام ممتاز بالتفاصيل والدقة.
- مهارات قوية في إدارة الوقت وتحديد الأولويات.
- القدرة على إدارة مهام ومواعيد متعددة في وقت واحد.
- مهارات قوية في حل المشكلات والمتابعة.
- إتقان استخدام Google Workspace أو Microsoft Office.
- سهولة التعامل مع التقويمات وجداول البيانات وأدوات إدارة المشاريع ومنصات التواصل الرقمي.
- القدرة على التنسيق الفعال مع فرق وأطراف معنية متعددة.
- مهارات قوية في التوثيق وحفظ السجلات.
- القدرة على العمل بشكل مستقل وأخذ المبادرة والتكيف مع الأولويات المتغيرة.
- نهج مهني وحذر عند التعامل مع المعلومات السرية.
الشروط والمتطلبات
- خبرة سابقة في التنسيق الإداري أو إدارة المكاتب أو العمليات أو المساعدة التنفيذية أو دور مشابه.
- خبرة في تنسيق الجداول والاجتماعات والمستندات والعمليات الإدارية.
- مهارات حاسوبية ورقمية قوية.
- القدرة على إدارة أولويات متعددة في بيئة سريعة الوتيرة.
- مهارات تواصل وشخصية قوية.
- القدرة على العمل بشكل مستقل والتعاون بفعالية مع الفرق البعيدة.
- مهارات تنظيمية قوية والقدرة على الالتزام بالمواعيد النهائية.
- اتصال إنترنت موثوق وإعداد مناسب للعمل عن بُعد.
- موقف مهني واستباقي ومنظم وموثوق.
- إجادة اللغة الإنجليزية مطلوبة إذا كان الدور يتضمن التنسيق مع فرق أو عملاء أو أطراف معنية ناطقة بالإنجليزية.
عرض النص الأصلي للإعلان
We are seeking a highly organized and proactive Administrative Coordinator to oversee administrative activities, coordinate daily operations, and ensure that internal processes run smoothly. The ideal candidate is detail-oriented, resourceful, and capable of managing multiple priorities while coordinating information, schedules, documents, and tasks across different teams.
Responsibilities
Responsibilities
- Coordinate daily administrative activities and support business operations.
- Manage calendars, meetings, appointments, and schedules.
- Coordinate communication and information between internal teams and external contacts.
- Organize and maintain digital files, documents, records, and databases.
- Prepare, update, and distribute reports, presentations, spreadsheets, and other documents.
- Monitor administrative tasks, deadlines, and follow-ups to ensure timely completion.
- Assist with onboarding, team coordination, and other internal administrative processes.
- Manage routine emails, requests, and inquiries and ensure they are directed to the appropriate person or team.
- Coordinate meetings, calls, events, and other business activities.
- Assist with invoices, expense tracking, purchase requests, and other administrative processes when required.
- Maintain accurate records and ensure information is properly documented and organized.
- Identify process gaps and recommend improvements to increase administrative efficiency.
- Support managers and team members with operational and administrative needs.
- Maintain confidentiality when handling sensitive company and business information.
- Ensure administrative procedures and company policies are consistently followed.
- Excellent verbal and written communication skills.
- Strong organizational and coordination abilities.
- Excellent attention to detail and accuracy.
- Strong time-management and prioritization skills.
- Ability to manage multiple tasks and deadlines simultaneously.
- Strong problem-solving and follow-up skills.
- Proficiency with Google Workspace or Microsoft Office.
- Comfortable using calendars, spreadsheets, project management tools, and digital communication platforms.
- Ability to coordinate effectively with multiple teams and stakeholders.
- Strong documentation and record-keeping skills.
- Ability to work independently, take initiative, and adapt to changing priorities.
- Professional and discreet approach when handling confidential information.
- Previous experience in administrative coordination, office administration, operations, executive assistance, or a similar role.
- Experience coordinating schedules, meetings, documents, and administrative processes.
- Strong computer and digital skills.
- Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
- Strong communication and interpersonal skills.
- Ability to work independently and collaborate effectively with remote teams.
- Strong organizational skills and ability to meet deadlines.
- Reliable internet connection and a suitable setup for remote work.
- Professional, proactive, organized, and dependable attitude.
- English proficiency is required if the position involves coordinating with English-speaking teams, clients, or stakeholders.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 3 سبتمبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4461362529
رقم الإعلان لدى المصدر: 4461362529