وظيفة مدير مكتب شاغرة لدى فقيه للرعاية الصحية في جدة
Office Manager
🏢 فقيه للرعاية الصحية (Fakeeh Care Group)
تفاصيل الوظيفة
تعلن فقيه للرعاية الصحية عن توفر وظيفة مدير مكتب (Office Manager) في مكة وجدة، السعودية.
المهام والمسؤوليات
- تنظيم وتنفيذ إجراءات العمل المكتبي، بما في ذلك إدارة المراسلات وأنظمة الحفظ وسير العمل.
- الإشراف على الأنشطة الإدارية والتنسيق بينها لضمان سير العمل بسلاسة.
- ترتيب أولويات مهام إدارة المكتب ومعالجة الأمور العاجلة بكفاءة.
- تقديم الدعم الإداري الشامل، بما في ذلك جدولة الاجتماعات وإدارة المراسلات واستقبال الزوار وتحويل المكالمات.
- إدارة جداول المواعيد للفريق أو رئيس القسم وحل تعارض المواعيد وضمان إدارة الوقت بكفاءة.
- إعداد التقارير والعروض التقديمية والمستندات الأخرى بدقة وفي الوقت المحدد.
- توزيع جداول الاجتماعات والمواد ذات الصلة، وتدوين محاضر الاجتماعات عند الطلب، ومتابعة الإجراءات اللازمة.
- ضمان إنهاء محاضر الاجتماعات واعتمادها وتوزيعها على الجهات المعنية في الوقت المناسب.
- متابعة بنود العمل والقرارات الصادرة عن الاجتماعات لضمان إنجاز المهام وحل المشكلات.
- المساهمة في تحقيق أهداف الفريق من خلال دعم المهام والمشاريع ذات الصلة وضمان الالتزام بالجداول الزمنية.
- إنتاج المعلومات عن طريق تفريغ النصوص وتنسيقها وإدخالها وتحريرها واسترجاعها ونسخها ونقلها حسب الحاجة.
- الحفاظ على بيئة المكتب من خلال ضمان حالتها المناسبة والآمنة وترتيب الإصلاحات اللازمة وطلبات التوريد.
- إنشاء أو تعديل المستندات باستخدام تطبيقات متنوعة (مثل Word وExcel وPowerPoint) وصيانة قواعد البيانات ذات الصلة.
- أي مهام أخرى تُسند ضمن نطاق الوظيفة.
الشروط والمتطلبات
- مهارات حاسوبية جيدة وإدخال بيانات في MS Excel وMS Outlook وMS Word وMS PowerPoint.
- مهارات تحليلية وحل مشكلات جيدة.
- مهارات تواصل وخدمة عملاء جيدة.
- حفظ دقيق للسجلات.
- خبرة لا تقل عن 3 سنوات في منصب إداري، ويفضل في المجال الصحي.
- درجة البكالوريوس في الإدارة أو مجال ذي صلة.
- إجادة ممتازة للغة الإنجليزية تحدثاً وكتابة، ويفضل اللغة العربية.
عرض النص الأصلي للإعلان
Description
Job Purpose:
Responsible for overseeing office administrative operations for the assigned Executive, Chief, or Departmental Head. This role provides high-level administrative support, manages information requests, and supervises and trains junior clerical staff to ensure smooth office operations and efficient task management.
Key Responsibilities And Duties
Skills And Abilities
Job Purpose:
Responsible for overseeing office administrative operations for the assigned Executive, Chief, or Departmental Head. This role provides high-level administrative support, manages information requests, and supervises and trains junior clerical staff to ensure smooth office operations and efficient task management.
Key Responsibilities And Duties
- Organizes and implements office operations and procedures, including correspondence management, filing systems, and office workflows.
- Oversees and coordinates administrative activities, ensuring the smooth functioning of the office environment.
- Prioritizes office management tasks, addressing urgent matters promptly and ensuring their efficient handling.
- Provides comprehensive administrative support, including scheduling meetings, managing correspondence, handling visitors, and routing calls as necessary.
- Manages appointment calendars for the designated team or department leader, resolving scheduling conflicts and ensuring efficient time management.
- Prepares reports, presentations, and other documents as required, ensuring accuracy and timely delivery.
- Distributes meeting agendas and relevant materials, takes minutes during meetings as requested, and ensures that all necessary follow-up actions are taken.
- Ensures timely finalization, approval, and distribution of meeting minutes to relevant stakeholders.
- Follows up on action items and resolutions from meetings, ensuring that tasks are completed and issues are addressed.
- Contributes to team objectives by providing support for related tasks and projects as needed, ensuring project timelines are met.
- Produces information by transcribing, formatting, inputting, editing, retrieving, copying, and transmitting text, data, and graphics as required.
- Maintains the office environment by ensuring its proper and safe condition and arranging for necessary repairs and supply orders.
- Creates or modifies documents using various applications (e.g., Word, Excel, PowerPoint) and maintains relevant databases to ensure information accuracy and accessibility.
- Other duties as assigned within the scope of the job.
Skills And Abilities
- Good computer skills and data entry ability in MS Excel, MS Outlook, MS Word, and MS PowerPoint.
- Good analytical and problem-solving skills.
- Good interpersonal and customer care skills.
- Good and accurate records keeping.
- Minimum of 3 years in an administrative position, preferably in a healthcare field.
- Bachelor's degree in Administration or related field.
- Excellent command of oral and written English and prefer Arabic.
- N/A
المصدر: LinkedIn - أُضيفت للموقع في 5 أكتوبر 2026
رقم الإعلان لدى المصدر: 4475576264
رقم الإعلان لدى المصدر: 4475576264
