تفاصيل الوظيفة
تعلن شركة AtkinsRéalis، إحدى أبرز المؤسسات الهندسية والنووية عالمياً، عن حاجتها إلى مساعد إداري لتقديم دعم إداري ومكتبي شامل ضمن مشروع استشاري للإشراف على موقع كبير في منطقة الرياض، المملكة العربية السعودية.
المهام والمسؤوليات
- تقديم الدعم الإداري اليومي لمدير المشروع والمهندس المقيم وفريق إدارة المشروع.
- إدارة المراسلات الواردة والصادرة بما في ذلك البريد الإلكتروني والخطابات والمذكرات والتواصلات المتعلقة بالمشروع.
- تنظيم وحفظ ملفات المشروع والسجلات والتقارير والوثائق وفقاً لإجراءات المشروع.
- تنسيق الاجتماعات وورش العمل ومراجعات المشروع بما في ذلك الجدولة والدعوات وإعداد جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات.
- إدارة التقويمات الشخصية وترتيب المواعيد والسفر والإقامة لطاقم المشروع حسب الحاجة.
- إعداد وتنسيق وتوزيع التقارير والعروض التقديمية والخطابات ووثائق المشروع الأخرى.
- ضمان حفظ الملفات وإدارة السجلات إلكترونياً وورقياً بشكل صحيح.
- المساعدة في متابعة إرساليات المشروع والموافقات وعناصر الإجراء لضمان المتابعة في الوقت المناسب.
- دعم فرق إدارة الوثائق وإدارة المشروع في الحفاظ على سجلات دقيقة.
- تنسيق الخدمات اللوجستية للمكتب واللوازم والمعدات والمتطلبات الإدارية.
- الحفاظ على قوائم الاتصال وأدلة أصحاب المصلحة.
- التعامل مع المعلومات السرية ووثائق المشروع بمستوى عالٍ من التكتم.
- المساعدة في دمج الموظفين الجدد في المشروع وتنسيق المتطلبات الإدارية.
- دعم إعداد التقارير الشهرية ولوحات البيانات والعروض التقديمية للإدارة.
- مراقبة نفقات المكتب ودعم عمليات الشراء الأساسية والعمليات الإدارية.
- التنسيق مع الإدارات الداخلية والعملاء والمقاولين والأطراف الخارجية بشأن الأمور الإدارية.
- المساعدة في جمع سجلات الوقت وسجلات الإجازات وأنشطة إدارة القوى العاملة حسب الحاجة.
- ضمان الامتثال لسياسات الشركة وإجراءاتها ومتطلبات إدارة المشروع.
- دعم أنشطة إغلاق المشروع وأرشفة الوثائق وعمليات الاحتفاظ بالسجلات.
- أداء المهام الإدارية الأخرى الموكلة لدعم عمليات المشروع.
الشروط والمتطلبات
- دبلوم أو درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة.
- خبرة إدارية لا تقل عن 5 سنوات، ويفضل أن تكون في مجال الاستشارات الهندسية أو البناء أو إدارة المشاريع.
- يفضل خبرة العمل في مشاريع بناء أو ضيافة أو بنية تحتية واسعة النطاق.
- خبرة سابقة في المملكة العربية السعودية أو منطقة دول مجلس التعاون الخليجي مفضلة.
- مهارات اللغة العربية تعتبر ميزة إضافية.
المهارات المطلوبة
- مهارات تنظيمية قوية وإدارة وثائق.
- مهارات كتابية ولفظية ممتازة باللغة الإنجليزية.
- إتقان مجموعة Microsoft Office بما في ذلك Word وExcel وPowerPoint وOutlook وTeams.
- خبرة في استخدام أنظمة إدارة الوثائق ومنصات التعاون في المشاريع ميزة إضافية.
- القدرة على ترتيب أولويات المهام المتعددة والعمل بفعالية في بيئة مشاريع سريعة الوتيرة.
- اهتمام كبير بالتفاصيل والدقة في إدارة السجلات والوثائق.
- سلوك مهني مع مهارات تواصل وخدمة عملاء ممتازة.
- القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة.
المزايا
- راتب معفى من الضرائب.
- تأمين على الحياة.
- تأمين طبي.
- رصيد إجازة سنوية.
- نظام مكافأة نهاية الخدمة من الشركة.
- برنامج مكافآت تقديرية.
- مساهمة سنوية في تذكرة السفر.
- بدلات نقل وسكن.
- برنامج رفاهية الموظفين: إمكانية الوصول على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع إلى مختصين في الشؤون المالية والمسائل القانونية ورعاية الأسرة والصحة الشخصية واللياقة البدنية والتغذية.
عرض النص الأصلي للإعلان
Overview
We are seeking a highly organized and proactive Administrative Assistant to provide comprehensive administrative and office support for a major site supervision consultancy project in Riyadh, Saudi Arabia. The Administrative Assistant will be responsible for coordinating daily administrative activities, maintaining project documentation, scheduling meetings, managing correspondence, and supporting project leadership and multidisciplinary teams. The successful candidate will play a key role in ensuring efficient office operations, effective communication among stakeholders, and timely management of project records and documentation throughout the project lifecycle.
Your role
Explore the rewards and benefits that help you thrive - at every stage of your life and your career.
This Includes
About AtkinsRéalis
We're AtkinsRéalis, a world-class engineering services and nuclear organization. We connect people, data and technology to transform the world's'infrastructure and energy systems. Together, with our industry partners and clients, and our global team of consultants, designers, engineers and project managers, we can change the world. We're committed to leading our clients across our various end markets to engineer a better future for our planet and its people.
Find out more.
We are seeking a highly organized and proactive Administrative Assistant to provide comprehensive administrative and office support for a major site supervision consultancy project in Riyadh, Saudi Arabia. The Administrative Assistant will be responsible for coordinating daily administrative activities, maintaining project documentation, scheduling meetings, managing correspondence, and supporting project leadership and multidisciplinary teams. The successful candidate will play a key role in ensuring efficient office operations, effective communication among stakeholders, and timely management of project records and documentation throughout the project lifecycle.
Your role
- Provide day-to-day administrative support to the Project Director, Resident Engineer, and project management team.
- Manage incoming and outgoing correspondence, including emails, letters, memos, and project communications.
- Maintain and organize project files, records, reports, and documentation in accordance with project procedures.
- Coordinate meetings, workshops, and project reviews, including scheduling, invitations, agenda preparation, and meeting minutes.
- Maintain calendars and arrange appointments, travel, and accommodation for project personnel as required.
- Prepare, format, and distribute reports, presentations, letters, and other project documents.
- Ensure proper document filing and record management, both electronic and hard copy.
- Assist in tracking project submissions, approvals, and action items to ensure timely follow-up.
- Support document control and project administration teams in maintaining accurate records.
- Coordinate office logistics, supplies, equipment, and administrative requirements.
- Maintain contact lists and stakeholder directories.
- Handle confidential information and project documentation with a high level of discretion.
- Assist in onboarding new project staff and coordinating administrative requirements.
- Support the preparation of monthly reports, dashboards, and management presentations.
- Monitor office expenditures and support basic procurement and administrative processes.
- Coordinate with internal departments, clients, contractors, and external stakeholders regarding administrative matters.
- Assist with timesheet collection, leave records, and workforce administration activities as required.
- Ensure compliance with company policies, procedures, and project administration requirements.
- Support project closeout activities, documentation archiving, and record retention processes.
- Perform other administrative duties as assigned to support project operations.
- Diploma or Bachelor's Degree in Business Administration, Management, Office Administration, or a related field.
- Minimum 5+ years of administrative experience, preferably within engineering consultancy, construction, or project management environments.
- Experience working on large-scale construction, building, hospitality, or infrastructure projects is preferred.
- Strong organizational and document management skills.
- Excellent written and verbal communication skills in English.
- Proficiency in Microsoft Office Suite, including Word, Excel, PowerPoint, Outlook, and Teams.
- Experience using document management systems and project collaboration platforms is an advantage.
- Ability to prioritize multiple tasks and work effectively in a fast-paced project environment.
- Strong attention to detail and accuracy in managing records and documentation.
- Professional demeanor with excellent interpersonal and customer service skills.
- Ability to maintain confidentiality and handle sensitive information.
- Previous experience in Saudi Arabia or the GCC region is preferred.
- Arabic language skills would be an advantage.
Explore the rewards and benefits that help you thrive - at every stage of your life and your career.
This Includes
- Tax-free salary.
- Life insurance coverage.
- Medical insurance.
- Annual leave balance.
- Company gratuity scheme.
- Discretionary bonus program.
- Annual flight contribution.
- Transportation & housing allowances.
- Employee Wellbeing Program: 24/7 access to specialists in finance, legal matters, familycare, personal health, fitness, and nutrition.
About AtkinsRéalis
We're AtkinsRéalis, a world-class engineering services and nuclear organization. We connect people, data and technology to transform the world's'infrastructure and energy systems. Together, with our industry partners and clients, and our global team of consultants, designers, engineers and project managers, we can change the world. We're committed to leading our clients across our various end markets to engineer a better future for our planet and its people.
Find out more.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 8 سبتمبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4464453549
رقم الإعلان لدى المصدر: 4464453549