تفاصيل الوظيفة
في شركة Parsons Corporation، نبحث عن موظف متميز لوظيفة Document Controller للعمل في مكة وجدة، السعودية. في هذا الدور، ستقوم بتنسيق تدفق المستندات بين عمليات المشروع والتخصصات الهندسية وفريق البناء والأقسام الأخرى. مطلوب معرفة بعمليات التحكم بالمستندات والأنظمة الإلكترونية لإدارة الوثائق.
المهام والمسؤوليات
- اختيار الموظفين لمهام المشروع لتلبية متطلبات العميل والمشروع، ووضع معايير وأهداف عمل واضحة وموجزة.
- تنفيذ حلول إدارة الوثائق/البيانات مع التركيز الأساسي على التحكم بالمستندات وإدارة السجلات، وإدارة تطبيقات البيانات/المستندات.
- معالجة نوع مستند أو أكثر خلال جميع الخطوات الإجرائية وفق إجراءات وإرشادات محددة مسبقاً، وضمان استيفاء متطلبات التحكم بالمستندات طوال مدة المشروع.
- استلام وتتبع ومراقبة المستندات باستخدام برامج إدارة المستندات القياسية لتسجيل المستندات وصيانة قواعد البيانات وإنتاج السجلات والإرساليات والتقارير حسب الحاجة.
- إدخال البيانات وإنتاج التقارير باستخدام تطبيقات الحاسب الآلي المكتبية أو الخاصة بالقسم، والرد على المراسلات الروتينية ذات الصلة.
- مواكبة تقنيات وأساليب وخدمات القسم ذات الصلة، والعمل مع الموظفين الآخرين لتطوير وتحسين الخدمات، والاستجابة للبيئة التقنية المتغيرة والمشاركة في اتخاذ القرارات المتعلقة باحتياجات العملاء.
- تقديم المساعدة للمستخدمين في التقاط وتحديد موقع المعلومات الإلكترونية.
- صيانة نظام توزيع البيانات والجدول الزمني المحدد للمشروع بناءً على متطلبات العميل والمشروع والقسم والموردين، ومراجعة النظام أو الجدول الزمني حسب الحاجة لضمان الموافقة والتوزيع في الوقت المناسب.
- الإسراع بمراجعة وتوقيع الموافقة والإفراج عن مستندات الموردين والمستندات المنتجة داخلياً.
- التحقق من متطلبات الاحتفاظ، وترتيب فهرسة المستندات وتعبئتها وتخزينها طويل الأجل أو التخلص منها عند الإغلاق، وإدارة التدمير المجدول للمستندات المؤرشفة وفق إرشادات الشركة و/أو العميل، وتقديم المساعدة في استرجاع المستندات.
- مساعدة موظفي التحكم بالمستندات المبتدئين لضمان التنفيذ الفعال للإجراءات الخاصة بالمشروع، والعمل كحلقة وصل بين مجموعة الدعم والموظفين في المكتب الرئيسي والموقع، والتفاعل مع المجموعات داخل وخارج المنظمة.
- امتلاك مهارات لوحة مفاتيح جيدة ومعرفة عملية بـ MS Windows وبرامج معالجة النصوص والجداول الإلكترونية وقواعد البيانات، بالإضافة إلى مهارات تواصل شفهي وكتابي وتنظيمية وشخصية جيدة مع القدرة على التفاعل بفعالية مع موظفي المشروع والإدارة.
- إعداد التقارير المطلوبة.
- امتلاك خبرة في استخدام ACONEX وبرامج EDMS المماثلة الأخرى.
- أداء المسؤوليات الأخرى المرتبطة بهذا المنصب حسب الاقتضاء.
الشروط والمتطلبات
- درجة في نظم المعلومات الإدارية (MIS) أو تخصص ذي صلة مع خبرة لا تقل عن 6 سنوات في مشاريع البناء، وتحديداً خبرة إدارية عبر فرق متعددة التخصصات.
- من المفضل أن تكون لديه خبرة واسعة في عقود إدارة المشاريع/إدارة الإنشاءات (PM/CM) الكبيرة.
- مهارات تواصل قوية باللغة الإنجليزية كتابةً وتحدثاً.
- شهادة ACONEX أو برامج مماثلة مفضلة.
المهارات المطلوبة
- مهارات مثبتة في العمل الجماعي والإدارة.
- خبرة مثبتة في العمل ضمن بيئة إنشائية معقدة.
- القدرة على متابعة وتوصيل تعليمات العمل بوضوح في بيئة متعددة الأطراف المعنية.
- القدرة على العمل في هيكل تنظيمي مصفوفي (تقارير مزدوجة)، والتفاعل مع الإدارة العليا، والتشاور والتحفيز والتفاوض بفعالية مع مجموعات العملاء وزملاء العمل والموظفين والموردين والمقاولين.
- العمل بفعالية تحت ضغط الوقت، وجدولة عبء العمل للوفاء بالمواعيد النهائية، والقدرة على تحديد الأولويات.
- مهارات قوية في حل المشكلات.
عرض النص الأصلي للإعلان
In a world of possibilities, pursue one with endless opportunities. Imagine Next!
At Parsons, you can imagine a career where you thrive, work with exceptional people, and be yourself. Guided by our leadership vision of valuing people, embracing agility, and fostering growth, we cultivate an innovative culture that empowers you to achieve your full potential. Unleash your talent and redefine what’s possible.
Job Description
Parsons is looking for an amazingly talented Document Controller to join our team! In this role you will be Coordinates the flow of documents between project operations, engineering disciplines, construction team, or other department groups.
Will have knowledge of both the work processes of document control and also the use of electronic systems used to manage documentation.
What You'll Be Doing
We truly invest and care about our employee’s wellbeing and provide endless growth opportunities as the sky is the limit, so aim for the stars! Imagine next and join the Parsons quest-APPLY TODAY!
Parsons is aware of fraudulent recruitment practices. To learn more about recruitment fraud and how to report it, please refer to https://www.parsons.com/fraudulent-recruitment/.
At Parsons, you can imagine a career where you thrive, work with exceptional people, and be yourself. Guided by our leadership vision of valuing people, embracing agility, and fostering growth, we cultivate an innovative culture that empowers you to achieve your full potential. Unleash your talent and redefine what’s possible.
Job Description
Parsons is looking for an amazingly talented Document Controller to join our team! In this role you will be Coordinates the flow of documents between project operations, engineering disciplines, construction team, or other department groups.
Will have knowledge of both the work processes of document control and also the use of electronic systems used to manage documentation.
What You'll Be Doing
- Selects personnel for project assignments to fulfill client and project requirements. Establishes clear/concise work standards and goals.
- Implements document/data management solutions with a primary focus on document control and records management. Administers data/document management applications.
- Processes one or more document types through all procedural steps in accordance with well-defined procedures and guidelines. Ensures that pre-established document control requirements (e.g., which document numbering system will be used; how many and which signatures will be required for certain approvals, etc.) are satisfactorily met throughout the duration of the project.
- Receives, tracks, and monitors documents using standard document management programs to register documents, maintain databases, and produces logs, transmittals, and other reports as required. Enters data and produces reports using other standard office automation or department-specific computer applications. Initiates and replies to routine correspondence related to area of responsibility.
- Keeps abreast of department technologies, techniques, and services relevant to area of responsibility. Works with other staff members as needed to develop and improve services. Responds to changing technology environment and participates in decision making activities relating to customers’ needs.
- Provides assistance to users in capturing and locating electronic information.
- Maintains an established data distribution system and schedule for the assigned project based upon client, project, department, and supplier requirements. May revise system or schedule as required to ensure timely approvals and distribution. Expedites review, signature approval, and release of supplier and internally produced documents.
- Verifies retention requirements, arranges document cataloging, packing, and long-term storage, or disposal of appropriate documents at time of closeout. Manages scheduled destruction of archived documents according to company and/or Client guidelines; provides assistance with document retrieval.
- Assists junior document control staff to ensure effective implementation of project-specific procedures. Serves as liaison between support group, home office and field personnel. Interfaces with groups inside and outside the organization.
- Proficient keyboard skills and a working knowledge of MS Windows and related word processing, spreadsheet, and database software is required. Good written and oral communication, organizational, and interpersonal skills, as well as a demonstrated ability to interact effectively with project personnel and management.
- Prepare the needed reports.
- Experienced in using ACONEX and other similar EDMS software.
- Performs other responsibilities associated with this position as may be appropriate.
- Degree in MIS or related discipline with minimum +6 years’ experience in construction projects, specifically management experience across multi-disciplinary teams.
- Advantageous to have extensive experience of significant PM/CM contracts.
- Strong communication skills in English, written and spoken.
- Aconex certified or other software is preferred.
- Demonstrated teamwork and management skills.
- Proven experience of working within complex construction environment.
- Ability to follow through & clearly deliver work instructions in a complex stakeholder environment.
- Ability to work in a matrix organization (dual reporting). Ability to interact with senior-level management. Ability to consult, motivate, and negotiate effectively with client groups, co-workers, employees, vendors, and contractors.
- Must function effectively under time constraints, schedule workload to meet deadlines, and have the ability to prioritize.
- Strong problem-solving skills.
We truly invest and care about our employee’s wellbeing and provide endless growth opportunities as the sky is the limit, so aim for the stars! Imagine next and join the Parsons quest-APPLY TODAY!
Parsons is aware of fraudulent recruitment practices. To learn more about recruitment fraud and how to report it, please refer to https://www.parsons.com/fraudulent-recruitment/.
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 7 أكتوبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4475416688
رقم الإعلان لدى المصدر: 4475416688
