هيئة الزكاة والضريبة والجمارك تعلن عن وظيفة خبير إدارة الفعاليات في السعودية
Events Management Expert
تفاصيل الوظيفة
تعلن هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) عن توفر وظيفة خبير إدارة الفعاليات في السعودية، حيث سيتولى شاغل هذه الوظيفة مسؤولية قيادة أنشطة العمل والعمل بشكل مستقل مع توجيه بسيط نحو أهداف طويلة الأجل، بالإضافة إلى تقديم المشورة اللازمة بشأن جميع فعاليات الهيئة من حيث التخطيط والميزانية والمشاركة وأي اقتراحات قد تؤثر على صورة الهيئة ووجودها.
المهام والمسؤوليات
- تخطيط الفعاليات: تطوير النهج العام والخارطة الزمنية والإرشادات ومعايير الجودة بما يتوافق مع المتطلبات وأفضل الممارسات.
- تحديد وترتيب أولويات الفعاليات الواجب تنفيذها للعام القادم بناءً على معايير محددة مسبقاً.
- إعداد قائمة بالفعاليات المستهدفة وإشراك أصحاب المصلحة لجمع المدخلات حول متطلبات الفعاليات وأهدافها وشروطها، والتنسيق مع الأطراف الداخلية والخارجية.
- تطوير الخطة السنوية والتقويم الزمني للفعاليات بما في ذلك الأهداف والغايات والموضوع والفئة المستهدفة وخطة العمل والموارد المطلوبة والرعاية وإطار التقييم والتقرير.
- إجراء تحليل أولي للميزانية على الفعاليات المختارة لتقدير التكلفة الأولية بما يتوافق مع الخطة السنوية.
- وضع خطة تخفيف للمخاطر المحتملة لتقليل التحديات التي قد تواجه الفعاليات.
- التنسيق مع الجهات الحكومية ذات العلاقة للحصول على التصاريح والتراخيص اللازمة لإقامة الفعاليات.
- التواصل مع الإدارات الداخلية لتأمين التحضير التشغيلي في الوقت المناسب بناءً على الخطة السنوية.
- تحديد وتقييم والتعاقد مع الموردين وفقاً لخطة إدارة الفعاليات والميزانية.
- إعداد الخطة الرئيسية للفعالية تتضمن جدولاً زمنياً يومياً مفصلاً وفريق التنظيم والميزانية والاحتياجات اللوجستية (الطعام والشراب والترفيه وغيرها).
- تحديد رسوم التسجيل وإعداد التسجيل الإلكتروني عند الحاجة بالتنسيق مع الجهات المعنية.
- تحديد والتواصل مع الرعاة المحتملين لإتاحة الفرصة لزيادة الوعي وتوليد عملاء محتملين مقابل الدعم.
- إعداد وإرسال الدعوات في الوقت المناسب.
- تصميم وتطوير المحتوى الترويجي المناسب ومشاركته عبر قنوات الاتصال بالتنسيق مع الإدارات المعنية لجذب الضيوف.
- مراجعة المحاضرين والضيوف للتأكد من توافقهم مع المحتوى المطوّر.
- تحديد والتواصل مع وسائل الإعلام الخارجية بالتنسيق مع الإدارة العامة للاتصال الخارجي بناءً على متطلبات الفعالية.
- تنفيذ الفعاليات: التواصل مع جميع الأطراف المعنية لتأكيد تفاصيل الفعالية بما في ذلك المدعويين والموردين والموقع واللوجستيات وحضور وسائل الإعلام لضمان التوافق.
- تنسيق الجوانب اللوجستية لفعاليات الهيئة بما في ذلك حجز المكان وإنتاج المواد الضرورية والنقل والإقامة وغيرها.
- تتبع ترتيبات وجداول الفعاليات لضمان التنفيذ السلس والالتزام بالمعايير والبروتوكولات والشروط المحددة.
- توضيح الأدوار وتوزيع الموظفين خلال الفعالية لضمان إنجاز المسؤوليات ذات الصلة.
- متابعة تنفيذ الفعاليات مع الأطراف الداخلية والخارجية للتأكد من الالتزام بالمعايير والضوابط والشروط.
- ضمان تنفيذ جميع الإجراءات اللوجستية (النقل والإقامة والموقع والطباعة) والأمنية والسلامة وفق الإرشادات والمعايير المحددة.
- حل المشكلات التي تظهر أثناء الفعاليات بطريقة فعالة وفي الوقت المناسب.
- مراقبة الفعاليات: إعداد ومشاركة استبيانات رضا العملاء وجمع الملاحظات وتحليل مستوى الرضا واقتراح الإجراءات التصحيحية اللازمة.
الشروط والمتطلبات
- درجة البكالوريوس في العلاقات العامة أو الاتصالات أو التسويق أو ما يعادلها (مطلوب).
- درجة الماجستير في العلاقات العامة أو الاتصالات أو التسويق أو ما يعادلها (مفضلة).
- شهادة في إدارة المشاريع (ميزة إضافية).
- خبرة لا تقل عن 5 سنوات في مجال ذي صلة.
المهارات المطلوبة
- التدريب والاستشارات الداخلية (Coaching and Internal Business Consulting) - مستوى Proficient.
- العلاقات العامة والإعلام (Public and Media Relations) - مستوى Advanced.
- إدارة الفعاليات (Events Management) - مستوى Advanced.
- إدارة الموردين (Vendor Management) - مستوى Proficient.
- تحليل البيانات (Data Analytics) - مستوى Proficient.
- إدارة أصحاب المصلحة (Stakeholder Management) - مستوى Advanced.
- الاحترافية (Professionalism) - مستوى Proficient.
- التعاون والتواصل (Collaboration and Communication) - مستوى Developing.
- التوجه نحو النتائج (Results Oriented) - مستوى Proficient.
- التركيز على العملاء (Customer Focus) - مستوى Proficient.
- تمكين التغيير والابتكار (Enablement of Change and Innovation) - مستوى Developing.
عرض النص الأصلي للإعلان
Purpose of Job
Jobholders at this level are responsible for leading work activities and working autonomously with minor direction towards predetermined long-term objectives.
Jobholders might act as internal consultants and facilitators through providing guidance to deliver and perform operational activities.
Their main operational role includes providing needed advice on all ZATCA’s events in terms of planning, budgeting, participation and any other suggestion that might affect ZATCA’s image and presence.
Job Resposiblites
Job Details
Events Planning
Education
A minimum of 5 years of relevant experience
Competencies
Coaching and Internal Business Consulting - Proficient
Public and Media Relations - Advanced
Events Management - Advanced
Vendor Management - Proficient
Data Analytics - Proficient
Stakeholder Management - Advanced
Professionalism - Proficient
Collaboration and Communication - Developing
Results Oriented - Proficient
Customer Focus - Proficient
Enablement of Change and Innovation - Developing
Jobholders at this level are responsible for leading work activities and working autonomously with minor direction towards predetermined long-term objectives.
Jobholders might act as internal consultants and facilitators through providing guidance to deliver and perform operational activities.
Their main operational role includes providing needed advice on all ZATCA’s events in terms of planning, budgeting, participation and any other suggestion that might affect ZATCA’s image and presence.
Job Resposiblites
Job Details
Events Planning
- Develop events management overall approach, roadmap, guidelines and quality standards in line with requirements and best practices to ensure consistent and standardized implementation of practices
- Identify and prioritize list of events to be conducted for the upcoming year based on pre-defined criteria
- Establish a list of targeted events to engage stakeholders and gather input on selected events’ requirements, objectives, terms and conditions, and coordinate with key involved internal/ external stakeholders
- Develop events’ yearly plan and calendar including objectives, goals, theme, target audience, action plan, needed resources, sponsorships, and evaluation and reporting framework
- Conduct initial budget analysis on selected events to estimate initial cost in line with events’ yearly plan
- Develop a mitigation plan for potential incoming event challenges to minimize risks
- Coordinate with related government entities to obtain needed licenses/permits for the events to be held
- Communicate the events’ yearly plan and calendar with internal functions to secure timely preparation of operational plans
- Identify, assess, and engage with vendors based on events management plan and budget
- Create event master plan including detailed daily timeline, organization team, budget and needed logistics (i.e., food and beverages, entertainment, etc.)
- Determine registration fees and set-up online registration if required in coordination with relevant stakeholders
- Identify and contact sponsors if needed to provide them with an opportunity to raise awareness and generate new leads in exchange for support
- Prepare and send invitations in a timely manner
- Design and develop appropriate promotions and content to be shared through communication channels in coordination with relevant functions to attract guests
- Review guest lecturers and speakers ensuring alignment with the content developed
- Identify, contact and secure external media outlets in coordination with External Communications general department based on event requirements
- Communicate and confirm all events’ details with stakeholders, including but not limited to invitees, vendors, location, logistics, and media attendance to ensure alignment
- Coordinate logistics for ZATCA events including venue reservation, production of necessary materials, transportation, accommodation, etc.
- Track events’ arrangements and schedules to ensure smooth execution and adherence to set criteria, protocols, and conditions
- Communicate roles and staff placement throughout the event ensuring accomplishment of relevant responsibilities
- Follow-up with related internal and external stakeholders on events’ implementation ensuring adherence to set criteria, controls, and conditions
- Ensure all logistics (transportation, accommodation, venue, printing), security, and safety measures are executed according to pre-set guidelines and standards
- Resolve issues identified throughout events in a timely and efficient manner
- Prepare and share customer satisfaction surveys, gather feedback, analyze customer satisfaction level and recommend needed corrective actions
Education
- Bachelor’s degree in Public Relations or Communications or Marketing or equivalent is required.
- Master’s degree in Public Relations or Communications or Marketing or equivalent is preferred.
- A Project Management Certificate is a plus.
A minimum of 5 years of relevant experience
Competencies
Coaching and Internal Business Consulting - Proficient
Public and Media Relations - Advanced
Events Management - Advanced
Vendor Management - Proficient
Data Analytics - Proficient
Stakeholder Management - Advanced
Professionalism - Proficient
Collaboration and Communication - Developing
Results Oriented - Proficient
Customer Focus - Proficient
Enablement of Change and Innovation - Developing
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 30 سبتمبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4472179380
رقم الإعلان لدى المصدر: 4472179380