تفاصيل الوظيفة
تعلن شركة Core Code io عن توفر وظيفة Office Assistant SA في الرياض، الرياض السعودية.
المهام والمسؤوليات
- تقديم الدعم الإداري العام للمديرين وأعضاء الفريق.
- تنظيم الملفات والوثائق والسجلات وقواعد البيانات الرقمية والورقية وصيانتها.
- إدارة رسائل البريد الإلكتروني والرسائل والمكالمات والطلبات الإدارية الروتينية.
- المساعدة في جدولة الاجتماعات والمواعيد والأنشطة الجماعية.
- إعداد وتنسيق وتحديث التقارير والمستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية.
- إدخال البيانات والتحقق من دقتها واكتمالها.
- تنسيق المعلومات والطلبات بين الفرق الداخلية والجهات الخارجية.
- مراقبة المواعيد النهائية والمهام والمتابعات لضمان الإنجاز في الوقت المحدد.
- المساعدة في الفواتير والمصروفات والطلبات والسجلات الإدارية الأخرى عند الحاجة.
- دعم احتياجات المكتب من مستلزمات ومعدات وأمور مكتبية روتينية أخرى.
- المساعدة في تنظيم الاجتماعات والفعاليات والأنشطة الداخلية.
- الحفاظ على سجلات إدارية دقيقة ومحدثة.
- دعم عمليات التوظيف الداخلي والإجراءات الإدارية الأخرى عند الحاجة.
- تحديد المشكلات الإدارية والمساعدة في إيجاد حلول عملية.
- الحفاظ على السرية عند التعامل مع المعلومات الحساسة الخاصة بالشركة وأعمالها.
المهارات المطلوبة
- مهارات ممتازة في التواصل اللفظي والكتابي.
- مهارات قوية في التنظيم وإدارة الوقت.
- اهتمام ممتاز بالتفاصيل والدقة.
- قدرة قوية على تحديد الأولويات وإدارة المهام المتعددة.
- مهارات قوية في حل المشكلات والمتابعة.
- إجادة استخدام Google Workspace أو Microsoft Office.
- الراحة في استخدام البريد الإلكتروني والتقويمات وجداول البيانات وقواعد البيانات وأدوات التواصل الرقمي.
- مهارات قوية في إدخال البيانات والتوثيق.
- القدرة على التواصل المهني مع الفرق الداخلية والجهات الخارجية.
- القدرة على العمل بشكل مستقل واتخاذ المبادرة.
- قدرة قوية على التكيف وتعلم الأدوات والعمليات الجديدة بسرعة.
- نهج مهني وموثوق ومنظم.
- خبرة سابقة في إدارة المكاتب أو الدعم الإداري أو المساعدة المكتبية أو التنسيق أو دور مماثل.
- خبرة في إدارة المستندات والجداول الزمنية والبريد الإلكتروني والبيانات والمهام الإدارية الروتينية.
الشروط والمتطلبات
- خبرة سابقة في إدارة المكاتب أو الدعم الإداري أو المساعدة المكتبية أو التنسيق أو دور مماثل.
- خبرة في إدارة المستندات والجداول الزمنية والبريد الإلكتروني والبيانات والمهام الإدارية الروتينية.
- مهارات حاسوبية ورقمية قوية.
- القدرة على إدارة الأولويات المتعددة والالتزام بالمواعيد النهائية.
- مهارات تواصل وشخصية قوية.
- القدرة على العمل بشكل مستقل والتعاون بفعالية مع فرق العمل عن بُعد أو داخل المكتب.
- اتصال إنترنت موثوق وإعداد مناسب للعمل عن بُعد عند الاقتضاء.
- موقف مهني وموثوق واستباقي ودقيق.
- إجادة اللغة الإنجليزية مطلوبة إذا كان المنصب يتضمن التواصل مع فرق أو عملاء أو أصحاب مصلحة ناطقين بالإنجليزية.
عرض النص الأصلي للإعلان
We are seeking a highly organized, reliable, and proactive Office Assistant to provide administrative support and help ensure that daily office and business activities run smoothly. The ideal candidate is detail-oriented, professional, and comfortable managing documents, schedules, communications, data, and routine administrative tasks while supporting team members and maintaining an organized work environment.
Responsibilities
Responsibilities
- Provide general administrative support to managers and team members.
- Organize and maintain digital and physical files, documents, records, and databases.
- Manage routine emails, messages, calls, and administrative requests.
- Assist with scheduling meetings, appointments, and team activities.
- Prepare, format, and update reports, documents, spreadsheets, and presentations.
- Perform data entry and verify information for accuracy and completeness.
- Coordinate information and requests between internal teams and external contacts.
- Monitor deadlines, tasks, and follow-ups to ensure timely completion.
- Assist with invoices, expenses, orders, and other administrative records when required.
- Support office supplies, equipment, and other routine office-related needs.
- Assist with organizing meetings, events, and internal activities.
- Maintain accurate and up-to-date administrative records.
- Support onboarding and other internal administrative processes when required.
- Identify administrative issues and assist with practical solutions.
- Maintain confidentiality when handling sensitive company and business information.
- Excellent verbal and written communication skills.
- Strong organizational and time-management skills.
- Excellent attention to detail and accuracy.
- Strong ability to prioritize and manage multiple tasks.
- Strong problem-solving and follow-up abilities.
- Proficiency with Google Workspace or Microsoft Office.
- Comfortable using email, calendars, spreadsheets, databases, and digital communication tools.
- Strong data entry and documentation skills.
- Ability to communicate professionally with internal teams and external contacts.
- Ability to work independently and take initiative.
- Strong adaptability and ability to learn new tools and processes quickly.
- Professional, reliable, and organized approach.
- Previous experience in office administration, administrative support, office assistance, coordination, or a similar role.
- Experience managing documents, schedules, emails, data, and routine administrative tasks.
- Strong computer and digital skills.
- Ability to manage multiple priorities and meet deadlines.
- Strong communication and interpersonal skills.
- Ability to work independently and collaborate effectively with remote or office-based teams.
- Reliable internet connection and a suitable setup for remote work when applicable.
- Professional, dependable, proactive, and detail-oriented attitude.
- English proficiency is required if the position involves communicating with English-speaking teams, clients, or stakeholders.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 4 سبتمبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4461925818
رقم الإعلان لدى المصدر: 4461925818